FONDAZIONE STUDI CDL – Approfondimento 10 maggio 2022 – Approvazione bilanci 2021 – Assemblee online e differimento del termine per particolari esigenze

Approvazione bilanci 2021 – Assemblee online e differimento del termine per particolari esigenze

1. LA POSSIBILITÀ DI RICORSO AI MEZZI DI TELECOMUNICAZIONE PER LO SVOLGIMENTO DELLE ASSEMBLEE SOCIETARIE

L’articolo 3, comma 1, del D.L. 30 dicembre 2021, n. 228 (c.d. “Decreto Milleproroghe”), conv. con mod. dalla L. 25 febbraio 2022, n. 15, estende l’applicabilità delle norme sullo svolgimento delle assemblee ordinarie delle S.p.a. e S.r.l., disposte dall’articolo 106 del D.L. n. 18/2020, alle assemblee sociali tenute entro il 31 luglio 2022.

Nel dettaglio, il comma 2 del predetto articolo 106 consente un più ampio ricorso ai mezzi di telecomunicazione per lo svolgimento delle assemblee, anche in deroga alle disposizioni statutarie. In particolare, viene stabilito che le S.p.a., le società in accomandita per azioni (S.a.p.a.), le S.r.l. e le società cooperative e le mutue assicuratrici, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie possono prevedere che:

– il voto venga espresso in via elettronica o per corrispondenza;

– l’intervento all’assemblea avvenga mediante mezzi di telecomunicazione;

– l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, del codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

In aggiunta, con esclusivo riferimento alle S.r.l., il comma 3 dell’art. 106 in esame consente che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

2. IL DIFFERIMENTO DEL TERMINE DI CONVOCAZIONE PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO E LE “PARTICOLARI ESIGENZE”, EX ART. 2364, COMMA 2 C.C.

Il codice civile, agli artt. 2364 c.c. (per le Spa) e 2478-bis c.c. (per le Srl), dispone che l’assemblea ordinaria dei soci sia convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. In relazione a quanto disposto dal secondo comma dell’art. 2364 c.c., riguardo al termine stabilito per la convocazione dell’assemblea ordinaria che delibera l’approvazione del bilancio, va rilevato che non si tratta di un termine per l’adozione della delibera assembleare, ma, appunto, per la convocazione dell’assemblea stessa: motivo per cui il ritardo non può essere imputato all’approvazione del bilancio, bensì alla convocazione dell’assemblea, chiamata ad approvare il bilancio. Si evidenzia, tuttavia, che ai sensi del citato art. 2478-bis c.c. (per le Srl) il bilancio deve essere presentato ai soci entro il termine stabilito dall’atto costitutivo e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, salva la possibilità di un maggior termine nei limiti ed alle condizioni previsti dal secondo comma dell’articolo 2364.

Il predetto termine, se lo statuto lo prevede, può arrivare a centottanta giorni nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società; in tali casi gli amministratori segnalano nella relazione sulla gestione di cui all’articolo 2428 c.c. le ragioni della dilazione. Può verificarsi che l’assemblea, pur se regolarmente convocata nei termini dagli amministratori, non si riunisca o, se riunita, non riesca a costituirsi validamente, come accade nell’ipotesi di mancato raggiungimento dei quorum richiesti dall’art. 2368 del codice civile (c.d. “assemblea deserta”). L’art. 2369 c.c. prevede, in questo caso, che debba avvenire una nuova convocazione dell’assemblea, che non potrà “aver luogo nello stesso giorno fissato per la prima” e dovrà essere fissata “entro 30 giorni dalla data” di quest’ultima (NOTA 1).

Poiché lo statuto può non contenere necessariamente l’indicazione analitica e specifica delle particolari esigenze che consentono il prolungamento del termine stesso (NOTA 2), gli amministratori sono tenuti a valutare ed illustrare le ragioni che giustificano la convocazione nel termine massimo di centottanta giorni nei seguenti documenti:

– verbale del Consiglio di amministrazione di approvazione della proroga;

– relazione sulla gestione (in caso di redazione del bilancio ordinario);

– nota integrativa (in caso di bilancio in forma abbreviata);

– verbale di approvazione del bilancio in cui deve sempre essere menzionata la proroga.

Il fatto che una società debba redigere il bilancio consolidato rappresenta un dato oggettivo che permette l’utilizzo del maggior termine di convocazione dell’assemblea dei centottanta giorni dalla fine dell’esercizio; nella relazione sulla gestione, gli amministratori dovranno semplicemente segnalare tale motivo di proroga della scadenza.

Meritano, invece, di essere attentamente valutate le c.d. “particolari esigenze” relative alla struttura e all’oggetto della società, che possono autorizzare gli amministratori a prorogare la scadenza della convocazione assembleare.

Gli amministratori, inoltre, hanno l’obbligo di evidenziare, nella relazione sulla gestione (ovvero in nota integrativa per quei soggetti non obbligati alla stesura della relazione), il motivo dello slittamento dei termini ed il nesso con le poste di bilancio interessate. La relazione assume, pertanto, un ruolo fondamentale al fine di provare il buon operato degli amministratori stessi ed evitare, in caso di una ingiustificata violazione dei termini, le seguenti conseguenze:

– sanzioni pecuniarie (art. 2631 c.c.);

– responsabilità civile per danni causati alla società o ai creditori (artt. 2392, 2394 e 2395 c.c.);

– revoca della carica di amministratore (art. 2383 c.c.).

2.1 Esempi di particolari esigenze di cui all’art. 2364, comma 2, c.c.

Si elencano di seguito alcuni esempi di “particolari esigenze” di differimento del termine di convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio di esercizio:

– primo anno di adozione dei principi contabili internazionali;

– eventuali dimissioni dell’organo amministrativo nell’imminenza del termine ordinario di convocazione dell’assemblea;

– dimissioni del responsabile amministrativo, con ovvie ripercussioni in capo al funzionamento della struttura interna;

– modifica alla struttura del sistema informatico con ricadute sul sistema contabile;

– coinvolgimento della società in operazioni straordinarie (scissioni, fusioni ecc.);

– coinvolgimento della società in calamità naturali, furti, incendi, ecc.

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Note:

(1) Cassazione civile sez. II 21 dicembre 2011 n. 28035 – Omessa convocazione dell’assemblea – “In tema di sanzioni amministrative, risponde della violazione di cui all’art. 2631, comma 1, c.c., l’amministratore che viola l’obbligo di convocare l’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale, ove la prima convocazione vada deserta e non provveda, ai sensi degli art. 2364 e 2369 c.c., a far svolgere effettivamente l’assemblea in seconda convocazione entro trenta giorni decorrenti dalla precedente adunanza, non potendo ritenersi adempiuta la prescrizione normativa con la mera fissazione di un’ulteriore convocazione”.

(2) Cfr. Massima n. 15 del Consiglio Notarile di Milano “Termini per l’approvazione del bilancio”; Massima n. H.B.3 del Consiglio Notarile Tre Venezie “Formulazione delle clausole relative ai maggiori termini per l’approvazione del bilancio”.