INPS – Messaggio 03 dicembre 2020, n. 4570 – Riparto delle competenze nell’ambito della gestione delle risorse strumentali tra le Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania e le Direzioni di coordinamento metropolitano di Roma, Milano e Napoli e tra la Direzione regionale Piemonte e la Direzione regionale Valle D’Aosta

INPS – Messaggio 03 dicembre 2020, n. 4570

Riparto delle competenze nell’ambito della gestione delle risorse strumentali tra le Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania e le Direzioni di coordinamento metropolitano di Roma, Milano e Napoli e tra la Direzione regionale Piemonte e la Direzione regionale Valle D’Aosta

1. Premessa

Con la circolare n. 11 del 31 gennaio 2020 sono state fornite le prime linee guida per l’attuazione dei modelli organizzativi delle Direzioni regionali, delle Direzioni di coordinamento metropolitano, delle Filiali metropolitane, delle Direzioni provinciali e delle Filiali provinciali, come aggiornati dalle determinazioni dell’Organo munito dei poteri del Consiglio di Amministrazione n. 4 e n. 5 del 16 gennaio 2020.

In particolare, la citata determinazione n. 5/2020, nell’apportare modifiche alle determinazioni presidenziali n. 9/2017 e n. 176/2017, ha aggiornato il modello organizzativo delle Direzioni regionali e delle Direzioni di coordinamento metropolitano, alla luce delle novità introdotte dal vigente Ordinamento delle funzioni centrali e territoriali dell’Istituto. Con tale provvedimento sono state, tra le altre cose, ridefinite le funzioni manageriali presidiate dalle citate Strutture, confermandone la responsabilità complessiva della gestione anche con riferimento ai risultati conseguiti nell’ambito territoriale di competenza.

Nell’ambito della Funzione manageriale “Conformità, Gestione risorse e patrimonio”, con specifico riferimento alla macro-attività “Gestione delle risorse strumentali”, fatta salva la gestione centralizzata degli acquisti, viene disposto che:

– le Direzioni di coordinamento metropolitano di Roma, Milano e Napoli (di seguito anche DCM), per lo svolgimento di tali attività abilitanti e di supporto, debbono avvalersi delle strutture organizzative e delle risorse assegnate alle corrispondenti Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania (di seguito anche DR);

– le DR assicurano alle DCM, tramite le proprie strutture organizzative e le risorse a ciò dedicate, il presidio delle citate attività in modalità di service amministrativo;

– gli uffici regionali in service amministrativo agiscono sulla base delle indicazioni fornite direttamente dalle DCM;

– le DCM sono, a tutti gli effetti, responsabili degli atti e delle attività rese dagli uffici posti in service, per i quali resta confermata la dipendenza gerarchica dalle DR di appartenenza.

Per esplicita previsione ordinamentale, la sopra descritta modifica del modello organizzativo impatta sostanzialmente sulle attività negoziali poste in essere direttamente dalle Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania e dalle Direzioni di coordinamento metropolitano di riferimento che, come definito dalla circolare n. 63/2018 al paragrafo 1.2.1, hanno autonomi poteri, nei limiti di budget loro assegnato, per:

– affidamenti di forniture, servizi e lavori di importo inferiore a 40.000,00 euro, ai sensi dell’articolo 36, comma 2, lett. a), del decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 (c.d. Codice dei contratti pubblici). Tale limite, per effetto dell’intervenuta legge 11 settembre 2020, n. 120 (di conversione del decreto-legge 16 luglio 2020, n. 76, c.d. decreto Semplificazione, che, fino al 31 dicembre 2021, ha disposto un regime derogatorio alla disciplina codicistica degli affidamenti diretti), è attualmente fissato in 75.000,00 euro per le forniture di beni e servizi e in 150.000,00 euro per gli appalti di lavori;

– acquisti riconducibili a convenzioni quadro stipulate da Consip S.p.A. o da altri soggetti aggregatori, nonché ad accordi quadro stipulati senza riapertura del confronto competitivo;

– ordinativi inerenti a forniture e servizi contenuti nella piattaforma e-procurement (indipendentemente dall’importo).

Per tutto ciò che esula da tali affidamenti, restano confermate le competenze in capo alla Direzione centrale Risorse strumentali e centrale unica acquisti (di seguito anche DC RSCUA), in qualità di stazione unica appaltante, così come definite dalla circolare n. 63/2018 al paragrafo 1.2.2. Tuttavia, anche in tale ambito, vengono implicitamente modificati i rapporti intercorrenti tra tale Direzione, la DCM e la DR, laddove quest’ultima operi in modalità di service amministrativo, per conto della DCM di riferimento.

Obiettivo del presente messaggio è quello di fornire indicazioni sul riparto delle competenze tra le suddette Strutture, evidenziando gli ambiti di autonomia e di responsabilità e distinguendo, per ciascuna fase del processo di acquisto, gli adempimenti e le modalità di interazione dei diversi soggetti coinvolti.

Si rappresenta che il vigente ordinamento delle funzioni centrali e territoriali individua anche la DR Piemonte, quale struttura in service amministrativo per la DR Valle D’Aosta, nella gestione operativa, tra le altre, della funzione “Gestione delle risorse strumentali”. Ne consegue, che le disposizioni operative del presente messaggio devono essere estese per analogia anche ai rapporti tra le citate Strutture.

2. Attività negoziali in modalità di service amministrativo: riparto di competenze tra Direzioni di coordinamento metropolitano e Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania

Programmazione

Viene confermato in capo alle Direzioni regionali Lazio, Campania e Lombardia e alle Direzioni di coordinamento metropolitano, ciascuna per il proprio ambito di competenza, il potere di rilevazione dei fabbisogni di forniture, servizi e lavori ed i correlati poteri di spesa, nei limiti del budget loro assegnato.

Ne consegue che, per tale fase, le DCM (con l’ausilio del Coordinamento tecnico regionale, in caso di lavori) segnalano ai predetti uffici regionali operanti in service le proprie esigenze, fornendo tutti gli elementi necessari per una corretta programmazione degli approvvigionamenti.

Gli uffici regionali in service caricano sul sistema informatico (SIGEC/ALICE) i dati delle procedure per conto della DCM, al fine di consentire la predisposizione del Programma biennale degli acquisti di beni e servizi, del Programma triennale dei lavori pubblici e del Piano degli investimenti.

I dipendenti dei predetti uffici regionali in service dovranno, conseguentemente, essere abilitati ad operare, per tale fase e per le successive, sulle predette procedure informatiche per conto delle relative DCM.

Nella fase della programmazione si procede, di norma, anche alla prima individuazione del Responsabile Unico del Procedimento (RUP), quale figura deputata a formulare proposte, oltre che a fornire dati utili per l’intervento da realizzare.

La successiva nomina del RUP, nonché la conferma o la sostituzione, avvengono, per gli approvvigionamenti di competenza, con provvedimento formale del Direttore di coordinamento metropolitano, che individuerà il soggetto nell’ambito del proprio personale o, in caso di indisponibilità, tra quello in forza presso la DR di riferimento, su proposta del relativo Direttore. Nell’ipotesi di affidamento di lavori, considerando che il RUP deve essere un tecnico, la nomina avverrà su proposta del Coordinatore tecnico generale o regionale di riferimento.

Progettazione

Per le procedure di competenza della DCM, il RUP, unitamente agli uffici regionali in service, definisce la strategia di gara idonea a soddisfare le esigenze rappresentate e predispone la necessaria documentazione.

Nello specifico, il RUP, avvalendosi del personale amministrativo di supporto in forza alla DR, ovvero del personale tecnico del Coordinamento tecnico regionale, effettua le attività prodromiche all’espletamento delle singole procedure di affidamento, quali: le indagini di mercato, la pubblicazione di eventuali manifestazioni di interesse, la valutazione circa la possibile suddivisione dell’appalto in lotti, nonché l’elaborazione degli atti per l’avvio della procedura (determina di indizione corredata dalla relativa relazione, schema del disciplinare di gara/lettera d’invito con i relativi allegati, capitolato tecnico, eventuale documento di valutazione dei rischi da interferenze, schema di offerta economica, schema di contratto ed ogni altra documentazione ritenuta necessaria).

A tal riguardo, si sottolinea che la DC RSCUA, al fine di semplificare le attività ed accelerare le procedure, ha predisposto specifici format per l’elaborazione della documentazione di gara, disponibili sulla propria pagina intranet.

Tutta la documentazione predisposta va inoltrata, dagli uffici regionali in service, alla DCM committente, quale responsabile della procedura di acquisto.

Il Direttore della DCM firma la determina di indizione e con essa approva gli atti di gara.

Successivamente, la determina di indizione e i relativi allegati vengono nuovamente inviati agli uffici regionali per l’assunzione della prenotazione di spesa sulle disponibilità finanziarie della DCM. Come detto, anche per tali adempimenti i dipendenti degli uffici regionali in service dovranno essere abilitati ad operare sulle procedure informatiche per conto delle relative DCM.

Per completezza si ricorda che, in questa fase, sono riconducibili al RUP anche gli ulteriori adempimenti amministrativi correlati all’approvvigionamento, quali l’accreditamento sul Centro di costo nazionale A.N.A.C. “Istituto nazionale Previdenza Sociale”, l’acquisizione del CIG o Smart CIG e relativo perfezionamento, l’implementazione del sistema SIMOG, l’assolvimento degli obblighi di pubblicazione, secondo le modalità e i termini previsti dalla normativa vigente.

Per un maggiore approfondimento, si rinvia alle indicazioni operative contenute nel messaggio n. 3065 del 1° agosto 2018.

Anche nel caso di approvvigionamenti di forniture e servizi contenuti nei cataloghi della piattaforma e-procurement, nonché nel caso di adesioni a convenzioni quadro stipulate da Consip S.p.A., la DCM darà indicazioni agli uffici regionali in service di provvedere all’emissione dei relativi ordini di acquisto.

Espletamento della procedura di gara

È onere degli uffici regionali in service prestare, per conto della DCM, supporto al RUP per l’intera fase dell’affidamento.

In particolare, le principali attività da porre in essere riguardano:

– le risposte agli eventuali chiarimenti formulati dagli operatori economici e la relativa pubblicazione;

– la predisposizione del provvedimento di nomina dei componenti della commissione giudicatrice/seggio di gara;

– la predisposizione della determinazione ammessi esclusi e degli eventuali provvedimenti di esclusione;

– l’eventuale avvio della procedura di soccorso istruttorio, la verifica dell’anomalia;

– la predisposizione della determinazione di aggiudicazione;

– la verifica dei requisiti di carattere generale ai sensi dell’articolo 80 del D.lgs n. 50/2016, nonché dei requisiti speciali economico/finanziari e tecnico/professionali;

– l’eventuale svincolo delle cauzioni provvisorie nei confronti di tutti gli operatori;

– la predisposizione del contratto sulla base dello schema pubblicato in fase di gara e della relativa documentazione a corredo, ivi compresa la garanzia definitiva e l’eventuale rimborso delle spese di pubblicazione degli atti di gara;

– gli eventuali adempimenti di riscontro agli accessi agli atti;

– l’assolvimento degli obblighi di pubblicazione, nonché di comunicazione e segnalazione all’A.N.AC. delle eventuali informazioni richieste per l’implementazione del Casellario informatico e della Banca dati nazionale dei contratti pubblici.

Tutti i provvedimenti predisposti, ivi compreso il contratto, saranno trasmessi, dagli uffici regionali in service al Direttore di coordinamento metropolitano committente, per la sottoscrizione.

Esecuzione del contratto

In tale ambito, riveste un ruolo centrale il Direttore dell’esecuzione del contratto (DEC), in caso di affidamenti relativi a servizi e forniture, ovvero il Direttore dei lavori (DL), in caso di affidamenti di lavori, quali soggetti deputati a garantire che l’esecuzione del contratto avvenga nei tempi stabiliti ed in conformità alle prescrizioni contenute nei documenti contrattuali e nelle condizioni offerte in sede di aggiudicazione o affidamento.

La nomina del Direttore dell’esecuzione del contratto, ove prevista, avviene con provvedimento adottato dal Direttore della DCM che lo individua, di norma, tra il personale appartenente alla propria struttura e, in caso di indisponibilità, tra il personale della Direzione regionale, su proposta del relativo Direttore. Per gli affidamenti di lavori, la nomina del Direttore dei lavori è effettuata su proposta del Coordinatore tecnico generale o regionale.

Compete altresì al Direttore della DCM sottoscrivere, su proposta del RUP, che sarà supportato dal personale della DR in service, i provvedimenti riguardanti eventuali proposte di irrogazione delle penali, di modifiche contrattuali durante il periodo di efficacia, ai sensi dell’articolo 106 del D.lgs n. 50/2016, di variazioni e varianti in corso d’opera, di proroghe tecniche, di sospensioni, di revoche o di risoluzioni contrattuali.

Sulla base dello stato di avanzamento lavori redatto dal DEC/DL e della proposta di liquidazione predisposta dal RUP, gli uffici della DR provvederanno alla predisposizione dei  pagamenti a favore dell’appaltatore, da sottoporre alla firma del Direttore di coordinamento metropolitano.

Per approfondimenti relativi ai rapporti intercorrenti tra le diverse figure che intervengono nella fase di esecuzione contrattuale (RUP/DEC/DL) si rinvia a quanto comunicato con i messaggi n. 3065/2018 e n. 4323/2019.

Si precisa, infine, che per la gestione dell’eventuale contenzioso gli uffici regionali in service, relativamente alle attività da questi svolte, forniranno al Direttore di coordinamento metropolitano il necessario supporto.

Allo scopo di rendere maggiormente intellegibile quanto sopra rappresentato, si è ritenuto utile sintetizzare in un’apposita tabella, allegata al presente messaggio (Allegato n. 1), il riparto di  competenze tra Direzioni di coordinamento metropolitano e Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania poste in service amministrativo.

I Direttori regionali e i Direttori di coordinamento metropolitano potranno, in ogni caso, concordare differenti modalità operative che, fermo restando il predetto assetto di responsabilità, pervengano a una diversa attribuzione delle attività.

3. Attività negoziali della Stazione Unica Appaltante: riparto di competenze tra Direzioni di coordinamento metropolitano, Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania e Direzione centrale Risorse strumentali e centrale unica acquisti In merito alle attività negoziali della Stazione Unica Appaltante, vengono sostanzialmente confermate le disposizioni impartite con la circolare n. 63/2018 e le indicazioni attuative emanate con i messaggi n. 1643/2018 (nota operativa n. 1), n. 1944/2018 (nota operativa n. 2) e n. 3599/2018 (nota operativa n. 3). Si richiama, per tale aspetto, la predetta innovazione introdotta dalla legge n. 120/2020, di conversione del decreto-legge n. 76/2020, che innalza le soglie entro le quali è possibile procedere ad affidamento diretto e, conseguentemente, amplia le competenze negoziali delle Strutture territoriali.

Le DCM, per gli adempimenti richiesti dalle predette note, saranno affiancate, in service, dalle DR di riferimento, ferma restando la responsabilità del Direttore di coordinamento metropolitano.

Anche in questo caso, per maggiore chiarezza, si è ritenuto opportuno sintetizzare in un’apposita tabella, allegata al presente messaggio (Allegato n. 2), il riparto di competenze tra Direzione centrale Risorse strumentali e centrale unica acquisti, Direzioni regionali Lazio, Lombardia e Campania e Direzioni di coordinamento metropolitano, per gli approvvigionamenti destinati a queste ultime.

Allegato 1

Allegato 2