INPS – Messaggio 15 ottobre 2018, n. 3809 – Chiarimenti in tema di abilitazioni delle Amministrazioni/Enti datori di lavoro, con particolare riferimento alle Amministrazioni statali, all’applicativo informatico Nuova Passweb e descrizione della nuova funzionalità “Ente Gestore”

Chiarimenti in tema di abilitazioni delle Amministrazioni/Enti datori di lavoro, con particolare riferimento alle Amministrazioni statali, all’applicativo informatico Nuova Passweb e descrizione della nuova funzionalità “Ente Gestore”

1. Premessa

L’applicazione Nuova Passweb, disponibile sul sito www.inps.it, consente alle Amministrazioni Pubbliche, previa abilitazione, di visualizzare e sistemare le posizioni assicurative dei propri dipendenti iscritti alle Casse della Gestione Pubblica.

La corretta visualizzazione e possibilità di gestione dei dipendenti in Nuova Passweb è strettamente correlata alle modalità di compilazione delle denunce mensili ListaPosPA.

Per individuare le abilitazioni da richiedere su Nuova Passweb è opportuno, preliminarmente, effettuare le seguenti verifiche:

a) verifica della propria struttura organizzativa per la gestione delle posizioni assicurative dei dipendenti (cfr. successivo paragrafo 2);

b) verifica, sul frontespizio della denuncia mensile ListaPosPA, delle due seguenti informazioni: Ente di Appartenenza e Sede di Servizio. Tali informazioni sono individuate in modo univoco nel flusso ListaPosPA, valorizzate dai seguenti due elementi: il codice fiscale e il progressivo composto da cinque cifre (cfr. successivo paragrafo 3).

In base all’esito delle suddette verifiche è possibile procedere ad effettuare le seguenti richieste all’INPS:

1) richiesta di abilitazione a Nuova Passweb al fine di poter operare sull’applicazione, in coerenza con la propria struttura organizzativa, per la gestione delle posizioni assicurative dei dipendenti (cfr. successivo paragrafo 4);

2) richiesta di censimento di Sede di Servizio, nel caso sia necessario censire delle Sedi di Servizio distinte dall’Ente di Appartenenza (cfr. successivo paragrafo 5);

3) richiesta di configurazione di Ente Gestore, nel caso in cui sia necessario configurare una propria Sede di Servizio come “Ente Gestore” di una determinata lista di Sedi di Servizio in caso di struttura organizzativa per Poli (cfr. successivo paragrafo 6);

Tanto premesso, con il presente messaggio si forniscono chiarimenti ai fini della richiesta di abilitazione all’applicazione Nuova Passweb, individuata all’esito delle verifiche sopra descritte, nonché sulla nuova funzionalità “Ente Gestore”.

2. Verifica della struttura organizzativa di Amministrazione/Ente per la gestione delle posizioni assicurative

Le Amministrazioni/Enti devono richiedere le abilitazioni in Nuova Passweb coerentemente con la propria struttura organizzativa, che può configurarsi nelle seguenti tipologie:

1) struttura organizzativa accentrata, nella qualetutte le posizioni assicurative dei dipendenti sono gestite dall’Ente di Appartenenza.

Per operare su Nuova Passweb è sufficiente richiedere l’abilitazione per l’Ente di Appartenenza (codice fiscale e progressivo).In tale modo gli operatori opereranno sulle posizioni assicurative di tutti i dipendenti dell’Ente appartenenti alle diverse Sedi di Servizio dell’Ente di appartenenza;

2) struttura organizzativa decentrata per Sedi di Servizio, nella quale ciascuna sede di servizio gestisce in modo specifico le posizioni assicurative dei propri dipendenti.

Per operare su Nuova Passweb è sufficiente richiedere l’abilitazione per la Sede di Servizio (codice fiscale e progressivo). In tale modo gli operatori opereranno sulle posizioni dei dipendenti della sede di servizio su cui sono stati abilitati;

3) struttura organizzativa decentrata per Poli, nella quale la gestione delle posizioni assicurative è distribuita su un numero limitato di sedi di servizio individuata come Polo.

Ciascuna sede di servizio polo gestisce le posizioni assicurative di diverse sedi di servizio.

Per operare su Nuova Passweb, occorre procederecome di seguito indicato:

1) individuare le sedi di servizio polo e, per ciascun Polo, individuare le sedi di servizio da esso gestite;

2) richiedere la configurazione come Ente Gestore delle sedi di servizio polo, indicando per ciascun Polo i codici fiscali delle sedi di servizio da esso gestite;

3) richiedere le abilitazioni a Nuova Passweb sulle sedi di servizio polo. L’operatore abilitato sulla sede di servizio polo opererà per le posizioni assicurative di tutte le sedi di servizio gestite dalla sede di servizio polo configurata, appunto, come “Ente Gestore”.

3. Verifica del frontespizio della denuncia mensile

Prima di richiedere l’abilitazione dei propri operatori a Nuova Passweb, l’Ente deve verificare la corrispondenza tra i codici fiscali delle sedi di servizio dichiarate sul frontespizio della denuncia mensile ListaPosPA e i codici fiscali delle sedi di servizio effettivamente deputate alla gestione dei propri dipendenti.

Tale verifica è importante in quanto Nuova Passweb consente ad un operatore di Ente di vedere e operare solo sui dipendenti che insistono sulla sede di servizio per la quale è stata richiesta l’abilitazione.

A seguito della verifica si possono riscontrare le seguenti situazioni:

1) in denuncia, Sede di Servizio e/o Ente di Appartenenza sono coerenti con la struttura organizzativa dell’Amministrazione nella gestione delle posizioni assicurative. In questo caso: non è necessario alcun intervento sulle denunce; si può procedere con le richieste di abilitazione a Nuova Passweb in base alla struttura organizzativa dell’Ente (cfr. successivo paragrafo 4);

2) in denuncia, le Sedi di Servizio non sono coerenti con la struttura organizzativa dell’Ente nella gestione delle posizioni assicurative. In questo caso: occorre un intervento correttivo sulle denunce (cfr. successivo paragrafo 3.1); dopo l’intervento, si può procedere con le richieste di abilitazione in base alla effettiva struttura organizzativa dell’Ente nella gestione delle posizioni assicurative (cfr. successivo paragrafo 4).

3.1. Eventuale intervento correttivo sulle denunce

Nel caso in cui la Sede di Servizio e l’Ente di Appartenenza utilizzati nella compilazione della denuncia non siano coerenti con il modello organizzativo dell’Ente, occorre procedere con i seguenti interventi correttivi:

1) nel caso di Amministrazione accentrata, l’Ente di Appartenenza deve essere lo stesso su tutte le posizioni assicurative. Pertanto l’Amministrazione deve compilare correttamente la ListaPosPa fornendo, se necessario, le opportune indicazioni in tal senso a NOIPA affinché il codice fiscale e il progressivo dell’Ente di Appartenenza sia lo stesso per tutte le posizioni assicurative denunciate riferite all’Ente;

2) nel caso di Amministrazione decentrata, l’Ente di Appartenenza e la Sede di Servizio non devono coincidere (almeno uno tra gli elementi codice fiscale e progressivo deve essere diverso). Pertanto l’Amministrazione deve compilare correttamente la ListaPosPa fornendo, se necessario, le opportune indicazioni a NOIPA, per associare i lavoratori alle sedi di servizio già codificate sul sistema informativo INPS. Se le sedi di servizio non sono state codificate sul sistema INPS, occorre richiedere all’Istituto il censimento delle stesse (cfr. successivo paragrafo 5) e assicurarsi che NOIPA elabori correttamente la ListaPosPa.

Eventuali informazioni sulle Sedi di Servizio censite nel sistema informativo dell’INPS potranno essere richieste alla casella di posta elettronica: gestioneentigdp@inps.it.

Si ricorda che, in caso di variazioni delle codifiche sulle denunce mensili di cui sopra, eventuali denunce contributive a correzione di precedenti denunce dovranno rispettare nella “tripletta” (Ente Dichiarante – Ente di Appartenenza – Sede di Servizio) le ultime due codifiche, Ente di Appartenenza e Sede di Servizio, della denuncia originale, affinché possano essere associate ad essa correttamente, nonché associate correttamente al dipendente, e non essere considerate come inviate da altra struttura.

4. Richiesta di abilitazione Nuova Passweb

A seguito delle verifiche effettuate per richiedere la corretta abilitazione ad operare su Nuova Passweb, l’Ente individua l’Ente di Appartenenza o la Sede di Servizio o la Sede di Servizio Polo.

Per richiedere l’abilitazione occorre seguire le indicazioni fornite con la circolare n. 71/2016, che di seguito si riepilogano:

1) compilare il modulo di richiesta “modello RA011” (Richiesta di abilitazione ai servizi telematici – Gestione Dipendenti Pubblici: PassWeb-Posizione Assicurativa), disponibile sul sito www.inps.it nella sezione “Tutti i moduli” all’interno della sezione “Prestazione e Servizi”;

2) allegare copia dei documenti d’identità del funzionario da abilitare e del rappresentante legale in formato pdf;

3) inviare il modulo e le copie dei documenti, tramite PEC, all’indirizzo AbilitazioneEnti.GestionePubblica@postacert.inps.gov.it.

Si rammenta, inoltre, quanto segue:

– i richiedenti da abilitare devono essere in possesso del PIN dispositivo personale prima della richiesta, in assenza del quale non è possibile procedere all’abilitazione a Nuova Passweb;

– i file trasmessi via PEC non devono superare i 4 MB. Per i file di dimensioni superiori si può procedere con più invii successivi; è di massima utilità che gli operatori di Nuova Passweb abbiano anche le abilitazioni alle funzionalità di visualizzazione delle denunce DMA ai fini della completa operatività nella sistemazione delle posizioni assicurative e per una verifica della corretta presenza dei dipendenti da amministrare nel proprio bacino d’utenza (modello RA012 prelevabile sul sito INPS). Per richiedere tali abilitazioni occorre procedere secondo le indicazioni fornite con la citata circolare 71/2016 e utilizzando il “modello RA012” disponibile sul sito istituzionale; utilizzare la modulistica contraddistinta dai codici citati, aggiornata rispetto ai moduli allegati alla circolare n. 71/2016.

5. Richiesta di censimento Sede di Servizio

Qualora un’Amministrazione intenda differenziare la gestione delle posizioni assicurative (ad esempio, per differenziare i bacini territoriali o le tipologie contrattuali dei dipendenti civili dai dipendenti militari), laddove non sussista una corrispondente differenziazione della Sede di Servizio, può richiedere all’istituto il censimento ad hoc delle Sedi di Servizio, che avranno il medesimo codice fiscale dell’Ente di Appartenenza, ma un proprio progressivo diverso.

Nelle denunce contributive i lavoratori appartenenti alle diverse aggregazione dovranno essere inclusi nell’ambito delle sedi di servizio di riferimento.

Il rappresentante legale, o il facente funzione, dovrà inoltrare una formale richiesta di censimento delle Sedi di Servizio alla casella di posta elettronica certificata Direzione centrale Entrate e recupero Crediti – Area Datori di lavoro del pubblico impiego, e, per conoscenza, a NOIPA, indicando il codice fiscale dell’Ente di Appartenenza indicato nelle denunce contributive.

Eventuali chiarimenti per il censimento delle Sedi di Servizio nel sistema informativo INPS potranno essere richiesti alla casella di posta elettronica gestioneentigdp@inps.it.

6. Richiesta di configurazione Ente Gestore

Se l’Amministrazione ha l’esigenza di configurare una propria Sede di Servizio Polo come Ente Gestore di una lista di Sedi di Servizio, il rappresentante legale, o il facente funzione, deve procedere come di seguito indicato:

1) compilare integralmente il modulo di richiesta “modello RA015” (Richiesta configurazione di Ente Gestore Configurazione ai servizi telematici – Gestione Dipendenti Pubblici – Nuova Passweb -Posizione assicurativa) disponibile sul sito www.inps.it nella sezione “Tutti i moduli” all’interno della sezione “Prestazione e Servizi”;

2) inviare il modulo e le copie dei documenti tramite PEC all’indirizzo AbilitazioneEnti.GestionePubblica@postacert.inps.gov.it, specificando nell’oggetto “RICHIESTA CONFIGURAZIONE ENTE GESTORE”.

Si rammenta che la richiesta di configurazione di una Sede Polo come “Ente Gestore” deve essere avanzata solo una tantum, ossia quando la Sede Polo è stata individuata. Una volta effettuata la configurazione dell’Ente Gestore da parte dell’INPS, le successive richieste di abilitazione a Nuova Passweb dovranno semplicemente fare riferimento alla Sede di Servizio Polo essendo le sedi di servizio gestite già collegate al gestore.

7. Richieste di supporto

Per eventuale supporto alla predisposizione delle richieste di abilitazione alla procedura Nuova Passweb o di configurazione dell’Ente Gestore è possibile rivolgersi alla Direzione centrale Entrate e recupero Crediti – Area Posizione assicurativa gestione pubblica, inviando una email al seguente indirizzo supportoentegestoregdp@inps.it.

8. Indicazioni alle Strutture territoriali

Gli operatori di Nuova Passweb delle Strutture territoriali dell’Istituto dovranno prestare particolare attenzione nell’individuare le corrette Sedi di Servizio/Enti a cui veicolare le richieste di lavorazione delle posizioni assicurative, soprattutto laddove siano stati configurati gli Enti Gestori che polarizzano la lavorazione delle posizioni appartenenti a diverse sedi di servizio. In particolare, gli operatori dovranno verificare le corrette sedi di servizio denunciate nelle ultime DMA, non limitandosi ad inviare le richieste di lavorazione alle prime sedi di servizio proposte dal sistema o alle Amministrazioni di Appartenenza che compaiono sulla posizione assicurativa. Ciò al fine di realizzare il corretto indirizzamento dei periodi oggetto di sistemazione alle sedi di servizio realmente competenti, evitando così ritardi dovuti all’individuazione delle Strutture effettivamente competenti alla gestione delle posizioni degli iscritti.