COVID-19: informativa privacy e procedura di accesso ai locali ministeriali – MINISTERO LAVORO E POLITICHE SOCIALI – Comunicato 21 dicembre 2021

COVID-19: informativa privacy e procedura di accesso ai locali ministeriali

l Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali comunica ai soggetti che accedono ai locali del Ministero le modalità di trattamento dei dati personali in relazione alla rilevazione della temperatura corporea e alla verifica del possesso e della validità del green pass, necessari al contrasto della diffusione pandemica.

A tal fine, è stata pubblicata anche la procedura operativa per l’accesso ai luoghi di lavoro ai sensi del Decreto Legge 21 settembre 2021 n. 127 recante “Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l’estensione dell’ambito applicativo della certificazione verde COVID-19 e il rafforzamento del sistema di screening”, convertito nella Legge 19 novembre 2021, n. 165.

Allegato 1

Informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

Con la presente informativa il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali desidera rendere note ai soggetti che accedono ai locali del Ministero le modalità di trattamento dei dati personali in relazione alla rilevazione della temperatura corporea e alla verifica del possesso e della validità del green pass.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (di seguito “Ministero”), con sede in Via Vittorio Veneto 56, 00187, Roma.

RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il Responsabile della Protezione dei dati, nominato dal titolare del trattamento è raggiungibile al seguente indirizzo PEC gdpr@pec.lavoro.gov.it e-mail gdpr@lavoro.gov.it.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I Dati personali da Lei forniti verranno trattati per la finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19.

La base giuridica del trattamento si identifica nell’implementazione dei protocolli di sicurezza anticontagio, ai sensi dell’art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e del Decreto Legge 21 settembre 2021, n. 127, convertito nella Legge 19 novembre 2021, n. 165. In particolare, il trattamento dei dati personali è finalizzato esclusivamente alla rilevazione della temperatura corporea e alla verifica del possesso delle certificazioni verdi digitali COVID-19 (cd. “green pass”) in corso di validità, per consentire l’accesso ai locali del Ministero.

SOGGETTI INTERESSATI

La rilevazione della temperatura corporea è effettuata su tutti i soggetti che intendono accedere presso i locali del Ministero.

Con riferimento all’obbligo di certificazione verde, sono esclusi gli utenti che accedono presso i locali del Ministero per richiedere l’erogazione del servizio che l’amministrazione è tenuta a prestare, nonché i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica, per i quali il controllo potrà avvenire attraverso altre modalità. Soggiacciono all’obbligo il personale dipendente e tutti coloro che accedono a qualunque altro titolo.

MODALITÀ E TEMPI DI CONSERVAZIONE

Le attività di rilevazione della temperatura e di verifica del green pass sono effettuate mediante i terminali posti all’ingresso per il controllo degli accessi o dal personale appositamente incaricato mediante dispositivo portatile.

Con particolare riferimento al green pass, la verifica da parte dei soggetti incaricati si limita al controllo dell’autenticità, validità e integrità della certificazione e non comporterà la raccolta di dati dell’interessato, a eccezione di quelli strettamente necessari, in ambito lavorativo, all’applicazione delle misure derivanti dal mancato possesso della certificazione. La verifica non rivela l’evento sanitario che ha generato il green pass. Le uniche informazioni evidenziate sono solo quelle necessarie per assicurarsi che l’identità della persona corrisponda con quella dell’intestatario della certificazione: nome, cognome, data di nascita, validità del green pass.

Qualora vi fossero ragionevoli dubbi sull’identità dell’interessato, il soggetto incaricato alla verifica potrà richiedere l’esibizione di un documento di identità in corso di validità per accertare la corrispondenza dei dati visualizzati nella certificazione.

Non è consentita la raccolta, la conservazione o altre operazioni di trattamento dei dati personali contenuti nella Certificazione verde COVID-19 o nella certificazione medica per la esenzione dalla campagna vaccinale.

I dati identificativi e il superamento della soglia di temperatura sono registrati solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso agli stabili del Ministero, nonché le informazioni relative all’isolamento temporaneo sono conservati fino al termine dello stato d’emergenza previsto dalle autorità pubbliche competenti. Nessuna registrazione e/o conservazione è effettuata nel caso di mancato superamento della soglia di temperatura.

NATURA DEL CONFERIMENTO DI DATI E CONSEGUENZE DELL’EVENTUALE RIFIUTO

Il conferimento dei dati ha natura obbligatoria. Il mancato conferimento dei dati comporta l’impossibilità di accesso o permanenza nei locali del Ministero.

DESTINATARI DEI DATI

I dati non sono diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative. I dati possono essere comunicati alle pubbliche autorità. In particolare, i dati potranno essere comunicati ai soggetti incaricati della gestione delle violazioni previste dal DL 127/2021 convertito nella Legge n. 165/2021, dall’ordinamento generale e da quelli particolari.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L’interessato potrà rivolgersi al titolare del trattamento per esercitare i diritti previsti dalla normativa vigente, nei limiti di quanto espresso precedentemente, inoltrando una richiesta via mail all’indirizzo di posta elettronica del Responsabile della protezione dei dati personali del Ministero gdpr@lavoro.gov.it o all’indirizzo di posta elettronica certificata gdpr@pec.lavoro.gov.it. La informiamo che il titolare del trattamento si impegna a rispondere alle Sue richieste al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine potrà essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità o numerosità delle richieste pervenute.

È comunque diritto dell’interessato proporre un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Allegato 2

Procedura operativa per l’accesso ai luoghi di lavoro

1. SCOPO

La presente procedura ha lo scopo di definire le modalità di controllo del possesso della Certificazione Verde (green pass) per l’accesso ai luoghi di lavoro dal 15 ottobre 2021 fino al termine di cessazione dello stato di emergenza.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente procedura è predisposta in applicazione delle disposizioni previste del Decreto Legge 21 settembre 2021 n. 127 recante “Misure urgenti per assicurare lo svolgimento in sicurezza del lavoro pubblico e privato mediante l’estensione dell’ambito applicativo della certificazione verde COVID – 19 e il rafforzamento del sistema di screening”, convertito nella Legge 19 novembre 2021, n. 165, che ha esteso l’obbligo di possedere e di esibire la certificazione verde COVID-19 (c.d. green pass) anche ai lavoratori pubblici.

3. DEFINIZIONI

Certificazione Verde: certificazione digitale e stampabile (cartacea), che contiene un codice a barre bidimensionale (QR Code) e un sigillo elettronico qualificato. In Italia, viene emessa soltanto attraverso la piattaforma nazionale del Ministero della Salute. Le modalità di ottenimento della Certificazione Verde sono indicate nel D.L. 52/2021.

Green Pass: Certificazione Verde

Incaricato al Controllo: Persona, incaricata/autorizzata dal datore di lavoro per la verifica del possesso della Certificazione Verde Covid-19.

Interessato: Lavoratore o altra persona che deve accedere al luogo di lavoro, formazione o di volontariato.

4. RESPONSABILITÀ

Datore di Lavoro: è il responsabile della designazione degli Incaricati al Controllo e della predisposizione e attuazione della presente procedura;

Referente generale del controllo: responsabile del coordinamento delle procedure e delle attività di accertamento, coadiuvato da un apposito staff, che intratterrà gli opportuni raccordi con i referenti individuati dai singoli CDR, ai fini della proficua e condivisa attività di vigilanza e messa in opera delle prescrizioni normative;

Incaricato al Controllo: Responsabile delle attività di controllo previste dalla presente procedura.

5. MODALITÀ DI DESIGNAZIONE

L’incaricato al controllo della certificazione verde è designato dal datore di lavoro attraverso specifica lettera di incarico (si veda allegato 1).

6. MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL CONTROLLO

I terminali posti all’ingresso per il controllo degli accessi delle tre sedi ministeriali sono integrati con il software in grado di verificare la validità della certificazione verde. Pertanto, il tornello si aprirà soltanto quando, oltre a verificare la temperatura e il possesso della mascherina, il titolare del badge ha una certificazione valida.

I dati contenuti nella certificazione non vengono salvati.

Il personale dipendente dell’Amministrazione accede a tutte le sedi, indipendentemente dalla sede di assegnazione, con il proprio badge e con la Certificazione Verde, in formato digitale o cartaceo.

Nei luoghi di transito dei mezzi e delle autovetture autorizzate all’ingresso nei cortili interni delle sedi, il personale addetto alle portinerie, oltre alla misurazione della temperatura con i termoscanner a disposizione, accerta il possesso della certificazione verde mediante i dispositivi portatili in dotazione.

L’accertamento deve essere svolto al momento dell’ingresso e nei confronti di ciascun occupante. Il controllo dei soggetti esenti dalla campagna vaccinale sarà effettuato mediante lettura del QRCODE in corso di predisposizione. Nelle more del rilascio del relativo applicativo, tale personale – previa trasmissione della relativa documentazione sanitaria al medico competente dell’amministrazione di appartenenza – non potrà essere soggetto ad alcun controllo. Resta fermo che il Medico competente – ove autorizzato dal dipendente – può informare il personale deputato ai controlli sulla circostanza che tali soggetti debbano essere esonerati dalle verifiche. Pertanto, fino al rilascio del software di lettura del QRCODE, il personale addetto alle portinerie può consentire l’accesso di tali soggetti, tramite apertura manuale del tornello, successivamente alla rilevazione della presenza attraverso il badge, solo dopo essere stato autorizzato dal Responsabile del controllo che provvede all’opportuno raccordo con il CDR di appartenenza, per la verifica della condizione di “esenzione”.

In caso di anomalia di funzionamento dei tornelli all’ingresso, il personale incaricato informerà il Referente e provvederà al controllo della certificazione verde mediante le applicazioni installate sui dispositivi portatili. È vietato, in qualsiasi caso, di consentire l’accesso eludendo l’illustrato sistema di controllo.

Il personale assegnato agli uffici Passi delle sedi ministeriali controlla che gli accessi in entrata e in uscita avvengano tassativamente mediante il passaggio dei dipendenti o dei soggetti esterni ai tornelli posti agli ingressi delle sedi, muniti di sistema di rilevazione delle presenze, dei dispositivi per la misurazione della temperatura e di verifica della validità del green pass.

Si ribadisce l’assoluto divieto di accedere alle sedi senza i prescritti accertamenti, utilizzando il passaggio riservato alle personae disabili in modo tale da eludere i controlli sul possesso e la validità della certificazione verde.

Nel caso di accesso con autovetture nelle sedi del Ministero, il personale in servizio presso le portinerie effettua la misurazione della temperatura e il controllo del possesso della certificazione verde con l’ausilio di appositi sistemi informatici. L’accertamento deve essere svolto al momento dell’ingresso e nei confronti di ciascun occupante.

In caso di malfunzionamento dei sistemi di rilevazione posti sui tornelli agli ingressi delle sedi, ovvero al fine di evitare assembramenti o ritardi durante le procedure di ingresso, gli addetti all’Ufficio Passi effettuano le verifiche sulla validità della certificazione verde con gli appositi dispositivi mobili in dotazione, accertando la corrispondenza del nominativo indicato sul badge – o sul documento d’identità, nel caso dei visitatori – con quello riportato sulla predetta certificazione.

Sempre in caso di malfunzionamento del controllo automatizzato, il controllo della certificazione potrà essere eseguito a campione da parte dei dirigenti degli uffici, nella misura percentuale di almeno il 20 per cento del personale in servizio, secondo criteri di rotazione.

7. MANCATO POSSESSO DELLA CERTFICAZIONE VERDE

Il personale dipendente che risulti sprovvisto della certificazione verde COVID-19 non può accedere alla sede di lavoro ed è considerato assente ingiustificato dal servizio fino alla presentazione della predetta certificazione, fatta salva la fruizione degli istituti contrattuali di assenza dal servizio. L’assenza non è considerata illecito disciplinare. Per i giorni di assenza ingiustificata non è dovuta la retribuzione né è dovuto altro compenso o emolumento comunque previsti. Resta fermo il diritto alla conservazione del rapporto di lavoro. Il dipendente non in possesso della certificazione verde o che rifiuta di esibirla all’ingresso è invitato ad allontanarsi dalla sede di servizio. Gli addetti all’ufficio passi inoltrano la relativa segnalazione al Referente che provvede alla comunicazione all’ufficio di appartenenza del dipendente  medesimo.

Analogamente, il dipendente che accede al luogo di lavoro violando gli obblighi previsti inerenti sia al possesso o all’esibizione della certificazione verde, verrà segnalato dai soggetti formalmente incaricati del controllo al responsabile dell’ufficio a cui è assegnato, per l’adozione delle conseguenti misure disciplinari.

Anche in questa fattispecie, il dipendente è considerato assente ingiustificato sino alla esibizione della certificazione verde, con privazione degli emolumenti stipendiali corrispondenti, delle ferie e della decorrenza dell’anzianità di servizio. Tutte le attività in tema di controllo si svolgono nel rigoroso rispetto della normativa in materia di protezione dei dati, secondo i criteri di pertinenza e non eccedenza in relazione alle finalità per le quali vengono richiesti (cfr. informativa privacy – Allegato 2).

8. RIEPILOGO DI ACCESSO DEGLI INTERESSATI AI SITI E LUOGHI DI LAVORO SOGGETTI CHE POSSONO ACCEDERE SOGGETTI CHE NON POSSONO ACCEDERE

ALLEGATO 1

DESIGNAZIONE DELL’INCARICATO PER IL CONTROLLO DELLE CERTIFICAZIONI VERDI

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (di seguito “Ministero”), con sede in Via Vittorio Veneto 56, 00187, Roma, in relazione ai seguenti trattamenti, finalizzati alla prevenzione dal contagio da COVID-19:

1. rilevazione della Certificazione verde delle persone che accedono ai locali del Ministero – prioritariamente, ove possibile, al momento dell’accesso ai luoghi di lavoro quindi anche successivamente all’ingresso e nel corso dell’attività lavorativa, senza registrazione o conservazione, salvo quanto previsto dal seguente n. 2;

2. raccolta e uso di dati identificativi dell’interessato e registrazione dell’esito negativo del controllo solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali e comunicazione all’ufficio risorse umane;

DESIGNA E DELEGA

Il sig…/la sig …. quale soggetto incaricato dell’accertamento delle violazioni degli obblighi di cui ai commi 1 e 2 dell’art. 3 del D.L. n. 127/2021, convertito nella Legge 19 novembre 2021, n. 165, (controllo delle Certificazioni Verdi COVID-19, c.d. green pass). Tali trattamenti sopra descritti devono avvenire nel rispetto dei principi e delle norme di legge e dei regolamenti aziendali e delle prescrizioni di volta in volta impartite, in materia di protezione dei dati, e in particolare nel rispetto della riservatezza e della dignità delle persone.

È, in ogni caso, vietato richiedere copia del green Pass e registrarne la data di scadenza.

Istruzioni

Gli autorizzati:

– devono procedere alla verifica del possesso della Certificazione verde da parte di chi intende accedere ai locali del Ministero esclusivamente mediante Applicazione scaricata su dispositivo mobile o altra apparecchiatura idonea;

– devono procedere alla verifica, in alternativa, della certificazione cartacea di esenzione dal green pass;

– devono svolgere le operazioni di verifica esclusivamente tramite la captazione dell’immagine del QR code presente sul green pass;

– devono svolgere le operazioni di verifica del green pass tutelando la riservatezza delle persone anche nei confronti di terzi garantendo un’adeguata distanza di sicurezza;

– sono autorizzati ad accertarsi dell’identità del possessore del green pass richiedendo l’esibizione di un documento d’identità in corso di validità e verificando la corrispondenza dei dati anagrafici del documento d’identità con quelli visualizzati dall’Applicazione;

– non possono in nessun caso raccogliere i dati dell’intestatario in qualunque forma, ad esempio fotocopiando o fotografando pass o documenti di identità o salvando file su supporti elettronici o facendoseli inviare via email o whatsapp;

– possono richiedere l’intervento della forza pubblica nel caso in cui non venisse esibito il certificato verde COVID-19 e/o, su richiesta, il documento d’identità e l’interessato non rispettasse l’intimazione all’allontanamento.

Data, __/__/____

Firma dell’incaricato per il controllo delle certificazioni verdi per presa visione e ricevuta ___________

ALLEGATO 2

Informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

Con la presente informativa il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali desidera rendere note ai soggetti che accedono ai locali del Ministero le modalità di trattamento dei dati personali in relazione alla rilevazione della temperatura corporea e alla verifica del possesso e della validità del green pass.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (di seguito “Ministero”), con sede in Via Vittorio Veneto 56, 00187, Roma.

RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il Responsabile della Protezione dei dati, nominato dal titolare del trattamento è raggiungibile al seguente indirizzo PEC gdpr@pec.lavoro.gov.it e-mail gdpr@lavoro.gov.it.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

I Dati personali da Lei forniti verranno trattati per la finalità di prevenzione dal contagio da COVID-19. La base giuridica del trattamento si identifica nell’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio, ai sensi dell’art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e del Decreto Legge 21 settembre 2021, n. 127, convertito nella Legge 19 novembre 2021, n. 165. In particolare, il trattamento dei dati personali è finalizzato esclusivamente alla rilevazione della temperatura corporea e alla verifica del possesso delle certificazioni verdi digitali COVID-19 (cd. “green pass”) in corso di validità, per consentire l’accesso ai locali del Ministero.

SOGGETTI INTERESSATI

La rilevazione della temperatura corporea è effettuata su tutti i soggetti che intendono accedere presso i locali del Ministero.

Con riferimento all’obbligo di certificazione verde, sono esclusi gli utenti che accedono presso i locali del Ministero per richiedere l’erogazione del servizio che l’amministrazione è tenuta a prestare, nonché i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica, per i quali il controllo potrà avvenire attraverso altre modalità. Soggiacciono all’obbligo il personale dipendente e tutti coloro che accedono a qualunque altro titolo.

MODALITÀ E TEMPI DI CONSERVAZIONE

Le attività di rilevazione della temperatura e di verifica del green pass sono effettuate mediante i terminali posti all’ingresso per il controllo degli accessi o dal personale appositamente incaricato mediante dispositivo portatile.

Con particolare riferimento al green pass, la verifica da parte dei soggetti incaricati si limita al controllo dell’autenticità, validità e integrità della certificazione e non comporterà la raccolta di dati dell’interessato, a eccezione di quelli strettamente necessari, in ambito lavorativo, all’applicazione delle misure derivanti dal mancato possesso della certificazione. La verifica non rivela l’evento sanitario che ha generato il green pass.

Le uniche informazioni evidenziate sono solo quelle necessarie per assicurarsi che l’identità della persona corrisponda con quella dell’intestatario della certificazione: nome, cognome, data di nascita, validità del green pass.

Qualora vi fossero ragionevoli dubbi sull’identità dell’interessato, il soggetto incaricato alla verifica potrà richiedere l’esibizione di un documento di identità in corso di validità per accertare la corrispondenza dei dati visualizzati nella certificazione.

Non è consentita la raccolta, la conservazione o altre operazioni di trattamento dei dati personali contenuti nella Certificazione verde COVID-19 o nella certificazione medica per la esenzione dalla campagna vaccinale.

I dati identificativi e il superamento della soglia di temperatura sono registrati solo qualora sia necessario a documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso agli stabili del Ministero, nonché le informazioni relative all’isolamento temporaneo sono conservati fino al termine dello stato d’emergenza previsto dalle autorità pubbliche competenti. Nessuna registrazione e/o conservazione è effettuata nel caso di mancato superamento della soglia di temperatura.

NATURA DEL CONFERIMENTO DI DATI E CONSEGUENZE DELL’EVENTUALE RIFIUTO

Il conferimento dei dati ha natura obbligatoria. Il mancato conferimento dei dati comporta l’impossibilità di accesso o permanenza nei locali del Ministero.

DESTINATARI DEI DATI

I dati non sono diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative. I dati possono essere comunicati alle pubbliche autorità. In particolare, i dati potranno essere comunicati ai soggetti incaricati della gestione delle violazioni previste dal DL 127/2021, dall’ordinamento generale e da quelli particolari.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L’interessato potrà rivolgersi al titolare del trattamento per esercitare i diritti previsti dalla normativa vigente, nei limiti di quanto espresso precedentemente, inoltrando una richiesta via mail all’indirizzo di posta elettronica del Responsabile della protezione dei dati personali del Ministero gdpr@lavoro.gov.it o all’indirizzo di posta elettronica certificata gdpr@pec.lavoro.gov.it. La informiamo che il titolare del trattamento si impegna a rispondere alle Sue richieste al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine potrà essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità o numerosità delle richieste pervenute.

È comunque diritto dell’interessato proporre un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.