INPS – Messaggio n. 1739 del 12 maggio 2023 – Convenzione quadro tra l’INPS e le Casse/Enti previdenziali per lo scambio telematico di comunicazioni conseguenti all’esercizio della facoltà di ricongiunzione di cui alla Legge 5 marzo 1990, n. 45

Convenzione quadro tra l’INPS e le Casse/Enti previdenziali per lo scambio telematico di comunicazioni conseguenti all’esercizio della facoltà di ricongiunzione di cui alla Legge 5 marzo 1990, n. 45

Con la deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 56 del 19 aprile 2023 è stata adottata la convenzione quadro tra l’INPS e le Casse/Enti previdenziali (di seguito Casse Professionali o Casse) per lo scambio telematico di comunicazioni conseguenti all’esercizio della facoltà di ricongiunzione di cui alla legge 5 marzo 1990, n. 45 (Allegato n. 1).

L’articolo 1, comma 1, della legge n. 45/1990, riconosce al lavoratore dipendente, pubblico o privato, o al lavoratore autonomo, che sia stato iscritto a forme obbligatorie di previdenza per liberi professionisti, la facoltà, ai fini del diritto e della misura di un’unica pensione, di chiedere la ricongiunzione di tutti i periodi di contribuzione presso le citate forme previdenziali, nella gestione in cui risulta iscritto in qualità di lavoratore dipendente o autonomo.

Il successivo comma 2 del citato articolo 1 riconosce analoga facoltà al libero professionista che sia stato iscritto a forme obbligatorie di previdenza per lavoratori dipendenti, pubblici o privati, o per lavoratori autonomi, ai fini della ricongiunzione di tutti i periodi di contribuzione presso le medesime forme previdenziali, nella gestione cui risulta iscritto in qualità di libero professionista.

Al fine di dare attuazione alla facoltà in argomento, è stato realizzato nel tempo uno scambio di comunicazioni tra l’Istituto e le Casse professionali, mediante raccomandata A/R o Posta Elettronica Certificata (PEC).

Tuttavia, alla luce dell’attuale quadro normativo e al fine di semplificare gli adempimenti ai quali sono tenuti gli Enti previdenziali coinvolti, è stata adottata la convenzione quadro in oggetto, finalizzata a disciplinare lo scambio telematico di informazioni per la gestione delle comunicazioni conseguenti all’esercizio della facoltà di ricongiunzione e la consultazione dei dati relativi alle domande presentate. Le comunicazioni rese disponibili con tale servizio di scambio telematico si intendono conosciute dalle Parti firmatarie a tutti gli effetti di legge.

I servizi per l’attuazione di quanto indicato all’articolo 1 della convenzione quadro sono dettagliati nei relativi Allegati n. 1 e n. 2, parti integranti della stessa, nel rispetto della vigente normativa e in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali e agli standard di sicurezza informatica.

I criteri tecnici per la fruibilità dei servizi per lo scambio delle informazioni in oggetto sono definiti nell’Allegato n. 3 alla convenzione quadro, che ne costituisce parte integrante.

Nella fase di prima attuazione della convenzione, lo scambio telematico riguarderà esclusivamente la richiesta, da parte della Cassa professionale firmataria, nel ruolo di soggetto accentrante, del prospetto dei contributi versati all’INPS e l’invio dello stesso da parte dell’Istituto (cfr. l’Allegato n. 1, sezione B1, e l’Allegato n. 2, sezione D2).

L’operatività delle altre fasi descritte nei suddetti Allegati n. 1 e n. 2 della convenzione avverrà a seguito del completamento delle procedure informatiche di ciascuna Parte firmataria e dei relativi colloqui telematici, previa comunicazione a mezzo PEC da parte dell’Istituto a ciascuna Cassa stipulante.

L’INPS e le Casse si faranno carico dei propri costi derivanti dall’attuazione della convenzione.

Il processo di convenzionamento è a cura della Direzione centrale Organizzazione, il cui Direttore sottoscriverà, in nome e per conto dell’Istituto, le singole convenzioni in commento.

La stipula delle convenzioni avverrà con firma digitale e il relativo versamento dell’imposta di bollo, a carico delle Casse stipulanti, verrà assolto in modalità elettronica.

Per l’avvio dell’iter di convenzionamento le Casse professionali dovranno rivolgersi alla Direzione centrale Organizzazione – Area Relazioni e sinergie con i partner istituzionali, al seguente indirizzo e-mail: Convenzioni.CAF@inps.it.

Allegato

Convenzione quadro tra l’INPS e le CASSE/ENTI PREVIDENZIALI per lo scambio telematico di comunicazioni conseguenti all’esercizio della facoltà di ricongiunzione di cui alla legge 5 marzo 1990, n. 45

Articolo 1

Oggetto e finalità

1. L’INPS e l’Ente si impegnano a collaborare per la realizzazione di uno scambio telematico delle informazioni contenute nei rispettivi archivi, finalizzato al perseguimento dei rispettivi fini istituzionali, nel rispetto dei principi di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, di cui al Regolamento UE, al Codice e delle norme di sicurezza stabilite per i rispettivi sistemi informativi.
2. In particolare, le Parti intendono attivare uno scambio telematico di informazioni per la gestione delle comunicazioni conseguenti all’esercizio della facoltà di ricongiunzione ex art. 1 della legge n. 45/1990 e la consultazione dei dati relativi alle domande stesse. Le comunicazioni rese disponibili con il presente servizio si intendono conosciute dalle Parti a tutti gli effetti di legge.
3. Le modalità operative di scambio telematico sono riportate nell’Allegato 3 alla Convenzione.
4. Le Parti mettono a disposizione i dati così come risultano al momento dell’estrazione dalle banche dati, senza assumere responsabilità per le variazioni che potranno successivamente intervenire.
5. Laddove si renda necessario interrompere il servizio, per esigenze organizzative e di sicurezza e/o per adeguamento a modifiche legislative, le Parti concorderanno tempestivamente, per il tramite dei Responsabili della Convenzione, modalità alternative di accesso ai servizi.
6. Le Parti sono autorizzate ad accedere ai servizi nel rispetto e nei limiti delle finalità istituzionali perseguite e della base normativa che li legittima riportata in premessa.

Articolo 2

Servizi resi disponibili

1. I servizi per l’attuazione di quanto indicato all’art.1 sono dettagliati negli allegati 1 e 2 alla presente Convenzione, parti integranti della stessa, nel rispetto della vigente normativa ed in conformità ai principi in materia di protezione dei dati personali e dagli standard di sicurezza informatica.

Articolo 3

Modalità per lo scambio telematico

1. Le modalità per lo scambio delle informazioni sono contenute nell’Allegato 3 alla presente Convenzione, parte integrante della stessa.

Eventuali modifiche alle modalità operative potranno essere concordate tra le figure di riferimento, qualora finalizzate al miglioramento dei servizi senza innovazioni negli impegni delle Parti.

2. Lo scambio di dati sarà effettuato mediante la rete internet e il Sistema Pubblico di Connettività (SPC), attraverso la piattaforma di Interoperabilità MODI, l’API Gateway di INPS, e secondo le linee guida AgID pubblicate con determinazione n.547 il 1/10/2021.
3. Lo sviluppo delle applicazioni informatiche e la predisposizione delle apparecchiature hardware eventualmente necessarie saranno a cura delle Parti, ognuna per quanto di propria competenza.

Articolo 4

Durata, rinnovo e clausola di recesso

1. La presente convenzione ha validità ed efficacia dalla data di sottoscrizione e fino al recesso di una delle Parti a seguito di modifiche del quadro normativo di riferimento che la rendano contrastante con il perseguimento del pubblico interesse.
2. La mancata ottemperanza ai vincoli di accesso ai servizi e il venir meno dei presupposti normativi indicati nella premessa della presente Convenzione costituiscono causale di recesso dalla Convenzione e di immediata sospensione dei servizi a seguito di formale comunicazione per volontà delle Parti mediante scambio di PEC.
3. Le modifiche del quadro normativo di riferimento modificano di diritto la presente Convenzione, integrandone, sostituendone o abrogandone, a seconda dei casi, le disposizioni, con le medesime modalità previste per la sua adozione.
4. Sono fatti salvi eventuali modifiche o aggiornamenti di carattere esecutivo degli Allegati tecnici, che saranno concordati tra i Referenti tecnici responsabili della gestione operativa dello scambio dati mediante scambio di comunicazioni a mezzo posta elettronica certificata e a mezzo posta elettronica.

Articolo 5

Modalità per l’attivazione di eventuali modifiche dei servizi o loro integrazione

1. Le Parti, al fine di garantire continuità agli impegni reciprocamente assunti nell’ambito del presente atto convenzionale, concordano sulla possibilità di dover intervenire sul contenuto della Convenzione, ivi compresi gli allegati, a seguito dell’entrata in vigore di nuove disposizioni di legge oppure per recepire indicazioni dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali e/o a causa di aggiornamenti tecnico-informatici relativi ai servizi previsti o per implementare nuovi servizi.
2. Le stesse Parti concordano che eventuali modifiche alla Convenzione che attengano al contenuto della stessa in esito a quanto indicato nel comma precedente e all’introduzione di ulteriori impegni nelle modalità di erogazione e fruizione dei servizi, saranno concordati previo apposito scambio di comunicazioni tra le Parti per il tramite del Responsabile della Convenzione e con le medesime modalità previste per la sua adozione.
3. Le Parti concordano che, nella fase di prima attuazione della Convenzione, lo scambio telematico riguarderà esclusivamente la richiesta, da parte della Cassa/Ente nel ruolo di soggetto accentrante, del prospetto dei contributi versati all’INPS e l’invio da parte di INPS del relativo prospetto (ALL. 1 SEZ. B1 e ALL. 2 SEZ. D2).
4. La piena operatività delle altre fasi descritte negli allegati 1 e 2 avverrà a seguito del completamento delle procedure informatiche di ciascuna Parte e dei relativi colloqui telematici e previa comunicazione a mezzo PEC da parte dell’Istituto a ciascuna Cassa.

Articolo 6

Misure di sicurezza e limiti all’utilizzo dei dati

1. Nell’ambito dei servizi previsti le Parti rendono disponibili i dati personali – anche appartenenti alle categorie di cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento UE – come risultano al momento dell’interrogazione e non assumono responsabilità per la mancanza di aggiornamenti che non dipendano dalla Parte stessa, per variazioni che possono successivamente intervenire e per danni diretti e/o indiretti conseguenti all’utilizzo di tali informazioni, nonché per eventuali interruzioni dell’accesso non preventivamente pianificabili.
2. Entrambe le Parti sono autorizzate all’uso dei dati esclusivamente per le finalità di cui in Premessa e all’art. 1.
3. Le Parti si impegnano reciprocamente a limitare e a controllare, sulla base di appositi criteri di autorizzazione e misure di sicurezza, l’accesso ai dati attraverso idonee procedure atte a registrare le operazioni effettuate e ad identificare i relativi operatori, con soluzioni tecniche che si adegueranno alle disposizioni emanate in proposito dall’AgID.
4. Le Parti si impegnano a comunicare ai propri operatori che saranno attivate le procedure di tracciamento dell’accesso ai dati tramite registrazioni che consentono di verificare a posteriori le operazioni eseguite da ciascun operatore autorizzato.
5. A fronte di eventuali anomalie riscontrate, le Parti consentiranno verifiche puntuali sulla legittimità degli accessi e si impegnano a fornirsi reciprocamente tutti i chiarimenti o la documentazione che si rendesse necessaria a seguito dell’attivazione dei controlli previsti dal precedente comma.
6. I trattamenti effettuati per effetto della presente Convenzione sono progettati in conformità all’art. 32 del Regolamento UE e al provvedimento del Garante n. 393 del 2 luglio 2015 recante “Misure di sicurezza e modalità di scambio dei dati personali tra Pubbliche Amministrazioni”, debitamente attualizzato alla luce della normativa vigente in materia.

Articolo 7

Disposizioni in materia di protezione dei dati personali

1. Le Parti, per quanto di rispettiva competenza, quali Titolari del trattamento dei dati personali – anche appartenenti alle categorie di cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento UE – oggetto della presente Convenzione, si vincolano alla scrupolosa osservanza delle disposizioni contenute nel Regolamento UE e nel Codice, con particolare riferimento a ciò che concerne la sicurezza dei dati, gli adempimenti e la responsabilità nei confronti degli interessati, dei terzi e del Garante per la protezione dei dati personali.
2. Le Parti si impegnano a trattare i dati personali, osservando le misure di sicurezza e i vincoli di riservatezza previsti dalla citata normativa europea e nazionale sulla protezione dei dati, ossia in maniera da garantire un’adeguata sicurezza delle informazioni, compresa la protezione, mediante l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate, al fine di scongiurare trattamenti non autorizzati o illeciti, la perdita, la distruzione o il danno accidentali e, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE, garantire un livello di sicurezza parametrato al rischio individuato.
3. Le Parti assicurano l’utilizzo del servizio esclusivamente nell’ambito delle regole e per le specifiche finalità previste nella normativa citata in premessa e posta alla base della presente Convenzione e osservano, in ogni fase del trattamento, il rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione del Titolare, sanciti dagli articoli 5 e 6 del citato Regolamento UE.
4. In ogni caso di trattamento, le Parti si impegnano affinché i dati personali non vengano divulgati, comunicati, ceduti a terzi né in alcun modo riprodotti al di fuori dei casi di previsione di legge.
5. Le operazioni di trattamento saranno consentite esclusivamente a soggetti che siano stati designati quali responsabili del trattamento (artt. 28 e 4, n. 8 del Regolamento UE) o “Persone autorizzate” al trattamento dei dati (artt. 29 e 4, n. 10 del Regolamento UE e art. 2-quaterdecies del Codice). In conformità a ciò, le Parti provvederanno, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, ad impartire precise e dettagliate istruzioni agli addetti al trattamento che, espressamente designati e autorizzati, avranno accesso ai dati.
6. Le Parti si impegnano a conservare i dati relativi ai flussi ricevuti per il tempo strettamente necessario ad effettuare le attività, così come dettagliate nei precedenti articoli e, di conseguenza, a cancellare i dati ricevuti non appena siano stati realizzati gli scopi per cui si procede.
7. Le Parti, nei termini di cui agli artt. 13 e 14 del Regolamento UE, informano gli interessati cui si riferiscono i dati oggetto di trattamento in esecuzione della presente Convenzione e garantiscono l’esercizio dei diritti loro riconosciuti dagli artt. 15 e ss. del medesimo Regolamento UE.
8. Le Parti si impegnano a collaborare nell’espletamento di eventuali attività di controllo previste per verificare il rispetto dei vincoli di utilizzo dei servizi, previo preavviso tra le rispettive funzioni organizzative preposte alla sicurezza.
9. Ciascuna delle Parti comunicherà tempestivamente all’altra le violazioni di dati o incidenti informatici eventualmente occorsi nell’ambito dei trattamenti effettuati, che possano avere un impatto significativo sui dati personali, in modo che ciascun Titolare, nei termini prescritti, possa effettuare la dovuta segnalazione di c.d. “data breach” al Garante per la protezione dei dati personali, ed eventualmente all’Interessato, ai sensi degli artt. 33 e 34 del Regolamento UE.

Articolo 8

Figure di riferimento

1. Ai fini della corretta applicazione di quanto previsto nella Convenzione, ciascuna delle Parti nomina un proprio Responsabile della Convenzione quale rappresentante preposto alla gestione dei rapporti e delle comunicazioni tra le Parti per la gestione del documento convenzionale.
2. In particolare, rientra nei compiti dei Responsabili della Convenzione, ciascuno per quanto di competenza, il mantenimento e la gestione della Convezione in relazione a qualsiasi modificazione dovesse generarsi, con scambio di formali comunicazioni, a seguito di evoluzione tecnica e funzionale dei servizi erogati.
3. Le Parti nominano un proprio referente tecnico responsabile della gestione operativa dei servizi oggetto della Convenzione a cui potranno essere comunicati eventuali errori e/o disservizi di natura tecnica e operativa.
4. I nominativi e i recapiti delle figure di riferimento per l’attuazione della Convenzione sono riportati negli Allegati 1 e 2.

Articolo 9

Oneri

1. Ciascuna delle Parti si fa carico dei propri costi derivanti dall’attuazione della Convenzione.

Articolo 10

Allegati alla Convenzione

1. L’Allegato 1 – Figure di riferimento dell’INPS e servizi: concessi dall’INPS riporta i dati delle persone di riferimento dell’INPS e i servizi fruibili dall’Ente sulla base della presente Convenzione.
2. L’Allegato 2 – Figure di riferimento dell’Ente e servizi concessi dall’Ente: riporta i dati delle figure di riferimento dell’Ente e i servizi fruibili dall’INPS sulla base della presente Convenzione.
3. L’Allegato 3 – Criteri tecnici per la fruibilità dei servizi: riporta le specifiche dei servizi previsti a seguito della presente Convenzione.

Allegato 1, 2 e 3