Circolare INPS del 01 agosto 2013, n. 118 – Verifica Amministrativa sulle posizioni dei collaboratori delle Pubbliche Amministrazioni

Tutoraggio Grandi Committenti Pubblici – Attività di Verifica Amministrativa sulle posizioni dei collaboratori delle Pubbliche Amministrazioni – Rilascio applicativo Tutor committenti pubblici

SOMMARIO: Premessa

1.Individuazione delle Pubbliche Amministrazioni interessate all’attività di sistemazione relativa alle criticità riscontrate

1.1 Problematiche inerenti i versamenti

1.2 Problematiche inerenti le denunce

2.Attività di sistemazione delle posizioni dei collaboratori delle Pubbliche Amministrazioni – Tutoraggio Grandi Committenti Pubblici

3. Attività di Verifica Amministrativa – Piattaforma TUTOR – Rilascio applicativo TUTOR COMMITTENTI PUBBLICI

3.1 COMMITTENTI PUBBLICI da tutorare

3.2 Istruzioni operative

3.3 Convocazione delle Pubbliche Amministrazioni

Premessa

Le Pubbliche Amministrazioni si sono sempre avvalse di un elevato numero di collaboratori per i quali le stesse sono tenute, in qualità di committenti, al versamento della contribuzione dovuta alla Gestione separata ai sensi dell’art. 2, co 26 e ss della l. 335 del 1995.

A fronte di tale obbligo, nel corso degli anni, sono pervenute molteplici segnalazioni riguardo al mancato accredito dei contributi riferiti ai collaboratori delle Pubbliche Amministrazioni.

Tale situazione è stata generata più che da una reale assenza di versamenti, da una non corretta denuncia dei dati retributivi e contributivi dei collaboratori, a volte dovuta all’oggettiva complessità organizzativa delle strutture pubbliche.

La platea crescente di soggetti interessati ha reso, pertanto, necessario avviare un’attività di sistemazione delle posizioni contributive, anche in considerazione della mancanza dell’automatismo delle prestazioni nella gestione separata.

1. Individuazione delle pubbliche amministrazioni interessate all’attività di sistemazione relativa alle criticità riscontrate

Le Pubbliche Amministrazioni che impiegano un alto numero di soggetti quali collaboratori coordinati e continuativi, collaboratori a progetto, ex LSU con contratti di collaborazione, dottorandi, assegnisti di ricerca, medici specializzandi, individuate quali Grandi Committenti Pubblici, sulla base di alcuni parametri che individuano rilevanti criticità, saranno interessate all’attività di sistemazione, attraverso un confronto finalizzato al recupero della documentazione relativa ai periodi anomali e alla sistemazione delle irregolarità riscontrate.

Dall’esame delle posizioni contributive delle PP.AA. è, infatti, emerso che le problematiche evidenziate sono riconducibili alle due tipologie che di seguito si riportano.

1.1 Problematiche inerenti i versamenti

La Gestione separata prevede che i committenti effettuino i versamenti attraverso il modello F24 e comunichino i compensi erogati con i modelli “GLA”, sostituiti, a decorrere dal 1° gennaio 2005, dai flussi e-mens.

Fino al 2011 gli Enti pubblici e le Amministrazioni dello Stato non ricompresi nell’ambito di applicazione dell’art. 32-ter del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, utilizzavano esclusivamente, per i pagamenti dei contributi dovuti all’Istituto, il “mandato di tesoreria informatico”, secondo quanto stabilito dalla legge 29 ottobre 1984, n. 720, e successive modificazioni e integrazioni.

La mancata standardizzazione della compilazione dei mandati di tesoreria ha prodotto, nel corso degli anni, l’impossibilità di un abbinamento automatico dei versamenti effettuati dalle pubbliche Amministrazioni ed il conseguente mancato accredito dei contributi sulle posizioni assicurative dei lavoratori, se non a seguito di complesse lavorazioni manuali da parte dell’Istituto.

L’introduzione del modello F24 EP ha permesso di risolvere gran parte del problema, ma tuttora vi sono pubbliche Amministrazioni (Amministrazioni centrali dello Stato titolari di conti presso la Tesoreria Centrale dello Stato) che non possono utilizzare tale modello e continuano a versare tramite mandato di tesoreria.

Con la circolare n. 23 del 2013 è stata introdotta una modalità obbligatoria di compilazione del campo causale del mandato di tesoreria che, ove correttamente utilizzata, consentirà l’accredito automatico dei contributi versati. Con l’utilizzo del nuovo tracciato per la trasmissione dei mandati di tesoreria, che prevede campi standardizzati, la possibilità della mancata o errata attribuzione dei contributi viene meno, ma rimane il problema per il passato.

Per individuare e attribuire correttamente gli importi dei mandati di Tesoreria, è necessario che la pubblica Amministrazione interessata fornisca alle sedi dell’Istituto una adeguata collaborazione e, a tal fine, sarà reso disponibile, entro il mese di settembre, un applicativo denominato “Verifiche PP.AA.” che consentirà, per ogni periodo che risulta non coperto da

contribuzione, di individuare e segnalare all’Istituto il mandato relativo.

1.2 Problematiche inerenti le denunce

Nel corso degli anni alcune Pubbliche Amministrazioni hanno inviato, per la denuncia dei propri collaboratori, al posto della prevista modulistica, un elenco nominativo di beneficiari; altre, non hanno presentato alcun tipo di denuncia, ritenendo di aver assolto ogni obbligo di legge attraverso il solo versamento dei contributi.

L’assenza della denuncia, pur in presenza del relativo pagamento, non consente di generare la posizione contributiva del collaboratore. È pertanto imprescindibile che l’ente pubblico committente fornisca all’Istituto le denunce relative a propri collaboratori.

A tale scopo, in presenza di un numero elevato di collaboratori, ove possibile, saranno mutuati i dati delle dichiarazioni fiscali (Mod. 770), ma sarà comunque necessaria una verifica e validazione degli stessi da parte dell’Amministrazione committente.

Si precisa che la posizione contributiva del Committente è unica ed è legata al codice fiscale;

ne consegue che gli enti pubblici che hanno differenti articolazioni organizzative dovranno adottare le opportune misure organizzative (gruppi di lavoro, responsabile di collegamento tra i vari uffici/dipartimenti) per consentire una gestione unitaria della propria posizione.

2. Attività di sistemazione delle posizioni dei collaboratori delle Pubbliche Amministrazioni – Tutoraggio Grandi Committenti Pubblici

L’INPS ha adottato negli ultimi anni una strategia di potenziamento delle proprie funzioni consulenziali, in un’ottica di collaborazione e supporto al soggetto contribuente, attraverso un’azione di tutoraggio dedicato.

In tale ambito l’Istituto avvierà, a breve, una campagna di tutoraggio dei Grandi Committenti Pubblici. L’attività consisterà in un procedimento di analisi della posizione contributiva, indirizzata a correggere le problematiche e le anomalie tipiche di questa tipologia di contribuenti fornendo agli stessi, attraverso un processo di counseling ed affiancamento, non solo le prassi corrette per gli adempimenti futuri, ma anche strumenti ad hoc per la risoluzione delle criticità.

Le Pubbliche Amministrazioni interessate, pertanto, riceveranno una lettera dall’Istituto con l’invito ad un incontro, finalizzato all’analisi della situazione e alla predisposizione delle successive attività di normalizzazione, per il successo delle quali, è imprescindibile che gli enti interessati prestino la loro collaborazione in un’ottica di disponibilità reciproca.

3. Attività di Verifica Amministrativa – Piattaforma TUTOR – Rilascio applicativo TUTOR COMMITTENTI PUBBLICI

Nell’ambito della Verifica Amministrativa, l’Istituto ha avviato un’attività di tutoraggio rivolta alle Grandi Aziende del settore privato, che ha consentito di gestire specifiche irregolarità riscontrate nel comportamento delle aziende al fine di garantire la correttezza degli adempimenti contributivi.

Si è ritenuto opportuno estendere la medesima metodologia di lavoro anche nei riguardi delle Pubbliche Amministrazioni.

A tal fine, la Piattaforma TUTOR, già attiva come portale di accesso alle diverse attività di Tutoraggio (come da messaggio n. 9469 dell’11 giugno 2013), è stata implementata con la nuovasezione TUTOR COMMITTENTI PUBBLICI.

La Piattaforma TUTOR è disponibile nella Intranet dell’Istituto, nella sezione Processi ->

Soggetto Contribuente. Dalla Home page è possibile accedere alle diverse sezioni di tutoraggio rilasciate. Nella stessa pagina è disponibile il relativo manuale tecnico-amministrativo che descrive, per ogni singola sezione di tutoraggio, tutte le funzionalità del relativo applicativo informatico.

Le autorizzazioni per l’utilizzo della procedura oggetto di rilascio dovranno essere fornite tramite il sistema Identity & Access Management (IDM), dagli amministratori IDM.

3.1 Committenti Pubblici da tutorare

La platea dei soggetti interessati dall’attività di tutoraggio è stata predeterminata sulla base di parametri che individuano situazioni di particolare criticità.

Sono state, pertanto, individuate le Pubbliche Amministrazioni che presentavano, alla data del 12 aprile u.s. e con riferimento alle denunce contributive di competenza sino a novembre 2012, una situazione contabile complessiva che evidenziava una differenza tra dovuto e versato superiore ad € 100.000,00 o una scopertura pari o superiore al 5% tra saldo negativo e dovuto.

L’applicativo individua quattro gruppi di soggetti da tutorare:

– Università

– Amministrazioni Centrali dello Stato

– Comuni

– Altre pubbliche amministrazioni (enti locali, enti pubblici e scuole).

– Con successivo sviluppo la procedura verrà estesa a tutti i grandi committenti e in tale fase potranno essere inserite anche quelle Pubbliche Amministrazioni che al momento non sono state considerate.

3.2 Istruzioni operative

Occorre preliminarmente effettuare un’analisi complessiva della posizione contributiva, tenuto conto che le Pubbliche Amministrazioni possono presentare nell’estratto annuale le incongruenze già esposte sinteticamente in precedenza.

In dettaglio si riportano di seguito le casistiche più ricorrenti:

Mese con elevato saldo attivo: si verifica nell’ipotesi in cui sono state inviate denunce in numero inferiore a quello dei collaboratori impiegati in quel periodo. L’incongruenza si evidenzia giacché per il mese precedente e per quello successivo risultano versamenti e denunce simili per importi e per numero collaboratori.

Esempio:

periodo 11/2000 – versato € 12.980,19 – denunciato € 12.981,00 – n. 41 collaboratori – saldo -€ 0,81;

periodo 10/2000 – versato € 11.724,34 – denunciato € 2.067,00 – n. 17 collaboratori – saldo € 9.657,34;

periodo 09/2000 – versato 11.226,40 – denunciato € 11.226,00 – n. 39 collaboratori – saldo € 0,40.

È evidente che per il periodo 10/2000 è stato presentato un numero inferiore di denunce; è, pertanto, necessario avvisare l’amministrazione interessata al fine di farle produrre i dati relativi ai collaboratori mancanti.

Mancanza totale di denunce a fronte di versamenti: è una casistica ricorrente la presenza di versamenti mensili, anche per un intero anno, senza le corrispondenti denunce.

Per consentire l’abbinamento dei versamenti alle posizioni contributive dei collaboratori, occorre distinguere:

– per i periodi dal 2005 in poi il Committente dovrà provvedere all’invio dei flussi emens;

– per i periodi precedenti al 2005, la sistemazione avverrà attraverso l’inserimento manuale delle denunce, mediante l’apposita procedura “mensilizzazione”.

Qualora il numero delle denunce sia considerevole, è possibile effettuare un riscontro con il mod.770 del Committente.

Il funzionario della verifica, contattando l’help-desk parasubordinati (SupportoGestioneSeparata_AreaContributi@inps.it) potrà richiedere l’estratto dei dati del 770 del committente in formato excel.

Una volta ricevuto l’estratto dovrà verificare la corrispondenza annuale degli importi, eventualmente correggerlo ed integrarlo insieme alla PA interessata.

Successivamente l’operatore avrà cura di rispedire lo stesso, verificato, al medesimo help-desk che provvederà, a sua volta, a caricare definitivamente i dati nella procedura “mensilizzazione”.

I dati in tal modo caricati andranno a sostituire i precedenti e nella visualizzazione dei contributi si troverà una posizione annuale per ogni collaboratore (emens annuale invece che emens mensili).

Mese non abbinato con il relativo versamento effettuato tramite mandato di tesoreria: il mandato visibile tramite Re.Bi. non è stato lavorato dalla sede e trasformato in F24 manuale, pertanto non si è abbinato.

Esempio:

periodo 12/2012 – versato € 0,00 – denunciato € 15.154,92 – saldo -€ 15.154,92- Re.Bi. del 22/1/2013 versamento di € 15.154,93 per “INPS C10 co.co.co. Dicembre 2012”. Mesi con saldo positivo e mesi con saldo negativo: qualora esistano importi versati erroneamente in più rispetto a quanto dovuto è possibile stornare la quota eccedente a copertura di successivi periodi con saldo negativo.

A tal fine, è necessario acquisire una dichiarazione (allegato 1) dell’amministrazione committente nella quale la stessa:

a) afferma che la quota in più non corrisponde ad alcuna mancata denuncia di collaboratore;

b) dichiara che i totali annui dei singoli collaboratori corrispondono a quanto esposto nel modello 770;

c) si impegna a restituire ai collaboratori la quota in più trattenuta, qualora si sia verificata tale circostanza;

d) chiede all’Istituto di stornare la quota eccedente, di uno o più periodi, a saldo di uno o più periodi con versamento inferiore al dovuto.

Esempio: periodo 02/2004 – versato in più € 13.953,07 – storno al periodo 09/2004 per -€ 4.219,90, al periodo 12/2004 per -€ 3.678,25, al periodo 04/2006 per – € 6.564,82 che, non coperto totalmente, resta con un saldo negativo pari a -€ 509,90.

Per l’attività di sistemazione che tale casistica richiede è imprescindibile la verifica dei dati presenti nel mod. 770.

Qualora questi ultimi coincidano con i dati presenti nelle denunce, sarà possibile procedere allo storno.

Se, invece, i dati non coincidono poiché gli imponibili denunciati sono superiori a quelli dichiarati con il 770, in assenza di evidenze contrarie, il dato di riferimento è quello dell’archivio della “mensilizzazione”.

Qualora i dati non coincidano, poiché gli imponibili denunciati sono inferiori a quelli dichiarati con il 770, occorrerà fare altri accertamenti.

Mese senza versamento parziale o totale: qualora non siano scaduti i termini prescrizionali o non sia intervenuto un atto interruttivo è necessario contattare l’Amministrazione per verificare le ragioni dell’assenza di versamento e farla provvedere allo stesso.

In caso di risposta negativa si procederà alla riscossione coattiva dei contributi dovuti.

Allo scopo di imputare correttamente i pagamenti effettuati tramite mandato di tesoreria, sarà rilasciato un nuovo applicativo denominato “Verifiche PPAA”, a cui sarà possibile accedere tramite l’apposita funzionalità presente nel Cassetto dei Committenti, che permetterà all’Amministrazione di indicare quali sono i versamenti corrispondenti alle denunce che non sono abbinate.

L’operatore, potrà confermare o rifiutare quanto dichiarato dall’Amministrazione, attraverso il controllo dei dati che l’applicativo gli metterà a disposizione.

Nei casi di riscontro positivo si avrà la riconciliazione fra i due parametri (denunce e versamenti) cui seguirà l’accredito nelle posizioni dei collaboratori. Con apposito messaggio saranno fornite le istruzioni di dettaglio.

3.3 Convocazione delle Pubbliche Amministrazioni

Le Sedi avranno cura di convocare le Amministrazioni interessate, utilizzando l’apposito modello di lettera presente in procedura, con invio all’indirizzo Pec di ciascuna Amministrazione e, con la medesima lettera, inviteranno le stesse Amministrazioni a fornire la specifica

documentazione necessaria alla risoluzione delle anomalie riscontrate.

Le sedi provvederanno, infine, ad organizzare il calendario degli appuntamenti compatibilmente con le esigenze delle PPAA interessate e provvederanno a concludere tutte le attività di tutoraggio entro il 31 dicembre p.v..

Il monitoraggio delle attività svolte dalle sedi verrà effettuato in automatico prelevando i dati dalla sezione statistica della procedura. I codici prodotto e 14/O, con i relativi coefficienti di omogeneizzazione, verranno comunicati con apposito messaggio.

Allegato

Alla Sede INPS di XXX

Il sottoscritto/a NOME COGNOME, CF: XXXXXXXXXXXXXXXX, nato/a a CITTÀ prov. XX Nazione XXXX. il 00/00/0000, residente in qualità di legale rappresentante/altro responsabile dell’amministrazione committente DENOMINAZIONE, CF: XXXXXXXX

Dichiara che

l’importo versato in data 00/00/000, pari ad euro 000,00, non corrisponde ad alcuna mancata denuncia relativa a collaboratore;

– i totali annui dei singoli collaboratori coincidono con quelli dichiarati con modello 770;

s’impegna a restituire ai collaboratori la quota in più trattenuta, qualora si sia verificata questa circostanza.

Pertanto il sottoscritto

Chiede

di stornare le seguenti quote, versate in più rispetto al dovuto:

euro 000,00 dal periodo 00/0000 al periodo 00/0000;

euro 000,00 dal periodo 00/0000 al periodo 00/0000;

euro 000,00 dal periodo 00/0000 al periodo 00/0000.

Ai sensi dell’art. 38 del D.P.R. 445/2000 deve essere allegata una copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.

Informativa sul trattamento dei dati personali (Art. 13 del d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante “Codice in materia di protezione dei dati personali”)

(“L’ INPS con sede in Roma, via Ciro il Grande, 21, in qualità di Titolare del trattamento, la informa che i dati personali raccolti attraverso la compilazione del presente modello, saranno trattati in osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196, nonché dalla legge e dai regolamenti in materia, e utilizzati nello svolgimento delle attività per cui lei rilascia la delega. La informa, inoltre, che è nelle sue facoltà esercitare i diritti previsti dall’articolo 7 del citato decreto legislativo, rivolgendosi direttamente al Direttore provinciale INPS territorialmente competente”.)