L’Agenzia delle Entrate in risposta ad un’istanza di interpello, con la Risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017, ha fornito delle importanti precisazioni in ordine alla produzione e conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari di cui al D.M. 17 giugno 2014.
Il contribuente che ha inoltrato il quesito inerente, come sopra indicato, alla conservazione sostitutiva dei documenti analogici, ha chiesto di conoscere, la legittimità, della procedura proposta volta ad evitare la stampa dei documenti fiscali ricevuti in formato digitale, con particolare riferimento a quei documenti per i quali la normativa vigente prevede, a carico del cessionario/committente, specifici obblighi ai fini dell’assolvimento dell’imposta sul valore aggiunto mediante integrazione del documento (es. reverse charge).
La procedura proposta dal contribuente nell’istanza prevede che al momento della ricezione delle fatture e degli altri documenti, questi provvederà a:
- Numerare progressivamente i documenti in arrivo con un “protocollo di arrivo” formato da serie alfanumeriche ed univoche differenziate a seconda del formato del documento ricevuto. Il predetto protocollo sarà apposto in maniera differente a seconda che il documento sia ricevuto in formato cartaceo o digitale (esempio Pdf). In particolare, in caso di documento (fatture e bolle doganali) in formato cartaceo, il protocollo di arrivo verrà apposto manualmente sugli stessi. Una volta apposto verrà acquisita, tramite scanner, l’immagine dei documenti in questione, provvedendo a cestinare la copia cartacea una volta concluso il processo di conservazione sostitutiva. In caso di documenti in formato Pdf o altri formati digitali, invece, al fine di evitare la stampa dei documenti in questione, il protocollo in arrivo sarà apposto sull’immagine degli stessi, tramite apposito software;
- Integrare i documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di “reverse charge”), mediante la predisposizione (tramite apposito software) di un altro documento, che verrà allegato all’immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa. Lo stesso software che ha predisposto il predetto documento provvederà alla sua conservazione sostitutiva unitamente alla fattura di riferimento, senza che entrambi siano mai stampati in formato cartaceo;
- Registrare le fatture di acquisto nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo;
- Annotare nel registro fatture acquisiti anche il numero di “protocollo in arrivo” di cui al punto 1);
- Completare la procedura di conservazione sostitutiva (secondo quanto previsto dal Dm 17 giugno 2014);
- Cestinare i documenti in formato cartaceo una volta completata la procedura di conservazione sostitutiva.
Il parere dell’Agenzia delle Entrate – L’Amministrazione Finanziari puntualizza, in riferimento al punto 1) e 3), che il documento di cui si discute, ricevuto in formato elettronico, è da ritenersi comunque “informatico” e ciò sia nell’ipotesi in cui il documento “digitale” cui fa riferimento l’istante sia una “fattura elettronica” sin dall’origine, sia nel caso si tratti di un documento creato e/o inviato con strumenti elettronici (ma non anche “fattura elettronica”) e non sarà necessario procedere alla sua stampa.
Per cui, per l’Agenzia delle Entrate, il processo descritto dall’istante è da ritenersi corretto e non è necessario procedere alla stampa dei documenti ricevuti in formato digitale. Resta tuttavia fermo che, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico dovrà essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto (art. 5, comma 2, Dm 17 giugno 2014).
L’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione in commento, per quanto concerne il punto 2), ritiene la procedura prospettata dall’istante analoga a quella già più volte condivisa con precedenti documenti di prassi (Circolare n. 45/E/2005; Risoluzione n. 52/E/2010).
L’Amministrazione finanziaria condivide altresì le procedure di cui ai punti 4) e 5), poiché conforme a quella esaminata in altro documento di prassi, ossia la Risoluzione n. 318/E/2007 (che a sua volta, rinvia alla risoluzione n.153/E/2000).
In ordine ai punti 5) e 6) l’Agenzia delle Entrate puntualizza che la facoltà di non stampare i documenti fiscali in commento, compreso il registro dei protocolli di arrivo, è consentita laddove si proceda alla conservazione in modalità elettronica degli stessi secondo le formalità previste dalla legge, ricordando che, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014 (che a sua volta rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, “in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema”, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
Pertanto con il chiarimento fornito dall’Agenzia delle Entrate:
- il contribuente il cui periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1/1/2016 – 31/12/2016) dovrà procedere alla conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti IVA e altri documenti) entro il 31/12/2017;
- il contribuente il cui periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare (1/7/2016 – 30/6/2017) dovrà procedere alla conservazione dei documenti rilevanti ai fini IVA dell’anno 2016 entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31/12/2016. Pertanto, con riferimento alla dichiarazione annuale dei redditi del periodo 1/7/2015 – 30/6/2016 da presentarsi entro il 31/3/2017, il termine di conservazione dei documenti IVA dell’anno solare 2016 sarà il 30/6/2017, insieme agli altri documenti fiscalmente rilevanti del periodo 1/7/2015 – 30/6/2016.
