L’articolo 375, che ha integrato quanto disposto dall’articolo 2086 c.c. introducendo il comma 2, del Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza (D.Lgs. n. 14/2019) prevede che “L’imprenditore che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo,  amministrativo  e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale”.

Il legislatore con la suddetta norma ha voluto istituire un dovere per l’imprenditore ad una sana gestione aziendale e di adeguatezza degli assetti organizzativi. In particolare tale obbligo ricade in particolare sul consiglio d’amministrazione, tenuto a valutare tale adeguatezza, nonché i sindaci in veste di vigilanti.

In particolare il comma 2 dell’articolo 2086 del c.c. dispone a carico degli organi delegati delle società e dell’imprenditore un dovere di sana gestione. 

La normativa in commento impone al consiglio d’amministrazione il compito di valutare tale adeguatezza, mentre ai sindaci quello di vigilare sulla stessa.

A carico dell’organo amministrativo ricade l’obbligo di individuare un criterio di condotta per la gestione. La scelta del criterio ritenuto più adeguate alle dimensioni ed alle caratteristiche dell’impresa non ha vincoli normativi ma è lasciato alla discrezionalità dell’organo amministrativo. Per cui è su di loro, oltre che sul management anche sull’organo di controllo, la responsabilità sull’adeguatezza organizzativa dell’impresa.

 
E’ riconducibile al concetto di assetto organizzativo il sistema di funzioni, poteri, deleghe, processi decisionali e procedure che favorisce una chiara individuazione dei compiti e delle conseguenti responsabilità dei soggetti che intervengono nello svolgimento dei fatti aziendali.
Per cui risulta chiaro l’importanza della redazione di un organigramma aziendale in grado di esprimere funzioni, linee di responsabilità e conseguenti compiti.
 
Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha chiarito i suddetti concetti nel documento riguardante “Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate” (aprile 2018, norma Q.3.4). In tale documento l’assetto organizzativo viene definito come “il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità”.
 
Alla redazione di un organigramma aziendale con funzioni e compiti devono essere affiancate una serie di procedure operative che prevedano la presenza di figure professionali in possesso di adeguate competenze e che siano in grado di garantire soprattutto l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi, del sistema di controllo interno e la produzione di informazioni derivanti dal sistema amministrativo-contabile.
Il sopra richiamato documento del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili fornisce, sia pure sinteticamente, una definizione del suddetto sistema come “l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile e conforme ai principi contabili adottati dalla società”.
 
In ordine all’ adeguato assetto organizzativo occorre che nell’impresa sia presente:
  • un organigramma aggiornato contenente gli elementi essenziali (struttura, figure, ruoli, relazioni tra U.O., divisione dei compiti e responsabilità)
  • un mansionario
  • adeguate procedure aziendali
  • un’adeguata progettazione della struttura organizzativa evitando una concentrazione in capo ad una o poche risorse umane di informazioni vitali per l’ordinaria gestione dell’impresa. E’ ad esempio il caso dell’ufficio ammnistrativo che nelle realtà più piccole tende ad essere in mano ad un’unica persona
  • un sistema di gestione e monitoraggio dei principali rischi aziendali

In tema di assetto amministrativo occorre l’uso di alcuni strumenti al fine di una tempestiva rilevazione della crisi si impresa di seguito elencati:

  1. un piano industriale
  2. un budget economico patrimoniale e di tesoreria
  3. una situazione finanziaria settimanale
  4. strumenti di reporting

Per l’assetto contabile risulta importante:

  • essere in grado di redigere dei bilanci infrannuali almeno trimestrali
  • avere una procedura formalizzata di gestione e monitoraggio dei crediti da incassare
  • individuare indicatori chiave gestionali (KPI) per consentire valutazioni rapide costantemente
  • predisporre analisi di bilancio
  • redigere dei rendiconti finanziari periodici.

Diversamente, il codice della crisi, per l’imprenditore individuale (al quale però non è richiesto un assetto organizzativo, amministrativo e contabile) è obbligato all’adozione di misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi che non può prescindere da:

  • un adeguato monitoraggio dei debiti e della capacità di restituzione con l’istituzione di uno scadenziario previsionale
  • l’andamento del fatturato e degli ordini rapportati all’anno precedente
  • indicatori sull’andamento dei costi
  • indicatori riguardanti i margini
 
L’articolo 3 del D.Lgs. n. 14 del 2019 dispone, in tema di adeguatezza delle misure e degli assetti in funzione della rilevazione tempestiva della crisi d’impresa, che “… 1. L’imprenditore individuale deve adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie a farvi fronte.
 
2. L’imprenditore collettivo deve istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato ai sensi dell’articolo 2086 del codice civile, ai fini della tempestiva rilevazione dello stato di crisi e dell’assunzione di idonee iniziative.
 
3. Al fine di prevedere tempestivamente l’emersione della crisi d’impresa, le misure di cui al comma 1 e gli assetti di cui al comma 2 devono consentire di:
 
a) rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario, rapportati alle specifiche caratteristiche dell’impresa e dell’attività imprenditoriale svolta dal debitore;
b) verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi e rilevare i segnali di cui al comma 4;
c) ricavare le informazioni necessarie a utilizzare la lista di controllo particolareggiata e a effettuare il test pratico per la verifica della ragionevole perseguibilità del risanamento di cui all’articolo 13, al comma 2.
 
4. Costituiscono segnali per la previsione di cui al comma 3:
 
a) l’esistenza di debiti per retribuzioni scaduti da almeno trenta giorni pari a oltre la metà dell’ammontare complessivo mensile delle retribuzioni;
b) l’esistenza di debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti;
c) l’esistenza di esposizioni nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari che siano scadute da più di sessanta giorni o che abbiano superato da almeno sessanta giorni il limite degli affidamenti ottenuti in qualunque forma purche’ rappresentino complessivamente almeno il cinque per cento del totale delle esposizioni;
d) l’esistenza di una o più delle esposizioni debitorie previste dall’articolo 25-novies, comma 1. …”
 
Pertanto l’imprenditore deve predisporre un assetto organizzativo, amministrativo e contabile che deve consentire congiuntamente di:

  1. rilevare eventuali squilibri finanziari, patrimoniali ed economici
  2. verificare la sostenibilità dei debiti e la prospettiva di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi, nonché rilevare i segnali di allarme relativamente ai debiti scaduti e ad eventuali esposizioni nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari
  3. essere in grado di estrapolare il set informativo richiesto dal Ministero della Giustizia per poter fare il test di auto-diagnosi per la verifica dello stato di benessere complessivo
Al fine di fornire chiarimenti e strumenti per l’imprenditore, individuale o collettivo, e gli organi di controllo il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, unitamente alla Fondazione nazionale di ricerca dei commercialisti, ha pubblicato i due documenti di grande interesse per le professioni giuridico-contabili: 
La prima parte del primo documento esamina gli aspetti civilistici della materia, anche alla luce di recenti pronunce che hanno evidenziato l’esigenza di:
 
  • definire un’appropriata struttura organizzativa;
  • attivare procedure formalizzate
  • dotarsi di flussi informativi e strumenti contabili che possano anche consentire la rilevazione tempestiva della crisi di impresa.

Nella seconda vengono elaborate le suddette tematiche da una prospettiva di tipo aziendalistico. Vengono fornite indicazioni e spunti per la realizzazione di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili, facendo riferimento ai principali framework in materia di risk management, corporate governance e gestione delle risorse finanziarie.

Nel secondo documento vi sono alcune check list che hanno l’obiettivo di valutare criticamente gli aspetti che generalmente descrivono le dimensioni organizzativa, amministrativa e contabile delle aziende, senza prefiggersi di rappresentare di per sé in maniera dogmatica le modalità di esercizio dei controlli da esercitare.

Le liste di controllo devono consentire di avere una valutazione degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili e si interpretano secondo criteri di proporzionalità.

Nel documento vi sono tre check-list relative alla valutazione degli assetti (organizzativo, amministrativo e contabile). Le suddette liste sono precedute da due indagini (step) utili alla comprensione del modello di business. 

L’adeguatezza dell’assetto organizzativo va valutata a mezzo della verifica di un organigramma per poi accertare la presenza del funzionigramma e del mansionario.

Gli assetti amministrativi sondano gli organi societari: da quello esecutivo nelle sue varie configurazioni e attribuzioni di deleghe alla presenza dell’organo di controllo e alla presenza della funzione di revisione.

L’adeguatezza dell’assetto contabile punta a verificare le modalità di tenuta, se interna o esterna, i tempi di aggiornamento nonché la produzione di resoconti, analisi e indicatori finalizzati a poter esprimere un giudizio sulla sua efficienza e funzionalità, considerando i rischi esistenti nelle varie aree operative aziendali.