DIGIPTA – Circolare 30 aprile 2013, n. 62

 “Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5 del CAD”

1 Introduzione

1.1 Finalità

L’azione del Governo, in linea con i principi espressi dall’Agenda Digitale Italiana, indirizza le pubbliche amministrazioni verso l’attuazione della digitalizzazione e semplificazione delle procedure amministrative. Nel rispetto dei tempi previsti dalle suddette disposizioni, l’obiettivo delle pubbliche amministrazioni sarà di limitare l’utilizzo dei documenti cartacei a specifiche esigenze non informatizzabili o a particolari contesti in cui tali documenti, almeno per un periodo transitorio, dovranno coesistere con i documenti informatici. Il contrassegno generato elettronicamente è finalizzato a facilitare tale coesistenza e si affianca alle altre iniziative avviate dalla pubblica amministrazione tendenti ad un progressivo processo di  ematerializzazione dell’intero sistema di gestione documentale.

Le presenti Linee guida sono redatte con riferimento a quanto disposto all’articolo 23-ter, comma 5 del vigente Codice dell’Amministrazione Digitale, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (NOTA 1), d’ora innanzi Codice, e definiscono le modalità tecniche di generazione, apposizione e verifica del contrassegno riportato elettronicamente in formato stampabile sulla copia analogica di un documento amministrativo informatico originale.

Tale contrassegno può contenere un documento amministrativo informatico o un suo estratto o una sua copia o un suo duplicato o i suoi dati identificativi e costituisce in tutti i casi uno strumento mediante il quale è possibile effettuare la verifica della corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno o conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica suddetta o per il tempo di validità giuridica del documento amministrativo. I programmi software per effettuare tale verifica sono accessibili liberamente e resi disponibili gratuitamente da parte di chi ha sviluppato la soluzione attraverso l’Agenzia per l’Italia Digitale che provvede a metterli a disposizione sul proprio sito.

La copia analogica del documento amministrativo informatico su cui è apposto il contrassegno elettronico sostituisce a tutti gli effetti di legge la copia analogica sottoscritta con firma autografa e pertanto non può essere richiesta all’amministrazione la produzione di altro tipo di copia analogica. A titolo esemplificativo, l’utilizzo di tale tecnologia può soddisfare la specifica esigenza che si manifesta quando sia richiesta, in via telematica, la stampa di una certificazione da parte di un cittadino che ne deve far uso nei suoi rapporti con altro soggetto privato.

Le presenti Linee guida si applicano ai soggetti di cui all’articolo 2, commi 2 e 3, del Codice e possono inoltre costituire un riferimento per i soggetti privati nell’ambito dei processi documentali che prevedono la gestione cartacea di documenti informatici.

1.2 Articolo 3-bis del Codice dell’amministrazione digitale

L’uso del contrassegno generato elettronicamente affianca quanto già previsto dal decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39, che dispone che gli atti amministrativi prodotti con sistemi informatici o telematici, nel pieno controllo dell’amministrazione, possono essere accompagnati, per la loro validità, dall’indicazione a stampa della fonte e del nominativo del soggetto responsabile, nonché dell’eventuale dicitura che specifica che il documento informatico da cui la copia analogica è tratta è stato prodotto ed è conservato dall’amministrazione secondo le regole tecniche previste dal Codice.

Infatti, come indicato nell’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice, nel caso in cui il cittadino non abbia domicilio digitale, le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni al cittadino come documenti amministrativi informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviano al cittadino, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, le copie analogiche di tali documenti amministrativi informatici sottoscritte con firma autografa sostituita a mezzo stampa.

Tali copie analogiche devono contenere anche una dicitura che specifica che i documenti amministrativi informatici originali sono stati predisposti e conservati presso l’amministrazione.

Le suddette modalità soddisfano le condizioni previste per le copie analogiche su cui è apposto il contrassegno elettronico ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5, salvo i casi in cui il documento amministrativo informatico originale sia una certificazione, rilasciata dall’amministrazione, da utilizzarsi nei rapporti tra privati.

1.3 Scenari d’uso

Al fine di poter esplicitare il funzionamento del contrassegno in maniera esaustiva, nelle presenti Linee guida vengono esaminati nel dettaglio gli scenari d’uso adottati dalle pubbliche amministrazioni e conformi a quanto previsto dall’articolo 23-ter, comma 5 del Codice, come di seguito riportati:

1. Contrassegno generato elettronicamente contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico originale

1.1. dati identificativi di un documento amministrativo informatico firmato

1.2. dati identificativi di un documento amministrativo informatico non firmato

2. Contrassegno generato elettronicamente contenente estratto/copia/duplicato del documento amministrativo informatico originale conservato presso l’amministrazione

2.1. estratto/copia/duplicato di un documento amministrativo informatico firmato

2.2. estratto/copia/duplicato di un documento amministrativo informatico non firmato

3. Contrassegno generato elettronicamente contenente il documento amministrativo informatico originale non conservato presso l’amministrazione

3.1. documento amministrativo informatico firmato

3.2. documento amministrativo informatico non firmato

4. Sottoscrizione a mezzo stampa della copia analogica del documento amministrativo informatico originale conservato presso la amministrazione

2. Struttura delle Linee guida

I capitoli seguenti delle presenti Linee guida contengono rispettivamente:

– il contesto normativo di riferimento;

– la definizione del contrassegno generato elettronicamente;

– le caratteristiche del contrassegno generato elettronicamente;

– il contenuto del contrassegno generato elettronicamente;

– le modalità per la generazione e l’apposizione del contrassegno generato elettronicamente;

– le modalità per la verifica della corrispondenza;

– le modalità per la pubblicità dell’uso del contrassegno generato elettronicamente;

un’appendice con allegati tecnici che illustrano:

– le tecnologie dei codici bidimensionali a cui fare riferimento;

– alcuni significativi esempi di attuali utilizzi.

Questo documento è stato redatto e curato nell’ambito del Gruppo di lavoro DigitPA, costituito con Delibera del Direttore Generale n. 28/PERS del 10 marzo 2011, per la stesura delle regole tecniche per la gestione del documento informatico e la gestione dei flussi documentali composto da Stefano Arbia, Stefano Ercoli, Enrica Massella Ducci Teri, Guido Pera, Angela Scanu, Antonio Natale e coordinato dalla dott.ssa Maria Pia Giovannini.

Hanno partecipato alle attività del Gruppo di lavoro: Agenzia delle Entrate: Giorgio Finetti, Anna Pia Sassano ANCI: Giampiero Zaffi Borgetti CIRSFID – Università di Bologna: Michele Martoni, Monica Palmirani Comune di Roma: Emilio Frezza Consip: Alessandro Di Maggio, Vittorio Dorsi, Gaetano Santucci Esperti: Giovanni Manca, Franco Ruggieri IPZS: Nando Orsini MEF: Vincenzo Cammillacci, Marcello Niceforo, Paolo Spadetta Regioni – CISIS: Andrea Nicolini, Paola Palmieri Sogei: Fernando Bagini, Enrico Trasatti UNINFO: Andrea Caccia.

3. Contesto normativo

A comporre il quadro normativo in cui si inseriscono le presenti Linee guida concorrono le seguenti disposizioni:

– l’articolo 23-ter, comma 5, del Codice:

“Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.”;

– l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice secondo cui:

4-bis. In assenza del domicilio digitale di cui al comma 1, le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all’articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39.

4-ter. Le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano a tutti gli effetti di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la  copia analogica inviata al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia è tratta, è stato predisposto e conservato presso l’amministrazione in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71.

4-quater. Le modalità di predisposizione della copia analogica di cui ai commi 4-bis e 4-ter soddisfano le condizioni di cui all’articolo 23-ter, comma 5, salvo i casi in cui il documento rappresenti, per propria natura, una certificazione rilasciata dall’amministrazione da utilizzarsi nei rapporti tra privati.

– l’articolo 63 del Codice, che enuncia i principi generali inerenti alle modalità di erogazione dei servizi in rete;

– l’articolo 15, comma 1, della Legge 12 novembre 2011, n. 183, che introduce e delinea l’istituto della “decertificazione”;

– l’articolo 53, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445: “La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.”

– l’articolo 3 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, secondo cui:

1. “Gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi informativi automatizzati.

2. Nell’ambito delle pubbliche amministrazioni l’immissione, la riproduzione su qualunque supporto e la trasmissione di dati, informazioni e documenti mediante sistemi informatici o telematici, nonché l’emanazione di atti amministrativi attraverso i medesimi sistemi, devono essere accompagnati dall’indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione. Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile”.

Ai fini delle presenti linee guida si applicano le definizioni di cui all’articolo 1 del Codice, nonché all’articolo 1 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.

4. Definizione del contrassegno generato elettronicamente

Nell’ambito delle presenti linee guida per contrassegno generato elettronicamente si intende una sequenza di bit, codificata mediante una tecnica grafica e idonea a rappresentare un documento amministrativo informatico o un suo estratto o una sua copia o un suo duplicato o i suoi dati identificativi. A tutti gli effetti di legge sostituisce la sottoscrizione autografa della copia analogica.

Il contrassegno generato elettronicamente è rappresentato graficamente con tecnologie differenti, per leggere le quali può essere richiesto apposito software rilasciato dallo sviluppatore della soluzione. In Allegato 1 vengono illustrate le tecnologie più diffuse.

A causa di tali diversità, come riportato successivamente nel capitolo relativo ai processi di generazione e apposizione del contrassegno, si prevede che sulla copia analogica sia apposto anche un codice per identificare la tipologia del contrassegno utilizzato. Il suddetto contrassegno non assicura di per sé la “corrispondenza” della copia analogica al documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno stesso o conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto, ma costituisce uno strumento mediante il quale è possibile effettuare la verifica della suddetta corrispondenza secondo modalità oggetto delle presenti linee guida.

A tale scopo sulla copia analogica può essere apposta in chiaro una dicitura indicante che, ai sensi dell’articolo 23-ter, comma 5, del Codice, le informazioni e gli elementi contenuti nel contrassegno generato elettronicamente sono idonei ai fini della verifica della corrispondenza nonché l’ulteriore dicitura che specifica che il documento amministrativo informatico originale da cui la copia analogica è tratta è stato prodotto dall’amministrazione ed è o contenuto nel contrassegno o conservato dall’amministrazione almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica suddetta o per il tempo di validità giuridica del documento.

L’utilizzo di tale tecnologia soddisfa la specifica esigenza di produrre in via telematica la copia analogica del documento amministrativo informatico su postazione non presidiata da un funzionario della pubblica amministrazione, e può assolvere anche altri scopi applicativi non disciplinati dalle presenti linee guida.

Si evidenzia, infine, che l’utilizzo del contrassegno generato elettronicamente descritto in queste linee guida non è finalizzato alla fase di trasmissione telematica o di conservazione elettronica del documento, ma solo al fine di contenere un documento amministrativo informatico o un suo estratto o una sua copia o un suo duplicato o i suoi dati identificativi e, se necessario, consentire una verifica della corrispondenza della copia analogica rispetto al documento amministrativo informatico originale per il tempo di disponibilità del servizio di verifica definito dalla amministrazione o per il tempo di validità giuridica del documento.

Nei vari contesti il contrassegno generato elettronicamente può essere indicato, anche in relazione alle specificità dello scenario implementato, con termini differenti, quali “Contrassegno elettronico”, “Timbro digitale”, “Codice bidimensionale”, “Glifo”, termini che sono da intendersi come sinonimi.

5. Caratteristiche del contrassegno generato elettronicamente

 Il formato e le caratteristiche del contrassegno generato elettronicamente devono permettere la sua stampa anche con stampanti normalmente reperibili in commercio e permetterne la verificabilità anche con tecnologie di largo consumo.

In ragione dei principi di trasparenza nei confronti dei cittadini e dell’amministrazione, le specifiche tecniche di generazione e apposizione del contrassegno generato elettronicamente, nonché di verifica della corrispondenza devono essere rilasciate dallo sviluppatore della soluzione all’amministrazione la quale le utilizza all’interno dei suoi flussi documentali per consentire un’autonoma gestione dei processi di trattamento.

Inoltre, lo sviluppatore della soluzione deve rilasciare i programmi software per effettuare la verifica della corrispondenza all’Agenzia per l’Italia Digitale che provvede a metterli a disposizione sul proprio sito per consentire tale verifica.

I prodotti hardware e software utilizzati per elaborare il contrassegno generato elettronicamente devono rispettare i principi sanciti in materia di accessibilità dalla legge 9 gennaio 2004, n. 4, e dal successivo DM 8 luglio 2005, con riferimento all’allegato D inerente i “Requisiti tecnici di accessibilità per l’ambiente operativo, le applicazioni e i prodotti a scaffale”.

Inoltre, come disposto dall’articolo 23-ter, comma 5-bis, del CAD, inserito dal Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, i documenti amministrativi informatici “devono essere fruibili indipendentemente dalla condizione di disabilità personale, applicando i criteri di accessibilità definiti dai requisiti tecnici di cui all’articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4”.

6. Contenuto del contrassegno generato elettronicamente

Gli scenari d’uso del contrassegno generato elettronicamente, di cui al capitolo 1, prevedono che nel contrassegno siano contenuti in modo strutturato un documento amministrativo informatico o un suo estratto o una sua copia o un suo duplicato o i suoi dati identificativi unitamente ad un insieme di metadati riferiti alle tecniche usate per la generazione del contrassegno stesso. La struttura del contenuto del contrassegno generato elettronicamente è definita attraverso due schemi XML resi disponibili sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Nel primo sono presenti in chiaro le informazioni necessarie a interpretare i dati del secondo schema XML, che racchiude l’effettivo contenuto del contrassegno.

Nel caso in cui nel contrassegno generato elettronicamente sia contenuto un documento amministrativo informatico o un suo estratto o una sua copia o un suo duplicato, il formato di tale contenuto deve essere adeguato ai formati previsti dalle regole tecniche sul documento informatico. Se il documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno  o conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale del responsabile del procedimento, si raccomanda di adottare tecniche come ad esempio l’uso di soluzioni basate su HMAC (rif. RFC2104) che garantiscano l’integrità e l’autenticità del contenuto del contrassegno generato elettronicamente.

Di contro, se il documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno o conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto non è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, il contenuto del contrassegno generato elettronicamente viene reso sicuro mediante una sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale utilizzabile anche da sistemi automatici che deve essere apposta prima di applicare tecniche di compressione al contenuto del contrassegno generato elettronicamente, qualora necessarie.

In questo caso il titolare del certificato di firma deve essere messo a conoscenza che la sottoscrizione prevede l’apposizione della firma all’intero contenuto del contrassegno generato elettronicamente che include l’insieme dei metadati propri del contrassegno stesso.

La suddetta sottoscrizione potrà essere basata sull’utilizzo di uno specifico certificato, rilasciato al Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi o rilasciato ad apposito delegato dell’Amministrazione, con l’eventuale indicazione nel certificato delle limitazioni d’uso, secondo le regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica della firma elettronica qualificata e firma digitale. La suddetta sottoscrizione potrà essere effettuata anche in modalità remota (NOTA 2) e/o in modalità automatica massiva (NOTA 3). Di seguito vengono dettagliati i contenuti del contrassegno generato elettronicamente per ogni scenario d’uso indicato nel capitolo 1.

6.1 Contrassegno generato elettronicamente contenente i dati identificativi del documento amministrativo informatico

In questo scenario il contrassegno generato elettronicamente riporta almeno gli elementi indispensabili all’individuazione del documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione.

In particolare in questo scenario d’uso gli elementi minimi da trattare sono:

1. l’insieme minimo dei metadati di cui all’articolo 53 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i documenti soggetti a registrazione particolare che comunque possono contenere anch’essi il suddetto insieme minimo dei metadati;

2. il riferimento (URI – riferito ad un dominio registrato ed esposto su canale sicuro) che individua il documento amministrativo informatico originale, come definito nella specifica tecnica RFC 3986;

3. i dati che consentono di realizzare l’accesso controllato al documento amministrativo informatico originale.

In questo scenario se il documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, si raccomanda di adottare tecniche (HMAC) che garantiscano l’integrità e l’autenticità del contenuto del contrassegno generato elettronicamente.

Di contro, se il documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto non è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, è necessario sottoscrivere con firma elettronica qualificata o firma digitale il contenuto del contrassegno generato elettronicamente.

La copia analogica riporterà in chiaro, oltre alle informazioni contenute nel documento amministrativo informatico originale, la dicitura indicante l’amministrazione che ha prodotto e conserva il documento amministrativo informatico originale, le modalità e i tempi di disponibilità del servizio per la verifica della corrispondenza.

In questo scenario d’uso la verifica della corrispondenza potrà essere effettuata accedendo al documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica suddetta o per il tempo di validità giuridica del documento.

6.2 Contrassegno generato elettronicamente contenente l’estratto o la copia o il duplicato del documento amministrativo informatico

In tale scenario il contrassegno generato elettronicamente contiene, oltre agli elementi previsti nel primo scenario, anche l’estratto o la copia o il duplicato del documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione.

In particolare in questo scenario d’uso gli elementi minimi da trattare sono:

1. l’insieme minimo dei metadati di cui all’articolo 53 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i documenti soggetti a registrazione particolare che comunque possono contenere anche essi il suddetto insieme minimo dei metadati;

2. il riferimento (URI – riferito ad un dominio registrato ed esposto su canale sicuro) che individua il documento amministrativo informatico originale, come definito nella specifica tecnica RFC 3986;

3. i dati che consentono di realizzare l’accesso controllato al documento amministrativo informatico originale;

4. i dati dell’estratto o della copia o del duplicato del documento amministrativo informatico originale.

In questo scenario se il documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, si raccomanda di adottare tecniche (HMAC) che garantiscano l’integrità e l’autenticità del contenuto del contrassegno generato elettronicamente.

Di contro, se il documento amministrativo informatico conservato dall’amministrazione che lo ha prodotto non è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, è necessario sottoscrivere con firma elettronica qualificata o firma digitale il contenuto del contrassegno generato elettronicamente.

Nel caso in cui nel contrassegno generato elettronicamente sia contenuto un duplicato del documento amministrativo informatico originale le informazioni di cui ai precedenti punti 1, 2 e 3 possono non essere presenti.

In analogia allo scenario precedente, la copia analogica riporterà in chiaro, oltre alle informazioni contenute nel documento amministrativo informatico originale, la dicitura indicante l’amministrazione che ha prodotto e conserva il documento amministrativo informatico originale, e, nel caso in cui siano presenti le informazioni di cui ai precedenti punti 1, 2 e 3, anche le modalità e i tempi di disponibilità del servizio per la verifica della corrispondenza.

Nel caso in cui nel contrassegno generato elettronicamente sia contenuto un estratto o una copia, la verifica della corrispondenza potrà essere effettuata accedendo al documento amministrativo informatico originale conservato dall’amministrazione almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica suddetta o per il tempo di validità giuridica del documento.

Nel caso in cui nel contrassegno generato elettronicamente sia contenuto un duplicato del documento amministrativo informatico la verifica della corrispondenza potrà essere effettuata direttamente con il duplicato stesso.

6.3 Contrassegno generato elettronicamente contenente il documento amministrativo informatico

Lo scenario si caratterizza in quanto il contrassegno generato elettronicamente contiene il documento amministrativo informatico originale non conservato dall’amministrazione.

In tale scenario gli elementi minimi da trattare sono:

1. l’insieme minimo dei metadati di cui all’articolo 53 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, fatti salvi i documenti soggetti a registrazione particolare che comunque possono contenere anche essi il suddetto insieme minimo dei metadati;

2. il documento amministrativo informatico originale.

In questo scenario se il documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno generato elettronicamente è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, si raccomanda di adottare tecniche (HMAC) che garantiscano l’integrità e l’autenticità del contenuto del contrassegno generato elettronicamente.

Di contro, se il documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno generato elettronicamente non è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, è necessario sottoscrivere con firma elettronica qualificata o firma digitale il contenuto del contrassegno generato elettronicamente.

In analogia agli scenari precedenti, la copia analogica riporterà in chiaro, oltre alle informazioni contenute nel documento amministrativo informatico originale, la dicitura indicante l’amministrazione che ha prodotto il documento amministrativo informatico originale.

In questo scenario d’uso la verifica della corrispondenza potrà essere effettuata direttamente con il documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno generato elettronicamente.

6.4 Sottoscrizione a mezzo stampa della copia analogica del documento amministrativo informatico originale conservato presso la amministrazione

Per una completezza di trattazione della materia viene illustrato anche questo scenario d’uso nonostante non comporti l’apposizione di un contrassegno generato elettronicamente sulla copia analogica e non preveda la verifica della corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale.

In questo scenario, come previsto dall’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice, l’amministrazione predispone il documento amministrativo informatico originale sottoscritto con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed invia al cittadino, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, la copia analogica sottoscritta con firma autografa sostituita a mezzo stampa.

La copia analogica riporterà in chiaro la dicitura indicante l’amministrazione che ha prodotto e conserva il documento amministrativo informatico originale.

Questa modalità soddisfa le condizioni previste per le copie analogiche su cui è apposto il contrassegno elettronico e in particolare la copia analogica ha lo stesso valore della stampa del documento amministrativo informatico originale sottoscritta con firma autografa e non è possibile richiedere all’amministrazione la produzione di altra copia analogica sottoscritta con firma autografa

Nei casi in cui il documento amministrativo informatico originale sia una certificazione da utilizzarsi nei rapporti tra privati, l’amministrazione farà riferimento ad uno dei tre scenari d’uso precedentemente illustrati.

7. Generazione e apposizione del contrassegno generato elettronicamente

I processi di generazione e apposizione del contrassegno generato elettronicamente, al momento rilevati, sono descritti dagli esempi di utilizzo riportati in Allegato 2 che l’Agenzia per l’Italia Digitale provvederà ad aggiornare sulla base delle informazioni fornite dalle amministrazioni.

Poiché il contrassegno generato elettronicamente è rappresentato graficamente con tecniche differenti, i processi di generazione e apposizione di tale contrassegno devono prevedere che sulla copia analogica sia apposto anche un codice che permetta di identificare la tipologia del contrassegno utilizzato.

In caso di contrassegno generato elettronicamente riferito a documenti composti da più pagine, lo stesso può essere apposto su ogni singola pagina e, in questo caso, i metadati forniscono le informazioni necessarie a identificare la posizione nel documento della pagina corrente oltre agli altri elementi previsti.

Modalità alternative di apposizione del contrassegno generato elettronicamente riferite al presente scenario possono essere le seguenti: contrassegno generato elettronicamente, apposto su ogni singola pagina, contenente l’intero documento amministrativo informatico, i metadati di contesto della singola pagina rispetto all’intero documento e gli altri elementi previsti.

contrassegno generato elettronicamente, apposto su ogni singola pagina, contenente solo il contenuto della pagina stessa, i metadati di contesto della singola pagina rispetto all’intero documento , il riferimento al documento amministrativo informatico archiviato presso l’amministrazione, l’impronta dello stesso e gli altri elementi previsti. contrassegno generato elettronicamente contenente l’intero documento amministrativo informatico apposto in appendice al documento (soluzione che consente di poter utilizzare una superficie maggiore per il contrassegno generato elettronicamente). In questo caso su ogni singola pagina deve essere apposto un contrassegno generato elettronicamente contenente l’impronta del documento e i metadati di contesto della singola pagina rispetto all’intero documento.

La creazione del contrassegno generato elettronicamente deve prevedere idonee misure atte a consentire un corretto trattamento per la protezione dei dati personali secondo la normativa in materia, in particolare in caso di trattamento di dati sensibili, così come avviene per la copia analogica.

Le misure di sicurezza, infatti, devono prevedere l’utilizzo di dati cifrati all’interno del contrassegno generato elettronicamente. Le informazioni riservate, oscurate nella copia analogica, potranno essere memorizzate cifrate all’interno del contrassegno. Viene garantita in questo modo la desiderata riservatezza delle informazioni, che possono viaggiare contestualmente alle informazioni pubbliche. L’eventuale introduzione di tali dati deve avvenire attraverso processi che, in fase di verifica, consentono la decifratura e l’accesso alle informazioni solo ai soggetti autorizzati.

8. Verifica della corrispondenza

Il contrassegno generato e riportato elettronicamente in formato stampabile sulla copia analogica costituisce uno strumento mediante il quale un soggetto può effettuare la verifica della corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale contenuto nel contrassegno o conservato dall’amministrazione almeno per il tempo di disponibilità del servizio di verifica suddetta o per il tempo di validità giuridica del documento. Stante il periodo di validità giuridica del documento amministrativo informatico originale, è cura dell’amministrazione definire i tempi di disponibilità del servizio di verifica. Qualora si intenda effettuare la verifica oltre il suddetto tempo di disponibilità del servizio, è necessario contattare direttamente l’amministrazione.

La verifica effettuata con esito positivo, assicura la corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale solo se la copia analogica contiene tutte le informazioni, di cui si vuole attestare la corrispondenza, chiaramente leggibili e comprensibili.

I programmi software per effettuare tale verifica sono resi disponibili gratuitamente e mantenuti costantemente aggiornati da parte dei fornitori attraverso l’Agenzia per l’Italia Digitale che provvede a verificare in via preliminare la rispondenza dei suddetti software alle presenti linee guida prima di metterli a disposizione sul proprio sito.

Pertanto per effettuare la verifica della corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale sarà possibile utilizzare direttamente i suddetti software disponibili sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale o accedere sul medesimo sito alle modalità e alle istruzioni per l’utilizzo degli stessi sulle principali piattaforme di mercato.

Il software per effettuare la verifica della corrispondenza deve consentire:

1. l’interpretazione del codice che identifica la tipologia del contrassegno utilizzato;

2. la decodifica del contenuto del contrassegno e il salvataggio di tale contenuto da parte del soggetto che effettua la verifica;

3. nel caso in cui il contenuto del contrassegno sia sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, la verifica della firma utilizzando l’apposito software messo a disposizione dal certificatore accreditato;

4. la visualizzazione in chiaro del contenuto del contrassegno per verificarne la corrispondenza con il contenuto della copia analogica.

9. Pubblicità dell’uso del contrassegno generato elettronicamente

L’amministrazione pubblica l’elenco delle tipologie dei documenti amministrativi informatici su cui è apposto il contrassegno generato elettronicamente in una sezione specifica del proprio sito secondo le modalità previste dalle “Linee guida sui siti web delle PA”. Inoltre in tale elenco per ciascuna tipologia di documenti amministrativi informatici sono indicati i tempi di disponibilità del servizio di verifica della corrispondenza.

L’amministrazione rende inoltre possibile l’accesso ad un servizio di supporto ai cittadini e alle imprese (Consulenza/Help desk/Call center/Mail/URP) in caso di rilevazione di non corrispondenza della copia analogica al documento amministrativo informatico originale, per l’analisi e la risoluzione delle difformità riscontrate.

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(1) Così come emendato dalla Legge del 17 dicembre 2012, n. 221, Conversione in legge, con modificazioni, del decretolegge 18 ottobre 2012, n. 179, recante ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese. (GU n.294 del 18-12-2012 –

Suppl. Ordinario n. 208 ).

(2) La firma remota è una particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su dispositivi particolari di firma (HSM), che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse.

(3) La firma automatica è una particolare procedura informatica di firma elettronica qualificata o di firma digitale eseguita previa autorizzazione del sottoscrittore che mantiene il controllo esclusivo delle proprie chiavi di firma, in assenza di presidio puntuale e continuo da parte di questo.

E’ possibile utilizzare anche particolari applicazioni che consentono di digitare il codice numerico personale (PIN) una sola volta a fronte della sottoscrizione di più documenti, garantendo comunque una chiara informativa circa la natura ed il numero dei documenti che verranno automaticamente sottoscritti (firma automatica massiva).

Allegato 1

Tecnologie di codici bidimensionali

Allegato 2

Esempi di Casi d’uso