Il lavoro agile, è stato introdotto con la legge n.81/2017 per agevolarne l’applicazione, nel periodo della situazione pandemica da COVID-19, sono stati introdotte alcune norme prima nel Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri emanati il 1° marzo 2020, intervenuto sulle modalità di accesso allo smart working, confermate anche dal DPCM del 4 marzo 2020.
Il lavoro agile e una diversa modalità di svolgimento del lavoro subordinato è non costituisce un diverso contratto di lavoro. Il lavoro agile consente di conciliare i propri impegni personali con quelli lavorativi attraverso orari più flessibili fuori dai tradizionali luoghi di lavoro e per l’azienda l’obiettivo di primaria importanza per l’azienda è che venga raggiunto il risultato stabilito.
I lavoratori nei cui confronti si applica lo smart working devono essere retribuiti con lo stipendio ordinario. Infatti la legge prevede che il trattamento economico e normativo per il telelavoro deve essere uguale a quello applicato ai lavoratori che svolgono le medesime mansioni in azienda nella sede lavorativa.
La legge n. 81/2017 prevede che il lavoro agile o smart working:
- può essere sia a tempo determinato che indeterminato, e può anche riguardare un solo giorno alla settimana;
- è coperto dall’Inail per eventuali infortuni (circolare n. 48/2017);
- avrà gli stessi incentivi fiscali legati alla contrattazione di secondo livello, cioè quella aziendale;
- deve essere retribuito in misura non inferiore a quello svolto in ufficio.
Inoltre nel DPCM dell’11 marzo 2020, si è raccomandato che venga attuato il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.
Lo stesso Decreto legge n. 18 del 2020 ha previsto che i lavoratori dipendenti disabili o che abbiano nel proprio nucleo familiare una persona con disabilità, hanno diritto, fino al 30 aprile 2020, di svolgere la prestazione di lavoro in modalità agile, a condizione essa sia compatibile con le caratteristiche della prestazione.
Il predetto decreto legge prevede che ai lavoratori del settore privato con ridotta capacità lavorativa è riconosciuta la priorità nell’accoglimento delle istanze di svolgimento delle prestazioni lavorative in modalità agile.
La legge n. 81 del 2017 prevede che per l’adozione del lavoro agile c.d. smart working occorre procedere con un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente. Il predetto accordo va inviato telematicamente con le modalità che si dirà a breve.
La norma istitutiva del c.d. lavoro agile c.d. smart working oltre alla volontà tra le parti deve contenere anche i seguenti elementi:
- Durata – L’accordo può essere sia a tempo indeterminato che a determinato.
- Preavviso – E’ possibile recedere dall’accordo a tempo indeterminato con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili) o in presenza di un giustificato motivo.
- esecuzione della prestazione lavorativa – Occorre disciplinare con l’accordo l’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riguardo agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore;
- Potere di controllo e disciplinare – L’accordo deve procedere ad illustrate le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Comunicazione telematica
Come anticipato i datori di lavoro, in base al comma 1 dell’articolo 23 della legge n. 81 del 2017, che stipulano intese per il lavoro agile devono inviare telematicamente l’accordo individuale utilizzando la procedura online .
La compilazione telematica del modello di comunicazione richiede l’indicazione dei seguenti dati:
- dei dati del datore di lavoro;
- del lavoratore;
- della tipologia di lavoro agile (tempo determinato o indeterminato) e della sua durata.
E’ possibile effettuare, quando il datore di lavoro abbia sottoscritto un numero elevato di accordi, l’invio massivo ai sensi dell’art. 4 del DPCM 1° marzo 2020 e dell’art. 1, comma 1, lett. n) del DPCM 4 marzo 2020.
Dopo l’invio è comunque possibile modificare i dati inseriti nel sistema oppure procedere all’annullamento dell’invio.
Il portale di accesso per eseguire le suddette comunicazioni lo si trova al seguente link https://servizi.lavoro.gov.it/Home/login?retUrl=https://servizi.lavoro.gov.it/smartworking&App=smartworking ed è possibile accedere con le credenziali:
- quelle dello SPID
- quelle di Cliclavoro
La procedura di richiesta sul sito del Ministero del lavoro può avvenire tramite accesso come:
Soggetto Abilitato: Tecnico operante sia in veste di dipendente di enti pubblici o privati che di libero professionista, iscritto ai relativi ordini professionali.
Oppure come Referente Aziendale: Persona che si occupa di avviare e gestire le pratiche di tirocinio, di tenere i contatti con i soggetti promotori e di predisporre tutti gli aspetti organizzativi e di comunicazione che supportano la policy aziendale in tema di stage.
Il Ministero del Lavoro ha predisposto una guida utente per le Modalità semplificata caricamento massivo comunicazione di smart working
nel periodo emergenziale epidemiologico da COVID-19 (coronavirus). Oltre al manuale per l’utente per l’accesso allo Smart Working
Le aziende che non hanno le credenziali per l’utilizzo di questo servizio devono prontamente provvedere a richiederle.
Inoltre è possibile inviare anche una richiesta di assistenza al seguente link https://www.urponline.lavoro.gov.it/s/crea-case
Procedura semplificata
Con il DPCM del 25 febbraio 2020 ed il DPCM del 1° marzo 2020 è stato esteso a tutto il territorio nazionale la possibilità di utilizzare la procedura semplificata, nel rispetto dei principi dettati dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, per l’instaurare del lavoro agile o smart working on una semplice auto-dichiarazione.
Con la procedura semplificata “valida per tutto il periodo dell’emergenza” sono state previste una serie di semplificazioni di seguito riportate:
- l’accordo scritto e firmato dal lavoratore non è necessario potendo essere sostitutivo da un’ autocertificazione redatta in base al DPR 445 del 2000;
- alla comunicazione dovranno allegarsi l’autocertificazione aziendale in formato PDF/A e l’elenco in formato EXCEL dei dipendenti per i quali si richiede lo svolgimento delle mansioni in smart working;
- La comunicazione al lavoratore può essere fatta via mail specificando eventualmente il riferimento dal dpcm 1.3 2020, anche se non è prescritto dal decreto.
- il deposito dell’accordo al Ministero del lavoro ( www.cliclavoro.gov.it) può essere sostituita dall’invio di una dichiarazione autocertificata per singolo dipendente riportando:
- i dati anagrafici ed il codice fiscale del lavoratore;
- in luogo della “data di sottoscrizione” va riportata l’inizio dell’attività in regime di smart working, e con il riferimento all’articolo 2 del Dpcm del 25 febbraio;
- Il DPCM del 25 febbraio non ha previsto la tempistica per questa comunicazione;
- l’informativa sulla sicurezza sul lavoro si può inviare al lavoratore con modalità telematica. Anche nei confronti dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS) sono assolti in via telematica. L’INAIL sul proprio sito ha reso disponibile un facsimile di informativa da utilizzare. E’ consigliabile indicare nell’informativa che il lavoratore è tenuto a svolgere la sua attività evitando luoghi a rischio contagio (treni, bar, biblioteche ecc) Va ricordato in atti che lo smart working darebbe la possibilità di lavorare non solo al proprio domicilio ma in qualsiasi luogo a scelta del lavoratore.
In considerazione del provvedimento normativo il lavoratore non può rifiutarsi di svolgere la prestazione in modalità di lavoro agile.
Le condizioni tecnologiche di base per lavorare da casa: pc, connessione, telefono
- Il dipendente che dispone di un proprio pc può utilizzarlo per scopi professionali. Oppure se in amministrazione dispone di un portatile può prenderlo dall’ufficio e portarlo a casa.
- Gran parte dei cittadini e quindi dei dipendenti dispone di una connessione Internet a casa di tipo “flat” (il cui costo non dipende dal traffico di rete) o comunque potrebbe utilizzare lo smartphone come hotspot per consentire l’accesso ad Internet al pc di casa.
- Se il dipendente ha un cellulare di servizio, è possibile inoltrare le chiamate dall’interno telefonico del proprio ufficio sul cellulare di lavoro. Altrimenti si può chiedere la disponibilità del dipendente a far inoltrare le chiamate sul proprio telefono personale. Quando le chiamate vengono inoltrate dall’interno al numero sullo smartphone, tipicamente il chiamante non vede il numero dello smartphone e quindi la privacy è comunque garantita.
Privacy
- Distruggere qualsiasi documento lavorativo venga in mente di stampare (ma perché stampare?) a casa
- Non salvare documenti di ufficio sul pc personale, se non temporaneamente e poi cancellarli immediatamente (specie se contengono informazioni personali)
- Porre attenzione nell’inviare foto per far vedere che si è in smartworking con sul monitor dati personali
- L’accesso a dati aziendali non è più pericoloso in smartworking, la pericolosità dipende da come lo strumento e l’operatore gestiscono il dato, non dalla locazione della persona
Security
- Avere un pc con sistema operativo aggiornato
- Avere un antivirus e verificare che sia aggiornato
- Creare un account specifico per l’uso nei momenti di lavoro, se il pc è usato anche da familiari o conviventi
- In caso ci si allontani dal pc, bloccare il pc in modo che sia utilizzabile da altri
- Non incollare sul pc personale password per accedere agli applicativi di lavoro
Documentazione
- accordo smart working (fac simile)
- smart working – atto di autorizzazione e istruzioni all’incaricato del trattamento dei dati personali
Fac-simile accordo smart working
Denominazione sociale
SMART WORK – ACCORDO INDIVIDUALE
Egregio Sig.
…………….,……………
Con riferimento alla richiesta da Lei avanzata di poter partecipare alla sperimentazione di forme di smart work, Le comunichiamo che abbiamo deciso di accogliere la Sua istanza e di procedere conseguentemente alla suddetta sperimentazione che sarà regolata come segue:
Definizione di smart work
Lo smart work costituisce una modalità flessibile e semplificata di lavoro da remoto, diversa dal telelavoro, per cui la prestazione lavorativa potrà essere espletata, per un giorno alla settimana, al di fuori dalla propria abituale sede di lavoro presso:
- la Sua abitazione;
- altro luogo privato di sua pertinenza diverso dalla sua abituale abitazione, con esplicito divieto di locali pubblici o aperti al pubblico;
- hub aziendale ove disponibile.
Durata dello smart work
Ella ha la possibilità di iniziare la Sua attività in smart work per un giorno alla settimana, a decorrere dal ………. e sino al 31 dicembre 2014.
Trascorso tale periodo verrà ripristinata – senza necessità di alcuna comunicazione preventiva – l’originaria modalità della prestazione di lavoro nei locali dell’Azienda in……
Qualora da parte nostra si ravvisi la possibilità di prorogare il termine sopra indicato di altri …. mesi provvederemo a dargliene notizia con un preavviso di almeno un mese rispetto alla scadenza del …… stipulando, se necessario, nuovo specifico accordo individuale.
Luogo della prestazione
Fermo restando che la Sua sede di lavoro ad ogni altro effetto continua ad essere in….., durante il periodo in cui svolgerà l’attività lavorativa oggetto della presente è stabilito su Sua espressa richiesta che Ella operi presso il Suo domicilio a…. ovvero presso:
- altro luogo privato di sua pertinenza diverso dalla sua abituale abitazione, con esplicito divieto di locali pubblici o aperti al pubblico;
- hub aziendale ove disponibile;
circa i quali dovrà dare, tempo per tempo, preventiva informativa al Suo Responsabile diretto.
Naturalmente senza che ciò possa comportare il riconoscimento di alcun trattamento di missione ovvero di qualsivoglia altra indennità comunque connessa alla Sua nuova temporanea allocazione.
Per quanto ovvio, la prestazione lavorativa nelle giornate ulteriori rispetto a quella in smart work, dovrà essere effettuata presso la Sua abituale sede di lavoro, fatte salve le trasferte di lavoro e la partecipazione a iniziative formative fuori sede.
Attrezzature di lavoro / Connessioni di rete
Per effettuare la prestazione lavorativa smart work risulta sufficiente la dotazione di un personal computer portatile aziendale.
L’azienda si impegna pertanto a fornirLe in comodato d’uso – ex art. 1803 e seguenti del c.c. – e per tutta la durata del periodo di smart work, detto apparato, sempre che non ne sia già in possesso per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
La manutenzione dell’apparato aziendale in argomento resta a carico dell’Azienda.
Ella si impegna a prendere visione del “Prontuario di prima informazione sulla Salute e Sicurezza sul lavoro” allegato al presente, ponendo particolare attenzione ai punti riepilogati nella pag.28 dello stesso a titolo: “Verifica requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti ad attività lavorativa in S.W.” (N.d.R. a margine della lettera-accordo individuale, a pag.13, viene riportata la pag.28 di tale prontuario). Quanto precede con la sola eccezione dei locali definiti come hub aziendali.
Per parte Sua Ella assume espressamente l’impegno ad utilizzare gli apparati aziendali ed i programmi informatici messi a Sua disposizione esclusivamente nel nostro interesse, a rispettare le relative norme di sicurezza, a non manomettere in alcun modo detti apparati e a non consentire ad altri l’utilizzo degli stessi.
Per quanto riguarda la strumentazione necessaria per la connessione alla extranet Aziendale, considerata la natura non stabile e non continuativa dell’attività fuori sede di cui allo smart work disciplinato dal presente accordo, Lei si impegna ad utilizzare quella di proprietà personale (fissa, wi-fi, wireless).
Presso gli hub aziendali, invece, la connessione potrà avvenire con collegamento diretto alla intranet aziendale via LAN o wi-fi.
Normativa applicabile
Le precisiamo, per quanto possa occorrere, che nel corso del periodo durante il quale Ella presterà la Sua attività con la modalità smart work, il Suo rapporto di lavoro continuerà ad essere regolato dalla normativa in vigore per il personale che presti la propria attività con la modalità tradizionale.
In caso di ferie, malattia e qualunque altro tipo di assenza disciplinata dalla normativa in discorso, per quanto ovvio, Ella è tenuto a rispettare gli oneri di comunicazione e/o richiesta previsti.
In relazione ai peculiari presupposti dello smart work, Le verrà riconosciuta l’erogazione del buono pasto – se ed in quanto spettante in relazione ai criteri aziendalmente in atto – solo per i giorni di attività lavorativa in sede o presso hub aziendale, con esclusione di qualsiasi trattamento di missione.
Collocazione della giornata di smart work e orario di lavoro
La collocazione nella settimana della giornata di smart work sarà definita direttamente con il Suo Responsabile diretto; potrà avere collocazione mobile nella settimana secondo una pianificazione che sarà pure definita con il Suo Responsabile.
La Sua prestazione lavorativa si effettuerà, di massima, in correlazione temporale con l’orario normale applicabile alla struttura di appartenenza con le caratteristiche di flessibilità temporale propria della Sua categoria, fermo restando che Ella deve comunque garantire la Sua reperibilità nelle fasce orarie definite con il Suo Responsabile.
Prestazione
Lei riconosce che la prestazione lavorativa resa in forme di smart work comporti, in modo specifico, una condotta informata, ai principi di correttezza, disciplina, di dignità e moralità.
Durante l’orario di lavoro della giornata effettuata in smart work Lei dovrà essere costantemente raggiungibile sia via telefono che in connessione dati.
Le precisiamo che Ella è tenuta nel caso di impedimenti di qualsivoglia natura (a titolo esemplificativo e non esaustivo: malfunzionamento degli impianti, mancata ricezione dei dati necessari) a segnalare al Suo Responsabile, con la massima tempestività, la situazione così venutasi a determinare.
L’Azienda si riserva in tal caso di richiamarLa in sede.
Le rammentiamo inoltre che Ella, com’è ovvio, dovrà farsi carico ogni qual volta ne ravvisi la necessità – in relazione a dubbi ovvero a problemi insorti – di interpellare il Responsabile dell’Ufficio per ricevere le istruzioni e le direttive del caso.
Comunicazioni
Le confermiamo che provvederemo naturalmente ad assicurarLe la necessaria informativa riguardo alle istruzioni operative ed ai temi aziendali di Suo interesse.
Riservatezza e Privacy
Le rammentiamo infine che, a norma di legge e di contratto, Ella è tenuto alla più assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in Suo possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale e che conseguentemente dovrà adottare – in relazione alla particolare modalità della Sua prestazione – ogni provvedimento idoneo a garantire tale riservatezza.
Inoltre, nella qualità di “incaricato” del trattamento dei dati personali, anche presso il Suo luogo di prestazione fuori sede, dovrà osservare tutte le istruzioni e misure di sicurezza di cui alla lettera di nomina di cui ha già preso visione.
In particolare, con riferimento alle modalità smart work, richiamiamo la sua attenzione sui seguenti punti di cui alle citate istruzioni:
- deve porre ogni cura per evitare che ai dati possano accedere persone non autorizzate presenti nel Suo luogo di prestazione fuori sede;
- deve procedere a bloccare l’elaboratore in dotazione in caso di allontanamento dalla Sua postazione di lavoro, anche per un intervallo molto limitato di tempo;
- alla conclusione della prestazione lavorativa giornaliera è obbligatorio da parte Sua conservare e tutelare i documenti eventualmente stampati provvedendo alla loro eventuale distruzione solo una volta rientrato presso la Sua abituale sede di lavoro;
- qualora, invece, in via d’eccezione, al termine del lavoro risulti necessario trattenere presso il Suo domicilio materiale cartaceo contenente dati personali, lo stesso dovrà essere riposto in armadi, cassetti o altri contenitori muniti di serratura.
Facoltà di recesso dell’Azienda
Considerato che lo smart work potrà essere realizzato e mantenuto solo quando e finché tale modalità lavorativa consenta il mantenimento del medesimo livello quali-quantitativo di prestazione e di risultati che si sarebbero conseguiti presso la sede aziendale, in assenza di dette condizioni l’Azienda, dopo opportuni colloqui gestionali volti a verificare direttamente con Lei quanto in corso, potrà, se la predetta situazione perdura, nonostante detti colloqui, recedere dal presente accordo con effetto immediato.
Facoltà di recesso della Lavoratrice / Lavoratore
Ella ha facoltà di recedere dal presente accordo in via anticipata rispetto alla scadenza dello stesso, dandone formale comunicazione con il preavviso di sette giorni.
La preghiamo di volerci restituire copia della presente da Lei sottoscritta in segno di ricevuta ed accettazione.
Cordiali saluti.
Per ricevuta ed accettazione
Firma Società _________________________
Firma _________________________
ATTO DI AUTORIZZAZIONE E ISTRUZIONI
ALL’INCARICATO DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Gent.ma/mo
premesso che Lei è dipendente della nostra struttura e che a causa dell’emergenza Coronavirus il Governo ha stabilito con DPCM 23.02.2020 e DPCM 4.03.2020 – anche in assenza dell’accordo individuale – l’attivazione immediata su tutto il territorio nazionale dello Smart Working o lavoro agile (art. 18 L. 81/2017) per tutti i tipi di lavori per cui risulti attuabile, Le e’ stata concessa immediatamente la modalità di lavoro agile o Smart Working. Al fine di espletare le Sue prestazioni in linea con la disciplina del GDPR 2016/679 e del D.lgs 101/18, occorre che si attenga al seguente
REGOLAMENTO PRIVACY PER LO SMART WORKING
Le prestazioni contrattuali da Lei svolte comportano il trattamento di dati personali e per questo era già stato investito della nomina di incaricato o autorizzato privacy ai sensi degli artt. 4,29,32 e 39 GDPR 2016/679 con apposita lettera di incarico il cui contenuto quivi deve intendersi integralmente riportato. Della ridetta lettera di incarico privacy preme ricordare l’obbligo di attenersi – nonché alle norme di legge – alle Istruzioni allegate di cui in particolare da adeguare e applicare anche nell’attuale condizione di Smart Worker:
– il dovere di non violare il segreto e la riservatezza delle informazioni trattate;
– il dovere di proteggere i dati contro i rischi di distruzione o perdita, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito;
– il dovere di rispettare e applicare le misure di sicurezza fisiche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali;
– il dovere di rispettare e applicare il Regolamento per l’utilizzo degli strumenti informatici ed elettronici, il Regolamento per l’utilizzo della posta elettronica, di internet e delle app.
Si avverte che prima di compiere qualsiasi attività difforme da quanto sopra richiamato occorre assolutamente rivolgersi al proprio referente gerarchico superiore o al titolare del trattamento o all’amministratore di sistema per ottenere eventuale autorizzazione. Agli stessi soggetti occorre immediatamente comunicare qualsiasi anomalia informativa riscontrata nel sistema oppure verificatasi durante l’attività (il tablet e’ caduto ma sembra funzionante, lo screen saver non appare più, ecc…).
Si avverte altresì che nella Sua attuale condizione di Smart Worker ha i seguenti specifici obblighi:
– individuare in casa una stanza o comunque uno spazio deputato per allestire la postazione lavorativa che possa essere utilizzato in modo esclusivo interdicendone l’accesso agli altri familiari, con possibilità di chiusura della porta a chiave, con armadietti dotati di serratura ove riporre la documentazione e/o gli strumenti di lavoro;
– assicurarsi della conformità delle prese elettriche domestiche prima di utilizzarle per alimentare il dispositivo o i dispositivi aziendali;
– assicurarsi che la postazione scelta non possa essere investita da acqua, fuoco, vento, calore eccessivo;
– evitare di lasciare incustodita la postazione e al termine di ogni sessione lavorativa riporre tutto negli armadietti chiusi a chiave;
– utilizzare il dispositivo mobile aziendale solo ed esclusivamente per le attività lavorative evitando assolutamente di utilizzarlo per accedere a social network o a qualsiasi sito web o server mail che non appartenga a quelli già preventivamente impostati dall’amministratore di sistema;
– evitare di inserire nel dispositivo aziendale pennette USB o comunque basi dati esterne ed evitare di scaricare applicazioni non autorizzate dall’azienda;
– evitare assolutamente di salvare le password sul browser ove non siano ancora state attuate le credenziali di accesso multifattore come quelle delle banche;
– evitare di comunicare con i colleghi tramite mezzi diversi da quelli indicati dal datore di lavoro;
– evitare di postare ai colleghi le proprie credenziali di accesso;
– evitare di condividere con i colleghi documenti aziendali o attività lavorative su piattaforme come Google document ovvero altre simili e/o comunque piattaforme diverse da quella aziendale o da quella indicata dal datore di lavoro;
– evitare di attingere la connettività dal modem o dalla WiFi di casa o da hot spot sconosciuti oppure hot spot pubblici o comunque da qualsiasi altra fonte che non sia quella indicata o già impostata dall’azienda;
– comunicare al datore in modo preciso e puntuale gli orari di lavoro che comunque devono assolutamente essere individuati in fasce giornaliere corrispondenti a quelle in cui si svolge o si svolgeva l’attività aziendale al fine di avere un immediato supporto in caso di anomalie informative e/o informatiche;
– spedire al termine di ogni giornata lavorativa un breve report al datore di lavoro in merito alle informazioni trattate, a eventuali condivisioni di documenti con i colleghi o ai colloqui con essi, alle conferenze via Skype o simili intercorse con fornitori, clienti, partners o qualsiasi altro soggetto, al fine di poter risalire la catena delle attività compiute in caso di esigenze di recupero dati e/o informazioni.
Tutto quanto sopra esposto costituisce attualmente – sebbene suscettibile di modifiche e/o integrazioni – il regolamento data protection che lo Smart Worker e’ obbligato ad osservare. Tutti gli obblighi sopradescritti fanno parte integrante della prestazione lavorativa e pertanto sono da Lei dovuti in base al contratto di lavoro. La presente autorizzazione/istruzione ha efficacia fino a quando non verrà revocata la modalità Smart Working da parte del datore di lavoro.
I dati di contatto del Titolare del Trattamento sono…
Si prega di rispondere alla presente comunicazione con e-mail in cui si dichiara: “Confermo la lettura e l’accettazione dell’incarico privacy per lo Smart Working. Nome Cognome”.
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