AGENZIA delle ENTRATE – Provvedimento n. 198619 del 17 aprile 2024

Approvazione del modello per la comunicazione di cessazione dell’incarico di depositario di libri, registri, scritture e documenti di cui all’articolo 35, comma 3-bis, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633

Dispone:

1. Approvazione del modello per la comunicazione di cessazione dell’incarico di depositario di libri, registri, scritture e documenti

1.1 È approvato, unitamente alle relative istruzioni per la compilazione, il modello per la “Comunicazione di cessazione incarico di depositario di libri, registri, scritture e documenti” (di seguito “comunicazione”) prevista dall’articolo 35, comma 3-bis, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

2. Modalità di compilazione e trasmissione della comunicazione

2.1 La comunicazione è predisposta e trasmessa esclusivamente mediante la procedura web resa disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate.

2.2 La comunicazione è trasmessa dal depositario dei libri, dei registri, delle scritture e dei documenti di cui all’articolo 35, comma 2, lett. d), del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972 a decorrere dal trentesimo giorno successivo alla data di cessazione del relativo incarico, qualora il cliente depositante non abbia già provveduto alla variazione. La comunicazione può essere effettuata esclusivamente dopo aver informato il cliente depositante, tramite posta elettronica certificata o lettera raccomandata con avviso di ricevimento, che il depositario effettuerà la comunicazione all’Agenzia delle entrate.

2.3 In fase di compilazione della comunicazione, l’Agenzia delle entrate effettua controlli formali sulla correttezza e congruenza delle informazioni ivi contenute e, in caso di esito positivo, rilascia una attestazione di avvenuta cessazione dell’incarico di depositario.

2.4 A decorrere dalla data di rilascio dell’attestazione di cui al punto precedente, il luogo di conservazione dei libri, dei registri, delle scritture e dei documenti sopra indicati si presume coincidere con il domicilio fiscale del cliente depositante.

2.5 La comunicazione e la attestazione di cui al punto 2.3 sono messe a disposizione del depositario e del cliente depositante nelle rispettive aree riservate del sito internet dell’Agenzia delle entrate.

2.6 Con apposito avviso, pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate, verrà resa nota la data di disponibilità della procedura web di cui al punto 2.1: dalla predetta data potranno essere trasmesse anche le comunicazioni riferite alle cessazioni di incarico avvenute dal 13 gennaio 2024.

3. Trattamento dei dati

3.1 La base giuridica del trattamento dei dati personali – prevista dagli articoli 6, par. 3, lett. b), del Regolamento (UE) 2016/679 e 2-ter del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – è individuata nell’articolo 4 del decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, che ha introdotto il comma 3-bis all’articolo 35 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972, il quale prevede che il depositario dei libri, dei registri, delle scritture e dei documenti di cui all’articolo 35, comma 2, lett. d), del medesimo d.P.R., possa comunicare all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico, qualora non vi abbia provveduto il contribuente nei termini previsti dal precedente comma 3. Il nuovo comma 3-bis affida, quindi, all’Agenzia delle entrate il compito di approvare il modello per la suddetta comunicazione da parte del depositario e di definire le relative modalità di trasmissione telematica.

3.2 L’Agenzia delle entrate assume il ruolo di Titolare del trattamento dei dati in relazione all’intero processo rappresentato nei precedenti punti. L’Agenzia delle entrate si avvale, inoltre, del partner tecnologico Sogei S.p.A., al quale è affidata la gestione del sistema informativo dell’Anagrafe tributaria, designato per questo Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

I dati oggetto di trattamento sono:

– i dati anagrafici del depositario che effettua la comunicazione;

– i dati anagrafici (Partita IVA) del cliente depositante i libri, i registri, le scritture e i documenti sopra indicati;

– i dati relativi ai recapiti (posta elettronica certificata o indirizzo fisico) ai quali il depositario ha inviato il preventivo avviso dell’intenzione di comunicare all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico.

I dati trattati e memorizzati dall’Agenzia delle entrate nelle varie fasi del processo rappresentano il set informativo minimo per la corretta gestione delle comunicazioni e per l’effettuazione dei relativi controlli.

3.3 Nel rispetto del principio della limitazione della conservazione (articolo 5, par. 1, lett. e), del Regolamento (UE) 2016/679), l’Agenzia delle entrate conserva i dati oggetto del trattamento per il tempo necessario per lo svolgimento delle proprie attività istituzionali di accertamento.

3.4 Nel rispetto del principio di integrità e riservatezza (articolo 5, par. 1, lett. f), del Regolamento (UE) 2016/679) che prevede che i dati siano trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza tesa ad evitare trattamenti non autorizzati o illeciti, è stato disposto che la trasmissione della comunicazione venga effettuata esclusivamente mediante la procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle entrate, da parte del depositario cessato.

3.5 L’informativa sul trattamento dei dati personali e sull’esercizio dei diritti da parte degli interessati viene pubblicata sul sito web dell’Agenzia delle entrate ed è parte integrante della comunicazione.

3.6 Sul trattamento dei dati personali relativo alla comunicazione di cessazione dell’incarico di depositario è eseguita la valutazione d’impatto (DPIA) prevista dall’articolo 35, comma 4, del Regolamento (UE) 2016/679.

4. Modifiche al modello e alle istruzioni

4.1 Eventuali modifiche al modello e alle relative istruzioni allegate al presente provvedimento saranno pubblicate nell’apposita sezione del sito internet dell’Agenzia delle entrate e ne sarà data relativa comunicazione.

Motivazioni

L’articolo 4 del decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1, pubblicato in G.U. il 12 gennaio 2024, recante la “Razionalizzazione e semplificazione delle norme in materia di adempimenti tributari”, ha introdotto, all’articolo 35 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972, il comma 3-bis che prevede – in caso di variazione del luogo in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti di cui all’articolo 35, comma 2, lett. d), del medesimo d.P.R., conseguente alla cessazione dell’incarico di conservazione dei predetti libri e documenti – la possibilità, per il depositario cessato, di comunicare all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico stesso, qualora non vi abbia provveduto il contribuente nei termini normativamente previsti.

La comunicazione, che può essere trasmessa dal depositario solo a partire dal giorno successivo alla scadenza del termine di trenta giorni previsto dal comma 3 del citato articolo 35, deve essere preceduta dall’avviso al cliente depositante dell’intenzione di effettuare la comunicazione stessa all’Agenzia delle entrate.

Il citato comma 3-bis ha, quindi, demandato ad un provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate l’approvazione del modello per la comunicazione nonché la definizione delle relative modalità di trasmissione telematica.

Con il presente provvedimento è, pertanto, approvato il suddetto modello con le relative istruzioni.

Con il medesimo provvedimento si prevede, altresì, che la comunicazione sia inviata dal depositario esclusivamente mediante una procedura web disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate. La data di disponibilità della citata procedura web sarà resa nota con apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate: da quel momento, sarà possibile trasmettere anche le comunicazioni di cessazione di incarico avvenute dal 13 gennaio 2024, data di entrata in vigore della disposizione normativa.

Si precisa, inoltre, che con l’acquisizione della comunicazione da parte dell’Agenzia delle entrate, è rilasciata una attestazione che riporta la data a partire dalla quale il luogo di deposito dei libri, dei registri, delle scritture e dei documenti sopra indicati si presume coincidere con il domicilio fiscale del cliente depositante, secondo quanto disposto dal richiamato comma 3-bis dell’articolo 35 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972.

Si chiarisce, infine, che la comunicazione del depositario, con la relativa attestazione di cessazione, è resa disponibile al depositario e al cliente depositante nelle rispettive aree riservate del sito internet dell’Agenzia delle entrate.

Riferimenti normativi

a) Attribuzioni del Direttore dell’Agenzia delle entrate:

– Decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 (art. 67, comma 1; art. 68, comma 1)

– Statuto dell’Agenzia delle entrate (art. 5, comma 1; art. 6)

– Regolamento di amministrazione dell’Agenzia delle entrate (art. 2, comma 1).

b) Normativa di riferimento:

– Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633

– Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196

– Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016

– Decreto legislativo 8 gennaio 2024, n. 1

La pubblicazione del presente provvedimento sul sito internet dell’Agenzia delle entrate tiene luogo della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, ai sensi dell’articolo 1, comma 361, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.