INPS – Circolare n. 29 del 15 marzo 2023 – Modalità di rilascio della Certificazione Unica 2023 e relativi adempimenti dell’INPS

INPS – Circolare n. 29 del 15 marzo 2023

Modalità di rilascio della Certificazione Unica 2023 e relativi adempimenti dell’INPS

SOMMARIO: Con la presente circolare si illustrano le attività svolte annualmente dall’Istituto, in qualità di sostituto d’imposta, riguardanti l’elaborazione del conguaglio fiscale di fine anno, il rilascio della Certificazione Unica e la contestuale trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate, ai sensi dell’articolo 4, commi 6-ter, 6-quater e 6-quinquies, del D.P.R. n. 322/1998.

Si specificano, inoltre, i canali di accesso a disposizione dell’utenza per l’acquisizione della predetta Certificazione Unica 2023.

INDICE

1. Premessa
2. Certificazione Unica 2023

2.1 Conguaglio fiscale 2022

2.2 Termini e modalità di rilascio della Certificazione Unica ai contribuenti e trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate

2.3 Rettifica della Certificazione Unica

3. Fornitura telematica della Certificazione Unica 2023
4. Modalità alternative per ottenere la Certificazione Unica 2023

4.1 Servizio erogato dalle Strutture territoriali dell’Istituto

4.2 Spedizione della Certificazione Unica attraverso Posta Elettronica Certificata

4.3 Istituti di Patronato, Centri di assistenza fiscale, professionisti abilitati all’assistenza fiscale

4.4 Spedizione della Certificazione Unica alla residenza del titolare o dell’erede di soggetto titolare

4.5 Spedizione della Certificazione Unica ai pensionati residenti all’estero

4.6 Servizio di “Sportello mobile”

4.7 Comuni e altre pubbliche Amministrazioni abilitate

5. Modalità di rilascio della Certificazione Unica 2023 al soggetto non titolare
6. Premessa

L’Istituto, in qualità di sostituto d’imposta, è tenuto a determinare annualmente il conguaglio fiscale di fine anno e, entro il 16 marzo di ogni anno, a rilasciare ai percettori di redditi di lavoro dipendente (e assimilati) e di pensione, di redditi di lavoro autonomo, provvigioni e redditi diversi, la Certificazione Unica e a trasmetterla telematicamente all’Agenzia delle Entrate, anche ai fini della predisposizione della dichiarazione precompilata di cui all’articolo 1 del decreto legislativo 21 novembre 2014, n. 175.

Con la presente circolare si illustrano le attività svolte dall’Istituto per gli adempimenti anzidetti, nonché le modalità attraverso le quali l’Istituto mette a disposizione dell’utenza la Certificazione Unica 2023.

2. Certificazione Unica 2023

L’Istituto, come ogni anno, ha predisposto, in conformità al Provvedimento direttoriale dell’Agenzia delle Entrate del 17 gennaio 2023, prot. n. 14392/2023, la Certificazione Unica sintetica (CUS) da rilasciare ai propri sostituiti e la Certificazione Unica ordinaria (CUO) da trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate anche al fine di predisporre la dichiarazione precompilata. Si illustrano di seguito le attività svolte dall’Istituto.

2.1 Conguaglio fiscale 2022

Come indicato in premessa, l’Istituto in qualità di sostituto d’imposta:

– effettua il conguaglio tra l’ammontare delle ritenute operate e l’imposta dovuta sull’ammontare complessivo delle somme e i valori corrisposti nel corso dell’anno d’imposta 2022, tenendo conto delle detrazioni eventualmente spettanti a norma degli articoli 12 e 13 del D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR);

– determina, sul reddito prodotto nell’anno d’imposta di riferimento (2022), le addizionali regionale e comunale, a saldo e in acconto, i cui importi sono trattenuti in forma rateale sui pagamenti delle singole prestazioni, a partire dal mese di gennaio (per l’addizionale comunale in acconto a partire dal mese di marzo) e fino al mese di novembre dell’anno successivo (2023).

In riferimento ai redditi di pensione non superiori a 18.000,00 euro, come previsto dalla normativa vigente, le imposte determinate e dovute in sede di conguaglio di fine anno, per importi complessivamente superiori a 100,00 euro, sono prelevate in un numero massimo di undici rate, senza applicazione di interessi, a partire dal mese successivo a quello in cui è effettuato il conguaglio e non oltre quello relativamente al quale le ritenute sono versate nel mese di dicembre.

2.2 Termini e modalità di rilascio della Certificazione Unica ai contribuenti e trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate

L’Istituto rende disponibile la Certificazione Unica ai percipienti in modalità telematica, ai sensi dell’articolo 1, comma 114, della legge 24 dicembre 2012, n. 228.

A partire dai dati relativi all’anno d’imposta 2020, l’articolo 16-bis del decreto-legge 26 ottobre 2019, n. 124, convertito, con modificazioni, dalla legge 19 dicembre 2019, n. 157, ha unificato alla data del 16 marzo di ogni anno sia il termine di rilascio della CUS ai sostituiti sia quello di trasmissione telematica della CUO all’Agenzia delle Entrate. Pertanto, a partire dal 16 marzo 2023, la Certificazione Unica 2023 è disponibile all’utenza tramite i consueti canali, come illustrato nei successivi paragrafi, e trasmessa, entro il medesimo termine, all’Agenzia delle Entrate anche ai fini della predisposizione della dichiarazione precompilata.

2.3 Rettifica della Certificazione Unica

Tenuto conto che le istruzioni per la compilazione della Certificazione Unica prevedono espressamente che, qualora il contribuente rilevi errori o informazioni non corrette nella medesima Certificazione Unica, il medesimo è tenuto a rivolgersi al proprio sostituto d’imposta che procederà alla correzione dei dati, l’Istituto, a partire dal 16 marzo 2023, consente alle Strutture territoriali, laddove necessario, di procedere alla rettifica della Certificazione Unica.

La rettifica può produrre la rideterminazione anche del conguaglio fiscale in capo al contribuente.

L’avvenuta rettifica della Certificazione Unica viene resa nota all’interessato mediante comunicazione inviata dall’Istituto con il canale postale o via Posta Elettronica Certificata (PEC), oppure accedendo ai Servizi Fiscali presenti all’interno della propria area personale “MyINPS”, seguendo il percorso di navigazione sul sito www.inps.it: “I tuoi servizi e strumenti” > “Servizi fiscali e pagamenti ricevuti da INPS” > “Comunicazioni Fiscali”.

La nuova Certificazione Unica, rilasciata nella prevista modalità telematica, evidenzia, tra le annotazioni, che il contribuente, qualora si avvalga della dichiarazione precompilata predisposta dall’Agenzia delle Entrate, deve procedere a modificarne il contenuto sulla base dei dati forniti dall’ultima Certificazione Unica.

3. Fornitura telematica della Certificazione Unica 2023

Nel ricordare che, alla data del 30 settembre 2021, sono stati dismessi tutti i PIN rilasciati dall’Istituto, con la sola eccezione di quelli rilasciati a cittadini residenti all’estero non in possesso di un documento di riconoscimento italiano, si comunica che gli utenti in possesso di credenziali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) almeno di secondo livello o superiore, Carta Nazionale dei Servizi (CNS) o Carta di Identità Elettronica (CIE) 3.0 possono scaricare e stampare la Certificazione Unica 2023 dal sito www.inps.it, accedendo ai Servizi Fiscali presenti all’interno della propria area personale “MyINPS” o attraverso il seguente percorso di navigazione: “Pensione e Previdenza” > “Benefici previdenziali e detrazioni” > “Certificazione Unica” > “Utilizza il servizio – Cittadini”.

Per i cittadini impossibilitati a utilizzare in autonomia i servizi online, l’Istituto ha previsto un sistema di gestione delle deleghe delle identità digitali che consente, agli stessi, di delegare una persona di propria fiducia per l’accesso ai servizi online e per le richieste presso gli sportelli INPS (cfr. la circolare n. 127/2021).

È, inoltre, possibile visualizzare e scaricare su dispositivi mobili la propria Certificazione Unica anche tramite l’apposito servizio “Certificazione Unica”, disponibile all’interno dell’applicazione “INPS Mobile”, scaricabile gratuitamente per i sistemi operativi Android e iOS.

4. Modalità alternative per ottenere la Certificazione Unica 2023

L’Istituto, al fine di assicurare il più ampio livello di accesso al servizio, mette a disposizione i seguenti ulteriori canali di contatto per agevolare l’acquisizione della Certificazione Unica 2023.

4.1 Servizio erogato dalle Strutture territoriali dell’Istituto

Il rilascio cartaceo della Certificazione Unica 2023 può essere richiesto presso il servizio di “Prima accoglienza”, accessibile senza prenotazione nelle Strutture INPS dove lo stesso è presente; negli altri casi, il rilascio può essere richiesto presso gli sportelli veloci, previa prenotazione dell’accesso in Sede. La prenotazione può essere effettuata attraverso i vari canali che l’Istituto ha messo a disposizione dell’utenza:

App “INPS Mobile”, disponibile per sistemi operativi Android e iOS;

Portale internet dell’Istituto (www.inps.it);

Contact Center (servizio con operatore).

4.2 Spedizione della Certificazione Unica attraverso Posta Elettronica Certificata

I soggetti titolari di utenza PEC possono richiedere la trasmissione in formato elettronico della Certificazione Unica 2023 al seguente indirizzo:

richiestacertificazioneunica@postacert.inps.gov.it.

La richiesta deve essere corredata di copia del documento di identità in corso di validità del richiedente. Conseguentemente, la Certificazione Unica sarà recapitata alla casella PEC utilizzata dal richiedente.

I titolari di pensione che effettuano l’accesso all’area “MyINPS” – esclusivamente mediante SPID, CIE, o CNS – troveranno nella propria area riservata un avviso con le indicazioni utili per ricevere la Certificazione Unica via e-mail o PEC.

4.3 Istituti di Patronato, Centri di assistenza fiscale, professionisti abilitati all’assistenza fiscale

Per l’acquisizione della Certificazione Unica 2023 è possibile, inoltre, avvalersi di un Istituto di Patronato, di un Centro di assistenza fiscale (CAF) o di un professionista compreso tra quelli abilitati all’assistenza fiscale o alla presentazione delle dichiarazioni reddituali in via telematica, in possesso di certificato Entratel in corso di validità.

I predetti soggetti possono accedere ai servizi INPS mediante una delle seguenti modalità:

credenziali SPID almeno di secondo livello, Carta Nazionale dei Servizi o Carta di Identità Elettronica 3.0.

L’intermediario, preliminarmente all’accesso al modello di Certificazione Unica, deve identificare l’interessato e acquisire la sua delega specifica allo svolgimento del servizio, oltre alla copia del suo documento di riconoscimento in corso di validità. Le deleghe acquisite sono numerate e annotate quotidianamente in un apposito registro cronologico contenente il numero progressivo e la data della delega, il codice fiscale e i dati anagrafici del delegante, nonché gli estremi del documento di identità di quest’ultimo.

In caso di rilascio del modello di Certificazione Unica a soggetto terzo, al quale l’interessato abbia rilasciato delega, come previsto dal successivo paragrafo 5, l’intermediario dovrà acquisire anche tale ulteriore delega, nonché copia del documento di riconoscimento in corso di validità del delegato. La delega per il prelievo del modello di Certificazione Unica deve contenere le seguenti informazioni:

– dati anagrafici dell’interessato e relativo codice fiscale;

– anno d’imposta cui si riferisce la Certificazione Unica da prelevare;

– data di conferimento della delega.

La visualizzazione della Certificazione Unica 2023 da parte degli intermediari è subordinata all’inserimento in procedura di alcuni dati riguardanti l’utente. In particolare, ai fini dell’accesso alla banca dati, l’intermediario, nel rispetto delle disposizioni di cui all’Allegato n. 1 alla presente circolare, deve indicare tutti gli elementi informativi di seguito indicati: codice fiscale del soggetto per il quale si intende visualizzare la Certificazione Unica 2023, esistenza di delega specifica, tipologia ed estremi del documento di identità del soggetto per il quale si intende visualizzare il modello di Certificazione Unica, data della delega e, in aggiunta, uno tra i seguenti elementi:

– posizione previdenziale (numero pensione);

– numero progressivo della delega, determinato sulla base di apposito registro di protocollo interno da tenere a cura dell’intermediario;

– inserimento di un file contenente la scannerizzazione della delega all’intermediario e del documento di identità in corso di validità del soggetto per il quale si intende visualizzare il modello di Certificazione Unica.

4.4 Spedizione della Certificazione Unica alla residenza del titolare o dell’erede di soggetto titolare

Per richiedere la spedizione della Certificazione Unica alla residenza del titolare o dell’erede di soggetto titolare sono attivi i seguenti canali di contatto:

– Canale telefonico: esclusivamente su richiesta del titolare, la relativa Certificazione Unica sarà spedita alla residenza del titolare medesimo risultante dagli archivi dell’Istituto. A tale fine, è stato attivato il numero verde dedicato 800 434320 con risponditore automatico, abilitato alle chiamate sia da rete fissa che da rete mobile. È anche possibile richiedere la spedizione della Certificazione Unica chiamando il Contact Center Multicanale al numero 803 164 (gratuito e abilitato solo alle chiamate da rete fissa) oppure al numero 06 164164 (abilitato alle chiamate da rete mobile, con costi variabili in base al piano tariffario applicato dal gestore telefonico del chiamante);

– Canale posta elettronica ordinaria: detto canale consente ai soggetti non titolari, quali il soggetto delegato ovvero l’erede di soggetto deceduto, di acquisire la Certificazione Unica.

L’indirizzo di posta elettronica a cui inviare la richiesta di spedizione della Certificazione Unica è il seguente: richiestacertificazioneunica@inps.it.

In particolare, nel caso di soggetto delegato, il delegato dovrà richiedere la Certificazione Unica 2023, corredando la predetta richiesta, della fotocopia di un proprio documento di identità e di un documento di identità del delegante, entrambi in corso di validità legale.

La Certificazione Unica verrà inviata in modalità cartacea all’indirizzo di residenza del delegante risultante dagli archivi dell’Istituto.

Nel caso di richiesta presentata da eredi del titolare della Certificazione unica, detta richiesta deve essere corredata da una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, ai sensi dell’articolo 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, con la quale il richiedente attesti la propria qualità di erede, unitamente alla fotocopia del proprio documento di riconoscimento in corso di validità legale.

La Certificazione Unica verrà inviata in modalità cartacea all’indirizzo di residenza dell’erede che presenta l’istanza.

4.5 Spedizione della Certificazione Unica ai pensionati residenti all’estero

I pensionati residenti all’estero possono richiedere la certificazione, fornendo i propri dati anagrafici e il numero di codice fiscale, al numero: 0039-06 164164 (abilitato alle chiamate da rete mobile, con costi variabili in base al piano tariffario applicato dal gestore telefonico del chiamante), servizio con operatore attivo dal lunedì al venerdì dalle 08:00 alle 20:00 (ora italiana) e il sabato dalle 08:00 alle 14:00 (ora italiana).

La Certificazione Unica verrà inviata in modalità cartacea all’indirizzo di residenza risultante dagli archivi dell’Istituto.

4.6 Servizio di “Sportello Mobile”

In considerazione dell’oggettiva difficoltà o impossibilità di avvalersi dei canali fisici e telematici messi a disposizione dall’Istituto, da tempo è stato attivato un servizio dedicato a particolari categorie di utenti (ad esempio, ultrasettantacinquenni titolari di indennità di accompagnamento o di comunicazione, titolari di indennità speciale – Categoria: Ciechi civili – indipendentemente dall’età, ecc.), denominato “Sportello Mobile”, per l’erogazione con modalità agevolate di alcuni servizi istituzionali, tra i quali il rilascio della certificazione in argomento.

Gli utenti che abbiano ricevuto apposita comunicazione di inserimento nell’iniziativa, possono, infatti, contattare, al numero telefonico e all’orario indicato nella comunicazione stessa, un operatore della Struttura territorialmente competente e richiedere l’invio della certificazione, che sarà spedita alla residenza del titolare medesimo risultante dagli archivi dell’Istituto.

4.7 Comuni e altre pubbliche Amministrazioni abilitate

Il cittadino può ottenere la Certificazione Unica 2023 anche presso i Comuni e le altre pubbliche Amministrazioni che abbiano sottoscritto un protocollo con l’Istituto per l’attivazione di un punto cliente di servizio, ove effettivamente operativo. Come per gli intermediari, la visualizzazione della Certificazione Unica da parte degli operatori delle pubbliche Amministrazioni è subordinata all’esistenza di una specifica richiesta del cittadino con le stesse modalità di accesso alle banche dati e di conservazione dei documenti previste per gli intermediari abilitati.

5. Modalità di rilascio della Certificazione Unica 2023 al soggetto non titolare

Si ricorda che la Certificazione Unica 2023 può essere rilasciata anche a persona diversa dal titolare. In questo caso la richiesta può essere presentata agli Istituti di Patronato, ai Centri di assistenza fiscale, ai professionisti abilitati all’assistenza fiscale (cfr. il precedente paragrafo 4.3) o attraverso il servizio di posta elettronica ordinaria (cfr. il precedente paragrafo 4.4), sia da persona appositamente delegata sia da parte degli eredi del soggetto titolare deceduto.

Nel primo caso, la richiesta deve essere corredata dalla delega, con la quale si autorizza esplicitamente l’INPS al rilascio della certificazione richiesta, e dalla fotocopia del documento di riconoscimento in corso di validità del delegante e del delegato. L’intermediario, cui viene presentata la delega, è tenuto a conservare la predetta documentazione per un periodo di tre anni. Tale onere di conservazione non sussiste se l’intermediario ha inserito in procedura la scansione della delega e del documento di riconoscimento del soggetto interessato.

Nel secondo caso, in cui la richiesta sia presentata da eredi del titolare della prestazione, detta richiesta deve essere corredata da una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, ai sensi dell’articolo 47 del D.P.R. n. 445/2000, con la quale il richiedente attesti la propria qualità di erede, unitamente alla fotocopia del proprio documento di riconoscimento in corso di validità.

Delle modalità di rilascio della Certificazione Unica 2023 sopra descritte sarà data ampia diffusione attraverso il sito internet dell’Istituto e i social media.

Allegato

Disposizione in materia di protezione e trattamento dei dati personali

Gli intermediari, in osservanza dei canoni di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, di cui all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, utilizzano le informazioni acquisite esclusivamente per le finalità del servizio di rilascio delle Certificazioni Uniche agli utenti, nel rispetto della normativa vigente, anche in materia di consultazione delle banche dati, osservando le misure di sicurezza e i vincoli di riservatezza a tal fine previsti dall’INPS in linea con le disposizioni di cui al citato Regolamento (UE) 2016/679, al “Codice in materia di protezione dei dati personali”, decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come integrato e modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 e dalla Legge 3 dicembre 2021, n. 205, di conversione, con modificazioni, del decreto-legge n. 139/2021. Detti intermediari agiscono quali autonomi Titolari del trattamento dei dati personali e garantiscono che le informazioni contenute nelle Certificazioni Uniche degli utenti saranno trattate esclusivamente da soggetti espressamente designati quali “Persone autorizzate”, che agiscono sotto la loro diretta autorità, nel rispetto degli articoli n. 29 e 4, n. 10, del Regolamento UE 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali, decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come integrato e modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 e dalla Legge 3 dicembre 2021, n. 205, di conversione, con modificazioni, del decreto-legge n. 139/2021.

In tale ambito i Titolari istruiscono le “Persone autorizzate” sul corretto utilizzo delle funzionalità dei collegamenti, richiamando anche le responsabilità connesse ad un eventuale uso illegittimo dei dati.

Per le diverse categorie di intermediari, l’Istituto si riserva di disciplinare ulteriormente le regole di accesso ai sistemi – a tal fine eventualmente prescrivendo il rispetto di particolari misure di sicurezza – e di dettagliare, nei casi in cui ne ravvisi la necessità, apposite modalità tecniche di prelievo delle Certificazioni Uniche. In particolare, per i Centri di Assistenza Fiscale che ne facciano richiesta, è possibile prelevare la Certificazione Unica in cooperazione applicativa.

L’Istituto eseguirà il tracciamento degli accessi ai dati tramite registrazioni che consentano di verificare a posteriori le operazioni eseguite da ciascun operatore e, tra gli intermediari che hanno effettuato l’accesso al servizio di prelievo della Certificazione Unica, effettuerà appositi controlli richiedendo anche la trasmissione all’INPS delle copie scannerizzate delle deleghe e dei documenti d’identità degli utenti interessati. La trasmissione della suddetta documentazione dovrà avvenire entro e non oltre 48 ore dalla ricezione della richiesta.

In ogni caso, la delega in originale e la copia di un documento di riconoscimento dell’interessato devono essere conservati dagli intermediari per almeno tre anni dal rilascio ed esibiti a richiesta dell’INPS per eventuali controlli. Tale onere di conservazione non sussiste se l’intermediario ha inserito in procedura la scansione della delega e del documento di riconoscimento del soggetto interessato.

L’intermediario assicura il rispetto del divieto di utilizzo di dispositivi automatici (robot), che permettano di consultare in forma massiva i dati e di replicare le informazioni rese disponibili in autonome banche dati. L’Istituto adotta sistemi automatizzati di controllo degli accessi per prevenire casi di anomalia, sia per la ripetuta visualizzazione della Certificazione Unica afferente lo stesso codice fiscale da parte di diversi operatori, sia per gli accessi massivi tramite procedure automatizzate. Per tale seconda casistica è attivo un software specifico, denominato “Test Captcha”, consistente in una o più domande e risposte, tese a verificare che l’accesso in corso stia avvenendo ad opera di una persona fisica.

Nei casi di violazione di dati personali, al fine di ottemperare agli obblighi di notifica al Garante e di comunicazione agli interessati (c.d. “data breach”), nei termini di cui agli artt. 33 e 34 del Regolamento (UE) 2016/679, gli intermediari assicurano piena collaborazione all’INPS, a cui forniscono tempestivamente ogni informazione utile in ordine agli eventi rischiosi eventualmente occorsi nell’ambito dei trattamenti effettuati, se tali situazioni possano avere un impatto significativo per i diritti e le libertà delle persone fisiche.