Fattura elettronica e rapporti con la pubblica amministrazione. Il Ministero dell’Economia, Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, ha provveduto a dare le necessarie indicazioni operative sull’attuazione del Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica. Infatti con la circolare n. 37 del 4 novembre 2013 ed il Regolamento si e avviato il relativo percorso di utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori introdotto dalla L. 24 dicembre 2007, n. 244 (art. 1, commi da 209 a 213).
Con l’articolo 6 del Regolamento è stato statuito che, i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, a partire dal 6 giugno 2014 non potranno accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica secondo le modalità previste dagli allegati del decreto n.55/2013 e, trascorsi 3 mesi da tale data, non potranno procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico.
Nello stesso articolo e prevista la possibilità per le Amministrazioni di aderire anticipatamente al processo di fatturazione elettronica su base volontaria ed a seguito di specifici accordi con i propri fornitori. Pertanto per consentire l’adesione su base volontaria, a decorrere dal 6 dicembre 2013, il Sistema di Interscambio verrà reso disponibile alle Amministrazioni ed ai fornitori. La Ragioneria Generale dello Stato, a supporto dell’attività dei Ministeri, metterà a disposizione nuove funzionalità di Sistema informativo di contabilità (SICOGE), funzionalità che consentiranno l’ottemperanza agli obblighi legati alla ricezione e conservazione delle fatture elettroniche nonché alla gestione delle notifiche verso il Sistema di Interscambio.
Il nuovo processo di fatturazione elettronica è pienamente integrato con le attuali funzioni di SICOGE relative alla registrazione e contabilizzazione dei documenti di costo rese obbligatorie dall’art. 6, comma 6, della legge 7 agosto 2012, n. 135 e con l’emissione dei titoli di spesa. Pertanto il processo di lavorazione di una fattura elettronica sarà sostanzialmente analogo a quello attualmente presente in SICOGE per l’ acquisizione della fattura cartacea. In attuazione dei principi di dematerializzazione dei processi ed in accordo con l’Agenzia per l’Italia Digitale nel SICOGE verrà introdotto un registro interno al sistema per la protocollazione delle fatture elettroniche ricevute dal Sistema di Interscambio. Contenuto La trasmissione, anche per il tramite di intermediari, delle fatture in formato xml, avverrà attraverso il sistema di interscambio, gestito dall’agenzia delle Entrate che ha individuato in Sogei il soggetto tecnologico deputato alla sua realizzazione.
Oltre alle informazioni obbligatorie per legge, sulla fattura trasmessa attraverso lo Sdi dovranno comparire le indicazioni sul soggetto trasmittente, con identificativo fiscale, progressivo di invio e numero di trasmissione, nonché sull’amministrazione destinataria, identificata con un codice.
Il comma 209 della legge 244/2007 al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, stabilisce che l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. Il legislatore, allo stesso comma, ha precisato inoltre che tutto il processo di fatturazione elettronica alle Pubbliche Amministrazioni deve avvenire con l’osservanza delle norme di cui al D.P.R. 633/72 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale) e delle regole tecniche ad esso collegate.
Il comma 211 della legge n. 244 del 2007 prevede invece che la trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell’economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie. Con proprio decreto del 7 marzo 2008 (emanato ai sensi del comma 212), il suddetto Ministero ha individuato l’Agenzia delle Entrate quale gestore del sistema di interscambio e SOGEI – Società Generale di Informatica S.p.A. quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del citato sistema di interscambio.
Nel regolamento sono previste, poi, delle misure di supporto per le piccole e medie imprese. All’art. 4 del Regolamento è stabilito, infatti, che “1. Il Ministero dell’economia e delle finanze, nell’ambito del Programma di razionalizzazione degli acquisti, rende disponibile in via non onerosa sul proprio portale elettronico, accessibile all’indirizzo www.acquistinretepa.it, alle piccole e medie imprese abilitate al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) e che forniscono beni e servizi alle amministrazioni, i servizi e gli strumenti di supporto di natura informatica in tema di generazione delle fatture nel formato previsto dal Sistema di interscambio e di conservazione, nonché i servizi di comunicazione con il detto Sistema, secondo quanto previsto nel documento che costituisce l’allegato E del presente regolamento”.
L’Agenzia per l’Italia digitale, sempre a sostegno delle piccole e medie imprese, mette inoltre gratuitamente a disposizione il supporto per lo sviluppo di strumenti informatici «open source» da utilizzare per la fatturazione elettronica.
Il regolamento del Ministero dell’economia e delle finanze , oltre alle norme introduttive e generali, contiene una serie di allegati che contengono le specifiche disposizioni relative al formato della fattura elettronica, alle regole tecniche, alle linee guida, ai codici ufficio e ai servizi di supporto di natura informatica. In particolare l’allegato A, concernente il formato della fattura elettronica, individua i dati e le informazioni che essa deve contenere, specificando che le informazioni da riportare in fattura sono individuate dal D.P.R. 633 del 1972 agli articoli 21 e 21-bis, e devono essere integrate da ulteriori informazioni necessarie data la natura informatica del processo, che sono:
- le informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio;
- le informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
- le eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti.
L’allegato B riporta le regole tecniche relative alle soluzioni informatiche utilizzabili per l’emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche alla PA, nonché le regole idonee a garantire l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura elettronica. In questo allegato si precisa che le relative specifiche tecniche di dettaglio saranno rese disponibili tramite il sito del Sistema di Interscambio, entro 30 giorni dalla data di pubblicazione del Regolamento.
Le linee guida, di cui all’allegato C, riportano delle indicazioni di ordine organizzativo per l’adeguamento alla norma delle procedure amministrative interne e dei sistemi informatici delle amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche.
L’allegato D “Codici Ufficio” descrive le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatarie della fatturazione. A ogni specifico ufficio destinatario delle fatture verrà assegnato un codice univoco dall’IPA. L’indice delle Pubbliche Amministrazioni costituisce, pertanto, l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica ed è qui che devono essere riportate e tenute aggiornate, dai soggetti interessati, le informazioni necessarie a garantire il corretto recapito delle fatture elettroniche.
Nello stesso allegato è previsto che entro 30 giorni dalla pubblicazione del Regolamento saranno fornite delle specifiche indicazioni operative che saranno fruibili sul sito www.indicepa.gov.it e accessibili dal sito del Sistema di Interscambio www.fatturazione.gov.it.
L’ultimo allegato (E) del regolamento si occupa dei servizi di supporto di natura informatica che saranno resi disponibili nell’ambito del Programma di Razionalizzazione degli acquisti alle piccole e medie imprese abilitate al Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA). Tali servizi, ai sensi del suddetto articolo 4 del Regolamento, saranno volti a supportare le piccole e medie imprese nel processo di fatturazione elettronica alle Pubbliche Amministrazioni e in particolare sarà predisposta la funzionalità di generazione delle fatture in formato riconosciuto dal sistema di interscambio e conservazione delle fatture.
Con la riscrittura dell’art.21 del DPR n.633/72 in tema di fatturazione, dal 1° gennaio 2013 viene meglio definito e ampliato il concetto di “fattura elettronica” con lo scopo di favorire un sempre più ampio utilizzo del documento in formato elettronico.
Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico e che il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario.
Viene, inoltre, precisato che:
- autenticità;
- origine;
- integrità di contenuto;
della fattura elettronica possono essere garantite non solo mediante idonei sistemi di trasmissione elettronica dei dati (Edi) oppure mediante firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, come previsto finora, ma anche: mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra il documento e la sottostante cessione o prestazione, offrendo in tal modo maggiore libertà agli operatori in ordine alle modalità da adottare a garanzia della genuinità della fattura elettronica.
In pratica, quindi, il soggetto passivo che intende ricorrere alla fatturazione elettronica non sarà più obbligato a dover utilizzare il formato xml, ma potrà adottare qualsiasi formato elettronico: per esempio, sarà possibile, pertanto, inviare un messaggio e-mail con allegato la fattura in formato pdf.
Occorre puntualizzare che in ogni caso prima di emettere la fattura elettronica, il soggetto emittente dovrà accordarsi con il destinatario. L’accordo, in particolare, non deve necessariamente essere manifestato tra le parti tramite accordi scritti o verbali ma è sufficiente che il destinatario riconosca e accetti tacitamente il documento ovvero compia comportamenti concludenti come la registrazione in contabilità o il pagamento della fattura ricevuta.
Per quanto concerne la conservazione delle fatture, la Legge di Stabilità 2013 ha riscritto integralmente il comma 3 dell’art.39 del DPR n.633/72 al fine di stabilire che:
- le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni dell’art.21, co.5 del D.M. n.82/05 (si tratta quindi di un obbligo);
- le fatture create in formato cartaceo ed elettronico possono essere conservate elettronicamente (si tratta quindi di una facoltà).
L’ultimo punto fa riferimento alle fatture generate in formato elettronico che non possono definirsi “fatture elettroniche” a causa della mancata accettazione da parte del destinatario.
Si è confermato il principio secondo cui il luogo di archiviazione delle fatture elettroniche può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza e che il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio dello Stato, assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti e i dati in esso contenuti – compresi i certificati destinati a garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità delle fatture emesse in formato elettronico – siano stampabili e trasferibili su un altro supporto informatico.
Allegati:
