AGENZIA delle DOGANE – Circolare n. 11 del 26 maggio 2025

Utilizzo in via prioritaria della posta elettronica certificata (PEC) nei rapporti tra privati e Associazioni di categoria con l’Agenzia in materia di accise. Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo mediante contrassegno telematico.

Premessa

 In tema di rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati, il vigente quadro normativo incentiva l’uso delle comunicazioni telematiche e, per quanto qui interessa, l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), ora anche domicilio digitale, quale essenziale forma di digitalizzazione che favorisce celerità e semplificazione delle attività nonché riduzione degli oneri per gli esercenti, pur sempre preservando la sicurezza dell’integrità e della provenienza delle comunicazioni. Con la presente circolare si invitano le associazioni di categoria degli esercenti, che operano nei diversi settori dei prodotti disciplinati dal D.Lgs. n. 504/95 (TUA) e dalle leggi riguardanti il profilo concessorio e autorizzatorio relativo al settore dei tabacchi e dei prodotti a essi assimilati e succedanei, a sensibilizzare gli stessi verso un generalizzato utilizzo del proprio indirizzo di PEC nel comunicare con le Strutture di questa Agenzia. Analoghe indicazioni valgono anche laddove gli operatori di settore agiscano personalmente.

Resta inteso che, per i procedimenti amministrativi per i quali è reso disponibile un applicativo informatico, vale quanto implementato in tali procedure.

I. Presentazione istanze in via telematica

Ad una maggiore estensione dell’ambito di applicazione della PEC vale richiamare l’art. 38 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, ai sensi del quale tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione possono essere inviate anche per via telematica (commi 1 e 3) e sono valide purché trasmesse secondo una delle modalità previste dall’art. 65, comma 1,1 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell’amministrazione digitale” (di seguito anche “CAD”), tra le quali l’invio mediante PEC.

Le istanze e le dichiarazioni prodotte secondo le variegate casistiche di cui al richiamato art. 65 sono equivalenti a quelle sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del funzionario responsabile del procedimento.

Si aggiunge che sempre il CAD, all’art. 45, statuisce che i documenti trasmessi ad una pubblica amministrazione con mezzi telematici idonei ad accertarne la fonte di provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e quindi non è necessario produrre successivamente il documento originale; all’art. 48, sancisce che la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene tramite PEC e che la trasmissione di un documento informatico tramite posta elettronica certificata equivale a notificazione a mezzo posta.

A conferma della volontà di incrementare l’uso della PEC, di cui sussiste oltretutto obbligo di iscrizione nel registro delle imprese, va considerato poi quanto previsto dall’art. 5-bis del D.Lgs. n. 82/2005 ai sensi del quale la presentazione di istanze e dichiarazioni tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente mediante le tecnologie della comunicazione nonché dal D.P.C.M. 22 luglio 2011 di attuazione secondo cui, laddove non sia prevista una diversa modalità, le comunicazioni telematiche potranno avvenire mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata (art. 3, comma 2).

Sul piano della disciplina dei prodotti sottoposti ad accisa, il D.Lgs. n. 504/95, all’art. 19-bis, rubricato “Utilizzo della posta elettronica certificata”, prescrive (comma 2) ai soggetti tenuti al pagamento dell’imposta ed a quelli che intendono iniziare un’attività subordinata al rilascio di una licenza o di un’autorizzazione comunque denominata, previste dal medesimo Testo unico, di comunicare, preventivamente, all’Agenzia delle dogane e dei monopoli il proprio indirizzo di PEC. Il medesimo articolo 19-bis dispone che l’invio di tutti gli atti e le comunicazioni previste dalle disposizioni che disciplinano i tributi del D.Lgs. n. 504/95, ivi compresi gli avvisi di pagamento di cui all’articolo 15, comma 1, effettuato da parte di questa Agenzia tramite la posta elettronica certificata, ha valore di notificazione (comma 1).

Su queste basi giuridiche, si invitano gli operatori ad avvalersi in via prioritaria della facoltà ad essi riconosciuta di presentare denunce, istanze ed ogni altra comunicazione prevista dal D.Lgs. n. 504/95, con i relativi allegati, mediante trasmissione via PEC nelle forme rituali soprarichiamate (vedi art. 65 del CAD), senza necessità di doversi recare direttamente presso le Strutture dell’Agenzia delle dogane e dei monopoli per produrre documenti cartacei e sottoscrivere gli atti d’interesse.

Ciò oltretutto consentirà, a vantaggio degli stessi operatori che aderiranno, di rendere più celere l’azione amministrativa riducendo i tempi necessari a sviluppare le attività interne connesse alla ricezione delle singole istanze.

A titolo meramente ricognitivo di norme di pari tenore, nella direzione verso una integrale forma di digitalizzazione degli scambi informativi, in tema di depositi fiscali di prodotti energetici ex art. 23, comma 4, del TUA, l’art. 6, comma 1, del decreto del Vice Ministro dell’economia e delle finanze 17 maggio 2023, di attuazione del comma 12 del citato art. 23, dispone che la trasmissione da parte dell’esercente all’ufficio competente di ogni comunicazione, istanza, documento e qualsivoglia elemento comunque denominato, previsti dal D.Lgs. n. 504/95, è effettuata esclusivamente mediante la posta elettronica certificata.

Da ultimo anche la previsione ex art. 25, comma 9, del TUA, come modificato dall’art. 5, comma 1, lettera c), punto 5), del D.L. 26 ottobre 2019, n.124, convertito, con modificazioni, dalla legge 19 dicembre 2019, n.157, nel quale è sancito che il trasferimento di prodotti energetici assoggettati ad accisa tra depositi commerciali deve essere preventivamente comunicato dallo speditore e confermato all’arrivo dal destinatario entro lo stesso giorno di ricezione, unicamente attraverso modalità telematiche agli Uffici delle dogane competenti sui depositi interessati alla movimentazione.

II. Assolvimento dell’imposta di bollo 

Nel caso di istanze trasmesse per via telematica dall’operatore, e di conseguenti atti e provvedimenti rilasciati da parte di organi dell’Agenzia, parimenti per via telematica, soggetti ad imposta di bollo quantificata ai sensi degli artt. 3, comma 1-bis, e 4, comma 1-quater, della Tariffa, parte prima, annessa al d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, l’istante può assolvere il tributo mediante pagamento ad un intermediario convenzionato con l’Agenzia delle entrate il quale rilascia con modalità telematiche l’apposito contrassegno.

Il soggetto interessato comprova l’eseguito versamento applicando la marca da bollo sull’istanza, qualora redatta in formato cartaceo, scansionata e inviata a mezzo PEC, o riportando nell’istanza firmata digitalmente il codice numerico identificativo composto da 14 cifre impresso nel contrassegno telematico, rilasciato dall’intermediario che svolge il servizio di riscossione, unitamente a data ed ora di emissione, allo scopo di riscontro.

Nella seconda ipotesi l’istante trasmette mediante PEC all’Ufficio competente, oltre alla richiesta, anche una apposita dichiarazione sostitutiva ex art. 47 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, il cui format risulta in allegato 1 alla presente Circolare (contrassegnando quindi l’apposita casella “istanza” e specificando il contenuto della richiesta, es.: rilascio licenza minuta vendita, rilascio licenza di esercizio impianto di distribuzione carburanti, ecc.) recante gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta di bollo.

Lo stesso soggetto, in tutti i casi, procede ad annullare il contrassegno utilizzato – tramite apposizione, parte sul contrassegno e parte sul foglio della istanza/dichiarazione, della firma leggibile del richiedente – e a completare, nella stessa dichiarazione, i campi appositamente indicati per il giorno e l’ora in cui il contrassegno è stato emesso. Si evidenzia che il contrassegno dovrà necessariamente avere data contestuale o antecedente a quella di presentazione dell’istanza.

Qualora, a seguito dell’istruttoria, sia intendimento dell’Ufficio accogliere l’istanza, il predetto Ufficio invia una comunicazione al soggetto istante beneficiario per invitarlo al pagamento dell’imposta di bollo da applicare, il cui assolvimento verrà dimostrato mediante l’utilizzo dello stesso prospetto allegato 1, nel quale, nel caso di specie, dovrà essere barrata la apposita casella” provvedimento”, specificando la tipologia dello stesso (es … licenza di minuta vendita, autorizzazione, ecc.), e dovrà essere annullato il contrassegno con le stesse identiche modalità precedentemente descritte.

Si ribadisce che lo stesso, per essere valido, dovrà avere necessariamente una data antecedente o contestuale a quella del provvedimento finale. L’Ufficio riporta le informazioni così acquisite nel provvedimento finale parimenti notificato tramite posta elettronica certificata ex art. 19-bis del D.Lgs. n. 504/95.

Qualsiasi dichiarazione sostitutiva attestante l’assolvimento della imposta di bollo deve essere conservata per tre anni, ovvero per l’intero termine di decadenza previsto per l’accertamento di eventuali violazioni da parte dell’Amministrazione finanziaria ex articolo 37 del d.P.R. 642/1972, e, in ogni caso, per il periodo corrispondente alla validità del titolo rilasciato, ove superiore ai citati termini.

III. Portali e servizi digitali 

Appare opportuno segnalare la necessità di utilizzare, ove previste, le procedure informatiche di cui l’Amministrazione dispone e di trasmettere le istanze e assolvere il tributo come indicato nei paragrafi precedenti. Ciò anche in attesa dell’implementazione di nuovi servizi telematici che consentano la presentazione telematica delle istanze nei casi attualmente non previsti e consentano il pagamento del bollo nell’interfaccia dedicata.

Si ricorda che per la presentazione e la gestione delle istanze telematiche da parte dei soggetti depositanti che intendono stoccare propri prodotti energetici sottoposti ad accisa presso depositi di cui agli artt. 23 e 8 del TUA eserciti da terzi, in attuazione di quanto disposto dal decreto ministeriale 12 aprile 2018, permangono le istruzioni sull’uso del canale telematico (istanze traders) dettate con la nota prot. n. 73179/RU del 2 luglio 2018 dell’allora Direzione centrale tecnologie per l’innovazione.

Per quanto qui interessa, al termine della compilazione dell’istanza telematica, i richiedenti l’autorizzazione appongono il sigillo elettronico e richiedono il pagamento del bollo attraverso il servizio @e.bollo. Qualora, all’esito della fase istruttoria, il procedimento avviato dall’operatore si concluda positivamente con l’adozione del provvedimento autorizzativo, l’Ufficio ed il soggetto destinatario potranno osservare i comportamenti raffigurati al paragrafo II per l’applicazione del bollo sull’atto finale.

Per quanto concerne la registrazione dei prodotti da inalazione senza combustione costituiti da sostanze liquide e aromi si rammenta agli operatori che gli stessi sono tenuti a proporre le relative istanze, finalizzate al rilascio dei codici di commercializzazione dei prodotti, esclusivamente a mezzo del portale “PLI-PAT”, tramite collegamento al sito istituzionale dell’Agenzia, utilizzando le credenziali SPID/CNS/CIE.

L’operatore potrà inserire sul portale telematico “PLI-PAT” sia la richiesta di associazione alla propria partita IVA dei prodotti già provvisti di codice di commercializzazione, ossia dei prodotti già censiti, sia l’istanza di registrazione relativa a nuovi prodotti, ossia prodotti non ancora censiti, dei quali occorre anche attestare la conformità alla normativa vigente.

Come previsto nell’informativa dell’8 gennaio 2025, prot. n. 34558/RU di questa Direzione, nel caso in cui la presentazione delle suddette istanze venga demandata a un soggetto diverso dal rappresentante legale della società, è necessario trasmettere apposito atto di delega, disponibile sul portale stesso, all’indirizzo PEC dir.attinominaplipat@pec.adm.gov.it.

IV.              Impiego agevolato gasolio usato come carburante per trasporto di merci e di persone 

Con specifico riguardo alla fruizione dell’impiego agevolato di cui all’art. 24-ter ed al punto 4-bis della Tabella A allegata al D.Lgs. n. 504/1995 in materia di gasolio commerciale nel settore del trasporto, gli esercenti interessati predispongono in via preferenziale la dichiarazione trimestrale di rimborso utilizzando il software reso disponibile da questa Agenzia e la presentano per mezzo del Servizio Telematico Doganale – E.D.I.

Tale opzione prioritaria, favorendo semplificazioni amministrative, riduce i tempi di riscontro formale delle dichiarazioni e consente all’Ufficio delle dogane di procedere più celermente al riconoscimento dell’ammontare del credito spettante all’esercente servizi di trasporto, il quale può prontamente avvalersene a compensazione delle somme a suo debito.

Coloro che ancora non aderiscono a tale forma di presentazione possono trasmettere a mezzo PEC all’Ufficio delle dogane la dichiarazione trimestrale di rimborso compilata nella modalità sopra richiamata e sottoscritta secondo le regole di cui al par. I della presente circolare, accludendo il file in formato .dic che ne riproduce integralmente il contenuto 2.

V.      Procedimenti relativi all’iscrizione in tariffa di tabacchi lavorati, di prodotti solidi da inalazione e di altri prodotti soggetti ad imposta di consumo 

In attesa della definizione di apposite procedure telematiche, in corso di realizzazione, le istanze per l’iscrizione in tariffa dei tabacchi lavorati, ai sensi dell’articolo 39-quater del decreto legislativo n. 504/95, devono essere presentate a mezzo posta elettronica certificata, secondo le modalità previste dalla specifica disciplina di settore, come già espressamente previsto dalla circolare 13 del 30 maggio 2020.

La medesima modalità è utilizzata per le istanze di inserimento nella tabella di commercializzazione dei prodotti solidi da inalazione, di cui all’articolo 62-quater.2 del citato decreto legislativo, come indicato specificamente all’articolo 5 della determinazione direttoriale n. 1049/RU del 2 gennaio 2025, e dei prodotti soggetti ad imposta di consumo, di cui all’articolo 62-quater.1, all’articolo 62-quater.2 e all’articolo 62-quinquies del medesimo decreto.

Le disposizioni relative ai detti ultimi prodotti sono indicate, rispettivamente, all’articolo 4 della determinazione direttoriale n. 406606/RU del 9 settembre 2022 e all’articolo 3 della determinazione direttoriale n. 242266/RU del 31 dicembre 2019.

Per completezza si segnala che le istanze, inoltrate a mezzo pec, devono essere debitamente sottoscritte con firma digitale dai soggetti legittimati, quale il rappresentante legale del produttore o dell’importatore, come da statuto o atto costitutivo della società, ovvero da apposita procura o mandato con rappresentanza.

VI. Procedimenti relativi alle concessioni, alle autorizzazioni e alle istruttorie in materia di tabacchi, di prodotti assimilati e di prodotti soggetti a imposta di consumo 

Anche per i procedimenti relativi ai depositi fiscali di tabacchi lavorati, ai depositi di prodotti liquidi da inalazione e aromi, di nicotine pouches e di prodotti da inalazione senza combustione costituiti da sostanze solide diverse dal tabacco, di prodotti accessori ai tabacchi da fumo, alle rivendite di generi di monopolio, ai patentini, ai negozi di vicinato, alle farmacie e alle parafarmacie, valgono le disposizioni di cui ai citati art. 38 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, e art. 65, comma 1, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Va da sé che le relative istanze e dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli artt. 46 e 47 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 debbano avere i contenuti di forma e sostanza previsti da atti e regolamenti dell’Agenzia, anche per come recepiti nella modulistica pubblicata sul sito della predetta Agenzia che devono essere debitamente sottoscritte con firma digitale o autografa corredata, in quest’ultimo caso, da valido documento di identità dell’istante/dichiarante.

Con specifico riguardo all’assolvimento dell’imposta di bollo, si rinvia a quanto previsto al paragrafo II.

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Con la presente circolare si vuole assicurare una maggiore efficienza dell’Agenzia, nell’ottica più ampia di razionalizzazione, semplificazione ed economia dei procedimenti amministrativi, e garantire al contempo finalità di contrasto e prevenzione della corruzione.

Tutto quanto sopra argomentato, si ribadisce che rimane ferma la possibilità di assolvere l’imposta sui documenti informatici, laddove tale funzionalità sia disponibile, attraverso le specifiche aree del Portale di questa Agenzia dedicate a servizi interattivi di acquisizione delle istanze e si raccomanda ai Direttori territoriali di promuovere l’impiego delle predette funzionalità da parte degli operatori nonché di favorire un pieno utilizzo della PEC, quale strumento ordinario di comunicazione con quest’Amministrazione.

Si invitano le Strutture di questa Agenzia a conformare la propria attività alle indicazioni fornite con la presente circolare, vigilando sulla corretta osservanza delle stesse e avendo cura di segnalare alla Scrivente ogni eventuale criticità riscontrata.

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note

1 Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni «omissis» sono valide: a) se sottoscritte mediante una delle forme di cui all’articolo 20; b) ovvero, quando l’istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), la carta di identità elettronica o la carta nazionale dei servizi; b-bis) ovvero formate tramite il punto di accesso telematico per i dispositivi mobili di cui all’articolo 64-bis; c) ovvero sono sottoscritte e presentate unitamente alla copia del documento d’identità; c-bis) ovvero se trasmesse dall’istante o dal dichiarante dal proprio domicilio digitale iscritto in uno degli elenchi di cui all’articolo 6-bis, 6-ter o 6-quater ovvero, in assenza di un domicilio digitale iscritto, da un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS. «omissis».

2 Per i soggetti che non fanno ricorso al Servizio Telematico Doganale – E.D.I. e si trovassero impossibilitati ad utilizzare la PEC, in via del tutto residuale, l’esercente può trasmettere la dichiarazione di rimborso in forma cartacea, resa ai sensi degli artt. 47 e 48 del D.P.R. n. 445/2000 e come sopra compilata, unitamente ad un supporto informatico (CD-rom, DVD, pen drive USB) che ne riproduce il contenuto.

Allegato

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA SULL’ASSOLVIMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO

(ex artt. 38, 46 e 47 del D.P.R. 28/12/2000 n. 445)

Il/La sottoscritto/a                                                                                                                                                                            

nato/a il (GG/MM/AA)                          a                                                                                                (                                ) Codice Fiscale                                                                                                   PEC                                                                                                                                                                   

nella qualità di                                                                                                                                                                           

consapevole delle responsabilità̀ penali e degli effetti amministrativi derivanti dalla falsità̀ in atti e dalle dichiarazioni mendaci, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445 del 28.12.2000

DICHIARA

  • che il contrassegno telematico apposto in calce al seguente documento e annullato in base alle indicazioni riportate in calce1, assolve al pagamento dell’imposta di bollo relativo:

ÿ     alla istanza di       

ÿ     al provvedimento        

  • che l’originale della presente dichiarazione verrà̀ conservato dal sottoscritto con impegno di metterla a disposizione per eventuali verifiche da parte dell’Amministrazione e/o delle Autorità di controllo;

DICHIARA INOLTRE

di essere consapevole che è nella propria piena, esclusiva e diretta responsabilità, l’obbligo di non utilizzare gli stessi dati identificativi del contrassegno per istanze diverse.

SPAZIO PER BOLLO

Estremi del contrassegno

Codice identificativo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data di emissione (gg/mm/aa):                                                                                              

Ora di emissione (gg/mm/aa):                                                                                              

 

Luogo e data,                                                       

Firma2

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Il/la sottoscritto/a, ai sensi del GDPR (General Data Protection Regulation) n. 679/2016 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali), acconsente, con la precedente sottoscrizione, al trattamento dei dati personali qui forniti unicamente al fine della corretta e completa esecuzione del servizio da me richiesto.

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1 L’annullamento del contrassegno telematico dovrà avvenire tramite apposizione, parte sul contrassegno e parte sul foglio, dei seguenti estremi essenziali: firma leggibile del richiedente e data di annullamento.

2 In caso di sottoscrizione autografa, allegare copia informatica di un documento di identità in corso di validità.