CONSIGLIO NAZIONALE DOTT. COMM. E ESP. CON. – Nota 05 giugno 2013, n. 4 – indice nazionale degli indirizzi PEC

INI-PEC Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti

Con il Decreto 19 marzo 2013 del Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) pubblicato su G.U. del 9 aprile 2013 è stata avviata la realizzazione dell’Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC) la cui istituzione era già prevista dall’art. 6-bis del D.Lgs. 82/2005, Codice dell’amministrazione digitale (CAD) (1). Il Decreto disciplina non solo la gestione e le modalità di accesso all’INI-PEC, ma anche le procedure e le forme con cui gli Ordini e Collegi alimentano l’Indice comunicando gli indirizzi di posta elettronica certificata dei professionisti iscritti all’Albo. La gestione dell’infrastruttura è stata affidata dal Ministero ad Infocamere.

L’INI-PEC è essenzialmente un registro telematico istituito presso il MISE con la finalità di rendere disponibili alla collettività gli indirizzi PEC contenuti nelle due sezioni “Imprese” e “Professionisti”.

L’accesso all’INI-PEC è consentito alle P.A., ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi e a tutti i cittadini tramite l’apposito Portale telematico che sarà attivo dal 19 giugno e che consentirà la consultazione dei dati senza necessità di autenticazione, tramite il semplice inserimento di alcuni parametri di ricerca. Alle P.A. registrate nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) sarà inoltre consentita l’estrazione di elenchi PEC ai sensi dell’art. 6, comma 1-bis del CAD.

Dal punto di vista operativo, con riguardo alla fase di prima costituzione del registro, sezione Professionisti, si ricorda che entro l’8 giugno gli Ordini dovranno effettuare per via telematica un primo trasferimento massivo degli elenchi PEC detenuti in attuazione dell’art. 16, comma 7 del D.L. n. 185/2008.

Gli aggiornamenti successivi al primo sono stabiliti con cadenza mensile per i primi mesi fino al 9 ottobre e con frequenza giornaliera a decorrere da questa data e per tutto il periodo successivo. Con questi nuovi invii saranno comunicate le variazioni relative ai soggetti già presenti nell’Indice e i nominativi dei nuovi professionisti iscritti.

Per ogni ulteriore approfondimento e per i recapiti del servizio di assistenza tecnica rivolto agli Ordini si rinvia al link “Indirizzi PEC; come inviare i dati all’indice nazionale di imprese e professionisti” sulla homepage del sito del MISE www.sviluppoeconomico.gov.it.

Si allegano alla presente nota:

– comunicato del MISE sull’istituzione dell’Indice;

– documento contenente le specifiche tecniche con il formato e la struttura del tracciato dati da comunicare.

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– Note –

(1) Così come modificato dal decreto legge n. 179/2012, convertito con legge n. 221/2012.

Allegato 1

ISTITUZIONE DEL PUBBLICO ELENCO DENOMINATO “INDICE NAZIONALE DEGLI INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA DELLE IMPRESE E DEI PROFESSIONISTI (INI-PEC)”

Ai sensi dell’art. 5, comma 3, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, è stato istituito presso questo Ministero l’”Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti (INI-PEC)”.

Si tratta di un elenco pubblico di indirizzi PEC, realizzato a partire da quelli iscritti presso i Registri delle Imprese delle Camere di commercio e da quelli detenuti dagli Ordini ed i Collegi professionali, costituito in formato aperto e consultabile puntualmente tramite il Portale telematico senza necessità di autenticazione.

Con decreto ministeriale del 19 marzo 2013 (G.U. n. 83 del 9 aprile 2013), sono state dettate le modalità di raccolta, accesso e aggiornamento degli indirizzi PEC, indicando InfoCamere quale soggetto deputato alla realizzazione e gestione operativa dell’INI-PEC.

In proposito quest’ultima ha già iniziato le attività concernenti l’avviamento del Portale telematico e sta contestualmente procedendo alle verifiche tecniche di estrazione dal Registro delle Imprese delle informazioni relative alle imprese che risultano attive e che hanno provveduto al deposito dell’indirizzo PEC.

L’articolo 4, comma 4 del citato decreto ministeriale prevede inoltre, in fase di prima costituzione dell’INI-PEC, che gli Ordini ed i Collegi professionali trasferiscano in modalità telematica ad InfoCamere gli indirizzi PEC da loro detenuti: pertanto si invia in calce al presente comunicato la documentazione tecnica che descrive modalità e formati da utilizzare per il trasferimento in questione.

Si informa, infine, che InfoCamere fornisce un servizio di assistenza dedicato agli Ordini e ai Collegi professionali, raggiungibile al numero telefonico 0664892292, ovvero alla casella mail supporto@inipec.gov.it.

Allegato 2

INI-PEC: INDICE NAZIONALE INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Formato e struttura del tracciato dati per invio/aggiornamento indirizzi PEC

Il file con i dati da comunicare ai fini del primo caricamento e, successivamente, ai fini dell’aggiornamento dell’indice nazionale indirizzi di Posta Elettronica Certificata INI-PEC deve essere preparato nel seguente modo:

1) Il file ( contenente tutti i dati trasmessi dall’ Ordine/Collegio) è di tipo formato testo formato (estensione) .csv

2) Ogni riga del file è relativa ad una singola posizione e quindi, deve contenere i dati riguardanti un singolo indirizzo PEC

3) Il carattere punto e virgola (;) deve essere utilizzato come separatore tra i campi

4) I separatori vanno riportati anche nel caso di presenza di campi vuoti

5) I campi previsti per ogni riga, nell’ordine, sono i seguenti:

– Indirizzo PEC

– Nome

– Cognome

– Numero Iscrizione (all’Ordine o Collegio)

– Codice Fiscale

– Stato (*)

– Data Iscrizione (per i nuovi professionisti iscritti all’Ordine)

– Data Cancellazione (per i professionisti non più iscritti)

– Data Estrazione (**)

6) I valori di ogni campo devono essere racchiusi tra doppi apici (”)

7) Le date devono essere fornite nel formato GG-MM-AAAA

8) Per ritenersi valido ciascun record deve contenere i seguenti campi obbligatori: Indirizzo PEC, Nome, Cognome, Numero Iscrizione, Codice Fiscale, Stato, Data Estrazione

9) Il nome del file deve seguire il seguente standard-naming:

– aggiornamenti-pec-CodiceIPA-AAAAMMDD.csv

dove CodiceIPA è appunto il Codice IPA dell’Ordine o Collegio e AAAAMMDD è anno mese e giorno di estrazione/aggiornamento dei dati.

10) Per la corretta formattazione del file .csv occorre far riferimento allo standard FC 4180 – Common Format and MIME Type for Comma-Separated Values (CSV) Files http://tools.ietf.org/html/rfc4180

11) Il file .csv deve essere codificato in formato UTF-8

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(*) Ai fini dell’aggiornamento della banca dati lo Stato, relativo a ciascuna posizione, può assumere i seguenti valori (riferimento all’Art.4 comma 5 del Decreto del 19 Marzo 2013 pubblicato nella G.U. n. 83 del 9-4-2013):

1 – per l’aggiornamento di posizione già inviata e presente in archivio

2 – per l’inserimento di una nuova posizione nell’indice

3 – per la cancellazione dell’indice di una posizione non più iscritta all’Ordine o Collegio

(**) Data di estrazione dall’archivio dell’Ordine o Collegio

Esempi:

Indirizzo PEC;Nome;Cognome;Numero Iscrizione;Codice Fiscale;Stato;Data Iscrizione;Data Cancellazione;Data Estrazione

“mario.bianchi@pec.prova.it “;”Mario”;”Bianchi”;”124562″;”BNCMRA01A01F839L”;”1″;;;”16-04-2013″

“antonio.verdi@pec.prova.it”;”Antonio”;”Verdi”;”345786″;”ANTVRD05B01F745L”;”1″;”15-04-2013″;;”16-04-2013″

“silvia.fabbri@pec.prova.it”;”Silvia”;”Fabbri”;”256566″;”SLVFBB04V53F785L”;1;;;”16-04-2013″

Modalità iniziale di invio e aggiornamento dati per l’indice INI-PEC

Ciascun Ordine è tenuto ad inviare il file.csv con i dati relativi ai propri professionisti iscritti, tramite la PEC dell’ordine indicata su www.indicepa.gov.it, all’ indirizzo PEC: aggiornamento@cert.inipec.gov.it.

Nell’oggetto dell’invio deve essere specificato se si tratta di:

– primo invio, digitando in tal caso INI-PEC PRIMO INVIO – Nome dell’ordine

– aggiornamenti, digitando in tal caso INI-PEC AGGIORNAMENTI – Nome dell’ordine

Ai fini delle abilitazioni al portale INI-PEC, nel messaggio della PEC dovrà essere indicato anche il NOME, COGNOME e CODICE FISCALE del responsabile/referente dell’Ordine o Collegio.

Esito aggiornamenti INI-PEC

Al termine dell’invio/aggiornamento dati per l’indice INI-PEC, all’indirizzo dell’Ordine da cui è stato fatto l’invio verrà consegnato l’esito dell’operazione.

In allegato a tale consegna verrà inviato un file contenente le eventuali posizioni scartate e il relativo errore.