ISPETTORATO NAZIONALE DEL LAVORO – Comunicato 19 ottobre 2021 – Procedura interna per la gestione delle segnalazioni di illecito

ISPETTORATO NAZIONALE DEL LAVORO – Comunicato 19 ottobre 2021

Procedura interna per la gestione delle segnalazioni di illecito

Con D.D. n. 35 del 19 ottobre 2021 sono state approvate le Linee guida in materia di tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, ai sensi dell’art. 54-bis, del d.lgs. 165/2001 (c.d. whistleblowing), in vigore a far data dal 1° novembre 2021.

Allegato

Procedura interna per la gestione delle segnalazioni di illecito ex art. 54-bis D.Lgs. 165/2001 (c.d. whistleblowing)

ART. 1

OGGETTO DELLA PROCEDURA

La presente procedura costituisce un atto organizzativo dell’Ispettorato nazionale del lavoro (d’ora in avanti INL) teso a definire la procedura per la presentazione, la ricezione e la gestione delle segnalazioni di illecito ai sensi dell’art. 54-bis D.Lgs. n. 165/2001 (c.d. whistleblowing) e secondo le Linee guida impartite dall’ANAC con delibera numero 469 del 9 giugno 2021.

ART. 2

SOGGETTI SEGNALANTI

I soggetti che possono inviare segnalazioni di illecito al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (di seguito RPCT) dell’INL sono i dipendenti della stessa Agenzia e i lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi che realizzano opere in favore dello stesso INL.

ART. 3

CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

La segnalazione ha ad oggetto la commissione di condotte illecite di cui il segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro e deve essere effettuata nell’interesse dell’integrità dell’INL.

Per condotte illecite si intendono le fattispecie che ricomprendono, nel loro insieme, illeciti penali, civili e amministrativi, nonché le irregolarità dell’azione amministrativa, qualora rappresentino indici sintomatici di un uso improprio della funzione pubblica, attraverso l’adozione di atti o l’assunzione di comportamenti in grado di deviare l’azione dell’INL dalla cura imparziale del bene pubblico.

Costituiscono condotte illecite passibili di segnalazione anche le violazioni delle misure di prevenzione previste dal Piano triennale per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza (PTPCT) dell’INL.

La segnalazione effettuata nelle forme e secondo le presenti indicazioni non sostituisce, laddove ne ricorrano i presupposti, la denuncia dei fatti all’autorità giudiziaria.

La segnalazione, effettuata con le modalità di cui all’art. 4 della presente procedura, deve contenere a pena di inammissibilità:

1) il nominativo e i recapiti del segnalante;

2) l’ufficio di appartenenza e la qualifica/mansione svolta;

3) la descrizione dei fatti con le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati;

4) le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire il fatto segnalato.

La segnalazione deve inoltre essere corredata degli eventuali documenti che possano suffragare i fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza degli stessi.

Le segnalazioni anonime non rientrano nell’ambito di applicazione della presente procedura.

ART. 4

MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni sono gestite tramite un sistema applicativo informatico, fornito da soggetto terzo, che opera in qualità di responsabile del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali, che garantisce strumenti di crittografia sui contenuti testuali e sui file allegati e che non ha alcuna possibilità di accesso alle segnalazioni.

Il segnalante, effettuata la registrazione alla piattaforma informatica dedicata, raggiungibile tramite link presente sul sito istituzionale, è abilitato a formulare la segnalazione, inserendo i dati ed eventuali allegati, e ad inviarla al RPCT.

Il sistema informatico provvede alla cifratura e alla memorizzazione della segnalazione, separandola dall’identità del segnalante e inviando una e-mail di notifica al RPCT e una di notifica di avvenuto invio al segnalante stesso.

La segnalazione viene presa in carico dal RPCT che, nella sua area riservata, può gestirne l’istruttoria.

Il segnalante, accedendo alla propria area riservata, ha la possibilità di seguire l’iter della propria segnalazione, di integrarla e di rispondere ad eventuali richieste del RPCT, attraverso la messaggistica integrata nella piattaforma.

L’utilizzo della piattaforma informatica garantisce, in ogni sua fase, la riservatezza dell’identità del segnalante alla quale potrà accedere, nei casi consentiti dalla normativa, esclusivamente il “custode delle identità” individuato all’art. 5 della presente procedura.

Le segnalazioni e la relativa documentazione allegata sono sottratte al diritto di accesso agli atti amministrativi di cui all’art. 22 e ss. della L. n. 241/1990 nonché all’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, comma 2, del D.Lgs. n. 33/2013.

ART. 5

SOGGETTI DEPUTATI A RICEVERE E TRATTARE LE SEGNALAZIONI

Le segnalazioni – rese anonime tramite separazione dall’identità del segnalante – sono ricevute dal RPCT dell’INL, il quale si avvale di un apposito gruppo di lavoro costituito dal Dirigente e dal personale dell’Area II dell’Ufficio II – Anticorruzione, Trasparenza e Audit – della DC coordinamento giuridico, i quali operano in qualità di “soggetti istruttori”, ai sensi di quanto indicato nella delibera ANAC n. 469 del 9 giugno 2021.

La trattazione delle segnalazioni, nonché lo svolgimento dell’attività istruttoria di cui al successivo art. 6 della presente procedura, sono improntate al rispetto della segretezza dell’identità del segnalante e della riservatezza dei soggetti segnalati.

Il solo soggetto abilitato ad accedere, nei casi consentiti dalla normativa, all’identità del segnalante è il RPCT, che riveste la qualifica di “custode delle identità”.

Qualora le segnalazioni riguardino una condotta tenuta dal RPCT, le stesse dovranno essere inviate direttamente all’ANAC, avvalendosi delle procedure dedicate.

ART. 6

GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

La gestione delle segnalazioni si compone di una valutazione preliminare e di una istruttoria delle stesse.

Nella valutazione preliminare, che deve concludersi nei quindici giorni lavorativi successivi alla ricezione della segnalazione, il RPCT effettua un esame sulla sussistenza dei requisiti essenziali che devono essere contenuti nella stessa, al fine dell’attivazione delle tutele di cui all’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001.

Nel caso in cui dalla valutazione preliminare si rilevi un’evidente e manifesta infondatezza, inammissibilità o irricevibilità, il RPCT procede ad archiviare la segnalazione, dandone notizia al segnalante.

Costituiscono possibili causali di archiviazione:

a) manifesta mancanza di interesse all’integrità della pubblica amministrazione;

b) manifesta incompetenza dell’INL sulle questioni segnalate;

c) manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare gli accertamenti;

d) manifesta insussistenza dei presupposti di legge per l’avvio dell’istruttoria (condotta illecita ecc.);

e) accertato contenuto generico della segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;

f) produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;

g) mancanza dei dati indicati nell’art. 3, quali elementi essenziali della segnalazione;

h) invio reiterato di segnalazioni aventi contenuto uguale o analogo.

Nei casi di cui alle lettere c) e g), non appena ricevuta la segnalazione, il RPCT può chiedere al segnalante di integrare, utilizzando il canale comunicativo della piattaforma informatica dedicata, gli elementi della segnalazione che risultano non adeguatamente circostanziati.

A seguito della positiva valutazione preliminare, il RPCT avvia l’istruttoria interna sui fatti segnalati, che deve terminare entro sessanta giorni lavorativi dalla conclusione della valutazione preliminare.

In ogni momento dell’istruttoria il RPCT può chiedere al segnalante documenti e informazioni ritenute necessarie, sempre utilizzando il canale comunicativo della piattaforma informatica dedicata.

Il RPCT può avanzare richiesta di documentazione o chiarimenti a soggetti interni o esterni all’amministrazione, effettuare audizioni e compiere ogni altro atto istruttorio, nel rispetto della segretezza dell’identità del segnalante e nel rispetto della riservatezza del segnalato.

Ove ritenuto necessario il RPCT, nel corso dell’esame istruttorio, può avvalersi di soggetti interni all’Amministrazione ulteriori rispetto ai componenti del gruppo di lavoro di cui all’art. 5, anche costituendo apposito team di audit, adottando idonee misure a tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.

A tal fine i soggetti del team di audit acquisiscono la qualifica di “soggetti istruttori” della segnalazione.

In casi particolarmente complessi o in caso di necessità di ulteriori approfondimenti istruttori, i termini procedimentali indicati possono essere prolungati su richiesta del RPCT ed autorizzazione da parte del Direttore dell’Ispettorato.

ART.7

CONCLUSIONE DELL’ISTRUTTORIA

Al termine dell’istruttoria, il RPCT:

a) in presenza di elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione, dandone notizia al segnalante;

b) nei casi in cui ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, provvede alla immediata trasmissione degli atti agli organi preposti interni o istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze.

Qualora la segnalazione abbia ad oggetto illeciti che rilevano sotto il profilo penale o erariale, il RPCT provvede alla loro trasmissione alla competente Autorità giudiziaria o contabile, evidenziando che trattasi di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela della riservatezza ai sensi dell’art. 54-bis del D.Lgs. n. 165/2001.

Il segnalante è previamente avvisato, con le modalità previste dalla piattaforma informatica dedicata, della eventualità che la sua segnalazione potrà essere inviata all’Autorità giudiziaria e contabile.