Il legislatore con la suddetta norma ha voluto istituire un dovere per l’imprenditore ad una sana gestione aziendale e di adeguatezza degli assetti organizzativi. In particolare tale obbligo ricade in particolare sul consiglio d’amministrazione, tenuto a valutare tale adeguatezza, nonché i sindaci in veste di vigilanti.
In particolare il comma 2 dell’articolo 2086 del c.c. dispone a carico degli organi delegati delle società e dell’imprenditore un dovere di sana gestione.
La normativa in commento impone al consiglio d’amministrazione il compito di valutare tale adeguatezza, mentre ai sindaci quello di vigilare sulla stessa.
- un organigramma aggiornato contenente gli elementi essenziali (struttura, figure, ruoli, relazioni tra U.O., divisione dei compiti e responsabilità)
- un mansionario
- adeguate procedure aziendali
- un’adeguata progettazione della struttura organizzativa evitando una concentrazione in capo ad una o poche risorse umane di informazioni vitali per l’ordinaria gestione dell’impresa. E’ ad esempio il caso dell’ufficio ammnistrativo che nelle realtà più piccole tende ad essere in mano ad un’unica persona
- un sistema di gestione e monitoraggio dei principali rischi aziendali
In tema di assetto amministrativo occorre l’uso di alcuni strumenti al fine di una tempestiva rilevazione della crisi si impresa di seguito elencati:
- un piano industriale
- un budget economico patrimoniale e di tesoreria
- una situazione finanziaria settimanale
- strumenti di reporting
Per l’assetto contabile risulta importante:
- essere in grado di redigere dei bilanci infrannuali almeno trimestrali
- avere una procedura formalizzata di gestione e monitoraggio dei crediti da incassare
- individuare indicatori chiave gestionali (KPI) per consentire valutazioni rapide costantemente
- predisporre analisi di bilancio
- redigere dei rendiconti finanziari periodici.
Diversamente, il codice della crisi, per l’imprenditore individuale (al quale però non è richiesto un assetto organizzativo, amministrativo e contabile) è obbligato all’adozione di misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi che non può prescindere da:
- un adeguato monitoraggio dei debiti e della capacità di restituzione con l’istituzione di uno scadenziario previsionale
- l’andamento del fatturato e degli ordini rapportati all’anno precedente
- indicatori sull’andamento dei costi
- indicatori riguardanti i margini
b) verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi e rilevare i segnali di cui al comma 4;
c) ricavare le informazioni necessarie a utilizzare la lista di controllo particolareggiata e a effettuare il test pratico per la verifica della ragionevole perseguibilità del risanamento di cui all’articolo 13, al comma 2.
b) l’esistenza di debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti;
c) l’esistenza di esposizioni nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari che siano scadute da più di sessanta giorni o che abbiano superato da almeno sessanta giorni il limite degli affidamenti ottenuti in qualunque forma purche’ rappresentino complessivamente almeno il cinque per cento del totale delle esposizioni;
d) l’esistenza di una o più delle esposizioni debitorie previste dall’articolo 25-novies, comma 1. …”
- rilevare eventuali squilibri finanziari, patrimoniali ed economici
- verificare la sostenibilità dei debiti e la prospettiva di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi, nonché rilevare i segnali di allarme relativamente ai debiti scaduti e ad eventuali esposizioni nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari
- essere in grado di estrapolare il set informativo richiesto dal Ministero della Giustizia per poter fare il test di auto-diagnosi per la verifica dello stato di benessere complessivo
- Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: profili civilistici e aziendalistici
- Assetti organizzativi, amministrativi e contabili: check-list operative.
- definire un’appropriata struttura organizzativa;
- attivare procedure formalizzate
- dotarsi di flussi informativi e strumenti contabili che possano anche consentire la rilevazione tempestiva della crisi di impresa.
Nella seconda vengono elaborate le suddette tematiche da una prospettiva di tipo aziendalistico. Vengono fornite indicazioni e spunti per la realizzazione di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili, facendo riferimento ai principali framework in materia di risk management, corporate governance e gestione delle risorse finanziarie.
Nel secondo documento vi sono alcune check list che hanno l’obiettivo di valutare criticamente gli aspetti che generalmente descrivono le dimensioni organizzativa, amministrativa e contabile delle aziende, senza prefiggersi di rappresentare di per sé in maniera dogmatica le modalità di esercizio dei controlli da esercitare.
Le liste di controllo devono consentire di avere una valutazione degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili e si interpretano secondo criteri di proporzionalità.
Nel documento vi sono tre check-list relative alla valutazione degli assetti (organizzativo, amministrativo e contabile). Le suddette liste sono precedute da due indagini (step) utili alla comprensione del modello di business.
L’adeguatezza dell’assetto organizzativo va valutata a mezzo della verifica di un organigramma per poi accertare la presenza del funzionigramma e del mansionario.
Gli assetti amministrativi sondano gli organi societari: da quello esecutivo nelle sue varie configurazioni e attribuzioni di deleghe alla presenza dell’organo di controllo e alla presenza della funzione di revisione.
L’adeguatezza dell’assetto contabile punta a verificare le modalità di tenuta, se interna o esterna, i tempi di aggiornamento nonché la produzione di resoconti, analisi e indicatori finalizzati a poter esprimere un giudizio sulla sua efficienza e funzionalità, considerando i rischi esistenti nelle varie aree operative aziendali.
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