Circolare 04 novembre 2013, n. 37 del Ministero dell’Economia – Attuazione del Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica

Attuazione del Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 – Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 3 aprile 2013, n. 55 – Prime istruzioni operative.

Premessa

L’emanazione del Regolamento in oggetto, entrato in vigore il 6 giugno 2013, avvia il percorso di adeguamento all’utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori introdotto dalla legge 24 dicembre 2007, n. 244 all’articolo 1, commi da 209 a 213.

Il Regolamento, all’articolo 2, stabilisce quanto segue:

– la fattura elettronica reca i dati e le informazioni indicati e definiti nel documento “formato della fattura elettronica” di cui all’allegato A del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 3 aprile 2013, n. 55;

– la fattura elettronica è trasmessa alle Amministrazioni attraverso il Sistema di Interscambio, gestito dalla Agenzia delle Entrate;

– le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura elettronica, nonché alla trasmissione e al ricevimento della stessa attraverso il Sistema di Interscambio, sono quelle del documento di cui al Tal legato B del decreto;

– la fattura elettronica è gestita secondo le linee guida contenute nel documento di cui all’allegato C del decreto.

Il successivo articolo 6, nel fissare le decorrenze rispetto alla data di entrata in vigore del Regolamento stesso, prevede, tra l’altro, che i Ministeri dal 6 giugno 2014 non potranno accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica secondo le modalità previste dagli allegati del decreto n. 55/2013 e, trascorsi 3 mesi da tale data, non potranno procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico.

Il medesimo articolo introduce, inoltre, la possibilità per le Amministrazioni di un’adesione anticipata al processo di fatturazione elettronica su base volontaria ed a seguito di specifici accordi con i propri fornitori. A tal fine il Sistema di Interscambio verrà reso disponibile alle Amministrazioni ed ai fornitori a decorrere dal 6 dicembre 2013.

La Ragioneria Generale dello Stato, a supporto dell’attività dei Ministeri, metterà a disposizione nuove funzionalità di S. che consentiranno l’ottemperanza agli obblighi legati alla ricezione e conservazione delle fatture elettroniche nonché alla gestione delle notifiche verso il Sistema di Interscambio. Il nuovo processo di fatturazione elettronica è pienamente integrato con le attuali funzioni di S. relative alla registrazione e contabilizzazione dei documenti di costo rese obbligatorie dall’art. 6, comma 6, della legge 7 agosto 2012, n. 135 e con l’emissione dei titoli di spesa.

Pertanto il processo di lavorazione di una fattura elettronica sarà sostanzialmente analogo a quello attualmente presente in S. per l’acquisizione della fattura cartacea.

In attuazione dei principi di dematerializzazione dei processi ed in accordo con l’Agenzia per l’Italia Digitale nel S. verrà introdotto un registro interno al sistema per la protocollazione delle fatture elettroniche ricevute dal Sistema di Interscambio.

Per consentire l’adesione su base volontaria prevista dall’articolo 6 del Regolamento ed in considerazione degli onerosi adempimenti che gravano sui Ministeri alla chiusura dell’esercizio finanziario, nonché quelli legati alla riapertura del nuovo esercizio, le predette nuove funzioni di S. saranno disponibili a partire dal 4 febbraio 2014.

Ferme restando le indicazioni fornite nelle linee guida di cui allegato C del decreto, con la presente circolare si illustrano le attività propedeutiche che i Ministeri dovranno porre in essere per un ordinato avvio degli adempimenti previsti dalle citate norme e per un corretto utilizzo del sistema informativo S. con riferimento a:

1) IPA – censimento uffici destinatari di fattura elettronica

2) organizzazione dei Ministeri – ruoli coinvolti

3) relazione unità organizzativa IPA – ufficio S.

4) descrizione del processo

1. IPA – censimento uffici destinatari di fattura elettronica

L’articolo 3 del Regolamento stabilisce, tra l’altro, che le Amministrazioni identifichino i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del Sistema di Interscambio, ne curino l’inserimento nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) in tempo utile per garantirne l’utilizzo in sede di trasmissione delle fatture elettroniche e ne seguano l’aggiornamento periodico. L’IPA provvede ad assegnare ai predetti uffici un codice univoco.

E’ fondamentale che le Amministrazioni garantiscano l’identificazione univoca del destinatario delle fatture secondo le regole dell’allegato D del decreto in quanto tali codici sono dati obbligatori della fattura elettronica e pertanto sono presupposti indispensabili per consentire al Sistema di Interscambio di recapitare correttamente la fattura agli uffici di pertinenza. Le Amministrazioni saranno altresì tenute a comunicare ai fornitori dei contratti in essere i codici ufficio delle unità organizzative, presenti in IPA, a cui devono essere indirizzate le fatture elettroniche.

I Ministeri, nello svolgere le attività di censimento dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche, dovranno fare riferimento alle istruzioni pubblicate nel sito www.indicepa.gov.it.

Di seguito si forniscono le informazioni che i Ministeri, nell’utilizzare le funzioni di “Gestione servizi delle Unità Organizzative” dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, dovranno indicare per utilizzare i servizi di S. che la Ragioneria Generale mette a disposizione in qualità di intermediario:

2. Organizzazione dei Ministeri – moli coinvolti

Nell’ambito della struttura organizzativa di ciascun Ministero sarà individuato un referente in materia di fatturazione elettronica il quale, ferme restando le attività di cui al precedente punto 1, assicurerà il coordinamento dei tempi e delle modalità di avvio della gestione elettronica delle fatture per gli uffici amministrativo-contabili delle varie strutture centrali e periferiche dei Ministeri stessi. Tale referente costituirà, inoltre, l’interfaccia con la Ragioneria Generale dello Stato per le attività propedeutiche all’avvio del nuovo processo mediante l’utilizzo del sistema informativo S. relazionandosi con i corrispondenti Amministratori di sistema.

In sintesi i ruoli coinvolti nel processo di avvio e gestione della fattura elettronica sono principalmente:

– referente IPA dell’Amministrazione

– referente dell’Amministrazione in materia di fatturazione elettronica

– amministratore di sistema di S.

– dirigente/responsabile dell’ufficio amministrativo-contabile destinatario di fatture elettroniche

3. Relazione unità organizzativa IPA – ufficio S.

Poiché gli uffici amministrativo-contabili sono censiti su S. con un codice dedicato, sarà necessario creare una relazione univoca tra il codice ufficio dell’unità organizzativa IPA e il predetto codice ufficio S.. Detta relazione consentirà al sistema di veicolare correttamente la fattura agli utenti.

In particolare i Ministeri dovranno:

– Individuare i codici degli uffici S. destinatari di fatture (uffici amministrativo-contabili) a cui associare il codice ufficio dell’unità organizzativa IPA corrispondente ed eventualmente integrarli a questo scopo;

– tenere aggiornata la relazione tra codice ufficio S. e codice ufficio dell’unità organizzativa IPA qualora si verifichi una variazione anagrafica sui due sistemi o una riorganizzazione dell’Amministrazione.

Per garantire i predetti adempimenti sul sistema S., nel modulo Sicurezza, a disposizione degli amministratori di sistema, saranno introdotte nuove funzionalità che consentiranno di creare/modificare/cancellare la relazione tra uffici S.-IPA prospettando:

– o l’elenco degli uffici IPA

– o l’elenco degli uffici S.

– o la selezione delle date di inizio e fine validità della relazione.

Poiché la relazione tra il codice ufficio S. e il codice ufficio dell’unità organizzativa IPA è una condizione fondamentale per il corretto indirizzamento delle fatture elettroniche, il dirigente/responsabile di ciascun ufficio amministrativo-contabile sarà chiamato a “validare” obbligatoriamente, con apposita funzione, tale relazione registrata dall’amministratore di sistema.

4. Descrizione del processo

I fornitori emettono le fatture elettroniche e le trasmettono al Sistema di Interscambio.

II Sistema di Interscambio, previa esecuzione dei controlli di integrità descritti nelle specifiche tecniche citate nel decreto, trasmette le fatture ai Ministeri che le ricevono su S..

Il S., mediante l’associazione effettuata preventivamente fra l’ufficio IPA e l’ufficio S., provvede a:

– protocollare la fattura nel registro interno al sistema

– conservare la fattura

– trasmettere le notifiche al Sistema di Interscambio

– aprire un fascicolo contenente il documento fattura e i suoi allegati

– rendere disponibile la fattura ai singoli uffici amministrativo-contabili mediante un’apposita funzionalità nell’ambito del menù di Contabilità Economico-Patrimoniale.

Tale nuova funzionalità permetterà di visualizzare l’elenco delle fatture recapitate, riconoscere o rifiutare la fattura, evidenziare quelle da registrare e contabilizzare, visualizzare la singola fattura e i suoi allegati permettendo quindi la verifica amministrativa della stessa.

Le fatture elettroniche, in analogia alle odierne fatture cartacee, dovranno essere registrate e contabilizzate per renderle disponibili al pagamento.

Emesso il titolo di spesa, al momento dell’invio in Ragioneria, il sistema S. metterà a disposizione, contestualmente al titolo, la fattura elettronica sul sistema informativo SPESE per il riscontro contabile del competente Ufficio di Ragioneria (UCB/RTS).

In ultimo si rappresenta che l’Agenzia per l’Italia Digitale ha necessità di acquisire dai Ministeri in indirizzo informazioni utili per consentire un corretto dimensionamento e funzionamento delle infrastrutture centralizzate. Si allega alla presente circolare il modulo predisposto dall’AGID per tutte le Amministrazioni, invitando a compilarlo in ogni sua parte e ad inviarlo all’indirizzo indicato nell’allegato stesso e per conoscenza a: igics.sicoge.@tesoro.it. Ovviamente, essendo S. il sistema gestionale di riferimento dei Ministeri, la riga relativa alla terza fase di processo non dovrà essere compilata.

Nell’assicurare a codesti Ministeri un costante supporto nella gestione del nuovo processo di fatturazione elettronica, si segnala che sul sito RGS – area S. (‘http://www.rgs.mef.goy.it/VERSIONE-I/e- GOVERNME1/SIGOCE), saranno pubblicate successive note operative mentre è sin d’ora disponibile il collegamento al sito www.fatturapa.gov.it.

Considerata la valenza del progetto si invitano le Amministrazioni in indirizzo ad assicurare, anche presso le proprie strutture periferiche, ampia diffusione delle novità illustrate.

Allegato

I Ministeri, al fine di consentire un corretto dimensionamento e funzionamento delle infrastrutture centralizzate, dovranno fornire all’indirizzo fatturazione.elettronicaPA@agid.gov.it entro il 15/11/2013 le seguenti informazioni:

– privati (con indicazione della causale)