A seguito delle modifiche introdotte dal Provvedimento del 5 febbraio 2018, n. 29190  ed in virtù di quanto disposto dallo Statuto del contribuente, in base al quale devono trascorrere almeno 60 giorni prima dell’entrata in vigore di nuovi adempimenti, il richiamato provvedimento ha previsto lo spostamento del termine per l’invio dei dati del secondo semestre 2017 al 6 aprile 2018

I soggetti obbligati a tale adempimento (invio dei dati delle fatture del secondo semestre 2017) possono utilizzare sia la piattaforma Fatture e Corrispettivi, sia i nuovi software di compilazione e controllo messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate a partire dal 5 febbraio scorso, seguendo il percorso “Comunicazioni –> IVA –> Dati Fatture (c.d. “nuovo spesometro”)”, sul sito dell’Agenzia. Ovviamente rimane ferma la possibilità di ricorrere ai software reperibili sul mercato, eventualmente già utilizzati per il primo invio del 2017.

Oltre alle semplificazioni inerenti alla tipologia dei dati da indicare previste dal Provvedimento n. 29190, sono state previste nuove modalità di compilazione.

In particolare l’articolo 21, comma 2 del D.L. 78/2010, stabilisce che la comunicazione dei dati dovrà contenere “almeno” i seguenti elementi:

  • dati identificativi dei soggetti coinvolti nelle operazioni (codice Paese, partita Iva o codice fiscale, denominazione / nome e cognome, sede);
  • data e numero della fattura;
  • base imponibile, aliquota applicata e imposta;
  • tipologia dell’operazione.

In particolare il comma 2 dell’articolo 1-ter del D.L. 148/2017 ha previsto che i dati oggetto di trasmissione possono essere solamente quelli:

  • alla partita Iva dei soggetti coinvolti nelle operazioni ovvero, il codice fiscale per i soggetti che non agiscono nell’esercizio di imprese arti e professioni;
  • alla data ed al numero della fattura;
  • alla base imponibile;
  • all’aliquota e imposta applicata;
  • alla tipologia di operazione ai fini Iva nel caso l’imposta non sia indicata in fattura.

La semplificazione riguardo solamente i dati identificativi dei soggetti, per i quali è ora possibile indicare anche la sola partita Iva o il codice fiscale, mentre resta facoltativa  l’indicazione degli altri dati.

Sempre secondo  il  comma 2, dell’articolo 1-ter del D.L. 148/2017, alla lettera b) prevede che il contribuente possa avvalersi della facoltà di annotare le fatture emesse e ricevute di importo inferiore a 300 euro in un “unico” documento, come consentito dall’articolo 6 del D.P.R. 695/1996, può trasmettere tale documento “riepilogativo”, in luogo dei dati relativi alle singole fatture. Il predetto documento riepilogativo deve contenere i seguenti dati, distinti per aliquota:

  • i numeri delle fatture cui si riferisce,
  • l’ammontare complessivo imponibile delle operazioni
  • l’ammontare dell’imposta, distinti secondo l’aliquota applicata.

I predetti dati vanno inviati unitamente:

  • alla partita Iva del cedente/prestatore, per il documento riepilogativo delle fatture “attive”;
  • alla partita Iva del cessionario/committente, per il documento riepilogativo delle fatture “passive”;
  • a data e numero del documento riepilogativo;
  • all’ammontare complessivo dell’imponibile e della relativa imposta, distinti secondo l’aliquota applicata.

Dopo aver generato il file con il software di controllo è possibile individuare eventuali incongruenze rispetto alle specifiche tecniche.

Il software di controllo individua, se presenti, due categorie di errori rilevanti. La prima categoria composta da errori che comportano solamente una segnalazione da parte del sistema (quale ad esempio indicazione di una partita IVA che risulta cessata), in modo che il soggetto obbligato all’invio dei dati possa effettuare le relative verifiche e correzioni.

L’altra categoria di errori comporta lo scarto del file della comunicazione. Al fine di agevolare i contribuenti l’Agenzia ha pubblicato sul proprio sito il documento “Elenco dei controlli effettuati sul file dati fattura”.

Inoltre l’Agenzia con il proprio sistema di ricezione effettua il controllo anche sulla validità della partita IVA o del codice fiscale delle controparti, verificando che questi siano presenti nella banca dati dell’Anagrafe tributaria. L’esito negativo di tale controllo, peraltro, può comportare significative difficoltà per i soggetti tenuti alla correzione.

Per gli identificativi fiscali assegnati da autorità estere il sistema non effettua nessun controllo.

Lo scarto del file di comunicazione è determinato anche da altri errori:

  • le dimensioni del file (ove superiori a quelle previste per il canale d’invio prescelto);
  • l’invalidità della firma elettronica;
  • nome attribuito al file, infatti, in caso di duplicazione o di denominazione non conforme allo standard, il file sarà scartato. Il nome è composto, fra l’altro, dal codice identificativo IVA del soggetto al quale si riferiscono i dati, nonché da un numero progressivo assegnato al documento che consente di identificarlo in modo univoco.

Il software durante la creazione del file propone in automatico il primo numero immediatamente successivo all’ultima comunicazione salvata, ma l’utente può confermarlo o modificarlo, a seconda delle esigenze.
Inoltre l’Agenzia raccomanda che sia il file sottoposto al controllo dell’apposito software ad essere trasmesso, in quanto comprensivo dei soli dati formalmente corretti.

Il file di comunicazione prima del suo invio è dopo il controllo deve essere sottoposto alla procedura di autenticazione, apponendo una firma qualificata oppure la c.d. “firma Entrate” (anche mediante la funzionalità disponibile sulla piattaforma Desktop Telematico). In alternativa, per coloro che utilizzano la piattaforma Fatture e Corrispettivi, è disponibile il “sigillo elettronico”.

Il certificato di firma elettronica può essere intestato:
– al soggetto passivo IVA obbligato alla trasmissione;
– a un soggetto incaricato a operare in nome e per conto di quest’ultimo;
– a un intermediario abilitato ex art. 3 comma 3 del DPR 322/98 (se si tratta di una persona fisica, questi può utilizzare sia la propria firma digitale che la “firma Entrate”, se invece si tratta di un soggetto giuridico diverso, può utilizzare esclusivamente la “firma Entrate” intestata al codice fiscale di quest’ultimo).

Una volta effettuato l’invio, viene comunicato l’esito dei controlli. Se questo è positivo, viene visualizzata una pagina con il nome del file trasmesso, la data e l’ora di ricezione. Se invece l’esito è negativo, il sistema segnala il tipo di errore riscontrato e il file deve essere trasmesso nuovamente. Come già osservato, vi è una terza possibilità, ossia che il file sia accettato con segnalazioni. In tal caso, il soggetto passivo può decidere se effettuare o meno la rettifica.

La procedura prevede anche le funzioni di annullamento e di rettifica.

Per attuare le predette funzioni occorre indicare l’identificativo del file originario ed eventualmente la posizione della fattura o delle fatture da annullare o rettificare.

In caso di annullamento, i dati si considerano non trasmessi; in caso di rettifica, invece, i dati originari sono sostituiti da quelli corretti.

Nell’ipotesi in cui sia stata inviata una comunicazione incompleta, in quanto sono state omesse alcune fatture, è consigliabile inviare un nuovo file con i soli dati mancanti, evitando di replicare i dati già trasmessi.