Garante sulla privacy – FAQ relative alla procedura telematica per la comunicazione dei dati del RPD

FAQ relative alla procedura telematica per la comunicazione dei dati del RPD
(aggiornamento 11 giugno 2019)

1. Chi è tenuto ad apporre la firma digitale?

La firma digitale deve essere apposta dal soggetto che materialmente effettua la comunicazione ed i cui dati (cognome, nome e indirizzo email) sono stati indicati nella sezione A del modulo.

2. Qualora la comunicazione venga effettuata su delega del rappresentante legale, è necessario allegare la delega?

No. È necessario indicare che la comunicazione viene effettuata su delega selezionando la corrispondente voce e indicando il cognome e nome del soggetto delegante.

3. In caso di nomina a RPD di una persona giuridica, come possono essere inseriti i relativi dati?

È necessario selezionare nella sezione C, al punto 1 “esterno” e al punto 2 “persona giuridica”.

4. Come mai, pur avendo compilato correttamente il modulo online, non si è ricevuta la mail con le istruzioni?

La mail con le istruzioni viene inviata alla casella di posta indicata nella sezione A del modulo. Occorre quindi verificare che la casella indicata sia abilitata alla ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria (molto spesso le caselle di posta elettronica certificata sono configurate in modo da non ricevere messaggi di posta elettronica ordinaria). Si consiglia, inoltre, di verificare che il messaggio non sia stato spostato automaticamente o per errore nella cartella “spam” o “posta indesiderata”.

5. Dopo aver effettuato il download del file da firmare, cosa si deve fare?

Occorre seguire le istruzioni ricevute con l’email. Si ricorda che in ogni caso il suddetto file non va inviato via email, ma solo caricato sulla piattaforma seguendo le istruzioni.

6. È possibile aprire il file scaricato al termine della compilazione del modulo?

Il file scaricato è in formato .xml e può essere aperto soltanto tramite appositi programmi. In ogni caso, come chiarito nelle istruzioni, “la minima modifica al file ricevuto comporterà il rigetto della comunicazione; pertanto, si raccomanda di non aprire il file ricevuto ma esclusivamente di procedere alla sua sottoscrizione digitale, previo salvataggio in locale”.

7. Perchè, pur avendo seguito le istruzioni di compilazione del modulo, si riceve un messaggio di comunicazione rigettata per un file non corrispondente a quello trasmesso?

Alcuni sistemi di posta elettronica possono alterare i file allegati, inserendo caratteri speciali: può così succedere che il file su cui è apposta la firma risulti difforme da quello che il sistema è impostato per riconoscere, con il conseguente rigetto della comunicazione. Per evitare questo tipo di problematiche, si consiglia di evitare di trasmettere il file da firmare mediante posta elettronica al soggetto che apporrà la firma digitale. E’ invece consigliabile completare la procedura di comunicazione e successiva applicazione della firma digitale dalla stessa postazione di lavoro del soggetto firmatario, che come indicato nelle istruzioni, deve coincidere con il soggetto che effettua la comunicazione (vedi sez. A del modulo).

8. In che modo è possibile correggere eventuali inesattezze o errori inseriti nella comunicazione una volta che la procedura è terminata?

Se si intende apportare variazioni ad una comunicazione già effettuata in precedenza (es. per correggere eventuali inesattezze o errori) è necessario selezionare nella sezione A1 l’opzione “Variazione di una comunicazione”, indicare il numero di protocollo della comunicazione che si intende variare e inserire nuovamente tutte le informazioni richieste, che qualora accettate, saranno intese come integrale sostituzione di quanto comunicato in precedenza.

9. Cosa occorre fare se, una volta compilato il modulo e fatto l’upload del file firmato, si riceve una e-mail con l’avviso che la comunicazione è stata rigettata e, successivamente, se si tenta un nuovo upload, viene segnalato il testo di errore: “upload già effettuato”?

In questi casi, è necessario ripetere la procedura partendo dall’inizio, cioè effettuando una nuova compilazione dei dati (a cui seguirà l’attribuzione di un nuovo ID provvisorio di comunicazione, con l’invio di un nuovo file da firmare).

10. Cosa occorre fare se è stato effettuato l’upload del file ma non si riceve l’e-mail con il riscontro di avvenuta comunicazione?

Terminato l’upload, la piattaforma procede alle verifiche indicate nelle istruzioni e quindi all’invio del riscontro o del rigetto, seguendo l’ordine di arrivo delle comunicazioni. Tenuto conto delle numerose comunicazioni che stanno pervenendo in questi giorni, la procedura potrebbe richiedere anche qualche ora e l’arrivo dell’e-mail di riscontro potrebbe tardare un pò. Eventuali informazioni possono essere richieste inviando una mail all’URP del Garante, indicando l’ID provvisorio di comunicazione

11.  Chi ha effettuato la comunicazione avvalendosi della facoltà di cui all’art. 37, paragrafo 2, del Regolamento, selezionando nella sezione B1. Gruppi imprenditoriali (ora soppressa) l’opzione “controllata”, deve ripetere la procedura?

No.

12. Abbiamo cambiato il Responsabile della protezione dati. Dobbiamo effettuare la comunicazione della Revoca dei dati di contatto del RPD?

Qualora il Titolare/Responsabile proceda alla designazione di un nuovo RPD, indipendentemente dalla motivazione, non dovrà effettuare la revoca della comunicazione dei dati di contatto del precedente RPD, ma dovrà effettuare una variazione della comunicazione. I nuovi contenuti sostituiranno quanto comunicato in precedenza.

13. Ho eseguito la procedura di comunicazione per effettuare una Variazione dei dati di contatto. Dopo aver caricato il file firmato ho ricevuto una mail di comunicazione rigettata. Perchè?

Per procedere alla variazione di una comunicazione, deve essere indicato il numero di protocollo della comunicazione che si intende variare. Assicurarsi che il numero indicato nella sez. A1 sia il numero di protocollo e non l’identificativo provvisorio di comunicazione.

14. Lo scorso anno, abbiamo designato quale RPD un soggetto esterno sulla base di un contratto di durata annuale, che abbiamo poi rinnovato. Dobbiamo effettuare una nuova comunicazione dei dati di contatto del RPD?

Se i dati di contatto del RPD non sono cambiati, non deve essere effettuata una nuova comunicazione.

15. Se cambia il rappresentante legale del Titolare del trattamento (es. presidente o amministratore delegato di una azienda, preside di un istituto scolastico, ecc.) è necessario effettuare di nuovo la comunicazione dei dati di contatto del RPD?

No, perché la comunicazione dei dati di contatto è un adempimento a carico del Titolare del trattamento, ossia della struttura (azienda o ente) nel suo complesso e non del suo legale rappresentante.

16. Devo effettuare la variazione dei dati di contatto del RPD. Nella sez. A1 viene richiesto il numero di protocollo della comunicazione che si intende variare. Dove posso reperire tale informazione?

Il numero di protocollo della comunicazione  (composto da 11 cifre) è indicato nella email  – indirizzata al soggetto che ha effettuato la comunicazione che si intende variare all’indirizzo indicato nella sez. A del modulo –  con la quale è stata comunicata la corretta conclusione della procedura.

Lo stesso riferimento si ottiene altresì indicando le 4 cifre corrispondenti all’anno in cui è stata effettuata la comunicazione seguite dalle 7 cifre riportate in alto a sinistra nel documento pdf inviato a mezzo PEC dal Garante a conclusione della procedura stessa.

Tali comunicazioni PEC, come indicato nelle istruzioni, sono state inviate all’indirizzo PEC del Titolare/Responsabile del trattamento (indicato nella Sez. B del modulo) ed all’indirizzo PEC dei dati di contatto del RPD (indicato nel punto 4 della sez. C del modulo).