GARANTE PROTEZIONE DATI PERSONALI – Provvedimento 01 agosto 2013, n. 383
Trattamento di dati personali di un ex dipendente per la spedizione di documenti – 1° agosto 2013
Premesso
1. Con reclamo del 28 marzo 2011 XY, già dipendente del Gruppo Eni (ricoprendo nello stesso cariche apicali), ha lamentato l’avvenuto utilizzo da parte di Snam Rete Gas s.p.a. di un recapito personale non autorizzato (in Milano) e diverso da quello abitualmente utilizzato (in Abbiategrasso) per l’invio di una pubblicazione aziendale riservata ai dipendenti, denominata “Energie”, che gli sarebbe pervenuta nella terza decade del mese di gennaio 2010. In proposito il reclamante ha allegato copia del plico che assume essere stato utilizzato per tale spedizione.
A detta del reclamante, l’indirizzo del quale viene lamentato l’utilizzo non autorizzato sarebbe stato indebitamente ricavato dalla società dalla copia della propria dichiarazione dei redditi, dallo stesso abitualmente presentata per il tramite del datore di lavoro e sostituto d’imposta.
Tale condotta, a detta del reclamante, sarebbe stata connotata da dolo al fine di “ingenerare pressione psicologica” sullo stesso (circostanza per la quale pende controversia avanti al giudice del lavoro); intento ribadito nella nota del 3 febbraio 2012 (“l’invio della pubblicazione al domicilio riservato dello scrivente […] è stato deliberatamente effettuato al fine di esercitare ulteriore pressione psicologica, per creare stress e tensione, oltre che disagio di fronte al sottinteso che nei suoi confronti poteva essere esercitato […] un controllo a tutti i livelli, e in vista di premere con maggior incisività affinché lo scrivente addivenisse in tempi il più solleciti possibile a sottoscrivere accordo di risoluzione del rapporto di lavoro […]”.
Di qui le richieste, formalizzate nella comunicazione del 5 settembre 2012 (e da ultimo nella comunicazione dell’8 aprile 2013), volte a sindacare la liceità del trattamento effettuato dalla società in ordine all’asserita raccolta e utilizzo del dato relativo al proprio recapito in Milano per la finalità segnalata nonché di risarcimento del danno che il reclamante ritiene di aver subito “che potrà […] essere valutato e liquidato anche in via equitativa”.
2. Tale ricostruzione dei fatti oggetto di reclamo è contestata dal titolare del trattamento secondo il quale (cfr. nota 20 gennaio 2012 di Snam s.p.a., denominazione assunta a far data dal 1° gennaio 2012 in luogo di Snam Rete Gas s.p.a.):
a. la rivista “Energie” sarebbe stata inviata ad altro indirizzo del reclamante abitualmente utilizzato a tal fine;
b. il reclamante “ha invece ricevuto, in qualità di azionista della società, al diverso domicilio registrato nel Libro dei soci e comunicato alla Società dall’intermediario [corrispondente a quello il cui trattamento è oggetto del reclamo], una comunicazione dell’amministratore delegato con il Calendario degli eventi societari per l’anno 2012” ed ulteriori allegati.
A fondamento di tale affermazione la società ha altresì osservato “che le buste dei distinti invii della rivista Energie ai dipendenti (fra i quali XY) e della comunicazione degli azionisti retail (fra i quali il medesimo XY) sono di diverso tipo e che quella prodotta in allegato al reclamo […] è appunto quella utilizzata per la comunicazione agli azionisti agli indirizzi risultanti dal libro soci”. Al fine di comprovare tale assunto, la società ha a sua volta allegato un campione del plico asseritamente utilizzato per l’invio della rivista Energie avente veste esteriore diversa da quello prodotto dal reclamante.
2.1. Con successiva comunicazione, anche alla luce delle osservazioni fatte pervenire dal reclamante con comunicazione del 3 febbraio 2012, la società ha integrato gli elementi forniti, provvedendo ad inviare gli estratti del libro soci “dal quale è stato tratto il recapito […] utilizzato per la comunicazione agli azionisti retail” ed ha ribadito, con ulteriore comunicazione del 25 ottobre 2012 – per dar conto di ulteriori rilievi dell’interessato concernenti l’avvenuto trasferimento delle proprie azioni in data 2 settembre 2009 presso intermediario diverso da Deutsche Bank, con la conseguente diversa indicazione del proprio indirizzo nel libro soci -, di aver utilizzato “gli estratti del Libro dei soci del 2009, come aggiornati al periodo in cui è stato predisposto il materiale per gli azionisti retail (novembre dicembre 2009), al fine di effettuare le spedizioni a gennaio 2010. La comunicazione è stata inviata, infatti, agli azionisti retail in possesso di più di 3000 azioni […]. L’ultimo aggiornamento del Libro soci disponibile era quello di maggio 2009, effettuato in occasione della distribuzione del saldo del dividendo 2008.
Le date quindi dell’aggiornamento del dato riferito a XY sono quelle indicate nello stesso estratto, e cioè il 22 maggio 2009 (pag. 186) e il 19 maggio 2009 (pag. 223): entrambe le date sono precedenti alla data del trasferimento delle azioni a Banco Desio”.
La società ha al riguardo dapprima affermato che “la scelta dell’indirizzo collegato alle azioni depositate presso Deutsche Bank non è […] arbitraria, ma è motivata dalla circostanza che presso questo intermediario, alla data in cui è stata tratta l’informazione, era depositato il maggior numero di azioni” (cfr. nota 25 ottobre 2012, p. 4). Quindi, con comunicazione del 1° luglio 2013 (successiva alle osservazioni fatte pervenire del reclamante), ha modificato il contenuto di quanto dichiarato, asserendo che in presenza di più recapiti concernenti un medesimo socio “la principale preoccupazione della Società è che le comunicazioni sociali pervengano all’indirizzo indicato dal socio come risultante nel Libro dei soci”.
2.2. Rispetto all’impiego dei dati personali concernenti l’indirizzo del reclamante presente nel Libro dei soci, la società ha infine evidenziato che il trattamento consistente nell’invio di comunicazioni che, riguardando i soci, può essere effettuato, indipendentemente dal consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. b), del Codice (cfr. comunicazione del 25 ottobre 2012).
3. Tale ricostruzione è stata contraddetta dal reclamante che, lamentata la parzialità e non veridicità delle dichiarazioni rese all’Autorità dal titolare del trattamento, dopo aver esercitato l’accesso al libro soci ai sensi dell’art. 2421 c.c., ha precisato, offrendone prova documentale, che (cfr. comunicazione dell’8 aprile 2013):
a. l’affermazione secondo cui presso Deutsche Bank sarebbe stato depositato il maggior numero di azioni in suo possesso non sarebbe veritiera, come risulta dall’estratto del libro soci attestante, alla data del 21 maggio 2009, il maggior numero di azioni di titolarità del reclamante per il tramite del Banco Desio (con l’annotazione del proprio indirizzo in Abbiategrasso) (cfr. estratto vol. 184 libro soci, p. 67 nonché vol. 179, p. 332 alla data del 18 maggio 2009: all. n. 4 e 5 comunicazione 8 aprile 2013);
b. “nel medesimo mese di maggio 2009, indicato da SNAM come data di verifica del dato, sul conto presso Banco Desio […] era depositato l’83,57 % delle azioni detenute […] e presso Deutsche Bank solo il 16,43%” (p. 4), sì che, ove – come dichiarato dalla società – l’indirizzo utilizzato per la spedizione fosse stato ricavato da quello reso disponibile dall’intermediario presso il quale risultava depositato il maggior numero di azioni (nel caso di specie Banco Desio), questo sarebbe stato diverso da quello effettivamente utilizzato;
c. in data 2 settembre 2009 le azioni custodite presso Deutsche Bank venivano trasferite presso Banco Desio (cfr. certificazione Banco Desio del 27.3.2013, all. 6 comunicazione 4 aprile 2013), con unica indicazione dell’indirizzo del reclamante in Abbiategrasso, come risulta dall’estratto del libro soci (vol. 191, p. 272: all. 2 comunicazione 8 aprile 2013).
4. Con comunicazione del 1° luglio 2013 la società ha ribadito che, in vista dell’invio delle comunicazioni ai soci (e tra questi il reclamante) avvenuta nel gennaio 2010, la stessa non ha tenuto conto delle variazioni intervenute nel libro soci successivamente al maggio 2009, ivi comprese di quelle conseguenti agli adempimenti connessi allo stacco di cedola del 19 ottobre 2009 (di cui ebbe a beneficiare anche il reclamante, il cui recapito nel frattempo si era consolidato, per tutte le azioni detenute, soltanto in quello di Abbiategrasso, come comunicato da Banco Desio): ciò, a detta della Società, “perché, ai sensi dell’art. 84, comma 2 del TUF allora vigente, il termine per l’aggiornamento del Libro dei soci era quello, disposto dall’art. 5 della legge 29 dicembre 1962, n. 1745, di novanta giorni dalla data di pagamento degli utili o da quella del rilascio della certificazione per l’intervento in assemblea. Ne deriva che alla data della preparazione delle comunicazioni ai soci non erano ancora disponibili gli aggiornamenti del libro dei soci conseguenti agli adempimenti connessi allo stacco di cedola del 19 ottobre 2009”.
5. Con riguardo ai fatti oggetto di reclamo, ritenuta applicabile la disciplina di protezione dei dati personali (essendo l’indirizzo un dato personale riferito all’interessato) nonché considerati gli elementi documentali forniti dalle parti oltre alle dichiarazioni dalle stesse rese all’Autorità nel corso del procedimento – in larga misura divergenti e della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell’art. 168 del Codice (“Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante”) – deve in anteparte rilevarsi che non è stato possibile accertare se il contenuto del plico inviato all’indirizzo oggetto del reclamo corrispondesse alla copia della rivista “Energie” (come asserito dal reclamante) ovvero a comunicazioni dirette agli azionisti e, tra questi, al reclamante (come asserito dalla società).
6. Tanto premesso, dagli accertamenti effettuati non risulta comunque provato che la società abbia ricavato l’indirizzo di spedizione del plico ricevuto dal reclamante dalla dichiarazione dei redditi dello stesso.
6.1. Tale recapito sarebbe stato invece ricavato dal libro dei soci (cfr. par. 2.1.), del quale la società ha prodotto in copia estratti recanti l’indirizzo (in Milano) del reclamante, ed utilizzato, in base a quanto dichiarato (da ultimo con la menzionata comunicazione del 1° luglio 2013) e agli elementi prodotti, per comunicazioni riservate ai soci (avvenuta nella terza decade del mese di gennaio 2010).
In tale prospettiva (fondata sulle dichiarazioni rese dalla società) deve tuttavia ritenersi che Snam abbia violato l’art. 11, comma 1, lett. c), del Codice, secondo il quale, affinché un trattamento sia conforme alla disciplina di protezione dei dati, questi ultimi devono risultare esatti ed aggiornati. Infatti, a detta del titolare del trattamento, per la spedizione della documentazione riservata ai soci sarebbero stati utilizzati dati rilevati dal libro soci aggiornati al maggio 2009, pur disponendo – (per quanto qui interessa) con riguardo al reclamante – già a far data dal 23 ottobre 2009 (cfr. vol. 191, p. 272 del libro soci: all. 2 comunicazione dell’8 aprile 2013) di un aggiornato recapito del medesimo.
Recapito (in Abbiategrasso) tempestivamente annotato sul libro soci, in conformità alla disciplina di settore al tempo vigente richiamata dalla medesima società (cfr. art. 5, comma 4, l. n. 1745/1962) – e pure divenuto per il reclamante esclusivo, a seguito del trasferimento di quelle anteriormente depositate presso Deutsche Bank presso Banco Desio (cfr. in merito, da ultimo, la comunicazione elettronica del reclamante del 18 luglio 2013) -, ma in concreto non utilizzato dalla società in occasione della lamentata spedizione nonostante l’ampio lasso temporale a propria disposizione per provvedere alla verifica (e al conseguente aggiornamento) dei dati trattati in vista dell’attività informativa indirizzata ai soci e, più in generale, del corretto perseguimento delle finalità sociali (cfr. pure art. 9 Statuto Snam rete gas s.p.a. in http://www.snamretegas.it/it/chi-siamo/governance/allegati/Statuto_Snam_Rete_Gas.pdf).
6.2. Ritenuto quindi illecito il trattamento del dato concernente il recapito del reclamante in Milano utilizzato per le attività di spedizione sopra indicate (per la violazione dell’art. 11, comma 1, lett. c), del Codice), il Garante prescrive a Snam s.p.a., quale misura opportuna, l’adozione di accorgimenti organizzativi volti a consentire, anteriormente all’invio di comunicazioni dirette ai soci, la verifica dell’esattezza e dell’aggiornamento dei dati di spedizione mediante le risultanze del libro dei soci.
7. Con riguardo, infine, alla richiesta di risarcimento del danno presentata dal reclamante, deve rilevarsi che la legge non attribuisce tale competenza al Garante, dovendo tale pretesa eventualmente essere fatta valere avanti all’autorità giudiziaria ordinaria.
TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE
in relazione al descritto trattamento di dati personali effettuato da Snam s.p.a., dichiara illecito, nei termini di cui in motivazione, il trattamento del dato concernente il recapito del reclamante in Milano e, ai sensi degli artt. 154, comma 1, lett. c), e 143, comma 1, lett. b), del Codice, prescrive, quale misura opportuna, l’adozione di accorgimenti organizzativi da parte della società volti a consentire, anteriormente all’invio di comunicazioni dirette ai soci, la verifica dell’esattezza e dell’aggiornamento dei dati di spedizione mediante le risultanze del libro dei soci.
Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all’autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.
