Duplicazione di fatture: occorre procedere alla emissione di note di credito, anche cumulative, ed alla registrazione delle fatture duplicate

Con la risposta all’interpello n. 447 del 13 ottobre 2023 l’Agenzia delle Entrate, ha illustrato il corretto comportamento di imprese e professionisti nel caso di duplicazione di fatture elettroniche inviate allo sdi (“Sistema di interscambio”) e sulla possibilità di emettere nota di credito ex art. 26, commi 2 e 3, del Dpr. n. 633/1972.

La vicenda nasce a causa di invii di file duplicati ­ a seguito dell’emissione di fatture attinenti le stesse operazioni e non automaticamente scartati dal “Sdi”, poiché esso non ha potuto intercettare l’errore di duplicazione in ragione della diversa nomenclatura delle fatture e dei relativi duplicati.

L’Agenzia delle entrate ha preliminarmente precisato che la trasmissione delle fatture elettroniche può avvenire:

• direttamente tra gli operatori economici tramite il Sistema di Interscambio
• attraverso l’intermediazione di soggetti abilitati.

Gli intermediari possono anche emettere le fatture per conto degli operatori economici oltre che a trasmetterle al SdI e offrire servizi di conservazione sostitutiva delle fatture.

Nel documento in commento l’Agenzia puntualizza che il SdI, per ogni file correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici all’inoltro al soggetto destinatario. In particolare, il SdI verifica, tra l’altro, la nomenclatura e l’unicità del file trasmesso, al fine di intercettare ed impedire l’invio di un file già trasmesso (duplicato). Il mancato superamento di questi controlli genera lo scarto del file che, conseguentemente, non viene inoltrato al destinatario.

Per l’Agenzia delle entrate “… la duplicazione dei documenti riguardi le medesime operazioni ­ e non operazioni differenti, nel qual caso, l’istante sarebbe tenuto agli ordinari obblighi di registrazione, ex articolo 23 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 (di seguito decreto IVA), dei predetti duplicati nei rispettivi periodi d’imposta, con le connesse incidenze sulle liquidazioni periodiche e sulla dichiarazione annuale, e con i risvolti sanzionatori che la tardiva registrazione implicherebbe ­ l’errore commesso dall’istante può essere rimediato tramite la registrazione, nel periodo di imposta corrente, di tutti i duplicati emessi dall’intermediario della controparte e, contestualmente, lo storno dei medesimi mediante l’emissione di nota di variazione ex articolo 26 del decreto IVA.

Al riguardo, si rammenta che il menzionato articolo 26, ai commi 2 e seguenti, disciplina le rettifiche in diminuzione dell’imponibile o dell’imposta qualora un’operazione per la quale sia stata emessa fattura ­ successivamente alla registrazione di cui agli articoli 23 e 24 del medesimo decreto IVA ­ venga meno in tutto o in parte ovvero se ne riduca l’ammontare imponibile. …”

Infine l’Agenzia ha ribadito quanto, in un caso simile di duplicazione di fatture, il chiarimento fornito con risposta ad Interpello n. 395/2019, è stato precisato che l’errore di duplicazione delle fatture elettroniche emesse “può ricondursi alle figure ‘simili’ alle cause di ‘nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione’”.

Per cui procedendo alla registrazione dei duplicati, si potrà procedere alla emissione e registrazione delle note di credito per lo storno degli stessi. Tali note di variazione possono altresì essere cumulative per ogni codice identificativo Iva di ciascun soggetto acquirente, indicando gli estremi di ciascuna fattura duplicata di cui si vuole stornare l’importo complessivo e, nel campo ‘‘causale’’, la dizione ‘‘storno totale delle fatture per errato invio tramite Sdi’’.