INPS – Circolare n. 05 aprile 2019, n. 50 – Modalità di rilascio della Certificazione Unica 2019

Modalità di rilascio della Certificazione Unica 2019

SOMMARIO: Con la presente circolare si illustrano le modalità di rilascio della Certificazione Unica 2019 che l’Istituto, in qualità di sostituto d’imposta, annualmente è tenuto a rilasciare ai sensi dell’articolo 4, commi 6-ter e 6- quater, del D.P.R. n. 322/1998. Vengono inoltre specificati gli ulteriori canali di accesso a disposizione dell’utenza per l’acquisizione della Certificazione Unica 2019

1. Premessa

L’Istituto, in qualità di sostituto d’imposta, è tenuto annualmente a rilasciare la Certificazione Unica di cui all’articolo 4, commi 6-ter e 6-quater, del D.P.R. n. 322/1998.

La Certificazione Unica include, oltre ai redditi di lavoro dipendente (e assimilati) e di pensione, anche i redditi di lavoro autonomo, provvigioni e redditi diversi.

Ciò premesso, con la presente circolare vengono illustrate le modalità di rilascio della Certificazione Unica 2019 e i diversi canali a disposizione dell’utenza, in continuità con quanto già previsto per l’anno 2018.

2. Fornitura telematica della Certificazione Unica 2019

Gli utenti in possesso di PIN, anche ordinario, possono scaricare e stampare la Certificazione Unica 2019 dal sito www.inps.it, accedendo alla propria area personale MyINPS o attraverso il seguente percorso di navigazione: “Prestazioni e servizi” > “Tutti i servizi” > Certificazione unica 2019 (Cittadino) > (codice fiscale e PIN).

Gli utenti possono accedere al servizio anche tramite credenziali SPID almeno di secondo livello o superiore, da richiedere agli Identity Provider accreditati dall’AGID.

È inoltre possibile visualizzare e scaricare su smartphone/tablet la propria Certificazione Unica anche tramite l’apposito servizio “Certificazione Unica”, disponibile all’interno dell’APP istituzionale “INPS mobile”, scaricabile dagli store Android e Apple.

La Certificazione Unica è visualizzata dopo che l’utente si è autenticato con codice fiscale e PIN.

3. Modalità alternative per ottenere la Certificazione Unica 2019

Nell’interesse dell’utenza che non possiede le dotazioni e le competenze necessarie per la piena fruizione dei servizi on-line, l’Istituto ha approntato adeguate modalità alternative attraverso i seguenti canali di accesso.

– Servizio erogato dalle Strutture territoriali dell’Istituto

Presso tutte le Strutture territoriali dell’Istituto è disponibile almeno uno sportello dedicato al rilascio cartaceo della Certificazione Unica 2019.

Fatto salvo quanto descritto al successivo paragrafo 4, in tema di consegna a soggetto delegato dal titolare, la certificazione può essere rilasciata soltanto al soggetto intestatario, previa identificazione dello stesso.

– Postazioni informatiche self-service

Con la circolare n. 113/2011, in tutte le Strutture territoriali dell’Istituto sono state istituite postazioni informatiche self-service, presso le quali gli utenti in possesso di PIN possono direttamente procedere alla presentazione on-linedelle domande di servizio, ovvero effettuare tutte quelle interazioni con gli archivi informatici dell’Istituto alle quali risultano abilitati, in un contesto connotato da affidabilità e sicurezza non soltanto tecnologica.

Presso tali postazioni gli utenti possono procedere alla stampa dei certificati fiscali in argomento, ricorrendo anche, ove necessario, all’assistenza da parte del personale dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP).

Con il messaggio n. 20761 del 17 dicembre 2012 sono state comunicate alle Strutture territoriali le modalità di accesso facilitato ai servizi in argomento da parte dell’utenza, mediante l’utilizzo della Tessera sanitaria (TS) ovvero della Tessera sanitaria – Carta nazionale dei servizi (TS-CNS).

– Posta Elettronica Certificata

I soggetti titolari di utenza di posta elettronica certificata (PEC) possono richiedere la trasmissione in formato elettronico della Certificazione Unica 2019 al seguente indirizzo: richiestacertificazioneunica@postacert.inps.gov.it. La richiesta deve essere corredata di copia del documento di identità in corso di validità del richiedente. Conseguentemente la Certificazione Unica sarà recapitata alla casella PEC utilizzata dal richiedente.

– Patronati, Centri di assistenza fiscale, professionisti abilitati all’assistenza fiscale

Per l’acquisizione della Certificazione Unica 2019 è possibile, inoltre, avvalersi di un ente di Patronato, di un CAF o di un professionista compreso tra quelli abilitati all’assistenza fiscale o alla presentazione delle dichiarazioni reddituali in via telematica, in possesso di certificato Entratel in corso di validità.

L’accesso ai servizi INPS è consentito mediante le seguenti modalità:

– per i professionisti: PIN dispositivo dell’INPS o credenziali SPID almeno di secondo livello o Carta Nazionale dei Servizi (CNS);

– per i CAF e i Patronati: SPID, con credenziali almeno di secondo livello, o Carta Nazionale dei Servizi (CNS).

L’intermediario, preliminarmente all’accesso al modello di Certificazione Unica, deve identificare l’interessato e acquisire la sua delega specifica allo svolgimento del servizio, oltre alla copia del suo documento di riconoscimento in corso di validità.

Le deleghe acquisite sono numerate e annotate quotidianamente in un apposito registro cronologico contenente il numero progressivo e la data della delega, il codice fiscale e i dati anagrafici del delegante, nonché gli estremi del documento di identità di quest’ultimo.

In caso di rilascio del modello di Certificazione Unica a soggetto terzo, al quale l’interessato abbia rilasciato delega, come previsto dal successivo paragrafo 4, l’intermediario dovrà acquisire anche tale ulteriore delega, nonché copia del documento di riconoscimento in corso di validità del delegato.

La delega per il prelievo del modello Certificazione Unica deve contenere le seguenti informazioni:

– dati anagrafici dell’interessato e relativo codice fiscale;

– anno d’imposta cui si riferisce la Certificazione Unica da prelevare;

– data di conferimento della delega.

La visualizzazione della Certificazione Unica 2019 da parte degli intermediari è subordinata all’inserimento in procedura di alcuni dati riguardanti l’utente.

In particolare, ai fini dell’accesso alla banca dati, l’intermediario deve indicare alcuni elementi fissi (codice fiscale del soggetto per il quale si intende visualizzare la Certificazione Unica 2019, esistenza di delega specifica, tipologia ed estremi del documento di identità del soggetto per il quale si intende visualizzare il modello di Certificazione Unica, data della delega) e, in aggiunta, uno tra i seguenti elementi:

– posizione previdenziale (numero pensione);

– numero progressivo della delega, determinato sulla base di apposito registro di protocollo interno da tenere a cura dell’intermediario;

– inserimento di un file contenente la scannerizzazione della delega all’intermediario e del documento di identità in corso di validità del soggetto per il quale si intende visualizzare il modello di Certificazione Unica.

Gli intermediari, in osservanza dei canoni di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, di cui all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, utilizzano le informazioni acquisite esclusivamente per le finalità del servizio di rilascio delle Certificazioni Uniche agli utenti, nel rispetto della normativa vigente, anche in materia di consultazione delle banche dati, osservando le misure di sicurezza e i vincoli di riservatezza a tal fine previsti dall’INPS in linea con le disposizioni di cui al citato Regolamento (UE) 2016/679, al D.lgs 10 agosto 2018, n. 101, e al Codice in materia di protezione dei dati personali, D.lgs 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato dal predetto D.lgs n. 101/2018.

Detti intermediari agiscono quali autonomi Titolari del trattamento dei dati personali e garantiscono che le informazioni contenute nelle Certificazioni Uniche degli utenti saranno trattate esclusivamente da soggetti espressamente designati quali “Persone autorizzate”, che agiscono sotto la loro diretta autorità, nel rispetto dell’articolo 4, n. 10, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali, D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, così come modificato dal D.lgs n. 101/2018. In tale ambito i Titolari istruiscono le “Persone autorizzate” sul corretto utilizzo delle funzionalità dei collegamenti, richiamando anche le responsabilità connesse ad un eventuale uso illegittimo dei dati.

Per le diverse categorie di intermediari, l’Istituto si riserva di disciplinare ulteriormente le regole di accesso ai sistemi – a tal fine eventualmente prescrivendo il rispetto di particolari misure di sicurezza – e di dettagliare, nei casi in cui ne ravvisi la necessità, apposite modalità tecniche di prelievo delle Certificazioni Uniche. In particolare, per i Centri di Assistenza Fiscale che ne facciano richiesta, è possibile prelevare la Certificazione Unica in cooperazione applicativa.

L’Istituto eseguirà il tracciamento degli accessi ai dati tramite registrazioni che consentano di verificare a posteriori le operazioni eseguite da ciascun operatore e, tra gli intermediari che hanno effettuato l’accesso al servizio di prelievo della Certificazione Unica, effettuerà appositi controlli richiedendo anche la trasmissione all’INPS delle copie scannerizzate delle deleghe e dei documenti d’identità degli utenti interessati. La trasmissione della suddetta documentazione dovrà avvenire entro e non oltre 48 ore dalla ricezione della richiesta.

In ogni caso, la delega in originale e la copia di un documento di riconoscimento dell’interessato devono essere conservati dagli intermediari per almeno tre anni dal rilascio ed esibiti a richiesta dell’INPS per eventuali controlli. Tale onere di conservazione non sussiste se l’intermediario ha inserito in procedura la scansione della delega e del documento di riconoscimento del soggetto interessato.

L’intermediario assicura il rispetto del divieto di utilizzo di dispositivi automatici (robot), che permettano di consultare in forma massiva i dati e di replicare le informazioni rese disponibili in autonome banche dati. L’Istituto adotta sistemi automatizzati di controllo degli accessi per prevenire casi di anomalia, sia per la ripetuta visualizzazione della Certificazione Unica afferente lo stesso codice fiscale da parte di diversi operatori, sia per gli accessi massivi tramite procedure automatizzate. Per tale seconda casistica è attivo un software specifico, denominato “Test Captcha”, consistente in una o più domande e risposte, tese a verificare che l’accesso in corso stia avvenendo ad opera di una persona fisica.

Al fine di ottemperare all’obbligo di notifica all’Autorità Garante delle violazioni dei dati personali (c.d. “data breach”) nei termini di cui all’articolo 33 del Regolamento (UE) 2016/679, gli intermediari assicurano piena collaborazione all’INPS, a cui forniscono tempestivamente ogni informazione utile in ordine alle violazioni dei dati o incidenti informatici eventualmente occorsi nell’ambito dei trattamenti effettuati, se tali situazioni di rischio possano avere un impatto significativo per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

– Comuni e altre pubbliche amministrazioni abilitate

Il cittadino può ottenere la Certificazione Unica 2019 anche presso i Comuni e le altre pubbliche amministrazioni che abbiano sottoscritto un protocollo con l’Istituto per l’attivazione di un punto cliente di servizio. Come per gli intermediari, la visualizzazione della Certificazione Unica da parte degli operatori delle pubbliche amministrazioni è subordinata all’esistenza di una specifica richiesta del cittadino con le stesse modalità di accesso alle banche dati e di conservazione dei documenti previste per gli intermediari abilitati.

– Servizio di “Sportello Mobile”

In considerazione dell’oggettiva difficoltà o impossibilità di avvalersi dei canali fisici e telematici messi a disposizione dall’Istituto, ormai da tempo è stato attivato un servizio dedicato a particolari categorie di utenti (ad esempio, ultraottantenni titolari di indennità di accompagnamento o di comunicazione, titolari di indennità speciale – Categoria: Ciechi civili – indipendentemente dall’età, ecc.), denominato “Sportello Mobile”, per l’erogazione con modalità agevolate di alcuni servizi istituzionali, tra i quali il rilascio della certificazione in argomento.

Gli utenti che abbiano ricevuto apposita comunicazione di inserimento nell’iniziativa possono pertanto contattare, al numero telefonico indicato nella comunicazione stessa, un operatore della Struttura territorialmente competente e richiedere l’invio della certificazione al proprio domicilio.

– Pensionati residenti all’estero

I pensionati residenti all’estero possono richiedere la certificazione, fornendo i propri dati anagrafici e il numero di codice fiscale, ai seguenti numeri telefonici dedicati: 0039- 06.59058000 – 0039-06.59053132, con orario 8-19 (ora italiana).

– Spedizione della Certificazione Unica 2019 al domicilio del titolare

Al fine di contemperare gli obiettivi di efficienza ed efficacia – declinati con chiarezza dalla vigente normativa sul tema della Certificazione Unica – con oggettive situazioni di difficoltà rappresentate dall’utenza, l’Istituto provvederà all’invio, su espressa richiesta dell’interessato, della Certificazione Unica 2019 al domicilio del titolare nei casi di dichiarata impossibilità di accedere alla certificazione, direttamente o delegando altro soggetto, mediante gli altri servizi sopra elencati.

Nei casi su indicati, per consentire la richiesta di spedizione della Certificazione Unica al domicilio dell’interessato risultante dagli archivi dell’Istituto, è stato attivato il numero verde dedicato 800 434320 con risponditore automatico, abilitato alle chiamate sia da rete fissa che da rete mobile. È anche possibile richiedere la spedizione della Certificazione Unica chiamando il Contact Center Multicanale al numero 803 164, gratuito e abilitato solo alle chiamate da rete fissa, oppure al numero 06 164164, abilitato alle chiamate da rete mobile, con costi variabili in base al piano tariffario applicato dal gestore telefonico del chiamante.

4. Modalità di rilascio della Certificazione Unica 2019 al soggetto non titolare

La Certificazione Unica 2019 può essere rilasciata anche a persona diversa dal titolare.

In questo caso la richiesta può essere presentata sia da persona delegata sia da parte degli eredi del soggetto titolare deceduto.

Nel primo caso, la richiesta deve essere corredata dalla delega, con la quale si autorizza esplicitamente l’INPS al rilascio della certificazione richiesta, e dalla fotocopia del documento di riconoscimento in corso di validità del delegante e del delegato.

Lo sportello INPS o l’intermediario – cui viene presentata la delega – devono conservare la predetta documentazione per un periodo di tre anni.

Il delegato può presentarsi agli sportelli con un numero di deleghe non superiore a due.

Nel secondo caso, in cui la richiesta sia presentata da eredi del titolare della prestazione, così come già chiarito con il messaggio n. 7107/2013, la stessa deve essere corredata da una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, ai sensi dell’articolo 47 del D.P.R. n. 445/2000, con la quale il richiedente attesti la propria qualità di erede, unitamente alla fotocopia del proprio documento di riconoscimento in corso di validità.

Delle modalità di rilascio sopra descritte sarà data ampia diffusione attraverso il sito internet dell’Istituto e i social media.