L’AgID ha pubblicato in data 8 maggio 2017 la lista di controllo dei “Requisiti di qualità e sicurezza per l’accreditamento e la vigilanza” che costituisce lo strumento, per le attività di vigilanza e certificazione di conformità dei documenti informatici, che supporterà la verifica dei requisiti obbligatori dei sistemi di conservazione adottati dai conservatori accreditati. Tale strumento elenca le attività di controllo da svolgere indicando gli specifici elementi da verificare ed è utilizzabile per effettuare visite ispettive.
L’AgID ha in tal modo ridefinito le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza prevedendone l’iscrizione in un apposito elenco pubblico.
Considerato che la conservazione elettronica sta diventando un elemento ricorrente, anche soprattutto per gli obblighi normativi, per gli operatori. Si rammenta che in data 11 aprile 2017 sono entrate in vigore le nuove regole tecniche sulla gestione della conservazione, e questo ha spinto gli operatori a rivisitare i propri processi di conservazione.
Con la lista di controllo, da utilizzare anche per dalle imprese che si affidano ad operatori esterni o a loro strutture interne per la conservazione elettronica dei documenti, sono state comunicate le attività che saranno realizzate presso i conservatori accreditati in esecuzione delle ispezioni, indicando evidenze documentali ed elementi da controllare in relazione ad ogni singolo requisito di qualità e sicurezza richiesto per accreditamento e vigilanza.
La lista di controllo ha importanti attività di pre-audit che i conservatori accreditati per verificare la rispondenza dei propri sistemi di conservazione agli standard individuati da AgID per il rilascio della certificazione di conformità.
L’elaborazione del documento di riscontro è stata elaborata sulla base del documento “Requisiti di qualità e sicurezza per l’accreditamento e la vigilanza” accluso alla Circolare AgID n. 65 del 2014 con cui sono state definite le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza prevedendone l’iscrizione in un apposito elenco pubblico.
Il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 contiene gli standard e le specifiche tecniche a cui devono conformarsi i sistemi di conservazione è sono alla base dei requisiti di qualità e sicurezza per la verificare della conformità
Per la determinazione dei requisiti l’AgID ha tenuto conto dello standard OAIS ed alle raccomandazioni ETSI per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni.
Partendo AgID ha finito per costituire, con la predette lista, uno strumento di verifica per i sistemi di conservazione adottati dai conservatori accreditati e che saranno oggetto di specifico controllo da parte dello stesso ente.
