GARANTE PROTEZIONE DATI PERSONALI – Delibera 04 aprile 2019, n. 99 – Regolamento n. 2/2019 – Individuazione dei termini e delle unità organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi presso il Garante per la protezione dei dati personali

GARANTE PROTEZIONE DATI PERSONALI – Delibera 04 aprile 2019, n. 99

Regolamento n. 2/2019 – Individuazione dei termini e delle unità organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi presso il Garante per la protezione dei dati personali

Delibera:

Di adottare il regolamento n. 2/2019, concernente l’individuazione dei termini e delle unità organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi presso il Garante per la protezione dei dati personali, riportato in allegato alla presente deliberazione del quale costituisce parte integrante e ne dispone la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, ai sensi dell’art. 156, comma 3, lettera a), del Codice.

Allegato

REGOLAMENTO CONCERNENTE L’INDIVIDUAZIONE DEI TERMINI E DELLE UNITÀ ORGANIZZATIVE RESPONSABILI DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI PRESSO IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (ART. 2, COMMA 2, E ART. 4 LEGGE 7 AGOSTO 1990, N. 241; ART. 156 DECRETO LEGISLATIVO 30 GIUGNO 2003, N. 196)

Art. 1

Definizioni

Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni contenute nell’art. 4 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati) (di seguito denominato «RGPD») e nell’art. 2-ter, comma 4, nell’art. 121, comma 1-bis, e nell’art. 153 del Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, di seguito denominato «Codice»), nonché le definizioni contenute nell’art. 2 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51, recante attuazione della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio.

Art. 2

Oggetto del regolamento

Il presente regolamento disciplina la durata dei procedimenti presso il Garante e individua le unità organizzative competenti ad effettuare la relativa istruttoria.

Art. 3

Ambito di applicazione

Il presente regolamento si applica ai procedimenti di competenza del Garante, conseguenti a una iniziativa di parte o avviati d’ufficio, e alle fasi procedimentali svolte presso il Garante in procedimenti di competenza di altri soggetti pubblici, indicati nelle allegate tabelle A e B che costituiscono parte integrante del presente regolamento.

Nella tabella A è riportato il termine entro il quale ciascun procedimento o fase procedimentale deve essere concluso per legge, nonché l’unità organizzativa competente e la fonte normativa di riferimento; nella tabella B è individuato il termine non altrimenti previsto dalla legge entro il quale ciascun procedimento deve essere concluso, nonché l’unità organizzativa competente e la fonte normativa di riferimento.

In relazione ai procedimenti volti all’emanazione di regolamenti, il termine e l’unità organizzativa competente sono individuati nei singoli casi.

Se non è altrove diversamente previsto, per i procedimenti di modifica di provvedimenti già adottati si applica lo stesso termine indicato per il procedimento principale.

Eventuali altri procedimenti avviati e non indicati nella tabella B si concludono nel termine stabilito da altra fonte normativa o, in mancanza, in quello di novanta giorni a decorrere dalla data di ricezione dell’istanza ai sensi dell’art. 2, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni.

Art. 4

Decorrenza del termine per i procedimenti di competenza del Garante

Per i procedimenti avviati d’ufficio e per quelli relativi alle segnalazioni di cui all’art. 144 del Codice, il termine decorre dalla data in cui il procedimento è avviato in conformità all’art. 12 del regolamento del Garante n. 1/2019.

Salvo diversa indicazione contenuta nelle tabelle allegate, per ogni altro procedimento di competenza del Garante il termine decorre dalla data di ricezione della domanda, richiesta, comunicazione o del diverso atto di iniziativa, comunque denominato, da parte del Dipartimento, servizio o altra unità organizzativa competente ovvero dalla regolarizzazione di tali atti, e a tale fine fa fede la data di protocollazione.

Art. 5

Decorrenza del termine per le fasi procedimentali

Per le fasi procedimentali relative a procedimenti di competenza di altri soggetti pubblici il termine decorre dal ricevimento dell’atto di impulso proveniente dal soggetto pubblico che procede.

Art. 6

Sospensione del decorso dei termini

Il decorso dei termini è sospeso dal 1° al 31 agosto di ciascun anno e riprende a decorrere dalla fine del periodo di sospensione, salvo i casi di urgenza ovvero di sussistenza di un pregiudizio imminente e irreparabile. Se il decorso ha inizio durante tale periodo, l’inizio stesso è differito alla fine del periodo medesimo.

Nel caso in cui per la trattazione dell’affare sia necessario lo svolgimento di attività ispettive, il decorso dei termini è sospeso sino alla conclusione delle medesime.

Il decorso dei termini è sospeso in relazione al tempo necessario per la presentazione degli scritti difensivi nonché fino al giorno dell’audizione eventualmente richiesta ai sensi dell’art. 13 del regolamento del Garante n. 1/2019.

Art. 7

Attività istruttoria

Salvo quanto previsto da specifiche norme di legge o di regolamento, se l’istante è invitato dall’Autorità a fornire informazioni, integrazioni o precisazioni o a esibire documenti, i termini previsti nelle tabelle A e B per provvedere sulla richiesta, istanza o diverso atto di iniziativa comunque denominato sono sospesi e decorrono nuovamente dalla data di scadenza del termine fissato per l’adempimento richiesto.

Art. 8

Termine di conclusione per i procedimenti relativi a reclami

Fatte salve le ipotesi di sospensione dei termini, per i procedimenti relativi ai reclami di cui all’art. 143 del Codice, il termine di decisione del reclamo è di dodici mesi in presenza di motivate esigenze istruttorie comunicate alle parti.

In ragione della maggiore complessità delle attività istruttorie che ne contraddistinguono la trattazione, le esigenze di cui al comma 1 del presente articolo ricorrono comunque quando:

sono effettuati accertamenti ispettivi ai sensi dell’art. 22 del regolamento del Garante n. 1/2019;

il procedimento riguarda trattamenti transfrontalieri;

è disposta la riunione o separazione dei procedimenti ai sensi dell’art. 10, comma 4, del regolamento del Garante n. 1/2019;

sono necessari accertamenti tecnologici di particolare complessità.

Art. 9

Pareri obbligatori

Qualora debba essere interpellato obbligatoriamente un organo in funzione consultiva e il parere richiesto non intervenga entro il termine stabilito dalla legge o da regolamento o, se mancante, dall’art. 16, commi 1 e 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, il responsabile del procedimento amministrativo può procedere indipendentemente dall’espressione del parere. Qualora ritenga di non avvalersi di tale facoltà, il responsabile del procedimento amministrativo cura la comunicazione alle parti interessate della determinazione di attendere il parere per un ulteriore periodo di tempo definito, che non è computato ai fini del termine finale del procedimento e che non può essere superiore a quarantacinque giorni.

Decorso inutilmente tale ulteriore periodo, l’Autorità procede indipendentemente dall’acquisizione del parere.

Nell’ipotesi di cui all’art. 16, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241 l’Autorità, decorso inutilmente l’ulteriore periodo di cui al comma 1 del presente articolo, comunica all’organo interpellato per il parere l’impossibilità di proseguire i propri lavori, informandone le parti interessate.

Quando, per legge o regolamento, l’adozione di un provvedimento deve essere preceduta dall’acquisizione di valutazioni tecniche di organi o enti appositi e questi non vi provvedono e non rappresentano esigenze istruttorie ai sensi e nei termini di cui all’art. 17 della legge 7 agosto 1990, n. 241, il responsabile del procedimento amministrativo cura la richiesta delle suddette valutazioni tecniche agli altri organismi di cui al comma 1 del medesimo art. 17 e informa le parti interessate in ordine all’intervenuta richiesta. In tali casi, il tempo occorrente per l’acquisizione delle valutazioni tecniche non è computato ai fini del termine finale del procedimento.

Nell’ipotesi di cui al comma 2 dell’art. 17 della legge 7 agosto 1990, n. 241 si applica la disposizione di cui al comma 2 del presente articolo.

Art. 10

Pareri facoltativi

Quando, in conformità alla legge, risulta opportuno acquisire un parere non obbligatorio del Consiglio di Stato o dell’Avvocatura dello Stato, il responsabile del procedimento ne dà notizia alle parti interessate, indicando sinteticamente i motivi in base ai quali si è ritenuto di procedere all’acquisizione del parere medesimo. In tal caso, il periodo di tempo occorrente per l’acquisizione del parere, a decorrere dalla richiesta sino alla sua ricezione, non è computato nel termine finale del procedimento, se il parere medesimo è reso nel termine di cui all’art. 16 della legge 7 agosto 1990, n. 241. L’Autorità procede prescindendo dal parere, se questo non è reso nei termini suddetti.

L’acquisizione in via facoltativa di pareri e di valutazioni tecniche di organi, amministrazioni o enti, fuori dei casi di cui al comma 1 del presente articolo, ha luogo rispettando il termine finale del procedimento.

Art. 11

Fasi procedimentali presso altri soggetti

Fuori dei casi di cui agli articoli 9 e 10, se nel corso del procedimento talune attività istruttorie sono di competenza di altri soggetti pubblici, ivi comprese altre autorità di controllo, anche in base a quanto previsto al Capo VII del RGPD, il termine finale del procedimento deve intendersi non comprensivo dei periodi di tempo necessari per espletare le attività stesse.

Il decorso dei termini è altresì sospeso per il tempo in cui i documenti necessari per la trattazione del procedimento sono indisponibili per effetto di attività dell’autorità giudiziaria.

Art. 12

Conclusione dei procedimenti

Nei casi di cui alla tabella A e B, i termini per la conclusione dei procedimenti amministrativi o delle fasi procedimentali si riferiscono alla data di adozione del provvedimento.

Art. 13

Disposizioni abrogate

A decorrere dalla data di entrata in vigore del presente regolamento è abrogato il regolamento del Garante n. 2/2007.

Art. 14

Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Allegato 1

TABELLA A

RICOGNIZIONE DEI TERMINI PER I PROCEDIMENTI DIRETTAMENTE PREVISTI PER LEGGE

1) TERMINI PREVISTI NEL RGPD

2) TERMINI PREVISTI NEL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

(decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196)

3) TERMINI RELATIVI A PROCEDIMENTI INDIVIDUATI NEL DECRETO LEGISLATIVO 18 MAGGIO 2018, n. 51

4) TERMINI PREVISTI IN ALTRE DISPOSIZIONI NORMATIVE

TABELLA B

TERMINI NON DIRETTAMENTE PREVISTI DALLA LEGGE

1) TERMINI RELATIVI A PROCEDIMENTI INDIVIDUATI NEL RGPD

2) TERMINI RELATIVI A PROCEDIMENTI INDIVIDUATI NEL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

3) TERMINI RELATIVI A PROCEDIMENTI INDIVIDUATI NEL DECRETO LEGISLATIVO 18 MAGGIO 2018, n. 51

4) TERMINI RELATIVI A PROCEDIMENTI PREVISTI NEL REGOLAMENTO DEL GARANTE N. 2/2000 CONCERNENTE IL TRATTAMENTO GIURIDICO ED ECONOMICO DEL PERSONALE