ISTRUZIONI PER LA RILEVAZIONE E LA SEGNALAZIONE DELLE OPERAZIONI SOSPETTE
L’UNITÀ DI INFORMAZIONE FINANZIARIA PER L’ITALIA
VISTO il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come successivamente modificato e integrato, in particolare dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90, e dal decreto legislativo 4 ottobre 2019, n. 125, relativo alla prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo;
VISTO, in particolare, l’articolo 6, comma 4, lettera d), del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come successivamente modificato e integrato, che prevede che la UIF, avuto riguardo alle caratteristiche dei soggetti obbligati, emana istruzioni, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, sui dati e le informazioni che devono essere contenuti nelle segnalazioni di operazioni sospette, sulla relativa tempistica nonché sulle modalità di tutela della riservatezza dell’identità del segnalante;
VISTO l’articolo 35, comma 3, secondo periodo, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come successivamente modificato e integrato, secondo cui la UIF, con le modalità di cui all’articolo 6, comma 4, lettera d), emana istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette al fine di assicurare tempestività, completezza e riservatezza delle stesse;
VISTO il Provvedimento della UIF del 4 maggio 2011, recante istruzioni sui dati e le informazioni da inserire nelle segnalazioni di operazioni sospette, e i relativi allegati;
VISTO il Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023, recante indicatori di anomalia;
CONSIDERATE le disposizioni di attuazione emanate dalle Autorità di vigilanza di settore ai sensi dell’articolo 7 del d.lgs. 231/2007, nonché le regole tecniche elaborate dagli organismi di autoregolamentazione ai sensi dell’articolo 11 del medesimo decreto;
CONSIDERATA l’esigenza di agevolare i soggetti obbligati nell’individuazione delle operazioni sospette, contribuendo al contenimento degli oneri e al corretto e omogeneo adempimento degli obblighi di segnalazione;
TENUTO CONTO della collaborazione intercorsa con la Guardia di Finanza per l’elaborazione dei contenuti del presente Provvedimento;
TENUTO CONTO delle interlocuzioni svolte con la Direzione Investigativa Antimafia, le Autorità di vigilanza di settore e gli Organismi di autoregolamentazione nonché delle osservazioni ricevute nel corso della consultazione pubblica;
EMANA
le accluse istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette. Il presente provvedimento è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana ed altresì pubblicato sul sito web della UIF.
Roma, 18 dicembre 2025
Il Direttore Enzo Serata
ISTRUZIONI
DELL’UNITÀ DI INFORMAZIONE FINANZIARIA PER LA RILEVAZIONE E LA SEGNALAZIONE DELLE OPERAZIONI SOSPETTE
INDICE
Premessa 3
DISPOSIZIONI PRELIMINARI
Sezione I. Fonti normative
Sezione II. Destinatari
Sezione III. Definizioni
PARTE PRIMA
PRINCIPI E REGOLE DELLA COLLABORAZIONE ATTIVA
Sezione I. Principi generali
Sezione II. Individuazione delle anomalie
Sezione III. Esame delle anomalie
Sezione IV. Segnalazione delle operazioni sospette
Sezione V. Riservatezza inerente alle segnalazioni e alle comunicazioni interne
Sezione VI. Tempistiche della collaborazione attiva
Sezione VII. Sospensione delle operazioni sospette
Sezione VIII. Flusso di ritorno della UIF
Sezione IX. Segnalazione e rapporti con altre previsioni normative
Segnalazione e astensione
Segnalazione e comunicazioni oggettive
Segnalazione e comunicazioni al Ministero dell’Economia e delle finanze
Segnalazione e comunicazioni inerenti a soggetti designati e ad altre misure restrittive
Segnalazione e dichiarazioni nel comparto dell’oro
Segnalazione e denuncia di reati
PARTE SECONDA
ADEMPIMENTI ORGANIZZATIVI
Premessa
Sezione I. Referente SOS
Sezione II. Procedura interna di segnalazione delle operazioni sospette
PARTE TERZA
PORTALE INFOSTAT-UIF E SEGNALAZIONE
Sezione I. Registrazione al portale Infostat – UIF
Sezione II. Modalità di segnalazione
Modalità di invio
Schema e contenuto della segnalazione
Dati identificativi della segnalazione
Dati e informazioni in forma strutturata.
Soggetti
Operatività
Rapporti
Legami
Dati e informazioni in forma libera
Allegati
Sezione III. Sostituzione, integrazione e annullamento delle segnalazioni
DISPOSIZIONI FINALI
Premessa
Con il presente Provvedimento l’Unità di informazione finanziaria per l’Italia (UIF) emana le istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette (infra anche SOS), avendo tra l’altro riguardo ai dati e alle informazioni che devono essere contenuti nelle stesse e alla relativa tempistica, al fine di assicurare tempestività, completezza, riservatezza e qualità della collaborazione attiva.
Le disposizioni preliminari del Provvedimento richiamano le fonti normative che disciplinano la materia e individuano i destinatari delle istruzioni, con le definizioni utili nell’applicazione delle medesime.
Nella Parte Prima sono delineati i principi e le regole da osservare nella collaborazione attiva per la prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. Sono altresì contenute in questa parte le istruzioni che riguardano le fasi di: i) individuazione delle anomalie; ii) esame di queste ultime e iii) segnalazione delle operazioni sospette. Sono inoltre fornite istruzioni riguardanti la sospensione delle operazioni sospette e i flussi di ritorno sugli esiti delle segnalazioni comunicati dalla UIF nonché indicazioni sui rapporti che intercorrono tra l’obbligo di SOS e altre previsioni normative.
Le Parti Seconda e Terza contengono istruzioni sugli adempimenti organizzativi e procedurali richiesti ai destinatari, strettamente funzionali all’attività di segnalazione e alle interlocuzioni con la UIF.
Più in dettaglio, la Parte Seconda, inerente all’individuazione del referente per le segnalazioni di operazioni sospette e alla procedura interna adottata per l’adempimento dell’obbligo di SOS, si applica soltanto ai destinatari non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore; per i destinatari sottoposti alla predetta supervisione restano ferme le disposizioni e indicazioni formulate dalle citate Autorità (cfr. infra).
La Parte Terza, relativa alla registrazione al portale Infostat-UIF e alla compilazione della segnalazione, si applica invece a tutti i destinatari.
Le disposizioni finali disciplinano l’entrata in vigore delle presenti istruzioni.
I contenuti del presente Provvedimento sono stati predisposti in collaborazione con la Guardia di Finanza, alla luce delle interlocuzioni svolte con la Direzione Investigativa Antimafia, le Autorità di vigilanza di settore e gli Organismi di autoregolamentazione, nonché tenuto conto delle osservazioni ricevute nel corso della consultazione pubblica.
DISPOSIZIONI PRELIMINARI
Sezione I. Fonti normative
La materia è disciplinata:
─ dal decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come successivamente modificato e integrato, in particolare dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90 e dal decreto legislativo 4 ottobre 2019, n. 125, relativo alla prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo (infra “decreto antiriciclaggio”). In particolare:
dall’articolo 6, comma 4, lettera d), il quale stabilisce che la UIF, avuto riguardo alle caratteristiche dei soggetti obbligati, emana istruzioni, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, sui dati e le informazioni che devono essere contenuti nelle segnalazioni di operazioni sospette, sulla relativa tempistica nonché sulla modalità di tutela della riservatezza dell’identità del segnalante;
dall’articolo 35, comma 3, secondo cui la UIF, con le modalità di cui all’articolo 6, comma 4, lettera d), emana istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette al fine di assicurare tempestività, completezza e riservatezza delle stesse;
dalle altre disposizioni di cui al Titolo II, Capo III del decreto antiriciclaggio e, in particolare, dall’articolo 35 in materia di obbligo di SOS; dall’articolo 36 relativo alle modalità di segnalazione da parte degli intermediari bancari e finanziari, degli altri operatori finanziari, delle società di gestione degli strumenti finanziari e dei soggetti convenzionati e agenti; dall’articolo 37 relativo alle modalità di segnalazione da parte dei professionisti; dall’articolo 38, comma 6, che prevede la trasmissione delle SOS e degli scambi informativi attinenti alle stesse per via telematica;
─ dal decreto legislativo 22 giugno 2007, n. 109, come successivamente modificato e integrato, in particolare dal predetto d.lgs. 90/2017, relativo alla prevenzione, contrasto e repressione del finanziamento del terrorismo e dell’attività dei Paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale;
─ dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 92, recante “Disposizioni per l’esercizio dell’attività di compro oro, in attuazione dell’articolo 15, comma 2, lettera l), della legge 12 agosto 2016, n. 170”, e in particolare dall’articolo 7, comma 2, in base al quale “ai fini del corretto adempimento dell’obbligo di segnalazione di operazioni sospette, gli operatori compro oro hanno riguardo alle indicazioni generali e agli indirizzi di carattere operativo contenuti nelle istruzioni e negli indicatori di anomalia di settore, adottati dalla UIF ai sensi dell’articolo 6, comma 4, lettere d) ed e), del decreto antiriciclaggio”;
─ dall’articolo 30, par. 6, lettera d), del Regolamento (UE) n. 267/2012 nonché dall’articolo 23, comma 1, lettera e), del Regolamento (UE) n. 1509/2017 per la segnalazione delle operazioni sospette volte al contrasto del finanziamento dei programmi di proliferazione delle armi di distruzione di massa.
Vengono inoltre in rilievo:
─ le disposizioni emanate dalle Autorità di vigilanza di settore ai sensi dell’articolo 7, comma 1, lettera a), del d.lgs. 231/2007;
─ le regole tecniche elaborate dagli Organismi di autoregolamentazione ai sensi dell’articolo 11 del d.lgs. 231/2007;
─ il Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023, recante indicatori di anomalia per agevolare
l’individuazione delle operazioni sospette, nonché i modelli e schemi di comportamenti anomali sul piano economico e finanziario e le altre comunicazioni della UIF su possibili attività di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo;
─ il Provvedimento della UIF del 28 marzo 2019, recante istruzioni in materia di comunicazioni oggettive, e in particolare l’articolo 4 che disciplina i rapporti con le segnalazioni di operazioni sospette in attuazione dell’articolo 47, comma 3, del d.lgs. 231/2007.
Si hanno altresì presenti:
─ il regolamento (UE) 2018/1672 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, relativo ai controlli sul denaro contante in entrata nell’Unione o in uscita dall’Unione e che abroga il regolamento (CE) n. 1889/20051;
─ il regolamento (UE) 2023/1113 del 31 maggio 2023, riguardante i dati informativi relativi ai trasferimenti di fondi e determinate cripto-attività, che modifica la direttiva (UE) 2015/849 relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo;
─ il regolamento (UE) 2024/1620 del 31 maggio 2024, che istituisce l’Autorità per la lotta al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo (c.d. AMLA);
─ il regolamento (UE) 2024/1624 del 31 maggio 2024, relativo alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo;
─ la direttiva (UE) 2024/1640 del 31 maggio 2024, concernente i meccanismi che gli Stati membri devono istituire per prevenire l’uso del sistema finanziario a fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo.
Sezione II. Destinatari
Le istruzioni sono rivolte agli intermediari bancari e finanziari, agli altri operatori finanziari, ai professionisti, agli operatori non finanziari, ai prestatori di servizi di gioco e ai soggetti operanti nella gestione di strumenti finanziari come attualmente individuati dall’articolo 3, commi 2, 2-ter, 3, 4, 5, 6, 6-bis, 7 e 8 del decreto antiriciclaggio e dall’articolo 26-bis del decreto legge 17 marzo 2023 n. 25, nonché agli operatori compro oro di cui al decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 92 (in breve “destinatari”).
Sezione III. Definizioni
Ai fini delle presenti istruzioni si intendono per:
“collaborazione attiva”: insieme dei comportamenti e delle misure organizzative, procedurali, informatiche e di formazione adottate dal destinatario, proporzionalmente alle proprie caratteristiche e dimensioni nonché alla natura dell’attività svolta, al fine di adempiere all’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette;
“decreto antiterrorismo”: il d.lgs. 22 giugno 2007, n. 109, e successive modifiche e integrazioni;
“decreto compro oro”: il d.lgs. 25 maggio 2017, n. 92, e successive modifiche e integrazioni;
1 Si veda altresì il d.lgs. 19 novembre 2008, n. 195, e successive modifiche e integrazioni.
“indicatori di anomalia”: fattispecie rappresentative di operatività ovvero di comportamenti anomali elaborate dalla UIF;
“informazioni a disposizione”: i dati e le informazioni raccolti sul profilo di rischio del cliente e nel corso dell’adempimento degli obblighi di adeguata verifica e conservazione2 nonché gli ulteriori elementi informativi disponibili in virtù dell’attività svolta3, anche presenti presso altre funzioni aziendali o presso le proprie reti distributive e rese da queste ultime tempestivamente conoscibili;
“legge oro”: la legge 17 gennaio 2000, n. 7, e successive modifiche e integrazioni;
“operazioni sospette”: operatività da segnalare alla UIF ai sensi del decreto antiriciclaggio e rilevate ai sensi delle presenti istruzioni;
“operatività”: l’attività richiesta al destinatario o rilevata dallo stesso nell’ambito dell’apertura o dello svolgimento di un rapporto continuativo (compreso il conto di gioco), dell’esecuzione di una o più operazioni, anche di gioco, o dello svolgimento di una o più prestazioni professionali;
“professionisti”: i soggetti attualmente individuati dall’articolo 3, comma 4, del decreto antiriciclaggio;
“soggetto cui è riferita l’operatività” (in breve anche “soggetto”): il cliente, l’esecutore, il titolare effettivo del rapporto continuativo (compreso il conto di gioco), dell’operazione, anche di gioco, o della prestazione professionale richiesta al destinatario nonché il beneficiario della prestazione assicurativa. Ai soli fini del presente Provvedimento, il soggetto cui è riferita l’operatività può essere anche il collaboratore esterno che venga in rilievo ai destinatari di cui all’articolo 3 del decreto antiriciclaggio (ad esempio mediatori creditizi, agenti in attività finanziaria, agenti e soggetti convenzionati4, consulenti finanziari, agenti e brokers assicurativi, distributori ed esercenti nell’ambito dell’attività di gioco) ovvero, con riguardo all’attività di cui all’articolo 3, comma 5, lettera f), del decreto antiriciclaggio, il soggetto servito come definito nel Provvedimento della Banca d’Italia del 5 febbraio 2020, nei confronti del quale il destinatario effettua in concreto l’operazione (ad esempio, grande distribuzione organizzata, money transfer, compro oro, cambiavalute);
“schemi e altri strumenti di ausilio”: modelli, schemi, comunicazioni e casistiche elaborati e diffusi dalla UIF, per descrivere prassi e operatività anomale riscontrate come ricorrenti e diffuse, in determinati settori ovvero con riguardo a specifici fenomeni, sulla base dell’attività svolta dall’Unità ovvero a seguito della valorizzazione delle esperienze operative della Guardia di finanza o degli altri Organi investigativi;
“soggetto controparte o altrimenti collegato” (in breve anche “controparte o soggetto collegato”): il soggetto, diverso da quello cui è riferita l’operatività, con cui quest’ultimo si relaziona, limitatamente alle tipologie di operazioni o prestazioni professionali che prevedono il coinvolgimento di più di una parte, ovvero con cui il soggetto presenta altri legami, per esempio di natura economica o familiare.
Si rinvia all’articolo 1 del decreto antiriciclaggio, del decreto antiterrorismo e del decreto compro oro per le definizioni in essi contenute richiamate nelle presenti istruzioni.
2 In proposito, occorre far riferimento anche alle previsioni in materia di adeguata verifica emanate dalle Autorità di vigilanza o elaborate dall’Organismo di autoregolamentazione di riferimento del destinatario. Si considera il decreto compro oro per gli obblighi applicabili in tale comparto.
3 Cfr. articolo 4, comma 1, del Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023.
4 Gli agenti e i soggetti convenzionati rilevano anche quando articolati su più livelli distributivi non direttamente convenzionati con il destinatario.
PARTE PRIMA
PRINCIPI E REGOLE DELLA COLLABORAZIONE ATTIVA
Sezione I. Principi generali
Le presenti istruzioni sono volte a guidare i destinatari nella rilevazione e rappresentazione delle operazioni sospette, in linea con l’evoluzione del quadro sovranazionale in tema di collaborazione attiva e per assicurare che le segnalazioni abbiano un contenuto informativo rappresentativo degli elementi soggettivi e oggettivi costitutivi del sospetto e idoneo a consentire lo svolgimento degli approfondimenti funzionali alla prevenzione e contrasto del riciclaggio e finanziamento del terrorismo nonché del finanziamento della proliferazione delle armi di distruzione di massa.
Nell’adempimento dell’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette i destinatari assicurano il rispetto dei principi di diligenza professionale e buona fede, anche a tutela dei soggetti segnalati, includendo nella segnalazione le informazioni strettamente pertinenti e necessarie a rappresentare il sospetto e avendo presente che la segnalazione contiene dati personali e altre notizie sui nominativi coinvolti, destinati a essere trattati per finalità di interesse pubblico e conservati per un periodo di tempo prolungato.
La segnalazione di operazioni sospette (SOS) rappresenta l’esito di un processo valutativo condotto a partire dall’individuazione di anomalie, soggettive e oggettive, che i destinatari analizzano al fine di decidere se esse possono essere giustificate sulla base delle informazioni a disposizione o se invece sono tali da configurare sospetti.
Nel processo valutativo sono evitati automatismi e approcci cautelativi, per esempio fondati sul mero superamento di soglie quantitative minime, sulla ricezione di richieste di informazioni o sui controlli delle autorità.
I destinatari garantiscono tempestività, completezza e chiarezza nella collaborazione attiva e in tutte le interlocuzioni con la UIF, verificando nei limiti di quanto possibile nell’ambito dell’attività svolta che le informazioni fornite siano attendibili, corrette e aggiornate.
I destinatari rappresentano in modo completo nella segnalazione i motivi di sospetto, fornendo i soli elementi utili alla descrizione dei medesimi. Tali elementi sono selezionati in funzione della fattispecie che il destinatario intende rappresentare e della loro rilevanza, contemperando le esigenze di esaustività e di sinteticità.
Tutte le informazioni inerenti alle SOS, al loro contenuto, ai soggetti intervenuti nell’iter segnaletico, all’invio della segnalazione alla UIF nonché alle interlocuzioni sulle medesime e al flusso di ritorno sono sottoposti al regime di riservatezza previsto dal decreto antiriciclaggio.
Il rigoroso rispetto della riservatezza nell’ambito della collaborazione attiva è presidio fondamentale per il buon funzionamento del sistema di prevenzione.
La UIF richiede ai destinatari azioni di rimedio nei casi di gravi o ripetute inosservanze delle presenti istruzioni, anche in coordinamento con le competenti Autorità di vigilanza di settore o con gli Organismi di autoregolamentazione.
Sezione II. Individuazione delle anomalie
Le anomalie di natura soggettiva e oggettiva possono essere individuate secondo modalità che variano in funzione delle caratteristiche, dell’attività e della complessità organizzativa del destinatario e nel rispetto del principio di proporzionalità; i destinatari adottano criteri di selezione delle operatività significative in base al rischio di riciclaggio, di attività criminosa e di finanziamento del terrorismo.
Ai fini delle segnalazioni di operazioni sospette i destinatari utilizzano le informazioni a disposizione come definite nel presente Provvedimento, considerando che possono assumere rilievo, a titolo esemplificativo, le valutazioni del rischio condotte ai sensi del decreto antiriciclaggio, le richieste ricevute dall’Autorità giudiziaria o dagli Organi investigativi inerenti a fattispecie di rilevanza penale, dalle Autorità di vigilanza o dalla UIF, le analisi compiute sotto il profilo del rischio di credito connesso con il soggetto ovvero fonti di informazione aggiuntive, incluse quelle pubblicamente accessibili, purché attendibili, indipendenti e aggiornate.
In attuazione di quanto stabilito dalla disciplina in materia di adeguata verifica, il destinatario esamina nel continuo la complessiva operatività dei soggetti con i quali intrattiene rapporti continuativi. Nel caso di operatività ripetute con lo stesso destinatario al di fuori di rapporti continuativi, in particolare se in un arco di tempo circoscritto, assume rilievo la complessiva conoscenza che il destinatario può aver maturato sul soggetto.
L’utilizzo di strumenti, anche informatici, basati su regole e parametri quantitativi e qualitativi, è funzionale all’individuazione delle operatività anomale.
Fuori dai casi di impiego obbligatorio dei predetti strumenti ai sensi del decreto antiriciclaggio5, il ricorso ai medesimi è opportuno in presenza di attività caratterizzate da operazioni frequenti o della stessa tipologia, in funzione delle esigenze di contenimento del rischio. Nell’ambito dei predetti strumenti rientrano anche quelli basati su sistemi di intelligenza artificiale6 che, laddove utilizzati, devono essere conformi alle disposizioni a essi eventualmente applicabili, basarsi su dati oggettivi e verificabili ed essere accompagnati da adeguate valutazioni svolte con l’intervento umano, al fine di controllare ed eventualmente validare le anomalie da essi evidenziate.
Ferma restando la discrezionalità nell’individuazione dei sopra citati parametri quantitativi e qualitativi, i destinatari adottano gli strumenti di selezione tenendo conto delle fattispecie descritte negli indicatori di anomalia nonché negli schemi e negli altri strumenti di ausilio elaborati dalla UIF, se rilevanti nell’ambito della concreta attività da essi svolta. Inoltre, l’evoluzione del quadro normativo in tema di partenariati per la condivisione delle informazioni offre nuove possibilità per sviluppare strumenti di individuazione delle anomalie.
Ferma restando la disciplina in materia di protezione dei dati personali, i destinatari possono condividere tra loro, nel rispetto dei principi di segretezza e riservatezza7, le anomalie individuate in relazione a una o più operazioni che si caratterizzano per la presenza di elementi comuni rispetto all’attività svolta presso i medesimi destinatari.
Nel caso di condivisione delle informazioni concernenti le operatività anomale individuate, fuori dai casi consentiti dal decreto antiriciclaggio8 i destinatari omettono ogni riferimento all’eventuale invio di SOS a valle delle valutazioni effettuate e garantiscono in ogni caso la riservatezza dei dati.
5 Cfr. articolo 36 del decreto antiriciclaggio e articolo 5 del Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023.
6 Cfr. il regolamento (UE) 2024/1689.
7 Per esempio, con riguardo a eventuali segnalazioni di operazioni sospette o richieste ricevute da Autorità giudiziaria od Organi investigativi.
8 Cfr. art. 39 del decreto antiriciclaggio.
Sezione III. Esame delle anomalie
I destinatari esaminano le anomalie al fine di valutare la ricorrenza o meno di motivi di sospetto.
Nel caso in cui le anomalie siano individuate con l’ausilio di strumenti informatici i destinatari possono individuare un soggetto o una struttura che, in funzione della propria complessità organizzativa nonché della numerosità delle anomalie individuate sulla base dei predetti strumenti, conduce un vaglio preliminare teso a escludere quelle che, a una prima analisi, risultano agevolmente giustificabili. Le anomalie che persistono dopo tale vaglio preliminare sono sottoposte a valutazione per stabilire se ricorrono i presupposti per l’invio di una SOS.
I destinatari mettono in correlazione il soggetto e la sua operatività, compiuta o tentata, considerano le sue controparti o soggetti collegati, soffermandosi, a titolo esemplificativo, sul rapporto tra la tipologia e le caratteristiche dell’operatività e il profilo del soggetto, sui relativi importi o su comportamenti omissivi o riluttanti, circostanze pregiudizievoli, opache, inusuali o illogiche.
Il processo di valutazione può legittimamente concludersi con l’esclusione del sospetto, anche in presenza di ipotesi astrattamente riconducibili a indicatori di anomalia, qualora in esito all’analisi complessivamente condotta il destinatario non lo reputi sussistente; in tal caso non ricorre l’obbligo di segnalazione.
Il destinatario, quando ritiene che il sospetto non sussista, adotta a propria tutela accorgimenti volti ad agevolare la ricostruzione a posteriori delle valutazioni effettuate. In tal senso, è di ausilio la conservazione di una traccia delle predette valutazioni, anche in forma sintetica o con rinvio a eventuali documenti consultati, per avere contezza a distanza di tempo delle ragioni considerate sufficienti per escludere il sospetto.
Sezione IV. Segnalazione delle operazioni sospette
In esito al sopra richiamato processo di valutazione, i destinatari selezionano le operazioni sospette e le segnalano alla UIF, esplicitando gli elementi informativi rilevanti a sostegno delle proprie valutazioni, allo scopo di rappresentare compiutamente le circostanze soggettive e oggettive su cui è fondato il sospetto9.
La segnalazione può riferirsi a una singola operazione o a più operazioni che appaiano tra loro funzionalmente e/o economicamente collegate. I destinatari considerano anche operatività rifiutate, tentate o interrotte nonché operazioni eseguite, anche in parte, presso altri destinatari sui quali gravano autonomi obblighi di segnalazione, queste ultime ove note.
Alla base della SOS devono essere posti dati, informazioni e documenti pertinenti in relazione al sospetto, che siano chiari, coerenti, completi e aggiornati, inserendo nella segnalazione gli elementi strettamente utili e necessari a rappresentare i motivi del sospetto e le valutazioni effettuate.
In tale quadro i destinatari controllano gli elementi informativi inseriti nella segnalazione per garantirne l’attendibilità, la correttezza, l’aggiornamento, la completezza e la pertinenza. L’accurata selezione dei dati e delle informazioni inseriti nella segnalazione è anche a tutela dei soggetti indicati nella medesima, affinché siano trasmessi unicamente quelli funzionali a rappresentare il sospetto rilevato. Il destinatario ha inoltre cura di evitare di riportare in una nuova segnalazione la medesima operatività dallo stesso già segnalata in precedenza; provvede a collegare la nuova segnalazione con
9 Sono da evitare meri approcci compilativi, quali l’elencazione di tutte le operazioni anche di importo poco rilevante o non collegate all’operatività ritenuta sospetta (ad esempio spese presso esercizi commerciali per esigenze quotidiane).
eventuali precedenti SOS che presentano legami soggettivi o oggettivi con la medesima.
Se è possibile ipotizzare che il sospetto individuato sia riferibile a una determinata attività illecita, i destinatari ne danno conto nella segnalazione; valorizzano in ogni caso i codici dei fenomeni messi a disposizione dalla UIF se corrispondenti al predetto sospetto.
Nel caso di sospetto rilevato a partire da anomalie individuate nell’ambito di un partenariato per la condivisione di informazioni, la segnalazione menziona anche l’esistenza del medesimo.
Le seguenti circostanze di per sé non sono sufficienti per effettuare una segnalazione di operazioni sospette10:
la presenza di difformità tra le informazioni acquisite in sede di adeguata verifica e quelle tratte da altre fonti disponibili, anche con riguardo al titolare effettivo11;
il rischio elevato attribuito al soggetto cui si riferisce l’operatività, specie se associato all’intero comparto di attività dallo stesso svolta o a specifiche qualifiche del medesimo o derivante da pregresse e datate segnalazioni a suo carico;
l’individuazione di notizie negative sul soggetto cui è riferita l’operatività ovvero sulle sue controparti o soggetti collegati;
il fatto di aver appreso, nell’ambito di rapporti di collaborazione o scambi di informazioni tra destinatari, il verificarsi di operatività anomala non collegata a operatività avvenuta presso il destinatario;
eventuali richieste di informazioni da parte delle Autorità competenti in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, nell’ambito di approfondimenti o controlli, anche ispettivi, in corso o conclusi, ivi comprese le richieste di informazioni formulate dalla UIF;
la mera ricorrenza di misure reali o personali adottate a carico del soggetto cui è riferita l’operatività in relazione a fattispecie aventi rilevanza penale.
Sezione V. Riservatezza inerente alle segnalazioni e alle comunicazioni interne
I destinatari adottano misure idonee a mantenere riservate le comunicazioni interne concernenti le valutazioni effettuate e le operazioni sospette rilevate, anche in caso di esternalizzazione a soggetti terzi di alcuni adempimenti in materia antiriciclaggio.
Gli atti e i documenti recanti le generalità delle persone fisiche che partecipano all’iter segnaletico o provvedono agli approfondimenti richiesti dalla UIF sono custoditi e tenuti riservati nel rispetto di quanto previsto dal decreto antiriciclaggio.
I destinatari adottano ogni cautela per omettere, tra gli elementi descrittivi della segnalazione ovvero nei documenti allegati nonché nelle interlocuzioni con la UIF, ogni riferimento, diretto o
10 Ai sensi dell’articolo 4, comma 5, del Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023 non costituiscono di per sé elementi sufficienti per inviare una segnalazione o ritenere che la stessa non sia dovuta: a) la mera decisione di concludere o rifiutare il rapporto o la prestazione, anche da parte del soggetto cui è riferita l’operatività; b) la mera ricezione di una richiesta di informazioni o notizia di attività in corso da parte dell’Autorità giudiziaria o degli Organi investigativi o di accertamenti di natura fiscale o tributaria; c) la mera ricorrenza di comportamenti descritti in uno o più indicatori di anomalia o nei sub-indici; d) il ricorso a operazioni in contante, anche se reiterato e a prescindere dal superamento delle soglie di cui all’articolo 49 del decreto antiriciclaggio.
11 In caso di impossibilità oggettiva di effettuare l’adeguata verifica il decreto antiriciclaggio prevede l’obbligo di astensione. Per il rapporto tra obbligo di astensione e obbligo di SOS cfr. Parte Prima, Sezione IX, delle presenti istruzioni.
indiretto12, alla persona fisica che ha rilevato il sospetto o ha partecipato alla valutazione del medesimo nonché allo stesso destinatario e al suo personale. Analogamente, devono essere evitati i riferimenti al personale della UIF o di altre autorità coinvolto in eventuali interlocuzioni o in accertamenti, anche ispettivi, condotti presso il destinatario.
Gli obblighi di riservatezza inerenti alla sopra richiamata persona fisica sono rispettati anche in occasione degli scambi di informazioni aventi a oggetto le valutazioni svolte in materia di collaborazione attiva e quelle di competenza delle altre funzioni aziendali eventualmente presenti per lo svolgimento di controlli o per il riscontro a richieste dell’Autorità giudiziaria o degli Organi investigativi, salvo che queste ultime siano corredate da decreto motivato ai sensi della normativa vigente.
Sezione VI. Tempistiche della collaborazione attiva
L’attività di segnalazione e gli ulteriori scambi di informazioni con la UIF, anche in occasione di approfondimenti svolti da quest’ultima, devono essere improntati alla massima tempestività, fermo restando che i tempi necessari ai destinatari possono variare in funzione dell’urgenza e della complessità del caso. I destinatari si astengono in ogni caso da condotte dilatorie e assicurano pronta collaborazione.
Uguale tempestività deve essere promossa e assicurata dagli Organismi di autoregolamentazione in occasione degli scambi informativi con i professionisti e poi con la UIF.
Nel caso di soggetti e operatività già segnalati, il destinatario valuta attentamente se è opportuno reiterare la segnalazione nel caso di operatività successivamente individuata, evitando una nuova SOS che presenti le medesime caratteristiche della precedente. Al fine di decidere se inviare una nuova segnalazione, il destinatario considera parametri quali il lasso di tempo trascorso tra l’operatività valutata e la precedente segnalata, i soggetti coinvolti nella medesima nonché i flussi di ritorno ricevuti dall’Unità, verificando la presenza di profili nuovi o più gravi di sospetto rispetto a quanto in precedenza comunicato alla UIF.
I destinatari valutano in particolare di inviare una nuova segnalazione qualora emergano ulteriori elementi rispetto al quadro già rappresentato alla UIF, quali l’individuazione di significativi cambiamenti nei comportamenti, nelle caratteristiche dell’operatività ovvero nei legami con altri soggetti, che integrano in modo rilevante lo scenario di sospetto o ne configurano uno nuovo.
Sezione VII. Sospensione delle operazioni sospette
La UIF, d’iniziativa o su richiesta di una delle autorità indicate dal decreto antiriciclaggio, può sospendere presso i destinatari una o più operazioni sospette, anche in assenza di una segnalazione da parte dei medesimi, purché non ne derivi pregiudizio per il corso delle indagini.
Un’operazione sospetta è suscettibile di valutazione a fini dell’esercizio del potere di sospensione se ricorrono congiuntamente le seguenti condizioni:
─ sussiste un motivo di sospetto fondato su circostanze soggettive e oggettive;
─ l’operazione non è ancora stata eseguita ed è individuabile nei suoi elementi essenziali, in quanto formalizzata in modo sufficientemente preciso e circostanziato e non meramente preannunciata o ipotizzata;
─ l’esecuzione dell’operazione può comportare la conversione, il trasferimento,
12 Non devono essere indicate le generalità della persona fisica e quest’ultima non deve neanche essere identificabile in modo univoco in base al ruolo ricoperto (ad esempio direttore della filiale, direttore dell’area legale).
l’occultamento o l’utilizzo di somme di denaro, beni o altre utilità che si sospetta possano derivare da reato o essere finalizzati al finanziamento del terrorismo o all’elusione di misure reali o di prevenzione patrimoniale di competenza dell’Autorità giudiziaria;
─ la decisione sull’esecuzione dell’operazione non è rimessa alla esclusiva discrezionalità/autonomia negoziale del destinatario13.
Il destinatario può sottoporre alla UIF una o più operazioni sospette per la valutazione dell’esercizio del potere di sospensione, inviando all’Unità una segnalazione contraddistinta da apposito attributo (“Richiesta di sospensione: Si”) e con l’indicazione dell’operazione o delle operazioni non eseguite14. Il destinatario può inoltre preannunciare l’invio di tale segnalazione con e-mail trasmessa alla pertinente casella di posta elettronica indicata nel sito Internet della UIF.
Una volta ricevuta la predetta segnalazione, entro i due giorni lavorativi successivi, la UIF comunica l’insussistenza delle condizioni per l’esercizio del potere di sospensione ovvero l’avvio dell’iter di valutazione della medesima.
Nel caso di valutazione avviata dalla UIF d’iniziativa o su richiesta di un’altra autorità, l’Unità prende contatti con il destinatario presso il quale potrebbe essere eseguita l’operatività sospetta.
In attesa di conoscere l’esito della valutazione svolta dalla UIF, il destinatario si astiene dall’eseguire l’operazione o le operazioni indicate e svolge un’attività di monitoraggio, comunicando tempestivamente all’Unità modifiche nell’operatività richiesta o ulteriori operazioni sospette suscettibili di valutazione a fini di sospensione.
La UIF assicura al destinatario costante supporto informativo e la tempestiva comunicazione dell’esito della valutazione svolta previo raccordo con i competenti Organi investigativi.
A tutela della riservatezza e in ottemperanza al divieto di comunicazione delle segnalazioni di operazioni sospette, il destinatario omette di rivelare al cliente che il ritardo nell’esecuzione dell’operazione o delle operazioni è dovuto alla presenza di valutazioni in corso da parte della UIF ai fini dell’esercizio del potere di sospensione.
La sospensione ha una durata massima di cinque giorni lavorativi, che decorrono dalla data di notifica del provvedimento da parte dell’Unità nei confronti del destinatario a mezzo di posta elettronica certificata (PEC).
Il provvedimento di sospensione è rivolto al destinatario, è coperto da segreto d’ufficio e non è ostensibile al cliente interessato né a terzi. Inoltre, l’Unità trasmette tempestivamente il provvedimento di sospensione ai competenti Organi investigativi e all’autorità che ne ha fatto eventualmente richiesta.
Qualora durante la validità del provvedimento di sospensione sopraggiungano fatti o circostanze che incidono sui presupposti che ne hanno determinato l’adozione, la UIF valuta di revocare la sospensione, dandone tempestiva comunicazione al destinatario e ai competenti Organi investigativi.
13 Si fa ad esempio riferimento alla impossibilità di valutare a fini di sospensione la decisione del destinatario inerente all’instaurazione di un nuovo rapporto (è il caso dell’apertura di rapporto bancario, della sottoscrizione di polizza assicurativa, della concessione di finanziamento, ecc.).
14 Tali operazioni vanno distinte da quelle già rifiutate dal destinatario per le quali non può essere chiesta la valutazione della UIF ai fini della sospensione. Ai sensi dell’art. 35 del decreto antiriciclaggio sono fatti salvi i casi in cui l’operazione debba essere eseguita in quanto sussiste l’obbligo di ricevere l’atto ovvero i casi in cui l’esecuzione dell’operazione non possa essere rinviata tenuto conto della normale operatività ovvero i casi in cui il differimento dell’operazione possa ostacolare le indagini.
Sezione VIII. Flusso di ritorno della UIF
La UIF fornisce ai destinatari, con cadenza periodica e con modalità idonee a garantire la tutela della riservatezza, indicazioni sulla qualità della collaborazione attiva, attraverso comunicazioni sugli esiti delle segnalazioni, schede di feedback e altri flussi di ritorno. Indicazioni analoghe sono fornite in esito ai controlli15 svolti dall’Unità.
Le comunicazioni relative agli esiti delle segnalazioni e alle schede di feedback sono inviate tramite posta elettronica certificata alla casella PEC fornita dal destinatario16. Le altre tipologie di flussi di ritorno sono comunicate nell’ambito di incontri o pubblicazioni dell’Unità.
Eventuali aggiornamenti relativi alle modalità e alla periodicità di comunicazione dei predetti flussi di ritorno sono pubblicati sul sito istituzionale della UIF.
L’Unità comunica gli esiti delle segnalazioni con cadenza almeno semestrale, fornendo indicazioni mirate sulle segnalazioni trasmesse dal destinatario. Tali esiti si basano sugli elementi forniti dal destinatario e tengono conto delle informazioni che la UIF riceve dagli Organi investigativi e dalla Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo; si riferiscono alle segnalazioni per le quali l’Unità non ha ravvisato sufficienti elementi di rischio a supporto del sospetto (c.d. elenco A) nonché alle segnalazioni che, pur in presenza di alcuni elementi a supporto del sospetto, sono state classificate dalla UIF a basso rischio (c.d. elenco B); l’Unità può individuare ulteriori esiti delle segnalazioni considerate a rischio da comunicare ai destinatari.
Nel caso di segnalazioni trasmesse da professionisti per il tramite dei rispettivi Organismi di autoregolamentazione, i sopra citati esiti sono inviati a questi ultimi che provvederanno a comunicarli ai destinatari cui si riferiscono.
Le indicazioni fornite dall’Unità non implicano giudizi sul livello di rischiosità dei soggetti e delle relazioni in essere con i clienti; tali elementi, infatti, ricadono nell’ambito delle autonome valutazioni di ciascun destinatario. Si tratta inoltre di indicazioni che muovono dall’insieme delle circostanze soggettive e oggettive rappresentate nella segnalazione; qualunque variazione delle predette circostanze potrebbe condurre a valutazioni differenti.
Resta ferma la necessità per i destinatari di prestare attenzione alla variazione delle predette circostanze e all’eventualità che le stesse non siano state compiutamente rappresentate. I destinatari sono altresì tenuti a trasmettere un’altra SOS in presenza di motivi di sospetto valutati alla luce di nuovi elementi informativi, soggettivi od oggettivi, oppure qualora il sospetto si basi su informazioni che, pur preesistenti, non siano state adeguatamente rappresentate17.
Tramite la scheda di feedback la UIF fornisce con cadenza almeno annuale valutazioni di sintesi sulla collaborazione attiva del destinatario. Tale scheda è inviata ai destinatari che risultano aver inviato nell’anno solare di riferimento un numero rilevante di segnalazioni all’Unità18. Essa contiene la valutazione sulla collaborazione attiva del destinatario in relazione a un gruppo di appartenenza. Sono forniti dati sintetici e aggregati sull’attività segnaletica osservata nel periodo di riferimento, tenuto conto anche delle informazioni che la UIF riceve dagli Organi investigativi e dalla Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo. I contenuti della scheda di feedback attengono in particolare al grado di partecipazione del destinatario, alla tempestività, alla compilazione delle SOS, alla qualità della collaborazione attiva.
15 Si tratta dei controlli svolti ai sensi dell’art. 6, comma 4, lettera f), e comma 5, lettera a) del decreto antiriciclaggio.
16 Le comunicazioni sono altresì pubblicate sul portale Infostat-UIF, nella sezione “Visualizza Messaggi”, previa notifica via e-mail al referente SOS.
17 Si veda in proposito la Parte Terza, Sezione III, delle presenti istruzioni.
18 Si tratta di un numero stabilito dall’Unità, che può variare nel tempo e che comunque è indicato nella scheda di feedback.
I destinatari che alla luce dei parametri individuati dalla UIF non ricevono le schede di feedback possono beneficiare di flussi di ritorno sulla collaborazione attiva, secondo le modalità individuate dalla UIF, anche con il coinvolgimento del relativo Organismo di autoregolamentazione o associazione rappresentativa della categoria del destinatario. Tali flussi di ritorno possono riguardare gruppi o categorie di destinatari.
I destinatari tengono conto degli esiti delle segnalazioni, delle schede di feedback e degli altri flussi di ritorno ricevuti dall’Unità, ai fini del costante e progressivo affinamento dei propri processi di collaborazione attiva. Essi si attivano senza ritardo per superare le eventuali criticità comunicate dalla UIF in relazione alla collaborazione attiva.
Sezione IX. Segnalazione e rapporti con altre previsioni normative
La segnalazione di operazioni sospette non deve essere inviata in sostituzione di adempimenti previsti da altre disposizioni di legge.
Segnalazione e astensione
Il decreto antiriciclaggio prevede l’obbligo di astensione nei casi di impossibilità oggettiva di effettuare l’adeguata verifica nonché in caso di operatività con entità giuridiche anonime o controllate attraverso azioni al portatore aventi sede in Paesi terzi ad alto rischio19.
Nei casi di astensione obbligatoria, la SOS andrà inviata alla UIF solo se ricorrono i presupposti indicati dal decreto antiriciclaggio e il destinatario ha valutato sussistente il sospetto sulla base degli indicatori di anomalia e delle presenti istruzioni.
L’impossibilità di identificare o verificare l’identità del titolare effettivo è in particolare presupposto dell’obbligo di astensione mentre non costituisce elemento di per sé sufficiente per l’invio della SOS.
La decisione del destinatario di inviare una segnalazione di operazioni sospette alla UIF non rientra tra i presupposti dell’astensione né obbliga per ciò solo all’interruzione del rapporto.
Segnalazione e comunicazioni oggettive
Il decreto antiriciclaggio stabilisce che la UIF, con proprie istruzioni, individua espressamente le ipotesi in cui l’invio di una comunicazione oggettiva esclude l’obbligo di segnalazione di operazione sospetta20. La ratio della disposizione è evitare l’invio di SOS i cui contenuti siano privi di elementi informativi aggiuntivi rispetto a quanto già portato a conoscenza dell’Unità attraverso la comunicazione oggettiva e idonei a qualificare la fattispecie come sospetta.
La UIF ha pertanto stabilito che la comunicazione oggettiva esclude l’obbligo di segnalazione di operazione sospetta quando l’operazione: a) non presenti collegamenti con altre operazioni di diversa tipologia che facciano desumere una complessiva operatività sospetta, ovvero b) non sia effettuata da clienti a elevato rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo21.
In merito alla lettera a), i destinatari valutano quindi l’invio della SOS quando le operazioni del soggetto contenute nelle comunicazioni oggettive unitamente ad altre con queste collegate fanno
19 Cfr. articolo 42 del decreto antiriciclaggio. Tale disposizione richiama tra l’altro l’ipotesi in cui l’operazione deve essere eseguita in quanto sussiste un obbligo di legge di ricevere l’atto; ai sensi dell’art. 35 del medesimo decreto, il destinatario, dopo aver ricevuto l’atto, informa immediatamente la UIF.
20 Cfr. articolo 47 del decreto antiriciclaggio.
21 Cfr. Provvedimento della UIF del 28 marzo 2019 e in particolare l’articolo 4, comma 2.
emergere fondati motivi di sospetto e non hanno un valore meramente ricognitivo dell’operatività del soggetto.
In relazione alla lettera b), la ricorrenza di un profilo di rischio elevato comporta l’invio di segnalazioni alla UIF solo in presenza di sospetti effettivi adeguatamente rappresentati22. L’attribuzione di un elevato rischio al cliente non deve indurre, infatti, ad automatismi segnaletici e presuppone comunque l’individuazione del sospetto sulla base di circostanze soggettive e oggettive.
Automatismi segnaletici sono altresì esclusi nel caso di operazioni in contante che non rientrano nell’obbligo di invio delle comunicazioni oggettive, anche se reiterate e a prescindere dal superamento delle soglie previste dal decreto antiriciclaggio23.
Segnalazione e comunicazioni al Ministero dell’Economia e delle finanze
Il decreto antiriciclaggio stabilisce che i destinatari comunicano al Ministero dell’Economia e delle finanze le infrazioni alle disposizioni di cui agli articoli 49 e 50 del medesimo decreto di cui hanno notizia, entro il termine di 30 giorni. La comunicazione al Ministero non è dovuta quando ha a oggetto un’operazione di trasferimento segnalata come sospetta24.
Tale previsione non pone alcuna deroga all’esigenza che la segnalazione trasmessa alla UIF contenga motivi di sospetto adeguatamente rappresentati in esito alle valutazioni svolte dal destinatario e non legittima all’invio di segnalazioni volte soltanto a comunicare l’infrazione alle disposizioni di cui agli articoli 49 e 50 del decreto antiriciclaggio di cui il destinatario ha avuto notizia25.
Il riferimento presente nell’articolo 35 del decreto antiriciclaggio a ipotesi di sospetto connesso a operazioni in contante anche in relazione alle soglie di cui al citato articolo 49 non esime dalla necessità di valutare la ricorrenza di fondati motivi di sospetto; vanno, quindi, esclusi automatismi segnaletici rispetto a operatività della specie.
Segnalazione e comunicazioni inerenti a soggetti designati e ad altre misure restrittive
Ai sensi del decreto antiterrorismo, i destinatari sono tenuti a specifici obblighi di comunicazione alla UIF sui soggetti c.d. designati. Tali obblighi riguardano in particolare le misure di congelamento applicate nonché le operazioni, i rapporti e ogni altra informazione disponibile inerente ai predetti soggetti e a quelli in via di designazione, anche sulla base delle indicazioni fornite dal Comitato di Sicurezza Finanziaria26.
Ulteriori doveri di comunicazione sono previsti con riguardo alle misure restrittive adottate dall’Unione Europea27. Tali comunicazioni attengono a depositi, informazioni sui medesimi nonché
22 Ad esempio, non devono essere oggetto di segnalazione casi concernenti il mero prelevamento di denaro contante di origine certamente lecita o categorie di soggetti alle quali in via preventiva e generalizzata è stato attribuito un rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo potenzialmente elevato in ragione dell’offerta di prodotti e servizi connotati da rilevante utilizzo di denaro contante. Cfr. anche l’indicatore n. 13 e i relativi sub-indici di cui al Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023, che precisano talune circostanze anomale connesse all’utilizzo del denaro contante, di ausilio ai destinatari nell’istruttoria svolta al fine di decidere se sussiste il sospetto e quindi inviare la segnalazione.
23 Articolo 4, comma 5, lettera d), del Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023.
24 Cfr. articolo 51 del decreto antiriciclaggio.
25 Articolo 4, comma 6, del Provvedimento della UIF del 12 maggio 2023.
26 Articolo 7 del d.lgs. 109/2007.
27 A titolo esemplificativo si vedano il Regolamento (UE) 269/2014 e 833/2014 e s.m.i. e il Regolamento CE 765/2006 e s.m.i.
sui trasferimenti di fondi verso l’esterno dell’Unione28.
In relazione ai predetti obblighi, occorre evitare che le comunicazioni, comunque dovute, siano affiancate o sostituite dall’invio di segnalazioni alla UIF prive di sospetti adeguatamente rappresentati; si tratta infatti di adempimenti distinti e autonomi e, ai fini della segnalazione, è comunque necessario che il destinatario non riporti esclusivamente le circostanze che determinano l’obbligo di comunicazione, descrivendo piuttosto gli elementi ulteriori che circostanziano il sospetto di riciclaggio, di correlato reato presupposto o di finanziamento del terrorismo.
Ai fini della valutazione del sospetto di operazioni riconducibili al finanziamento del terrorismo e della proliferazione delle armi di distruzione di massa, rileva in modo particolare il riscontro di un nominativo e dei relativi dati anagrafici nelle liste pubbliche accessibili29, ferma restando l’importanza di valorizzare nella segnalazione le caratteristiche oggettive dell’operatività rilevata30.
Non è sufficiente, ai fini della segnalazione, la mera omonimia, qualora il destinatario possa escludere con ragionevole certezza, sulla base di tutti gli elementi disponibili, che il soggetto coincida con quello indicato nelle liste. Tra i dati rilevanti sono comprese le cariche, le qualifiche e ogni altra informazione presente nelle liste che risulti incompatibile con il profilo economico-finanziario e con le caratteristiche oggettive e soggettive del nominativo.
Segnalazione e dichiarazioni nel comparto dell’oro
L’adempimento degli obblighi dichiarativi previsti in materia di oro, ai quali i destinatari siano eventualmente tenuti ai sensi della legge oro, del regolamento (UE) 2018/1672 e del d.lgs. 195/2008, non costituisce motivo di esenzione dall’obbligo di segnalare eventuali operazioni sospette rilevate nell’esercizio dell’attività.
La circostanza che la dichiarazione in materia di oro non esclude la SOS non giustifica comunque automatismi segnaletici; la segnalazione presuppone sempre la rilevazione del sospetto sulla base di circostanze soggettive e oggettive e in esito a un adeguato processo valutativo.
Segnalazione e denuncia di reati
La segnalazione di operazioni sospette è un atto distinto dalla denuncia di reati ed è trasmessa alla UIF quando ne ricorrono i presupposti, indipendentemente dall’eventuale denuncia all’Autorità giudiziaria. La segnalazione rappresenta uno strumento per prevenire la realizzazione di attività illecite e non presuppone la disponibilità di informazioni costituenti notizia di reato.
La circostanza che la denuncia di un reato non escluda la SOS non giustifica comunque automatismi segnaletici nel caso in cui la prima sia stata effettuata, dovendo il destinatario considerare comunque la complessità e rilevanza del caso e il potenziale valore aggiunto di una segnalazione, in termini di possibile sviluppo dell’analisi rispetto all’intervento dell’Autorità giudiziaria. Nel caso in cui l’operatività sospetta segnalata sia stata oggetto di denuncia o di comunicazioni ad altre autorità è opportuno – ove possibile – darne indicazione nella SOS.
28 Per maggiori dettagli cfr. sito Internet della UIF.
29 Tali liste rese disponibili dall’ONU, dall’Unione Europea e dall’OFAC sono accessibili attraverso i rinvii alle medesime presenti nel sito Internet della UIF.
30 È altresì importante indicare correttamente la categoria di appartenenza della segnalazione.
PARTE SECONDA
ADEMPIMENTI ORGANIZZATIVI
Premessa
La presente Parte contiene istruzioni su taluni adempimenti organizzativi e procedurali richiesti ai destinatari non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore; per i destinatari sottoposti alla supervisione di tali Autorità restano ferme le disposizioni e le indicazioni di queste ultime.
Nella definizione e nello svolgimento degli adempimenti organizzativi i destinatari tengono conto del principio di proporzionalità, commisurandoli alle dimensioni, alla natura e alle caratteristiche dell’attività svolta e della propria organizzazione.
Sezione I. Referente SOS
Ai fini delle presenti istruzioni il destinatario persona fisica e, nel caso di destinatario non coincidente con una persona fisica, il legale rappresentante o il suo delegato sono identificati nel portale Infostat-UIF come referente SOS31.
Tale soggetto è incaricato di: conservare i documenti rilevanti relativi alle segnalazioni trasmesse; corrispondere tempestivamente e in modo completo alle richieste della UIF32 o degli Organi investigativi33; assicurare la propria presenza e disponibilità in occasione dei controlli svolti ai sensi del decreto antiriciclaggio.
Nel caso di individuazione di un delegato la nomina deve essere espressa e adeguatamente formalizzata da parte del legale rappresentante nonché resa nota all’interno della struttura organizzativa e presso la sua eventuale rete distributiva.
Il delegato deve essere in possesso di idonei requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità; al delegato è richiesto di svolgere la propria attività con autonomia di giudizio, disponendo di tempo e di risorse adeguate e nel rigoroso rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dal decreto antiriciclaggio. Il requisito dell’indipendenza e dell’autonomia di giudizio presuppone la necessità di adottare, laddove possibile, misure idonee a prevenire eventuali conflitti di interesse, in particolare nei casi in cui il delegato intrattenga direttamente i rapporti con i clienti o abbia un ruolo nell’esecuzione dell’operatività dei medesimi.
Il delegato non può essere un soggetto esterno al destinatario o al suo gruppo di appartenenza; può coincidere con il responsabile della funzione antiriciclaggio ove presente. La delega non può essere conferita al responsabile della funzione di revisione interna, ove prevista. Nel rispetto del principio di proporzionalità e laddove sussistano specifiche esigenze il destinatario può nominare più di un delegato. È comunque necessario che tale nomina e le relative motivazioni siano formalizzate dal destinatario, con l’individuazione dei criteri e dei presidi funzionali ad assicurare il coordinamento e la condivisione delle informazioni necessarie a evitare difetti di collaborazione attiva e fenomeni di deresponsabilizzazione.
31 Tale definizione è strettamente funzionale all’adempimento dei compiti definiti dalle presenti istruzioni e non rileva ai fini dell’individuazione del responsabile dell’eventuale omessa segnalazione di operazioni sospette nell’ambito della relativa procedura sanzionatoria amministrativa.
32 Le interlocuzioni con la UIF si svolgono di norma in lingua italiana; solo in casi eccezionali, opportunamente motivati, può essere ammesso l’utilizzo della lingua inglese.
33 Tra i documenti da conservare rientrano il messaggio di accettazione della SOS trasmessa in modalità Consegna. Per le segnalazioni inserite manualmente è anche consigliabile conservare il file di export.
Sezione II. Procedura interna di segnalazione delle operazioni sospette
La rilevazione e la valutazione delle operazioni sospette è agevolata dall’adozione di una procedura di segnalazione interna al destinatario.
Tenuto conto delle diverse caratteristiche dei destinatari e del principio di proporzionalità, la procedura interna:
può essere adottata nel caso di destinatario coincidente con una persona fisica, in particolare qualora svolga la propria attività, anche in forma associata, con l’ausilio di dipendenti o collaboratori per gli adempimenti antiriciclaggio;
è richiesta nei casi di:
associazioni, studi professionali o società tra professionisti in cui, ferma restando la responsabilità del singolo professionista, è prevista l’istituzione di una funzione antiriciclaggio34;
destinatario non coincidente con una persona fisica.
L’adozione della procedura interna di segnalazione concorre alla valutazione della corretta organizzazione del destinatario e rientra tra le procedure di mitigazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo35.
La procedura interna di segnalazione prevede contenuti proporzionati alle dimensioni, alla natura e alla complessità dell’attività concretamente svolta nonché alle capacità organizzative del destinatario stesso; essa non riproduce contenuti già previsti dalle disposizioni primarie e secondarie in materia di segnalazione delle operazioni sospette, può anche essere inserita nell’eventuale documento predisposto per l’autovalutazione dei rischi ai quali il destinatario è esposto nell’esercizio dell’attività ed è volta a garantire efficacia e omogeneità dei comportamenti ai fini della collaborazione attiva, tempestività e completezza della segnalazione, riservatezza dei soggetti coinvolti nell’iter segnaletico.
A titolo esemplificativo, la procedura: i) indica il nominativo del referente SOS secondo quanto riportato nella sezione I36; ii) descrive il contributo che può essere fornito da dipendenti, collaboratori o strutture che entrano in contatto con i soggetti cui è riferita l’operatività; iii) descrive le attività e gli strumenti utilizzati per l’individuazione e l’esame delle anomalie; iv) definisce le priorità considerate nell’esame delle anomalie, disciplinando la gestione urgente delle comunicazioni riguardanti ipotesi di rischio particolarmente elevato di riciclaggio, reati presupposto o di finanziamento del terrorismo; v) se è prevista l’adozione di strumenti per la selezione delle anomalie basati su regole e parametri quantitativi e qualitativi, descrive le modalità di funzionamento dei predetti strumenti; v) precisa se il destinatario aderisce a partenariati per la condivisione delle informazioni, indicandone i contenuti e i partecipanti.
La procedura interna può stabilire che il destinatario si avvalga anche di soggetti esterni per lo svolgimento di alcuni compiti di supporto alla segnalazione, salva la propria responsabilità per qualsiasi azione, commessa od omessa, relativa ai compiti esternalizzati. Nel caso di svolgimento dei predetti compiti da parte di soggetti esterni, il destinatario conserva traccia dei contenuti delle attività svolte.
34 Cfr. art. 16, comma 2, del d.lgs. 231/2007.
35 Ai sensi dell’art. 67 del decreto antiriciclaggio, l’adozione di adeguate procedure di valutazione e mitigazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, commisurate alla natura dell’attività svolta e alle dimensioni dei soggetti obbligati, rileva ai fini della minore gravità di eventuali violazioni contestate al destinatario e quindi della riduzione della sanzione.
36 I professionisti che esercitano l’attività in forma associata o societaria possono decidere di nominare un solo referente SOS, individuandolo tra uno dei predetti professionisti e fermo restando che non viene meno la responsabilità individuale di ciascun professionista per l’adempimento degli obblighi di collaborazione attiva.
Non possono tuttavia essere esternalizzate l’approvazione dei criteri per la rilevazione di operazioni sospette o anomale, la decisione di procedere alla segnalazione alla UIF né la trasmissione della medesima.
L’accordo con i sopra citati soggetti esterni deve essere redatto per iscritto, messo a disposizione nel caso di controlli delle Autorità competenti e contenere almeno i seguenti elementi:
i rispettivi diritti e obblighi e le informazioni necessarie per la verifica del loro rispetto; l’inesistenza di conflitti di interesse37, la durata dell’accordo, le eventuali modalità di rinnovo nonché gli impegni reciproci connessi con l’interruzione del rapporto;
la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del destinatario;
gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite nell’esercizio della funzione;
la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche normative o nell’operatività e nell’organizzazione del destinatario;
la possibilità per il destinatario, la UIF e le Autorità competenti di accedere alle informazioni necessarie allo svolgimento delle verifiche e, a fini ispettivi, ai locali in cui opera il soggetto esterno.
Il destinatario effettua controlli regolari sul corretto espletamento della funzione esternalizzata e adotta le misure necessarie in caso di esiti non positivi del monitoraggio. Adotta altresì le misure preventive volte a fronteggiare l’eventualità di inadempimento o di inesatto adempimento della prestazione esternalizzata.
I risultati delle attività esternalizzate devono essere vagliati autonomamente da parte del destinatario.
Nel caso in cui compiti di supporto alla segnalazione siano esternalizzati a soggetti stabiliti in paesi terzi dovrebbero essere previste misure di salvaguardia supplementari, al fine di garantire che, a causa dell’ubicazione del soggetto, l’esternalizzazione non aumenti il rischio di non conformità ai requisiti giuridici e regolamentari o di adempimento inefficiente dei compiti esternalizzati, né ostacoli la capacità della UIF o delle Autorità competenti di esercitare efficacemente i propri poteri.
Nel caso di accordi commerciali in base ai quali più destinatari collaborano nel prestare la propria attività nei confronti dei medesimi clienti, le rispettive procedure interne contengono apposite previsioni dirette a evitare che il mancato coordinamento incida sull’efficacia della collaborazione attiva. In tali casi occorre che siano definiti con chiarezza i rispettivi ambiti di responsabilità e sia previsto uno scambio di flussi informativi adeguato, allo scopo di garantire l’osservanza degli obblighi segnaletici da parte di tutti i destinatari coinvolti, evitando fenomeni di deresponsabilizzazione.
Nel caso di pluralità di strutture o soggetti che, secondo quanto sopra indicato, siano coinvolti nella collaborazione attiva del destinatario, la procedura interna ne descrive i relativi compiti e assicura la previsione di criteri e presidi funzionali ad assicurare lo svolgimento degli stessi, disciplinando l’accesso ai dati e alle informazioni a tal fine necessari.
La procedura interna garantisce, altresì, la valutazione tempestiva della sussistenza di operatività sospette da segnalare alla UIF. Tale valutazione è compiuta sulla base delle informazioni a disposizione e delle anomalie individuate.
37 Ad esempio in quanto il soggetto esterno opera per conto di clienti del destinatario stesso ovvero non assicura la necessaria indipendenza da altri soggetti che esternalizzano la medesima funzione.
Fermi restando i compiti degli eventuali organi di controllo interno, il destinatario38 verifica periodicamente il corretto funzionamento della procedura interna (anche in caso di esternalizzazione di talune fasi a supporto del processo segnaletico), la coerenza degli strumenti utilizzati per l’individuazione delle anomalie rispetto all’approccio basato sul rischio nonché la congruità delle valutazioni effettuate da eventuali soggetti incaricati di assistenza ai fini della collaborazione attiva.
PARTE TERZA
PORTALE INFOSTAT-UIF E SEGNALAZIONE
Sezione I. Registrazione al portale Infostat – UIF
Le interlocuzioni con la UIF avvengono attraverso il portale Infostat-UIF, previa registrazione del destinatario secondo le indicazioni pubblicate sul sito istituzionale della UIF39.
Ciascun destinatario si registra tempestivamente nel predetto portale per inviare le segnalazioni di operazioni sospette rilevate nell’esercizio dell’attività e per rispondere alle richieste di informazioni formulate dall’Unità nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali.
La registrazione è subordinata alla verifica dell’appartenenza del richiedente a una delle categorie dei destinatari, non integra alcuna abilitazione eventualmente richiesta dalla legge per lo svolgimento dell’attività e non certifica in alcun modo l’affidabilità o la reputazione del destinatario.
In fase di registrazione il destinatario indica il nominativo del referente SOS; fornisce inoltre i recapiti, da tenere aggiornati, presso i quali il predetto referente è reperibile per i casi di interlocuzione con la UIF40.
Il destinatario comunica alla UIF anche l’eventuale variazione del soggetto indicato quale referente SOS, provvedendo alla comunicazione entro 30 giorni dalla predetta variazione.
Il referente SOS può anche autonomamente abilitare altri nominativi interni al destinatario a operare per conto del destinatario sul portale Infostat-UIF, previa registrazione, da parte di ciascuno di essi, di proprie credenziali. Qualora la delega relativa alle segnalazioni di operazioni sospette sia attribuita a più soggetti, ai fini del predetto portale, occorre comunque indicare un unico nominativo come referente SOS e identificare gli altri come incaricati a operare sul portale.
Le credenziali di accesso al portale Infostat-UIF sono personali, riservate e non cedibili ad altre persone.
Il referente SOS effettua un controllo periodico, con cadenza almeno semestrale, delle abilitazioni in essere per l’utilizzo del portale; in tale ambito procede alla revoca di quelle non più necessarie. Deve essere presidiata costantemente la coerenza tra le autorizzazioni concesse e la compagine incaricata di svolgere l’attività di collaborazione attiva41.
Il monitoraggio deve essere condotto ogni volta che interviene una sostituzione del referente.
38 Il compito è svolto dal responsabile della funzione antiriciclaggio, se presente.
39 Cfr. https://uif.bancaditalia.it/portale-infostat-uif/modalita-accesso/index.html.
40 Viene comunicata anche la username registrata dal referente SOS per accedere al portale.
41 A tal fine si richiama la disponibilità di una apposita funzione del portale Infostat-UIF che consente di visualizzare l’elenco degli utenti autorizzati, con evidenza del tipo di rilevazione, del profilo abilitativo e dell’utente che ha concesso l’autorizzazione.
Sezione II. Modalità di segnalazione
Modalità di invio
Le SOS sono trasmesse alla UIF in via telematica attraverso il portale Infostat-UIF e utilizzando lo schema segnaletico messo a disposizione dall’Unità42.
I professionisti possono trasmettere le SOS alla UIF personalmente o, se possibile, tramite i rispettivi Organismi di autoregolamentazione, a tal fine utilizzando i sistemi informatici dedicati messi a disposizione dai medesimi organismi. Qualora i professionisti esercitino l’attività in forma associata o societaria, possono altresì inviare la segnalazione in qualità di studio associato o società tra professionisti cui appartengono e nel cui ambito hanno espletato la prestazione da cui sono emerse le operazioni sospette.
Nel caso di operatività sospette rilevate nell’ambito di gruppi con un responsabile SOS accentrato ai sensi delle disposizioni emanate dalle Autorità di vigilanza di settore ovvero nell’ambito di un partenariato per la condivisione di informazioni, la segnalazione può essere inviata da uno solo dei destinatari anche per conto degli altri destinatari facenti parte del gruppo ovvero partecipanti al partenariato. La segnalazione in questione deve contenere dati e informazioni pertinenti, completi e chiari con riferimento a ciascuno dei destinatari presso cui sia stata rilevata operatività sospetta43.
Schema e contenuto della segnalazione
Lo schema della segnalazione è unico per tutti i destinatari, con un diverso livello di dettaglio informativo in relazione alle peculiarità di specifiche categorie e dell’operatività oggetto di segnalazione44; lo schema richiede la comunicazione di dati strutturati necessari e coerenti con quelli forniti nelle sezioni descrittive dello schema stesso.
Ogni segnalazione è contraddistinta da un numero identificativo e da un numero di protocollo di spedizione attribuito in modo univoco, su base annua, dal sistema informativo della UIF.
I destinatari segnalano solo le operazioni ritenute sospette oltre agli eventuali elementi di contesto funzionali alla comprensione dei motivi di sospetto; in caso di operatività estese o ripetitive sono previste talune semplificazioni45.
Nella segnalazione sono indicati i soli soggetti rilevanti, anche se privi di diretti legami giuridico-formali con l’operazione, ivi compresi i titolari effettivi.
Il contenuto della segnalazione si articola in:
dati identificativi della segnalazione, in cui sono riportate le informazioni che la classificano e che identificano il destinatario;
elementi informativi in forma strutturata, sulle operazioni (in ogni caso la segnalazione deve riportare almeno un’operazione sospetta), sui soggetti (in ogni caso la segnalazione deve riportare almeno un soggetto), sui rapporti (nessuno, uno o più) e sui legami intercorrenti tra gli stessi;
altri elementi strutturati volti a fornire informazioni su eventuali provvedimenti, segnalazioni collegate e fenomenologie rilevate;
elementi descrittivi in forma libera, sull’operatività segnalata e sui motivi del sospetto;
42 La SOS è redatta in italiano salvo che nelle ipotesi di Cross-border report.
43 Restano ferme le esigenze di riservatezza di cui alla Parte Prima, Sezione V.
44 Sono previste diverse “modalità di compilazione” delle SOS per determinati tipi di operatività (cfr. indicazioni operative disponibili nel portale Infostat-UIF).
45 Cfr. indicazioni operative disponibili nel portale Infostat-UIF.
eventuali documenti allegati che, se inseriti, devono essere strettamente funzionali a rendere chiari gli elementi di sospetto descritti sub d); i predetti elementi non possono essere sostituiti da documenti allegati alla SOS.
Il contenuto della segnalazione è soggetto a un duplice livello di controlli automatici effettuati, rispettivamente, dal destinatario, mediante diagnostico disponibile sul portale Infostat-UIF prima dell’invio della SOS, e dai sistemi informativi della UIF, in fase di acquisizione della medesima.
Sulla base dei controlli svolti in fase di acquisizione, il destinatario riceve dalla UIF alternativamente: i) la conferma dell’acquisizione senza errori; ii) la comunicazione dello scarto a seguito di errori “bloccanti”; iii) la comunicazione di acquisizione con notifica di presenza di anomalie “non bloccanti”.
In caso di scarto, il destinatario deve trasmettere tempestivamente una segnalazione corretta e in mancanza non risulterà l’invio della SOS. Nel caso di acquisizione con notifica della presenza di anomalie non bloccanti, il destinatario deve attentamente valutare le stesse al fine di verificare se si tratti di effettivi errori od omissioni e, in tal caso, dovrà trasmettere una SOS sostitutiva recante tutti gli elementi corretti, ivi compresi quelli già trasmessi originariamente.
I predetti controlli sono volti ad assicurare l’integrità e la compatibilità delle informazioni fornite, ma non possono garantire la completezza della segnalazione.
Ai fini della compilazione della segnalazione i destinatari osservano le previsioni che seguono nonché le ulteriori indicazioni operative pubblicate dalla UIF.
Dati identificativi della segnalazione
La segnalazione indica la categoria di sospetto alla quale è riferibile l’operatività segnalata nonché l’attività o la circostanza principale che ha innescato le valutazioni del destinatario, selezionando tra le proposte presenti nello schema segnaletico. Qualora più proposte siano considerate applicabili, deve essere indicata quella più significativa.
Le SOS inviate in relazione a operatività effettuate all’estero in regime di libera prestazione di servizi sono altresì contraddistinte da un codice di classificazione specifico e redatte in inglese46.
Il destinatario specifica il livello di rischio attribuito all’operatività segnalata, secondo il suo prudente apprezzamento.
Al fine di fornire un immediato indicatore delle dimensioni dell’operatività sospetta, il destinatario ne specifica nella segnalazione l’ammontare complessivo47 e il numero delle operazioni ritenute sospette, potendo eventualmente fornire una stima48.
46 Si tratta dei codici di classificazione “005 – Cross-border report – ML”, per le segnalazioni attinenti al riciclaggio e “006 – Cross-border report – TF” per quelle relative al finanziamento del terrorismo. Tali segnalazioni non prevedono la possibilità di includere allegati.
47 Occorre rappresentare la somma degli importi di tutte le operazioni ritenute sospette; non rileva sotto questo profilo l’eventuale segno (dare o avere) delle operazioni e non devono essere effettuate compensazioni per operazioni di segno opposto.
48 Ad es. nel caso di operatività complessa e protratta nel tempo, l’ammontare dell’operatività sospetta non potrà essere inferiore all’importo complessivo delle operazioni segnalate come sospette; nel caso in cui sia ritenuta sospetta e segnalata un’unica operazione, l’importo di quest’ultima coinciderà con l’ammontare dell’operatività sospetta; nel caso in cui l’operatività sospetta comprenda solo operazioni per le quali non sia quantificabile, neanche in via di stima, un importo, si dovrà valorizzare questo attributo con il valore convenzionale 0; nel caso in cui venga inviata una segnalazione collegata ad altra già inoltrata, l’importo complessivo dell’operatività sospetta deve essere riferito al solo periodo intercorso tra l’invio della prima segnalazione e la trasmissione della collegata.
La segnalazione contiene il riferimento49 a eventuali segnalazioni collegate già trasmesse e il motivo del collegamento. Il destinatario indica il collegamento tra più segnalazioni qualora: i) ravvisi connessioni tra operatività sospette, anche imputabili a soggetti diversi, specificando il motivo del collegamento nel testo descrittivo della segnalazione laddove questo non sia immediatamente evidente; ii) ritenga che l’operazione sospetta costituisca una continuazione di operazioni precedentemente segnalate50; iii) debba trasmettere ulteriori informazioni o documenti rilevanti in ordine a una operatività già segnalata e non ricorra la circostanza in cui è previsto l’invio di una segnalazione sostitutiva o di documentazione integrativa51.
Nel caso in cui il destinatario abbia ricevuto una richiesta di informazioni o di documentazione da parte dell’Autorità giudiziaria o di Organi investigativi o sia comunque a conoscenza di uno o più provvedimenti giudiziari, investigativi o amministrativi presumibilmente connessi all’operatività segnalata, tale informazione è riportata nell’apposito campo della segnalazione previa verifica, laddove possibile, che tali atti e documenti non siano coperti da ragioni di segreto ovvero che le Autorità che hanno notificato la richiesta o il provvedimento non abbiano specificato di tenerli riservati.
Il destinatario specifica se è possibile ascrivere l’operatività segnalata a uno o più fenomeni tra quelli resi disponibili dalla UIF.
Dati e informazioni in forma strutturata.
La segnalazione contiene dati strutturati concernenti: i) i soggetti; ii) l’operatività; iii) i rapporti; iv) i legami inerenti a soggetti, operatività e rapporti.
I dati strutturati inseriti nella segnalazione devono essere solo quelli che corrispondono logicamente al perimetro dell’operatività valutata come sospetta, che il destinatario intende portare all’attenzione della UIF. I predetti dati devono essere completi e coerenti con la descrizione dell’operatività sospetta.
Il destinatario indica le eventuali informazioni in suo possesso relative a operatività o rapporti svolti presso altri destinatari, laddove la loro conoscenza abbia contribuito alla rilevazione del sospetto descritto nella segnalazione o siano necessarie alla ricostruzione dell’operatività segnalata52.
Soggetti
I destinatari inseriscono i dati previsti dallo schema segnaletico per ciascuno dei soggetti coinvolti nell’operatività segnalata, avendo cura di verificarne la correttezza sulla base delle informazioni a disposizione. Si tratta di dati concernenti l’anagrafica, l’eventuale qualifica di cliente del destinatario e il profilo del soggetto, con un maggior grado di dettaglio per i casi in cui il destinatario abbia svolto nei confronti del medesimo l’adeguata verifica.
Sono indicati i soggetti caratterizzati da legami giuridico-formali con l’operatività53 e quelli ritenuti collegati sulla base di altri legami purché significativi ai fini della chiara e completa rappresentazione del sospetto54. Devono essere sempre indicate le informazioni inerenti alla titolarità
49 Numero di protocollo o di identificativo.
50 Si veda Parte prima, Sezione VI. In proposito, il destinatario valuta se sussistono gli effettivi presupposti per l’invio di una nuova SOS.
51 Si veda Parte terza, Sezione III.
52 Solo in mancanza di informazioni sufficienti per l’inserimento di dati strutturati, il destinatario provvede alla comunicazione di elementi descrittivi in forma libera (cfr. infra).
53 Ad es. l’intestatario del conto su cui viene eseguita l’operazione, il procuratore, il delegato per l’esecuzione, le controparti finanziarie di operazioni sospette, quando note.
54 Ad es. le persone sistematicamente presenti all’esecuzione delle operazioni oppure familiari, soci, coimputati.
effettiva.
Deve esservi corrispondenza tra i soggetti per i quali sono riportati dati strutturati e quelli menzionati nella parte descrittiva della segnalazione affinché quest’ultima non contenga soggetti per i quali i predetti dati risultino mancanti. In particolare, al fine della corretta rappresentazione dell’operatività segnalata devono essere strutturati tutti i soggetti coinvolti in quest’ultima, anche se privi di un ruolo formale, inconsapevoli o danneggiati dalla medesima operatività.
Nel caso di menzione di una persona politicamente esposta (PEP), il destinatario ne inserisce i relativi dati nella SOS, specificando tra gli elementi descrittivi della stessa la carica ricoperta o i legami in forza dei quali assume la predetta qualifica di PEP.
Qualora il destinatario non disponga di tutti i dati richiesti55, è possibile inserire le sole informazioni disponibili, con l’indicazione almeno del nome e del cognome o, per le persone giuridiche, della denominazione.
Operatività
I dati strutturati concernenti l’operatività attengono alla tipologia di attività richiesta al destinatario o dallo stesso rilevata, al numero di operazioni o prestazioni professionali, allo stato56, alla data, al luogo e all’importo delle medesime, nel rispetto di quanto previsto dallo schema segnaletico.
In caso di più operazioni o prestazioni professionali, è consentito limitare la segnalazione a quelle ritenute più significative e rappresentative del sospetto57.
Per le operazioni a carattere ripetitivo è consentito indicare operazioni c.d. cumulate, costituite da una pluralità di operazioni della medesima tipologia, segno monetario e valuta, eseguite in un determinato intervallo temporale e nei confronti di un’unica controparte58.
La segnalazione può contenere il riferimento a più operazioni o prestazioni professionali che appaiono tra loro collegate, quando queste ultime, anche nel caso in cui non siano considerate di per sé sospette dal destinatario, appaiono strettamente funzionali alla chiarezza e completezza del sospetto59.
Laddove il destinatario segnali operatività che non sono regolate presso il medesimo dal punto di vista finanziario, è comunque necessario riportare nella segnalazione tutti gli elementi informativi disponibili60.
Rapporti
Il destinatario riporta i dati strutturati sui rapporti connessi all’operatività segnalata,
55 Ad es. in caso di soggetti non clienti o di controparti finanziarie.
56 Eseguite, non eseguite, rifiutate o revocate (cfr. indicazioni operative disponibili nel portale Infostat-UIF).
57 Ad es. riportando un’operazione per tipologia, la prima operazione eseguita o quella di importo più elevato, avendo poi cura di specificare in modo chiaro e completo gli elementi descrittivi in forma libera della segnalazione.
58 Va indicato il numero e l’importo complessivo delle operazioni omogenee segnalate e inserita la data della prima e dell’ultima operazione. Di norma, le operazioni cumulate sono impiegate per aggregare operazioni che possono essere compiutamente descritte con un numero limitato di informazioni (ad es. versamenti o prelevamenti di contante). In presenza di una pluralità di controparti ricorrenti e/o rilevanti, le operazioni devono essere indicate singolarmente nella SOS e non possono essere cumulate.
59 Si fa riferimento, ad esempio, a operazioni che hanno concorso a formare la provvista, erogazione di finanziamenti per i quali vengono fornite garanzie con attività di dubbia liceità.
60 Ad es. in caso di una compravendita o di una cessione di partecipazioni societarie rispetto al relativo pagamento del corrispettivo.
indicandone la tipologia, gli estremi identificativi, lo stato61, le date di apertura ed eventuale chiusura, nel rispetto di quanto previsto dallo schema segnaletico.
Può trattarsi anche di rapporti non instaurati presso il destinatario, ma di cui quest’ultimo ha conoscenza in ragione dell’attività svolta62, ovvero non immediatamente riconducibili all’operatività ritenuta sospetta, purché gli intestatari o i titolari effettivi degli stessi siano collegati alla predetta operatività.
Il destinatario può alimentare anche un’ulteriore sezione dello schema segnaletico, dedicata a dati c.d. storici63 inerenti alla movimentazione di rapporti intrattenuti presso di sé dai soggetti segnalati, qualora ritenga tali dati funzionali alla completa rappresentazione del contesto nel cui ambito è maturata l’operatività ritenuta sospetta64.
Legami
I legami sono relazioni che intercorrono tra i soggetti, le operazioni e i rapporti che figurano nella segnalazione. Essi devono trovare evidenza nella sezione dello schema segnaletico a essi dedicata.
I legami possono essere: i) tra soggetti; ii) tra soggetti e operazioni ovvero prestazioni; iii) tra soggetti e rapporti; iv) tra operazioni ovvero prestazioni e rapporti.
Il legame tra soggetti può riguardare relazioni di tipo diverso65; è ammessa la coesistenza di più legami di tipo diverso. Inoltre, una segnalazione può contenere nessuno, uno o più legami tra i soggetti segnalati.
Il legame tra soggetto e operazione ovvero prestazione si riferisce al ruolo del primo rispetto alla seconda66. Nella segnalazione un soggetto può avere legami con nessuna, una o più operazioni ovvero prestazioni.
Il legame tra soggetto e rapporto si riferisce al ruolo del primo rispetto al secondo67. Un soggetto può avere legami con più rapporti; un rapporto può avere legami con più soggetti68; un rapporto non instaurato presso il destinatario può non avere legami con alcun soggetto69.
Il legame tra operazione ovvero prestazione e rapporto, specie in contesti di pluralità di rapporti, è funzionale a evidenziare l’ambito entro cui la prima si è verificata. Se è avvenuta la movimentazione di un rapporto, il destinatario inserisce almeno un legame della specie. Ciascuna operazione o prestazione può movimentare nessuno70, uno o due rapporti71.
L’esistenza di alcuni legami rappresenta un requisito indispensabile per la coerenza della
61 Se attivo, se estinto o se tale attributo non è applicabile.
62 In tal caso, il destinatario potrà fornire i dettagli di cui sia a conoscenza, indicando comunque il soggetto presso cui il rapporto è instaurato.
63 Fino a 24 mesi precedenti la segnalazione.
64 La movimentazione va aggregata su base annua per tipologia di operazione e per segno, specificando l’importo complessivo, il numero di operazioni – sospette e non – e il periodo temporale di riferimento.
65 Ad es. rapporti di parentela, di lavoro, di affari.
66 Ad es. esecutore, soggetto per conto del quale è stata eseguita l’operatività, soggetto controparte o altrimenti collegato.
67 Ad es. intestatario, delegato a operare.
68 Ad es. in caso di co-intestazioni o di molteplici deleghe.
69 Ad es. in caso di versamento di assegno bancario con firma non leggibile.
70 Ad es. in caso di operazioni regolate per cassa.
71 In questo caso i rapporti corrispondono a quello di accredito e a quello di addebito e per ognuno di essi deve essere espresso il legame con l’operazione. Se essi sono incardinati presso il destinatario, il tipo legame è per entrambi “movimentazione rapporto gestito dal destinatario”; se uno dei due è incardinato altrove, esso sarà legato all’operazione con il tipo legame “movimentazione rapporto gestito dall’intermediario della controparte”.
segnalazione. Ciascuna segnalazione deve contenere almeno un legame tra un soggetto segnalato e un’operazione ovvero una prestazione; non è ammessa la presenza nella segnalazione di soggetti, di rapporti o di operazioni ovvero prestazioni privi di legami.
Per ciascun legame il destinatario seleziona gli elementi da collegare72 e ne specifica la tipologia nell’ambito di alcune alternative predefinite nello schema segnaletico73.
Dati e informazioni in forma libera
Il destinatario alimenta lo schema segnaletico con elementi descrittivi in forma libera, non ridondanti e strettamente funzionali a rendere pienamente intellegibile l’operatività sottesa alla segnalazione nonché a comunicare le valutazioni che lo hanno indotto a ritenere sussistente il sospetto, in modo che ne derivi una sintetica rappresentazione complessivamente chiara, coerente e completa.
I predetti elementi descrittivi si articolano in due parti: i) descrizione dell’operatività sospetta;
ii) motivi del sospetto.
La parte sub i) contiene informazioni sintetiche, chiare e coerenti con i dati strutturati della segnalazione nonché proporzionate alla loro numerosità e complessità. Tali informazioni devono essere strettamente funzionali a descrivere il profilo dei soggetti, l’operatività, i collegamenti tra le operazioni ovvero le prestazioni e i rapporti, fornendo elementi utili a tracciare i flussi finanziari e a orientare gli approfondimenti della UIF sui medesimi74.
In questa parte devono essere riportate le informazioni integrative sull’operatività che il destinatario ritiene funzionali a qualificare e descrivere il sospetto in modo pienamente intellegibile; non devono essere ripetute analiticamente tutte le informazioni già presenti sotto forma di dati strutturati75 né devono essere dettagliate circostanze desumibili da fonti pubbliche di natura camerale o ultronee, che non siano strettamente necessarie ai fini della predetta qualificazione e descrizione76.
Nel caso in cui il sospetto scaturisca dalla ricorrenza di nominativi in liste o provvedimenti di designazione relativi al terrorismo o alla proliferazione di armi di distruzione di massa, il destinatario specifica gli estremi della lista o del provvedimento nonché il nominativo esatto del soggetto.
Eventuali informazioni inerenti all’esistenza di indagini o provvedimenti dell’Autorità giudiziaria di cui il destinatario ha notizia sono comunicate, nel rispetto dell’eventuale segreto investigativo, oltre che nell’apposito campo della segnalazione (cfr. supra punto A.), anche chiarendo a quale dei soggetti segnalati le stesse si riferiscono.
La parte sub ii) contiene informazioni sintetiche, chiare e coerenti con la parte sub i) nonché volte a descrivere le motivazioni sottostanti alla segnalazione ovvero il processo logico – deduttivo seguito dal destinatario con riguardo all’individuazione delle anomalie, alla valutazione delle medesime e alle circostanze che lo hanno indotto a ritenere sussistente il sospetto.
Gli indicatori di anomalia, gli schemi e le comunicazioni della UIF su ipotesi di comportamenti anomali possono agevolare l’elaborazione delle predette motivazioni, purché queste ultime siano elaborate contestualizzando e circoscrivendo gli elementi di anomalia rispetto
72 Soggetti, operazioni ovvero prestazioni, rapporti.
73 È prevista anche una tipologia residuale finalizzata al censimento di legami non ancora predefiniti nello schema segnaletico; in tal caso il destinatario ne fornisce una sintetica descrizione.
74 Ad es. per gli afflussi di fondi devono essere fornite informazioni sul relativo utilizzo; per i deflussi devono essere fornite informazioni sulla formazione della provvista.
75 Ad es. un’operazione, una prestazione o un rapporto potrebbero essere richiamati con un’indicazione sintetica.
76 Ad es. l’elenco complessivo dei rapporti riconducibili al soggetto segnalato anche se privi di movimentazione rilevante e strutturati nell’apposita sezione ovvero l’elenco completo delle cariche di impresa riferibili al medesimo soggetto se non funzionali a descrivere l’operatività sospetta.
all’operatività osservata dal destinatario e al profilo del soggetto cui è riferita la medesima operatività nonché comunicando le informazioni raccolte e oggetto di valutazione. I motivi del sospetto non devono invece corrispondere a un mero rinvio ai predetti indicatori, schemi o comunicazioni né costituire la replica degli stessi.
Restano ferme le avvertenze di cui alla Parte Prima, Sezione V, delle presenti istruzioni per quanto concerne la riservatezza delle segnalazioni.
Non sono ammessi contenuti identici riportati nelle parti sub i) e ii); non è inoltre consentito omettere la compilazione di una delle due parti né riportarvi meri rinvii a documenti allegati per la lettura delle informazioni che il destinatario intende comunicare alla UIF.
Allegati
Il destinatario può allegare alla segnalazione i documenti che ritiene strettamente necessari per la chiara e completa rappresentazione del sospetto. Deve trattarsi di documenti a supporto e integrazione, comunque attinenti e coordinati, anche dal punto di vista temporale, con gli elementi informativi forniti nel rispetto delle previsioni di cui ai precedenti punti B. e C.77.
Anche i documenti allegati alla segnalazione devono essere privi di ogni riferimento alla persona fisica che ha rilevato il sospetto o ha partecipato alla valutazione del medesimo nonché al personale dello stesso destinatario.
La documentazione allegata alla segnalazione non può in nessun caso sostituire i dati e le informazioni da fornire in forma strutturata e libera.
Fermo restando quanto precede, nel caso in cui il destinatario intenda allegare alla segnalazione provvedimenti o richieste ricevuti da Autorità connessi all’operatività segnalata, avrà cura di verificare laddove possibile che tali atti e documenti non siano coperti da ragioni di segreto ovvero che le Autorità che li hanno forniti non abbiano specificato di tenerli riservati78. Resta fermo che, come per ogni altro documento che si intende allegare alla SOS, anche quelli in discorso dovranno essere presi in considerazione alla luce dell’effettivo apporto informativo a supporto del sospetto rappresentato, evitando di duplicare le informazioni già inserite nella segnalazione79.
Sezione III. Sostituzione, integrazione e annullamento delle segnalazioni
I destinatari inoltrano una nuova SOS che sostituisce integralmente la precedente nel caso in cui il sistema di controlli automatici restituisca rilievi ovvero in cui la UIF o i destinatari riscontrino gravi errori materiali o incongruenze nel contenuto della segnalazione precedentemente inviata oppure l’omissione di informazioni rilevanti non sanabile con l’invio di documentazione integrativa, utilizzando la procedura per la sostituzione.
La UIF può chiedere l’integrazione o la sostituzione della segnalazione anche nell’ipotesi di mancata osservanza delle presenti istruzioni.
La SOS sostitutiva riporta: i) il riferimento al numero di protocollo della segnalazione sostituita; ii) il contenuto integrale della segnalazione sostituita con i dati rettificati; iii) il motivo della
77 Ad. es. estratti conto (ove possibile in formato excel), estratti di dati e informazioni oggetto di conservazione (es. di archivio unico informatico – AUI, se presente presso il destinatario) copie di titoli di credito, corrispondenza con il cliente, atti relativi all’attività professionale svolta. Occorre evitare di allegare documentazione non pertinente, per es. concernente gli estratti di AUI corrispondenti all’operatività di soggetti solo minimamente coinvolti nell’operatività segnalata.
78 Si richiamano in proposito le disposizioni del codice di procedura penale, in particolare in tema di richiesta di copie di atti inerenti al procedimento e di segreto investigativo.
79 Cfr. supra, questa sezione, par. 2, punto A.
sostituzione.
In caso di richiesta della UIF nonché per integrare la segnalazione con nuovi elementi informativi, il destinatario può utilizzare la funzione di “invio di documentazione integrativa”.
Nel caso in cui la segnalazione non sia più sostituibile o integrabile, l’aggiornamento dell’operatività sospetta dovrà essere comunicato alla UIF tramite l’invio di una nuova segnalazione, per la quale dovrà essere valorizzato il “tipo collegamento”: “correzione precedente SOS”.
Più in dettaglio, la UIF può chiedere la sostituzione o l’integrazione della segnalazione in casi di incompletezze, errori o mancata osservanza delle presenti istruzioni; se il destinatario non riscontra entro 30 giorni la predetta richiesta, la UIF procede all’invio della segnalazione agli Organi investigativi, comunicando che l’incompletezza o la scarsa qualità informativa è dovuta a mancata collaborazione da parte del destinatario.
Nei casi di particolare gravità80, previa interlocuzione con il destinatario e laddove quest’ultimo non provveda tempestivamente alla sostituzione della segnalazione, la UIF può disporre l’annullamento della medesima.
La condotta tenuta dal destinatario e i dati in tema di sostituzioni, integrazioni e annullamenti delle segnalazioni sono utilizzati dalla UIF per la valutazione di eventuali iniziative, anche sanzionatorie, da assumere nei confronti del medesimo, in relazione alla violazione degli obblighi informativi nei confronti dell’Unità e alla qualità della collaborazione attiva.
DISPOSIZIONI FINALI
Le presenti istruzioni sono pubblicate nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e sul sito Internet della UIF.
Indicazioni operative di dettaglio per l’applicazione delle medesime istruzioni sono rese disponibili ai destinatari abilitati nel portale Infostat-UIF.
I destinatari applicano le presenti istruzioni e le relative indicazioni operative nell’adempimento dell’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette a decorrere dal 1° luglio 2026.
A partire dalla medesima data non si applicano il Provvedimento della UIF del 4 maggio 2011 e i relativi allegati nn. 1, 2, 3a e 3b.
80 Ad. es. in caso di carenza assoluta dei presupposti per l’invio di una SOS.