AGENZIA delle ENTRATE – Provvedimento n. 372380 del 30 settembre 2024
Individuazione delle modalità operative ai fini della sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia delle entrate nel corso e al termine delle attività amministrative di controllo fiscale – Disposizioni attuative dell’articolo 38-bis, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600
Dispone:
1. Ambito di applicazione
1.1 I processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia delle entrate nel corso o al termine delle attività amministrative di controllo fiscale possono essere sottoscritti con la firma digitale.
1.2 Il contribuente, o il suo delegato, può, a sua volta, sottoscrivere il processo verbale, previamente condiviso e senza alterarne il contenuto, mediante firma digitale se ne è in possesso ovvero con firma autografa, secondo le modalità di cui ai paragrafi successivi.
2. Contribuente in possesso di firma digitale
2.1 Il processo verbale può essere firmato dal contribuente, o dal suo delegato, in modalità digitale ove dotato di firma digitale. A tal fine il processo verbale viene inviato dalla casella di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo (e-mail) all’indirizzo di posta elettronica ordinaria del contribuente (e-mail), o del suo delegato, così come indicata nel processo verbale. Parimenti, nel medesimo processo verbale deve essere evidenziato l’eventuale domicilio digitale, di cui al successivo punto 2.4.
2.2 Successivamente alla sottoscrizione digitale (in formato CADES – CMS Advanced Electronic Signatures – file con estensione .p7m), il contribuente, o il suo delegato, provvede alla trasmissione del processo verbale all’indirizzo di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo.
2.3 Alla ricezione del processo verbale digitalmente sottoscritto dal contribuente, o dal suo delegato, il personale incaricato del controllo provvede ad apporre la firma digitale sul documento, verificandone la formale integrità rispetto a quello originariamente trasmesso.
2.4 Il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni digitali necessarie, deve essere protocollato dal personale dell’Agenzia delle entrate incaricato del controllo e trasmesso al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici, di cui agli articoli 6-bis, 6-ter e 6-quater del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale – di seguito CAD). In alternativa il contribuente, sprovvisto di indirizzo PEC, può chiedere la trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio delegato.
2.5 Nei casi in cui il contribuente, dotato di firma digitale, risulti sprovvisto di un indirizzo PEC presente in pubblici elenchi, o non richiede la trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio delegato, il personale dell’Agenzia delle entrate incaricato al controllo procede mediante consegna nelle mani proprie del destinatario o tramite raccomandata A/R della copia conforme analogica, munita del contrassegno elettronico previsto dall’articolo 23, comma 2-bis, del CAD.
3. Contribuente non in possesso di firma digitale
3.1 Se il contribuente, o il suo delegato, non è munito di firma digitale il processo verbale può essere firmato in modalità analogica. A tal fine il processo verbale deve essere stampato e consegnato nelle mani proprie del destinatario.
3.2 A seguito dell’apposizione della firma autografa del contribuente, o del suo delegato, sul processo verbale, il personale dell’Agenzia delle entrate incaricato del controllo produce una copia informatica del documento analogico, attestandone la conformità, come previsto dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), al paragrafo 2.2, ai sensi dell’articolo 22 del CAD e apponendo la firma digitale. Il documento così formato costituisce l’originale informatico.
3.3 Predisposto il documento originale informatico con le modalità di cui al punto 3.2, il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni necessarie, deve essere protocollato dal personale dell’Agenzia delle entrate incaricato del controllo che procede, successivamente, alla consegna al contribuente, o al suo delegato della relativa copia analogica con contrassegno elettronico, apposto ai sensi dell’articolo 23, comma 2-bis, del CAD. La consegna può essere effettuata anche con le modalità di cui ai punti 2.4. e 2.5.
4. Rifiuto della sottoscrizione del processo verbale
4.1 Nei casi di rifiuto di sottoscrizione del processo verbale da parte del contribuente, o del suo delegato, il personale dell’Agenzia delle entrate incaricato del controllo ne dà evidenza nello stesso processo verbale, indicandone i motivi, e può procedere alla sottoscrizione digitale del documento ai sensi del punto 1.1 e alla consegna dello stesso con le modalità di cui ai punti 2.4 o 2.5.
4.2 Nelle ipotesi in cui il contribuente, o il suo delegato, rifiuta la consegna del processo verbale nelle proprie mani, il personale dell’Agenzia delle entrate incaricato del controllo procede all’invio della copia analogica del processo verbale informatico con contrassegno elettronico apposto ai sensi dell’articolo 23, comma 2-bis, del CAD, mediante raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente ovvero con trasmissione del documento informatico originale tramite PEC al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici di cui agli articoli 6-bis, 6-ter e 6-quater del CAD.
5. Trattamento dei dati personali
5.1 Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali prevista dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e dal Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni.
5.2 L’Agenzia delle entrate assume il ruolo di Titolare del trattamento dei dati personali, e si avvale, inoltre, del partner tecnologico Sogei S.p.A., al quale è affidata la gestione del sistema informativo dell’Anagrafe tributaria, per questo designata Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
5.3 I dati oggetto di trattamento del presente provvedimento sono:
– i dati anagrafici del/dei verificatore/i e l’indirizzo di posta elettronica (PEL);
– i dati anagrafici del contribuente o del suo delegato;
– l’indirizzo di posta elettronica del contribuente o del suo delegato (PEL);
– l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) del contribuente o del suo delegato.
5.4 I dati trattati e memorizzati dall’Agenzia delle entrate durante l’intero processo rappresentano il set informativo minimo per la corretta gestione della procedura di sottoscrizione del processo verbale.
5.5 Nel rispetto del principio della limitazione della conservazione (articolo 5, paragrafo 1, lettera e) del Regolamento (UE) 2016/679), l’Agenzia delle entrate conserva i dati oggetto del trattamento fino al 31 dicembre dell’undicesimo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino al termine per la definizione di eventuali procedimenti giurisdizionali.
5.6 Nel rispetto del principio di integrità e riservatezza (articolo 5, paragrafo 1, lettera f) del Regolamento (UE) 2016/679), i dati sono trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza tesa ad evitare trattamenti non autorizzati o illeciti.
5.7 L’Agenzia delle entrate adotta tutte le misure tecniche ed organizzative richieste dall’articolo 32 del Regolamento (UE) 2016/679 necessarie a garantire la sicurezza del trattamento dei dati personali, nonché la conformità di esso agli obblighi di legge e al Regolamento.
5.8 L’informativa sul trattamento dei dati personali e sull’esercizio dei diritti da parte degli interessati viene pubblicata sul sito internet dell’Agenzia delle entrate.
6. Conclusioni
6.1 Con successivi provvedimenti possono essere integrate o modificate le disposizioni di cui al presente provvedimento in conseguenza dell’evoluzione degli strumenti informatici e tecnologici.
Motivazioni
Il presente provvedimento è emanato in attuazione dell’articolo 38-bis, comma 2, del Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, introdotto dall’articolo 1, comma 2, lettera b), del Decreto legislativo 12 febbraio 2024, n. 13, al fine di disciplinare le modalità operative per la sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia delle entrate nel corso e al termine delle attività amministrative di controllo fiscale, nel caso in cui i contribuenti interessati e gli operatori del controllo siano dotati di firma digitale.
Disciplina, inoltre, anche le modalità di sottoscrizione mista (digitale e analogica). In caso di firma analogica del documento da parte del contribuente, il personale dell’Agenzia delle entrate incaricato attesta la conformità della copia informatica al documento analogico ai sensi dell’articolo 22 del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
Il provvedimento, infine, disciplina le ipotesi di rifiuto di sottoscrizione da parte del contribuente o del suo delegato del processo verbale firmato digitalmente solo dal personale dell’Agenzia delle entrate incaricato del controllo.
Riferimenti normativi
Attribuzioni del Direttore dell’Agenzia delle Entrate:
Decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, recante la riforma dell’organizzazione del Governo, a norma dell’art. 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 57; art. 62; art 63; art. 66; art. 67, comma 1, art. 68, comma 1; art. 71, comma 3, lett. a); art. 73, comma 4);
Statuto dell’Agenzia delle entrate (art. 5, comma 1; art. 6, comma 1);
Regolamento di amministrazione dell’Agenzia delle entrate (art. 2, comma 1);
Decreto del Ministro delle Finanze 28 dicembre 2000, concernente disposizioni recanti le modalità di avvio delle Agenzie fiscali e l’istituzione del ruolo speciale provvisorio del personale dell’Amministrazione finanziaria, emanato a norma degli articoli 73 e 74 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300.
Disciplina normativa di riferimento:
Legge 7 gennaio 1929, n. 4: norme generali per la repressione delle violazioni delle leggi finanziarie;
Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633: istituzione e disciplina dell’imposta sul valore aggiunto;
Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600: disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi;
Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 602: disposizioni sulla riscossione delle imposte sui redditi;
Decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, e successive modificazioni: approvazione del Testo unico delle imposte sui redditi;
Decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241: norme di semplificazione degli adempimenti dei contribuenti in sede di dichiarazione dei redditi e dell’imposta sul valore aggiunto, nonché di modernizzazione del sistema delle dichiarazioni;
Decreto legislativo 15 dicembre 1997, n. 446: istituzione dell’imposta regionale sulle attività produttive e istituzione di una addizionale regionale all’imposta sul reddito delle persone fisiche;
Legge 27 luglio 2000, n. 212: disposizioni in materia di statuto dei diritti del contribuente;
Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82: Codice dell’Amministrazione Digitale;
Decreto-legge 2 marzo 2012, n. 16, convertito, con modificazioni, dalla legge 26 aprile 2012, n. 44: disposizioni urgenti in materia di semplificazioni tributarie, di efficientamento e potenziamento delle procedure di accertamento;
Decreto legislativo 12 febbraio 2024, n. 13: disposizioni in materia di accertamento tributario e di concordato preventivo biennale;
Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati”);
Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE”.
La pubblicazione del presente provvedimento sul sito internet dell’Agenzia delle entrate tiene luogo della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale, ai sensi dell’articolo 1, comma 361, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.