FAQ – Fattura elettronica, aspetti operativi

NON NECESSARIAMENTE: si può inviare le fatture elettroniche al SdI (Sistema di Interscambio), che le consegnerà all’indirizzo telematico del cliente riportato in fattura, anche mediante una casella PEC indirizzando quest’ultima alla casella sdi01@pec.fatturapa.it oppure utilizzando la funzionalità “Trasmetti” presente nel Portale “Fatture e Corrispettivi“.

L’accreditamento al SdI deve essere effettuato solo nel caso in cui si decida di attivare un “canale telematico” SFTP o Web Service , cioè un canale telematico dedicato e sempre attivo tra uno o più server dell’azienda e il Sistema di Interscambio.

Questa procedura, quindi, e` rivolta a quegli operatori caratterizzati da un particolare grado di informatizzazione, capaci di gestire con continuita` e con costante presidio di personale il sistema informativo collegato al SdI e che devono trasmettere un numero molto rilevante di file fatture elettroniche.

Per attivare questo canale telematico, inoltre, occorre stipulare un “accordo di servizio” con il SdI attraverso l’invio di una “richiesta di accreditamento”, cioe` compilando un modulo online all’interno del quale vanno inseriti una serie di informazioni tecniche dettagliate (per maggiori informazioni si rimanda alle specifiche tecniche allegate al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018).

Se occorre inviare poche fatture al giorno, e` sufficiente utilizzare una PEC ovvero il servizio web del Portale “Fatture e Corrispettivi”.

Si ricorda che il “postino” (SdI) accetta le fatture elettroniche di un operatore IVA anche da una PEC o da un canale telematico (SFTP o Web Service) non direttamente gestito dall’operatore stesso: in definitiva, l’utente potrà decidere se mandare al SdI lui direttamente, attraverso i suoi canali, la fattura elettronica oppure farla mandare per suo conto da un terzo soggetto (es.: un intermediario o un provider) sulla base di accordi privati tra le parti.

SI, solo le fatture elettroniche trasmesse tramite il SdI (Sistema di Interscambio) sono valide ai fini fiscali.

Per le fatture tra privati il SdI (Sistema di Interscambio) accetta anche fatture elettroniche non firmate digitalmente, mentre la firma rimane un obbligo per le fatture elettroniche verso la PA.
La firma digitale può essere un modo per garantire autenticità dell’origine e integrità del contenuto della fattura.

I servizi gratuiti presenti nel Portale Fatture e Corrispettivi possono essere utilizzati da tutti i soggetti titolari di Partita IVA, dai loro delegati (intermediari appositamente delegati secondo le disposizioni del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 5 novembre 2018) e dai loro incaricati (nel caso di persone giudiriche).

La situazione è determinata da un errato funzionamento della Java Virtual Machine (JVM) che si manifesta al verificarsi di due condizioni:

• È stata installata una JVM con una versione tra la 1.8.172 e la 1.8.191
• Non si è connessi ad Internet

Per rimuovere l’inconveniente, è necessario:

• connettersi ad Internet
• procedere alla disinstallazione della JVM installata
• raggiungere il seguente link del sito ufficiale della Oracle
• scaricare la JVM versione 1.8.192 (o successive) , specifica per l’ambiente sul quale deve essere installato
• installare la JVM scaricata
• collegarsi alla pagina del sito dell’Agenzia delle Entrate in cui è pubblicato il software di compilazione che si intende utilizzare off-line ed eseguirlo, selezionando l’apposito link
• a questo punto è ripristinato il corretto funzionamento, anche in modalità off-line.

La Pubblica Amministrazione non ha necessità di registrare un indirizzo telematico perché nei suoi confronti il cedente/prestatore effettuerà sempre una “FE PA” inserendo nel campo codice destinatario il codice di 6 caratteri registrato in “IPA“.

Il QRCode può essere generato anche dalle PPAA che hanno Partita IVA.

Per generarlo si può accedere al portale Fatture e Corrispettivi oppure dall’interno dell’area riservata Entratel.

Con l’avvio della fatturazione elettronica tra privati potrebbe capitare sempre più frequentemente di ricevere sulla propria casella PEC messaggi con allegati file fattura che presentano estensione .xml.p7m.

Si tratta di file firmati digitalmente con firma Cades; per aprirli è necessario installare sul proprio computer un apposito software. Tali software sono facilmente reperibili sul web sia a pagamento che gratuitamente (licenza open source).

Il file xml ottenuto dopo aver “decifrato” la firma può essere agevolmente visualizzato in formato html utilizzando la funzionalità “Visualizzare la fattura” dell’area “Fatturazione elettronica” del sito “Fatture e Corrispettivi”.

Per recuperare il QR Code è necessario accedere al sito web Fatture e Corrispettivi e scegliere l’area Gestori ed Esercenti.
Fra le voci di menu selezionare “Ricerca dispositivo” e con l’apposito pulsante, senza impostare nessun filtro, viene visualizzato l’elenco dei dispositivi che sono stati correttamente registrati a sistema. Si può entrare nel dettaglio selezionando il link presente sul numero di matricola. Viene quindi visualizzata la pagina di dettaglio in cui sono visibili i dati del dispositivo ed in fondo alla pagina è presente il pulsante per estrarre dal sistema il QR Code.
La funzione non permette la stampa del QR Code ma il salvataggio di un file (con estensione .jpg) che deve essere stampato fuori dal sistema.

L’operazione in oggetto viene riportata nella comunicazione indicando la natura N5 – regime del margine, come peraltro già chiarito nella Circolare n. 1/E del 7 febbraio 2017.

Nella comunicazione dati fattura verranno riportati i documenti emessi in base alla data di annotazione sul registro IVA vendite, come già previsto per gli autotrasportatori.

Nella comunicazione dati fattura verranno riportati esattamente gli stessi dati indicati in fattura; di conseguenza verrà riportato il dato del domicilio indicato in fattura (cioè il domicilio dell’agenzia viaggi) in quanto come da espressa previsione normativa è data facoltà alle agenzie viaggi organizzatrici di non reperire i dati di residenza del cliente viaggiatore finale, domiciliandolo presso l’agenzia viaggi intermediaria. Si ricorda che nella comunicazione va, in ogni caso, riportato l’identificativo fiscale (CF o Partita IVA) del cliente così come indicato nella fattura.

Le agenzie organizzatrici (che emettono fattura per conto delle agenzie di viaggi per il riconoscimento delle provvigioni di queste ultime e annotano le fatture sia nel registro vendite che nel registro acquisti) inviano i dati di questo tipo di fattura tra i dati DTR (fatture di acquisto) con la codifica N6 – inversione contabile indicando la relativa imposta, ove la fattura riguardi operazioni imponibili, e con la codifica N3 – non imponibile, nel caso in cui la fattura riguardi operazioni non imponibili.

Le agenzie intermediarie comunicano i dati della fattura emessa (per loro conto dall’organizzatore), compilando i campi della sezione DTE e utilizzando la codifica N6 – inversione contabile (senza riportare l’imposta), ove la fattura riguardi operazioni imponibili, e con la codifica N3 – non imponibile, ove la fattura riguardi operazioni non imponibili.

Dal 1° luglio 2018, se si aderisce alla convenzione di servizio, le fatture (compresa la PA) con data di trasmissione successiva alla data di adesione saranno conservate in automatico se transitate sul Sistema di Interscambio, le fatture (compresa la PA) con data documento minore uguale alla data di adesione dovranno essere inviate in conservazione tramite upload.

Aderire all’accordo di servizio, nell’area web di fruizione dei servizi – sezione dedicata alla conservazione.

Tra i controlli che effettua il Sistema di Interscambio (SdI) ve ne sono alcuni che non possono essere applicati in fase di generazione. In particolare questi controlli riguardano:

• Nome del file della fattura duplicato
• Fattura duplicata
• Data fattura successiva alla data di ricezione.

Sì, il file allegato – insieme alla fattura – non dovrà avere dimensioni superiori ai 5 Mb; in caso contrario il sistema prospetta all’utente un messaggio di errore.

Sì, se si tratta della fattura compilata durante l’ultima sessione ovvero se si importa un file xml compatibile (per esempio un file xml generato con la funzionalità e poi salvato sul proprio computer o sul proprio dispositivo mobile).

Sì, il sistema salva sempre i dati inseriti nell’ultima sessione di lavoro, anche se la generazione della fattura non è stata completata.

Le possibili azioni sono:

• salvare la fattura nel formato previsto (“salva Xml”) per inviarla al Sistema di Interscambio (SdI) che la consegnerà al cliente;
• apporre sul file il “sigillo” elettronico fornito dall’applicazione (“Sigillo” – solo per Fattura Ordinaria e Fattura Semplificata) per garantirne l’integrità e l’immodificabilità;
• simulare il controllo che effettuerebbe il Sistema di Interscambio (“Controlla”);
• trasmettere la fattura al SdI;
• visualizzare, salvare e stampare la fattura in versione PDF (“Visualizza pdf”), secondo il layout scelto tra i due disponibili nella funzionalità “Personalizza la tua fattura” (si ricorda che va inviata al SdI solo la fattura in formato Xml).

Una volta compilati tutti i quadri di generazione della fattura, è possibile vedere la fattura nel suo complesso per verificare che non siano stati commessi errori.

Qualora si volessero modificare le informazioni inserite si può agilmente tornare nell’apposita sezione (“I miei dati”, “Cliente”; “Dati della fattura” etc.), cliccando sul link “Modifica“.

I dati del Cliente potranno essere inseriti manualmente nella maschera “Cliente” e memorizzati in rubrica.
Possono essere salvati fino a 500 clienti. I dati memorizzati potranno essere utilizzati per le generazioni successive ovvero eliminati dalla rubrica se non più necessari.

No, al primo accesso per la generazione di una nuova fattura, i dati del fornitore presenti nei campi della sezione “I miei dati” sono quelli reperiti dall’Anagrafe tributaria. Tranne la partita IVA, tutti gli altri dati possono essere modificati e salvati.
Dall’accesso successivo al primo salvataggio le informazioni visualizzate sul fornitore saranno quelle memorizzate al primo accesso o nella sessione più recente. E’ comunque sempre possibile ritornare sulla maschera “I miei dati” per modificare ed eventualmente memorizzare i nuovi dati.

L’applicazione guida l’utente nei singoli passaggi principali di compilazione di una fattura (per riportare solo i dati obbligatori ex. art. 21 del d.P.R. n. 633/72). Per inserire in fattura altri dati obbligatori per legge e facoltativi (es.: dati riferiti al contratto, alle spese anticipate per il cliente che non concorrono all’imponibile ecc.), sarà possibile cliccare su un help contestuale (individuato dall’icona “i”). E’ inoltre disponibile una guida dedicata della procedura all’interno dell’area dedicata alla fattura elettronica del sito dell’Agenzia delle entrate.

Sì. I dati della fattura in corso di generazione vengono salvati automaticamente ogni volta che si cambia pagina e sono mantenuti in memoria fino a quando non si comincia a generare la fattura successiva. Inoltre è possibile salvare un file xml con i dati della fattura parzialmente o totalmente compilata e richiamarlo per proseguire o modificare la generazione. Questa funzionalità può consentire, ad esempio, di tenere in memoria il facsimile (o modello) della fattura che si è soliti predisporre e riutilizzarlo per modificare – di volta in volta – solo i dati che occorre (es.: i dati del cliente, gli importi ecc.).

In fase di generazione della fattura gli importi rilevanti ai fini fiscali (imponibile e IVA) sono quelli riportati nella sezione di riepilogo distinti per aliquota ovvero natura IVA.
Conseguentemente, l’importo totale del documento deve essere digitato dall’utente. Il sistema calcola un importo totale per suggerirlo a chi compila la fattura, ma l’utente non è vincolato a utilizzare il valore calcolato e potrebbe modificarlo ad esempio per esercitare uno sconto sul totale della fattura (nella consapevolezza che – ai fini della determinazione dei corrispettivi e dell’IVA – resteranno validi i valori di riepilogo distinti per aliquota/natura IVA).

Tutti gli importi, per essere accettati dal sistema, devono essere comprensivi di punto (per separare la parte intera dai decimali) e di almeno due cifre decimali. Non sono accettati il segno meno, la virgola e altri caratteri diversi dai numeri e dal punto.

In caso di digitazioni non corrette, l’anomalia viene riportata, con le eventuali altre segnalazioni, in fondo alla pagina.

I dati di chi emette la fattura provengono dall’Anagrafe Tributaria, ma l’utente può modificarli, con l’eccezione del numero di partita IVA (vedi NOTE), al momento della generazione di una fattura. La modifica ha effetto solo sulla fattura in corso di generazione. Se, però, l’utente richiede il salvataggio dei dati (tramite il tasto “Salva i miei dati”), sarà applicata anche a tutte le fatture generate successivamente.

NOTE

L’unico caso in cui può essere modificata la partita IVA è se si sceglie come tipo documento l’AUTOFATTURA ex art. 6 d. Lgs 471/97.

Il Codice Destinatario a 7 caratteri, che può essere utilizzato solo per fatture elettroniche destinate ai soggetti privati, potrà essere reperito attraverso un nuovo servizio reso disponibile entro il 9 di Gennaio 2017 sul sito “www.fatturapa.gov.it”, pagina “Strumenti – Gestire il canale”.
Il codice potrà essere richiesto solo dai quei soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio per ricevere le fatture elettroniche. E’ possibile richiedere più codici fino a un massimo di 100.
Per i soggetti che invece intendano ricevere le fatture elettroniche attraverso il canale PEC, è previsto l’uso del codice destinatario standard ‘0000000’ purché venga indicata la casella PEC di ricezione in fattura nel campo PecDestinatario.
Vale la pena ricordare che per le fatture elettroniche destinate ad Amministrazioni pubbliche si continua a prevedere l’uso del codice univoco ufficio a 6 caratteri, purché sia censito su indice delle Pubbliche Amministrazioni (“www.indicepa.gov.it”).

Per utilizzare il servizio gratuito per conto di un altro soggetto è necessario essere delegati preventivamente dal soggetto stesso.
Un soggetto può delegare un terzo, accedendo all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate (sezione “la mia scrivania”, cliccando sul link “Proposte”), indicando il Codice Fiscale del soggetto delegato e selezionando la linea “Fatturazione elettronica”.

La funzione componeva il servizio di simulazione, messo a disposizione degli utenti perché potessero familiarizzare con il processo di fatturazione elettronica verso le PA (FEPA).
La disponibilità della funzionalità gratuita, ai sensi del d.lgs. 127/2015, sul sito dell’Agenzia delle Entrate e la relativa maturità del processo FEPA, ha reso ridondante la presenza della funzione stessa che è stata sostituita da un riferimento ai servizi “Fatture e Corrispettivi”.
La nuova funzionalità, migliorata nell’usabilità e nella grafica, permette la generazione di fatture elettroniche destinate sia a PA che a propri clienti privati.

Sì, la funzione “Personalizza la tua fattura” permette all’utente di scegliere il layout della fattura in formato PDF/A-1 tra due modelli possibili mentre per il logo si può caricare una qualsiasi immagine che verrà ridimensionata automaticamente dal sistema.

Il sigillo è uno strumento che, tra l’altro, permette di rilevare se un documento informatico ha subito modifiche.
E’ definito dagli artt. 3 e 36 del Regolamento 2014/910/UE “eIDAS” (electronic IDentification Authentication and Signature).
A differenza della firma elettronica, può essere apposto da una persona giuridica.

L’elenco completo dei codici di errore è contenuto nel documento “Elenco Controlli XML dati”.
Il documento è pubblicato sul sito dell’Agenzia, alla pagina dedicata alle specifiche tecniche di Fatture e Corrispettivi (disponibile seguendo il percorso Home > Strumenti > Specifiche tecniche > Specifiche tecniche – Modelli di comunicazione > Fatture e corrispettivi).

In caso di scarto di un file, la notifica di esito conterrà la lista degli errori rilevati.
Per ciascun errore saranno riportati il codice e la descrizione, comprensiva della posizione all’interno del file.

Se il file, individuato grazie all’identificativo che gli viene assegnato al momento della trasmissione (mostrato nella banda azzurra che appare nella pagina quando si effettua l’invio), risulta scartato, ma non sono visibili né il nome del file, né l’icona per accedere ai dettagli, significa che non è stato possibile riconoscere il firmatario. In questo caso, lo scarto dipende dal fatto che il file non è stato firmato elettronicamente o è stato firmato con una firma non valida (il certificato è scaduto o si sono verificati errori durante l’acquisizione della firma).

Chi opera in “Fatture e Corrispettivi” in veste di incaricato può scegliere se visualizzare i file firmati con la propria smartcard o quelli firmati per mezzo dei certificati rilasciati alla società incaricante dall’Agenzia delle Entrate.
Per indicare la sua scelta, l’utente, al momento della ricerca dei file deve selezionare, nella sezione “firmatario“, una delle due opzioni presentate: “File firmati da me” e “File firmati dal soggetto incaricante“.
Se l’incaricato è titolare di una partita IVA, può anche accedere a “Fatture e Corrispettivi” scegliendo di lavorare per se stesso. In questo caso, la funzione di monitoraggio non gli presenta la sezione “firmatario” e gli permette di visualizzare i soli file che ha firmato con la propria smartcard.

L’utente che vuole utilizzare il servizio per generare, trasmettere o conservare le fatture per proprio conto, deve selezionare la sua partita IVA. Se è stato incaricato o delegato a operare per conto di altri soggetti, selezionerà di volta in volta la partita IVA per la quale operare.

E’ il Decreto Legislativo del 5 agosto 2015 n. 127 e i conseguenti provvedimenti direttoriali dell’Agenzia delle Entrate emanati per l’attuazione delle regole tecniche.
Tutte le disposizioni normative, regolamentari e di prassi sono consultabili nell’area tematica dedicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate (www.agenziaentrate.gov.it).

Si. L’utilizzo del servizio gratuito è delegabile a terzi secondo le disposizioni del Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 5 novembre 2018.

Sì.

Gli utenti Intermediari che intendano accedere al Portale, per l’utilizzo dei servizi di Fatturazione e di Consultazione, come delegati di altri soggetti titolari di Partita IVA dovranno scegliere l’utenza di lavoro “Delega diretta” e non “Intermediario non delegato”.

Le modalità di delega sono disciplinate dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 5 novembre 2018.