INPS – Messaggio 11 ottobre 2013, n. 16295

Accertamento dell’esistenza in vita dei titolari di trattamenti pensionistici pubblici e dei titolari di trattamenti pensionistici della gestione spettacolo e sportivi professionisti erogati all’estero.

1.Premessa

Ai sensi delle vigente normativa, i pensionati delle gestioni pubbliche e dello sport e spettacolo residenti all’estero hanno la possibilità di richiedere che il pagamento della propria prestazione pensionistica venga effettuato, in via continuativa, direttamente al di fuori del territorio nazionale.

A tal proposito, si evidenzia che secondo i criteri di competenza territoriale definiti per la lavorazione di prestazioni pensionistiche corrisposte ai pubblici dipendenti, la gestione di tali trattamenti pensionistici erogati all’estero è effettuata per tutto il territorio nazionale dalla Sede territoriale INPS – Gestione Dipendenti Pubblici – di Roma 4 -Ufficio Pensioni Estero, Largo Josemaria Escrivà de Balaguer, 11- 00142 Roma – e-mail penisionatiestero@inpdap.gov.it. Per le gestioni dello sport e spettacolo, invece, la trattazione di tali adempimenti è attribuita al Polo Previdenza PALS, viale Regina Margherita, 206 – 00198 Roma – e-mail Previdenzapals@inps.it.

A decorrere dal 1° gennaio 2012, per il pagamento al di fuori del territorio nazionale dei trattamenti pensionistici delle gestioni pubbliche, l’Istituto si avvale di Citibank N.A. che, in qualità di Istituto di Credito designato contrattualmente al servizio in argomento è subentrato alle attività a suo tempo svolte dalla Banca d’Italia.

Sono in corso le attività preliminari che consentiranno, a partire dalla prima metà del 2014, la gestione da parte di Citi dei pagamenti all’estero anche delle pensioni delle gestioni sport e spettacolo.

Le condizioni previste dal contratto di servizio prevedono, tra l’altro, che Citi proceda, con cadenza annuale, alla verifica dell’esistenza in vita dei beneficiari di pensioni pubbliche riscosse all’estero, attività, peraltro, precedentemente svolta dalle Rappresentanze diplomatiche e consolari italiane.

Al fine di evitare l’erogazione di prestazioni indebite a soggetti diversi dal beneficiario del trattamento pensionistico e per consentire la riduzione dei tempi di lavorazione delle attività di sospensione/chiusura delle posizioni pensionistiche,Citi ha avviato, a partire dal 1° settembre c.a. la rilevazione dell’esistenza in vita dei beneficiari di pensioni pubbliche e delle pensioni dello sport e spettacolo pagate all’estero, inviando ai soggetti interessati un plico contenente la modulistica personalizzata, come indicato al successivo punto 2 del presente messaggio.

La verifica dell’ esistenza in vita interessa, all’incirca, n.3.800 pensionati pubblici e n.1.300 pensionati della gestione spettacolo e sportivi professionisti residenti all’estero. Al riguardo, si evidenzia che tale attività non riguarda i pensionati residenti all’estero che riscuotono la propria pensione in Italia.

Non verrà verificata l’esistenza in vita dei pensionati residenti all’estero che sono anche titolari di trattamenti a carico delle gestioni private INPS e che hanno già prodotto una valida attestazione a seguito del completamento della campagna di verifica dell’esistenza in vita condotta per il corrente anno.

Verranno esclusi da tale accertamento, inoltre, i pensionati pubblici che hanno trasmesso una valida certificazione di esistenza in vita, successivamente al 1°giugno c.a.

I pensionati, hanno a disposizione 120 giorni per trasmettere al suindicato Istituto di credito le attestazioni richieste; conseguentemente, il modulo di certificazione dell’esistenza in vita, correttamente compilato, firmato, datato e corredato della documentazione di supporto, dovrà essere inoltrato a Citi casella postale: PO Box 4873 Worthing BN99 3BG, United Kingdom., entro e non oltre il 31 dicembre 2013.

Si sottolinea che nel caso di mancato recapito all’interessato con conseguente restituzione a Citibank del plico, ovvero nel caso in cui il pensionato non sia contattabile presso l’indirizzo indicato nell’attestazione, verrà richiesto dalla Banca un recapito aggiornato agli operatori della suddetta Sede territoriale INPS – Gestione Dipendenti Pubblici – di Roma 4- Ufficio estero. La D.C.S.I.T. – Ufficio IV-Sviluppo e manutenzione procedure istituzionali, trasversali e gestione banca dati-, i quali dovranno provvedere ad inviare a Citibank,con cadenza settimanale, gli indirizzi variati nell’ultimo periodo (mediante lo stesso tracciato utilizzato al momento dell’allineamento del Luglio u.s.).

In tale ipotesi, qualora sia rinvenibile il suddetto recapito aggiornato, Citibank effettuerà un’ulteriore spedizione della modulistica relativa alla certificazione in discorso.

Per i pensionati delle gestioni dello sport e dello spettacolo Citi informerà l’ex Enpals del mancato recapito, che sarà gestito secondo modalità che saranno successivamente concordate con l’Istituto di Credito.

Il suddetto Istituto di Credito invierà, entro la fine di ottobre 2013, ai pensionati che non avranno restituito la richiesta certificazione, una nuova comunicazione diretta a ricordare la necessità di adempiere. Si fa presente che i pensionati che nel frattempo abbiano

già provveduto a restituire la modulistica compilata, non dovranno tener conto dell’eventuale sollecito ricevuto.

Citi trasmetterà alla D.C.S.I.T, con cadenza quindicinale, un prospetto relativo alla stato di completamento della certificazione dell’esistenza in vita da parte dei pensionati; detta Struttura provvederà all’inoltro dei suindicati flussi informativi agli operatori degli Uffici sopracitati, competenti alla trattazione di tali informazioni.

Le certificazioni di esistenza in vita che dovessero eventualmente pervenire all’ Ufficio Pensioni estero della Gestione pubblica e al Polo Previdenza PALS, dovranno essere inviate dai suindicati Uffici, in originale e per posta ordinaria al seguente recapito “PO Box 4873 Worthing BN99 3BG, United Kingdom”.

La mancata adesione, entro la suddetta data -31 dicembre 2013- a tale attività di verifica, ovvero la mancata validazione dei moduli trasmessi dal pensionato, a causa dell’incompleta compilazione della modulistica, comporterà la sospensione, a partire dalla prima rata utile, dei pagamenti dei trattamenti pensionistici corrisposti.

Al riguardo, si evidenzia che la D.C.S.I.T. trasmetterà gli esiti di tale verifica, comprensivi delle comunicazioni di decesso inoltrate a Citi, al citato Ufficio Pensioni Estero – Dipendenti pubblici- e al Polo Previdenza PALS, che provvederanno, ciascuno per la parte di propria competenza, alla sospensione dei pagamenti.

Qualora, emergano elementi che inducano a ritenere che in determinate Aree geografiche i pensionati non abbiano ricevuto le suindicate attestazioni, l’Istituto d’intesa con Citi, potrà valutare la possibilità di evitare la sospensione dei pagamenti, procedendo ad un’ulteriore verifica tramite i canali che riterrà più opportuni.

Si fa, inoltre, riserva di fornire ulteriori istruzioni in ordine alla trasmissione del plico contenente la modulistica relativa all’accertamento dell’esistenza in vita ai beneficiari di trattamenti pensionistici liquidati ovvero erogati all’estero per trasferimento del pensionato, successivamente alla suindicata data del 1°settembre 2013.

Da ultimo, si rappresenta che dei contenuti del presente Messaggio, è stata data la massima diffusione interessando il Ministero degli Affari esteri, per il successivo inoltro alle Autorità consolari, nonché alle Sedi degli Istituti di Patronato operanti all’estero.

2.Comunicazioni ai pensionati

Citibank N.A. provvederà a spedire all’indirizzo dei pensionati interessati dalla verifica dell’esistenza in vita, un plico contenente una modulistica personalizzata in base allo Stato di residenza del pensionato.

La modulistica, previa richiesta dell’interessato ovvero del Patronato che lo assiste, potrà essere inviata, in formato PDF, anche a mezzo posta elettronica.

Il plico contiene una lettera di chiarimenti relativa alle modalità di compilazione del modello di certificazione (allegato 1), il modulo di certificazione di esistenza in vita, redatto, in unico foglio, in due lingue (italiano/inglese, italiano/francese, italiano/spagnolo, italiano/francese e italiano/portoghese) (allegato 2).

La lettera esplicativa contiene:

– le istruzioni necessarie alla esatta compilazione da parte del pensionato dell’attestazione richiesta, esposte in forma colloquiale con le risposte agli interrogativi o dubbi che più frequentemente potrebbero venir posti dai pensionati (F.A.Q.);

– l’indicazione della documentazione richiesta a corredo del modulo di certificazione – fotocopia di un documento d’identità valido munito di foto (passaporto, carta d’identità o patente di guida), oppure fotocopia della prima pagina di un estratto conto bancario recente ovvero fotocopia di una bolletta dove siano indicate le generalità anagrafiche del pensionato;

– le indicazioni per contattare il servizio di assistenza ai pensionati predisposto da Citi, comprensive dei recapiti telefonici predisposti per lo Stato estero di residenza del pensionato interessato dalla verifica di esistenza in vita;

– La lista dei testimoni accettabili per il paese di residenza del pensionato.

Al riguardo, si fa presente che le dichiarazioni rese dai pensionati con i moduli di certificazione dell’esistenza in vita devono essere avallate da “testimoni accettabili” quali i funzionari delle Rappresentanze diplomatiche italiane all’estero ovvero pubblici ufficiali individuati dalla legislazione locale.

A tal scopo è stato predisposto un elenco contenente i profili professionali, che in base alle disposizioni normative vigenti nei singoli Stati esteri, sono legittimati all’autenticazione delle suindicate attestazioni (allegato 3).

3.Modalità di compilazione del modulo di certificazione dell’esistenza in vita.

Per consentire una tempestiva gestione del flusso di rientro delle attestazioni prodotte con tale modulo di certificazione lo stesso è contrassegnato in modo specifico per ciascun pensionato, riportando un numero di riferimento attribuito da Citi, univoco per ogni pensionato nonché un numero identificativo della comunicazione. La presenza di tali codici identificativi personalizzati permetterà, inoltre, ai pensionati di usufruire del servizio di assistenza dedicato di cui al successivo punto 5 del presente messaggio.

Per i sopraindicati motivi, non è possibile per il pensionato utilizzare modelli difformi dal modulo inviato da Citi, quali, ad esempio, modelli in bianco.

Si fa presente che qualora il pensionato non ricevesse tale modulo o in caso di smarrimento dello stesso, il titolare o il suo Patronato dovrà contattare il servizio di assistenza di Citi che provvederà all’inoltro di un nuovo modello personalizzato.

Come precedentemente indicato, la validità del modulo di certificazione dell’esistenza in vita è subordinata all’apposizione della firma e del timbro dell’Autorità estera presso la quale presta servizio il funzionario ovvero la figura professionale che riveste la figura di “Testimone accettabile”.

Poiché, sulla base dell’esperienza acquista con le campagne di esistenza in vita condotte dall’Istituto per i pensionati della Gestione privata sono state accertate criticità in ordine agli adempimenti a carico del “Testimone accettabile”, sono state adottate le seguenti iniziative:

nel caso in cui i pubblici funzionari si rifiutassero di sottoscrivere il modulo di Citi, verranno accettati i moduli di certificazione di esistenza in vita emessi da enti pubblici locali che devono, comunque, costituire valida attestazione dell’esistenza in vita, ai sensi della normativa vigente nello Stato di residenza del pensionato. Per facilitare il completamento del processo di gestione delle certificazioni, è necessario che le medesime, rilasciate dalle Autorità locali, siano inoltrate a Citi allegando il modulo di certificazione predisposto dalla Banca, possibilmente compilato in ogni sua parte, dal pensionato.

Nell’eventualità, al contrario, che il modulo di certificazione dell’esistenza in vita, presenti la firma del pensionato autenticata dai pubblici ufficiali locali, ma sia privo delle indicazioni riguardanti l’Istituzione di appartenenza, vale a dire l’indirizzo della stessa e il nominativo del funzionario che ha verificato l’identità personale, tali informazioni potranno anche essere prodotte dal pensionato. In tale fattispecie, evidentemente, attraverso il timbro o l’attestazione da parte del funzionario dovrà essere, in ogni caso, possibile identificare l’Istituzione che ha effettuato l’autenticazione.

Si ritiene, inoltre, necessario sottolineare quanto segue:

per gli Stati esteri nei quali, è consuetudine, per le donne coniugate, assumere il cognome del proprio marito, le pensionate potranno aggiungere o sostituire sui moduli di attestazione, il cognome da nubile a quello da coniugata, compilando la dichiarazione e sottoscrivendola con il cognome e nome, con il quale è intestata la prestazione pensionistica.

Per una più agevole individuazione, da parte del pensionato, dei dati da riportare nel modulo di certificazione dell’esistenza in vita, si evidenzia che alla sezione

“Numero di pensione” l’interessato dovrà indicare il numero di iscrizione del trattamento pensionistico come individuato dal cedolino di pensione ovvero come assegnato dal Decreto/Determinazione concessiva di pensione.

4.Procedure alternative di attestazione dell’esistenza in vita.

Nel caso in cui il pensionato si trovi in grave stato di infermità fisica o mentale o se si tratti di soggetti disabili che risiedono in istituti di riposo o sanitari, pubblici o privati, o di pensionati reclusi in istituti di detenzione, è necessario contattare il servizio di assistenza di Citi che renderà disponibile il modulo alternativo di certificazione di esistenza in vita (modulo verde) allegato al presente messaggio (allegato 4).

Anche il modulo verde, su richiesta del pensionato o del Patronato, potrà essere inviato da Citi a mezzo e-mail, in formato PDF. Il suddetto modulo dovrà essere compilato e sottoscritto da uno dei seguenti soggetti e restituito a Citi unitamente all’ulteriore documentazione supplementare sotto elencata:

Nei casi sopraindicati, sui moduli alternativi, non è richiesta l’apposizione della firma da parte del pensionato.

5.Servizio di assistenza Citi

È stato predisposto da Citi, un Servizio Clienti a supporto dei Pensionati, Delegati, Procuratori, Consolati e Patronati che richiedessero assistenza relativamente al modulo di attestazione di esistenza in vita ed alle altre tematiche riguardanti la verifica.

Il Servizio Clienti Citi può essere contattato:

– tramite la pagina web www.inps.citi.com;

– inviando un’e-mail all’indirizzo inps.pensionati@citi.com;

– telefonando ad uno dei numeri verdi indicati nella lettera esplicativa.

Il servizio è attivo dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 20:00 (ora italiana) in italiano inglese, spagnolo, francese, tedesco e portoghese.

E’, inoltre, disponibile il nuovo Servizio Automatico Interattivo di Citi con il quale il pensionato e/o Patronato, telefonando al numero telefonico corrispondente al Paese di appartenenza, potrà verificare la fase di validazione di uno o più Certificati di Esistenza in Vita, 24 ore su 24, 365 giorni l’anno, senza doversi mettere in contatto con il personale Servizio Clienti di Citi. Si sottolinea che per utilizzare il servizio automatico è necessario disporre del numero di 12 cifre con cui la Banca identifica ciascun pensionato,riportato in alto a destra in tutte le comunicazioni di Citi.

In allegato 5 sono riportate le istruzioni da seguire per fruire del nuovo servizio.

Allegato 1

Gentile Signore/a,

con la presente Le ricordiamo che l’Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) ha affidato al gruppo Citi il servizio di pagamento delle prestazioni pensionistiche per i beneficiari che, come Lei, risiedono all’estero.

Citi ha l’obbligo contrattuale di verificare l’esistenza in vita di tutti i pensionati residenti all’estero almeno una volta l’anno.

In allegato a questa comunicazione troverà il Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita. Il completamento di questo certificato e la sua consegna a Citi, secondo le istruzioni fornite, farà sì che continuerà a ricevere il pagamento della pensione fino alla prossima campagna di Certificazione di Esistenza in Vita.

Il Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita è unico per ciascun pensionato e destinato ad essere utilizzato esclusivamente dallo stesso. Non può essere fotocopiato o condiviso. Qualora abbia bisogno di ricevere un ulteriore Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita, La preghiamo di contattare il Servizio di Supporto ai Pensionati INPS di Citi, secondo le istruzioni riportate di seguito.

Non è necessario recarsi presso una filiale Citi. Il Servizio di Supporto ai Pensionati INPS è disponibile a fornirLe qualsiasi chiarimento, anche con riferimento ai moduli richiesti.

IMPORTANTE: Ai fini della corretta esecuzione da parte di Citi dei Suoi futuri pagamenti pensionistici, Le chiediamo di compilare e far pervenire il modulo allegato a questa comunicazione entro il

Il mancato ricevimento da parte di Citi del Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita debitamente compilato, firmato, datato e corredato dalla Documentazione di Supporto, potrebbe causare la sospensione del pagamento della Sua pensione a partire dalla data sopra citata.

Le istruzioni per il corretto completamento del Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita sono specificate qui di seguito.

Come completare il Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita

Si prega di compilare il Modulo in STAMPATELLO MAIUSCOLO con una penna ad inchiostro nero.

Per Sua comodità, troverà in allegato il modulo in due lingue. È necessario restituire SOLO UNA versione del documento nella lingua di Sua scelta.

Qualora necessitasse di assistenza nel completare questo modulo, potrà anche farsi assistere da un Patronato riconosciuto dallo Stato italiano.

Il Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita debitamente compilato, firmato, datato e corredato dalla Documentazione di Supporto, dovrà essere spedito utilizzando la busta allegata, con indirizzo pre-stampato (in alternativa, potrà spedire quanto precede al seguente indirizzo: PO Box 4873, Worthing BN99 3BG, United Kingdom).

La invitiamo a NON inviare alcun tipo di richiesta presso la casella postale denominata “PO BOX 4873” sopra menzionata, in quanto non verrà presa in considerazione. Qualora necessiti di chiarimenti, la preghiamo di consultare la sezione “Assistenza e come contattare Citi” di cui alla presente lettera.

Testimoni Accettabili – il Modulo di Certificazione di esistenza in vita deve essere firmato in presenza di un Testimone Accettabile (si prega di far riferimento alla tabella in calce). Anche il Testimone Accettabile deve sottoscrivere il modulo ed apporre il suo timbro, compilando le parti a lui riservate.

Documentazione di Supporto – Vi chiediamo inoltre di fornire UNO dei documenti seguenti:

– una fotocopia di un documento d’identità valido munito di foto (passaporto, carta d’identità o patente di guida), OPPURE

– una fotocopia della prima pagina di un estratto conto bancario recente relativo al Suo conto corrente, in data non anteriore a 90 giorni; OPPURE

– una fotocopia di una bolletta dove sia indicato il Suo nome (ad esempio gas, telefono, energia elettrica), in data non anteriore a 90 giorni.

I documenti sopra elencati non verranno restituiti.

Nessun laccio, punti metallici o altri materiali dovranno essere utilizzati per rilegare la Documentazione di Supporto e/o allegare la stessa al Modulo di Certificazione di Esistenza in Vita in quanto ciò potrebbe ritardare l’elaborazione dei documenti da parte di Citi.

Assistenza e come contattare Citi

Qualora fosse impossibilitato a completare il presente modulo, necessitasse di qualsiasi chiarimento o di informazioni aggiuntive, La invitiamo a contattare il Servizio di Supporto Citi ai Pensionati INPS in uno dei modi seguenti:

Normativa Privacy

Nello svolgimento del servizio di pagamento, Citi tratterà i Suoi dati personali, in qualità di responsabile del trattamento, in conformità alla normativa sulla privacy di cui al Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modifiche, e nei limiti delle istruzioni fornite da INPS, in qualità di titolare del trattamento. INPS elaborerà i suoi dati personali in conformità con quanto indicato in Allegato alla presente.

Allegato 2

(testo dell’allegato)

Allegato 3

(testo dell’allegato)

Allegato 4

(testo dell’allegato)

Allegato 5

Servizio IVR – Servizio Automatico Interattivo

Con il Servizio Automatico Interattivo di Citi il pensionato e/o patronato possono verificare la fase di validazione di uno o più Certificati di Esistenza in Vita, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni l’anno. Tutto ciò è stato creato con il fine di poter dare informazioni, a qualsiasi ora del giorno, sullo svolgimento della campagna di esistenza in vita senza doversi mettere in contatto con il personale dell’Helpdesk di Citi.

Per accedere al servizio IVR, l’utenza dovrà comporre il numero verde locale a seconda del Paese di residenza (oppure, in alternativa, il numero locale italiano + 39 02 6943 0693) e successivamente alla selezione della lingua di propria scelta, si avrà la possibilità di selezionare una delle seguenti voci:

– Premere 1 per informazioni sul Certificato di esistenza in vita

– Premere 2 per domande relative ai pagamenti

– Premere 3 per aggiornare dati personali o per altre richieste

Una volta premuto il tasto 1, si dovranno digitare 12 cifre che compongono il numero identificativo Citi del pensionato. Questo numero è posizionato in alto a destra in tutta la corrispondenza inviata da Citi ai pensionati.

Una volta che il sistema ha riconosciuto il numero identificativo inserito, verrà fornita una delle seguenti informazioni:

– la documentazione è stata ricevuta e validata

– la documentazione ricevuta risulta incompleta

-la documentazione è stata ricevuta e tuttora in fase di validazione

– al momento non ci è ancora pervenuta alcuna documentazione

– il servizio postale ha notificato Citi di non aver potuto recapitare la documentazione a causa di una incorrettezza dell’indirizzo

I pensionati, se necessario, potranno continuare la telefonata richiedendo di parlare con un operatore premendo il tasto 2.