Nel panorama delle relazioni di lavoro, la linea tra tutela dei diritti e rispetto della riservatezza è sempre più sottile. Lo ha recentemente dimostrato la Corte di Cassazione, con l’ordinanza n. 20487 depositata il 21 luglio 2025, che si inserisce con decisione in un filone giurisprudenziale ormai consolidato: la registrazione di conversazioni tra dipendenti sul luogo di lavoro, se utilizzata esclusivamente a fini difensivi, è legittima anche in assenza del consenso degli interlocutori.

I principi giuridici fondamentali richiamati dalla Corte

Efficacia scriminante dell’art. 51 c.p.

La Corte afferma che la registrazione ha efficacia scriminante, ossia non configura illecito, se adottata per sostenere in giudizio un diritto proprio dell’autore stesso, proprio come previsto dalla libertà di difesa in ambito penale.

I giudici di piazza Cavour hanno, inoltre, precisato che 

“l’utilizzo a fini difensivi di registrazioni di colloqui tra il dipendente e i colleghi sul luogo di lavoro non necessita del consenso dei presenti e che la tale registrazione fonografica, rientrando nel genus delle riproduzioni meccaniche di cui all’art. 2712 c.c., ha natura di prova ammissibile nel processo civile del lavoro così come in quello penale (v. Cass. 29 dicembre 2014, n. 27424 ed i richiami in essa contenuti a Cass. 22 aprile 2010, n. 9526 ed a Cass. 14 novembre 2008, n. 27157).”

Gli Ermellini nella decisione in commento hanno sottolineato 

“come la rigida previsione del consenso del titolare dei dati personali subisca “deroghe ed eccezioni quando si tratti di far valere in giudizio il diritto di difesa, le cui modalità di attuazione risultano disciplinate dal codice di rito” (Cass., Sez. U., 8 febbraio 2011, n. 3034).” (v. per tutte Cass., n. 11322 del 2018)

Sulla deroga al consenso è stato riaffermato che

“l’ipotesi derogatoria di cui all’art. 24 del d.lgs. n. 196/2003 che permette di prescindere dal consenso dell’interessato sussiste anche quando il trattamento dei dati, pur non riguardanti una parte del giudizio in cui la produzione viene eseguita, sia necessario per far valere o difendere un diritto (Cass. 20 settembre 2013, n. 21612), a condizione che i dati medesimi siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento (cfr. la sopra richiamata Cass., Sez. U., n. 3033 del 2011 nonché Cass. 11 luglio 2013, n. 17204 e Cass. 10 agosto 2013, n. 18443).”

Estensione del diritto di difesa sin dalla fase presenziale

Il diritto alla difesa non si esaurisce in aula: il lavoratore può reazioni strumenti probatori anche prima che la controversia sia formalmente instaurata.

Infatti la Suprema Corte sul punto ha ribadito che

“il diritto di difesa non va considerato limitato alla pura e semplice sede processuale, estendendosi a tutte quelle attività dirette ad acquisire prove in essa utilizzabili, ancor prima che la controversia sia stata formalmente instaurata mediante citazione o ricorso (cfr. la già citata Cass. n. 27424 del 2014).”

Bilanciamento tra diritti fondamentali

Occorre uno scrupoloso confronto tra il diritto alla riservatezza e la tutela della libertà personale, da un lato, e il diritto di difesa, dall’altro. La registrazione è ammessa solo se risulta pertinente alla difesa e direttamente strumentale, all’interno della situazione concreta.

Valutazione rigorosa da parte del giudice

Non è ammessa una valutazione automatica: spetta al giudice, caso per caso, verificare che la registrazione non sia eccessiva rispetto allo scopo perseguito e che rispetti il principio di proporzionalità, non assumendo carattere invasivo o persecutorio.

Un equilibrio fragile tra privacy e giustizia

Questa pronuncia non arriva dal nulla: si innesta su un filone giurisprudenziale ormai robusto. Già l’ordinanza n. 31204 del 2 novembre 2021 affermava che l’utilizzo difensivo di registrazioni tra colleghi, anche senza consenso, non richiede l’autorizzazione, purché rilevante ai fini della propria difesa e non eccedente. E ancora nel 2024, con l’ordinanza n. 24797/2024 (dep. 16 settembre), la Suprema Corte aveva ribadito il “primato” del diritto alla difesa su quello alla riservatezza, rinviando al giudice il compito di bilanciare gli interessi in gioco.

Così, anche la più recente pronuncia – al numero 20487 – prosegue coerentemente questo percorso, confermando che l’audio diventa prova lecita se chi lo ha realizzato è parte della conversazione e agisce per difendere un proprio diritto, non per ledere altrui.

La questione

Il caso oggetto dell’ordinanza nasce da un contenzioso tra un lavoratore e il proprio datore di lavoro, nel quale il dipendente aveva prodotto in giudizio alcune registrazioni di colloqui avuti con colleghi e superiori, effettuate senza informarne i presenti. La finalità era esclusivamente quella di tutelarsi nel contesto di un procedimento disciplinare e dimostrare la propria versione dei fatti.

La Corte ha confermato la legittimità di tale comportamento, chiarendo che il lavoratore, essendo parte della conversazione, ha diritto a documentarla, purché lo scopo sia quello di esercitare il proprio diritto alla difesa e purché il contenuto sia effettivamente rilevante e pertinente alla controversia.

I limiti della liceità

Non si tratta, ovviamente, di una legittimazione indiscriminata. La registrazione è ammessa solo se rispetta il principio di proporzionalità: deve cioè essere strettamente necessaria per la difesa del lavoratore e non può trasformarsi in uno strumento invasivo o preordinato a danneggiare gli altri partecipanti alla conversazione.

L’aspetto centrale è proprio questo: la finalità difensiva. Non basta registrare con l’intento generico di “tutelarsi”; serve che vi sia una connessione concreta con un diritto in gioco e con una situazione potenzialmente conflittuale o pregiudizievole. È una soglia delicata, che impone attenzione e responsabilità.

L’uso consapevole delle registrazioni

È fondamentale tenere presente che, seppure legittime in alcune situazioni, le registrazioni non diventano una via libera alla sorveglianza indiscriminata. Devono rispettare:

  • Proporzionalità: non possono essere onnipresenti o routine.

  • Finalità difensive reali: devono mirare a tutelare un diritto in modo concreto.

  • Riservatezza degli altri soggetti: registrare conversazioni a cui si partecipa è diverso da registrare terzi all’insaputa.

Implicazioni nel contesto aziendale

La decisione ha ricadute importanti sia per i lavoratori sia per le imprese. Per i primi, rappresenta un riconoscimento importante: in assenza di testimoni o documenti scritti, la registrazione può diventare uno degli strumenti più efficaci per far valere i propri diritti. Soprattutto in contesti in cui le relazioni interne si fanno tese o in presenza di comportamenti scorretti non facilmente dimostrabili.

Per i datori di lavoro, invece, è un invito a riflettere sulla qualità della comunicazione aziendale. L’ordinanza non è una minaccia, ma un segnale: ciò che si dice nei corridoi, nelle riunioni o nei colloqui formali e informali può acquisire rilevanza giuridica, se entra in gioco un contenzioso. È dunque essenziale che ogni comunicazione sia ispirata a trasparenza, correttezza e rispetto.

Una tutela che non è senza responsabilità

Il riconoscimento della liceità delle registrazioni difensive non può tradursi in una “licenza di spiare”. Registrare conversazioni di nascosto resta un’eccezione, giustificata solo da esigenze precise e contingenti. Qualsiasi abuso o utilizzo distorto dello strumento può integrare violazioni anche gravi, con conseguenze non solo disciplinari ma anche penali.

La sfida, dunque, è nel bilanciamento. Da una parte, il diritto del lavoratore a difendersi efficacemente; dall’altra, il rispetto della dignità e della riservatezza degli altri soggetti coinvolti.

Conclusione

Il Supremo consesso ha concluso alla luce dei principi di diritto sopra riportati che è

” inidonea ad integrare un illecito disciplinare, la condotta del lavoratore che abbia effettuato tali registrazioni per tutelare la propria posizione all’interno dell’azienda e per precostituirsi un mezzo di prova, rispondendo la stessa, se pertinente alla tesi difensiva e non eccedente le sue finalità, alle necessità conseguenti al legittimo esercizio di un diritto ed essendo coperta dall’efficacia scriminante dell’art. 51 c.p., di portata generale nell’ordinamento e non limitata al solo ambito penalistico (Cass. 29 dicembre 2014, n. 27424).

Si è sottolineato che l’applicazione degli anzidetti principi esige un attento ed equilibrato bilanciamento tra la tutela di due diritti fondamentali, quali la garanzia della libertà personale, sotto il profilo della sfera privata e della riservatezza delle comunicazioni, da una parte e del diritto alla difesa, dall’altra; esso si deve fondare su una valutazione rigorosa del requisito di pertinenza, nella prospettiva di una diretta e necessaria strumentalità, della registrazione all’apprestamento della finalità difensiva nell’orizzonte sopra illustrato, all’interno di una scrupolosa contestualizzazione della vicenda (così Cass. n. 31204 del 2021).”

Pertanto l’ordinanza n. 20487/2025 conferma un orientamento che tende a valorizzare la sostanza rispetto alla forma: ciò che conta non è il mezzo in sé, ma la sua finalità e il contesto in cui viene utilizzato. Il luogo di lavoro non è un territorio sottratto al diritto di difesa. Ma chi intende esercitare tale diritto attraverso strumenti invasivi come le registrazioni, deve essere pronto a rispondere della legittimità – giuridica ed etica – delle proprie scelte.

In definitiva, registrare può essere un atto di difesa, ma mai una scorciatoia. E il confine tra lecito e illecito resta, ancora una volta, affidato alla capacità del giudice di valutare il caso concreto con equilibrio e sensibilità.