INAIL – Nota 11 giugno 2020, n. 4019 – Rilascio in produzione nuova procedura “Cash management” – Note operative

INAIL – Nota 11 giugno 2020, n. 4019

Rilascio in produzione nuova procedura “Cash management” – Note operative

In riferimento alla nota del 27 Maggio u.s. (prot.60013.27/05/2020.0003766), con la quale si comunicava il piano di rilascio in produzione del nuovo applicativo “Cash management” previsto per il 1° luglio p.v., si ricorda che tale rilascio prevede il blocco operativo della procedura “Flussi di cassa” e delle principali funzioni di contabilizzazione in procedura “Contabilità R12”, dal 20 giugno al 30 giugno, con conseguente sospensione nello stesso periodo dei flussi dispositivi e di rendicontazione di tutti gli incassi e pagamenti.

E’ stato quindi predisposto, per facilitare la corretta gestione di tutte le attività propedeutiche alla migrazione, l’allegato documento contente alcune FAQ di rilievo ed indicazioni operative per le principali attività interessate.

Allegato

Note operative/FAQ – Attività propedeutiche migrazione Cash management

Mandati manuali Contabilità R12

I mandati contabilizzati in contabilità integrata nei termini indicati nel piano di migrazione a Cash management devono tutti necessariamente essere posti in pagamento?

Tutte le richieste di pagamento relative ai mandati contabilizzati devono essere inserite in ODP e inviate alla banca entro il 15 giugno p.v. avendo cura, nel caso degli odp cartacei, di provvedere all’inserimento in procedura Flussi di cassa della relativa data banca e valuta entro il giorno 19/06.

In particolare le richieste di contabilizzazione dei movimenti contabili manuali (procedura CON) potranno continuare ad essere inserite in contabilità, anche nel periodo di blocco della funzione “approva e contabilizza”, fermo restando che le stesse in questo periodo potranno soltanto essere visualizzate dai contabili mentre la possibilità di contabilizzazione tornerà disponibile a partire dal 1 luglio p.v.

Mandati procedura Ciclo passivo(SAP) / ISI /MIS

L’operatività delle procedura Ciclo passivo / ISI / MIS seguirà la stessa dinamica di blocco prevista per Contabilità R12 ?

Le richieste di pagamento potranno continuare a pervenire in contabilità e pertanto gli amministrativi potranno continuare a lavorare normalmente. Il blocco riguarderà la funzione di approva e contabilizza documenti (quella specifica per il Ciclo passivo) e le corrispondenti funzioni di validazione contabile dei pagamenti presenti nelle procedure ISI e MIS, cosi come per l’approva e contabilizza in Contabilità R12. Questo ha comunque un riflesso sulla normale operatività del ciclo passivo: se il personale amministrativo è in attesa della contabilizzazione di un impegno da farsi a fronte del rilascio/ordine di acquisto dovrà attendere che la funzione di approva e contabilizza documenti sia nuovamente disponibile il 1 luglio.

Qual è la eventuale ultima data di acquisizione delle richieste di contabilizzazione da Ciclo passivo ?

L‘acquisizione come detto può procedere senza alcun problema anche durante il periodo di blocco. La data entro la quale ultimare la contabilizzazione è quella utile al fine di completare gli invii in banca, ovvero entro il 15 giugno, cosi come per i mandati provenienti dalle altre procedure (ad eccezione di prestazioni temporanee e stipendi). Le richieste acquisite nel periodo di blocco rimarranno pertanto in stato Richiesto all’attenzione dell’utente contabile fino a quando non verranno nuovamente rese disponibili le funzioni approva&contabilizza e approva&contabilizza documenti (1 luglio).

Mandati di procedure TER/PAR/REN (ripagamenti manuali)

I mandati già contabilizzati ed acquisiti da Flussi di cassa, quindi pronti per l’inserimento in ODP, devono essere tutti gestiti entro le date previste per l’invio in banca ovvero, nel caso non venissero inseriti in odp, verranno trasposti in CM dal 1 luglio?

Tutti le richieste di pagamento (relative a mandati già contabilizzati) presenti in Flussi di cassa devono obbligatoriamente essere inserite in un ODP ed inviate in banca entro il 15 giugno 2020.

Nel caso i relativi odp non possano essere trasmessi alla banca o comunque questo non avvenga nei termini previsti, i mandati in questione devono essere stornati ed eventualmente riproposti a partire dal 1 luglio p.v.

E’ possibile finalizzare le normali attività di pagamento nelle procedure amministrative durante il periodo di blocco di Flussi di cassa?

Si, è possibile. Le operazioni validate nelle procedure dal giorno 8 giugno p.v. non sono state più acquisite da BDI per la contabilizzazione; tutte le richieste di pagamento approvate dopo tale data verranno automaticamente recuperate e contabilizzate a partire dal 01 luglio p.v. I mandati contabilizzati per le richieste di pagamento acquisite entro l’8 giugno devono essere contabilizzati e trasmessi alla banca entro il 15 giugno p.v.

Prospetto dimostrativo di concordanza

In quale procedura potrà essere elaborato il prospetto di concordanza relativo al II trimestre 2020?

L’elaborazione e la produzione dei prospetti di concordanza relativi al II trimestre dovrà essere effettuata nella nuova procedura “Cash management” e la relativa funzionalità sarà attiva, previa acquisizione ed elaborazione delle rendicontazioni dei movimenti bancari sospese durante il periodo di blocco di Flussi di cassa (dal 20 giugno al 30 giugno 2020), dal primo giorno successivo alla fine del trimestre di riferimento.

A tal proposito si raccomanda di effettuare, entro la data del 19 giugno 2020, data dalla quale verrà interrotta l’operatività in “Flussi di cassa”, una attenta ricognizione di tutti i conti correnti utilizzando la funzione di conciliazione tra saldo estratto conto bancario e saldo Inail, nonché la relativa contabilizzazione di tutti gli importi accreditati.

L’utente contabile dopo aver verificato tutte le condizioni di quadratura di ciascun conto corrente in Cash management potrà procedere all’elaborazione del prospetto di concordanza tramite il link “Produzione e gestione prospetti di concordanza”; nella stessa sezione sono disponibili, per gli utenti “responsabile contabile” e “Direttori DDRR” – “Direttore PBC”, le rispettive funzioni di validazione e successiva autorizzazione.

Gestione cassa interna

Nel ricordare l’obbligo della verifica trimestrale alla cassa, previsto dall’art.61, comma 9, del vigente Regolamento di contabilità e disciplinato dalla Circolare n.24 del 31 maggio 2018, si segnala che per il trimestre in corso tale verifica dovrà essere necessariamente effettuata prima del 19 giugno, considerato che – per effetto del blocco procedurale – tale data costituisce di fatto l’ultimo giorno del trimestre.

Si raccomanda pertanto di procedere con la massima sollecitudine, nella procedura di gestione del cassiere interno presente in Flussi di cassa, alla definizione delle scritture collegate (ad. inserimento data banca per le operazioni di reintegro) relative al II trimestre 2020.

La gestione del servizio di cassa interno resterà, nella fase di primo avvio in produzione di Cash management, all’interno dell’a procedura “Flussi di cassa”, quali sono gli eventuali impatti causati dall’attività di migrazione?

La procedura di gestione del cassiere interno, in relazione alla migrazione verso CM, ha necessità di vedere concluso il processo di contabilizzazione di tutte le richieste di reintegro della cassa interna prima del blocco procedurale del 15 giugno p.v., senza che rimanga nessuna scrittura in sospeso (in stato inviato).