Linee guida per la mediazione in modalità online (ODR) prevista dalla L. n. 27/2020 – FONDAZIONE STUDI CDL – Approfondimento 26 maggio 2020

Linee guida per la mediazione in modalità online (ODR) prevista dalla L. n. 27/2020

L’Organismo di Mediazione Civile e Commerciale Consulenti del Lavoro – OMCC, in considerazione a quanto previsto dal cosiddetto decreto “Cura Italia”, convertito in legge n. 27 del 24 aprile 2020, art. 83, co. 20 bis, – ha la possibilità di gestire i procedimenti di mediazione in modalità telematica, integrando così il più ampio servizio di mediazione offerto.

A tal proposito, il presente Organismo si dota delle seguenti regole comportamentali:

– È possibile attuare tale procedura esclusivamente qualora tutte le parti in mediazione siano d’accordo e manifestino esplicitamente il proprio consenso a questa modalità di gestione della risoluzione del conflitto. È ammessa la mediazione online anche nei casi in cui, una parte o più parti, partecipano in videoconferenza e l’altra o le altre, previo consenso, partecipino fisicamente alla presenza del mediatore presso la sede dell’Organismo.

– L’OMCC si fa garante della riservatezza e sicurezza di dati e informazioni scambiate tra le parti, utilizzerà una piattaforma informatica che garantirà il contraddittorio e, allo stesso tempo, consentirà di attivare più stanze virtuali per effettuare le sedute riservate.

– Viene richiesto ad ogni parte presente in mediazione di rinunciare per iscritto ad eccepire nullità connesse alla forma di svolgimento a distanza adottata. Le parti si impegnano inoltre, per iscritto, a non registrare o videoregistrare il contenuto dell’incontro, e, a non permettere la partecipazione occulta a nessun soggetto se non esplicitamente ammesso con il consenso di tutte le parti. Tali obblighi e rinunce vengono esplicitati alle parti dal mediatore in fase di monologo introduttivo e sono inoltre riportati nei verbali di mediazione.

* È consentita unicamente la presenza del mediatore ed eventuali mediatori tirocinanti, delle parti e di loro assistenti, dei legali ed eventualmente del personale di segreteria dell’organismo. È permessa la presenza di soggetti terzi, se ritenuti utili al procedimento, solo con il consenso espresso di tutte le parti. È fatto divieto di far presenziare altri soggetti in forma occulta alla mediazione on line.

PIATTAFORMA INFORMATICA E MODALITÀ ATTUATIVE

– La Mediazione in videoconferenza permette agli utenti di gestire la procedura di mediazione dalla propria sede, senza la necessità di accedere fisicamente ai locali dell’Organismo.

– L’OMCC metterà a disposizione come piattaforma il software ZOOM (https://zoom.us/), accessibile da qualsiasi postazione informatica (computer fisso, smartphone o notebook), collegata ad internet preferibilmente tramite connessione veloce e stabile (ADSL, 4G o superiori). È necessario che lo strumento informatico utilizzato sia corredato di webcam, microfono e cuffie/casse audio.

– La piattaforma dell’Organismo è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla normativa di riferimento.

– L’Organismo, una volta ottenuto il consenso alla procedura in modalità telematica da tutte le parti, invierà alle medesime, le procedure di accesso con link alla piattaforma, l’indirizzo della stanza a cui accedere, ogni informazione utile per poter accedere alla piattaforma in autonomia inviando le credenziali di accesso.

– L’Organismo, mette ad ogni modo a disposizione un recapito telefonico, per assistere ogni parte nelle fasi di accesso e utilizzo della piattaforma.

Sarà pertanto indispensabile, in fase di adesione esplicita a tale modalità, fornire alla segreteria un contatto email o PEC oltre che un recapito telefonico di ogni parte, in modo che sia agevolata la comunicazione in caso di difficoltà di utilizzo della piattaforma.

PROCEDURA DI MEDIAZIONE TELEMATICA

– Ogni procedura di mediazione telematica, dal primo incontro al verbale di conclusone della mediazione, avviene online attraverso l’utilizzo della piattaforma https://zoom.us/. Secondo una procedura controllata e in modalità riservata.

– Il mediatore, faciliterà il dialogo tra le parti tramite l’utilizzo di diverse stanze virtuali, che consentiranno lo svolgimento sia delle sedute comuni che riservate. Anche nella modalità online vengono messe in atto le medesime politiche di sicurezza e riservatezza adottate nelle modalità in presenza.

– Oltre alle sedute riservate tra le parti e il mediatore, le parti, avranno anche la possibilità di trasmettete al mediatore tutta la documentazione che desiderano e che ritengono utile, con richiesta di non renderla nota alla controparte.

– Il mediatore deve accertarsi, dandone atto nel verbale, dell’identità delle parti visionando i documenti di identità che le parti avranno precedentemente inviato alla segreteria in copia fotostatica e che esibiranno su richiesta del mediatore, in originale, a favore della webcam.

Il mediatore il questa fase si accerta della disponibilità della propria firma digitale e di quella dei soggetti che sottoscrivono i verbali, coordinandosi con le parti circa le procedure utili alla corretta sottoscrizione a distanza.

– I mediatori tirocinanti partecipano alla videoconferenza mantenendo spenti il proprio microfono e la propria webcam, attuando un mero ascolto passivo. Ai soli fini della validità del tirocinio, il mediatore potrà a propria discrezione, in qualsiasi fase della videoconferenza, richiedere un cenno di riscontro dai mediatori tirocinanti al fine di accertarne la presenza nel corso del procedimento.

– La gestione della videoconferenza è nella piena disponibilità del mediatore che la gestisce in autonomia, facendosi eventualmente coadiuvare dal personale di segreteria dell’Organismo o da altro co-mediatore. Il mediatore ha pieno controllo sulle funzionalità della piattaforma e può attivare o escludere i singoli utenti o “spostare” le parti in stanze virtuali separate per eseguire le sessioni riservate tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa. Le parti possono parlare in via riservata con il mediatore, nell’ambito delle sessioni separate, e possono inoltre trasmettere a quest’ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte.

VERBALE DI MEDIAZIONE E ACCORDO DI CONCILIAZIONE: PROCEDURA DI SOTTOSCRIZIONE

Per la firma dei verbali e dell’eventuale accordo è necessario procedere nel seguente modo:

– Il mediatore, dopo avere redatto il verbale, lo legge ad alta voce alle parti, mostrando contestualmente il testo tramite condivisione dello schermo, per accertarsi che tutti ne prendano visione e segnalino eventuali correzioni.

– Il mediatore, ricevuto l’assenso dalle parti, invia il verbale redatto in formato elettronico non modificabile a mezzo pec (Posta Elettronica Certificata) all’indirizzo del legale, se presente e se in collegamento dallo stesso luogo della parte. In alternativa, il mediatore invia il verbale all’indirizzo pec, o in mancanza, all’indirizzo email, sia del legale che delle parti se collegati simultaneamente ma da luoghi differenti.

– Se le parti e i legali sono tutti dotati di firma digitale, tutte le parti e i rispettivi legali sottoscrivono digitalmente la copia trasmessa dal mediatore, che coordina le operazioni di firma in formato elettronico facendo circolare il documento informatico tra le parti.

– Ricevuto il verbale sottoscritto da tutte le parti e dai legali (se presenti), il mediatore, appone la propria firma digitale ed invia alle parti e ai legali via pec o via email il verbale sottoscritto da tutti.

– In caso di proposta del mediatore, le parti gli comunicano per iscritto e a mezzo pec, o in mancanza, via email, l’accettazione o il rifiuto della proposta entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta, la medesima si intende rifiutata.

– In caso di indisponibilità della firma digitale delle parti, è necessario che ogni parte, stampi, apponga firma autografa e scansioni il verbale ricevuto dal mediatore. I legali sottoscrivono quindi con propria firma digitale il  verbale così prodotto, autenticandone la firma della parte.

– Ricevuto il verbale sottoscritto da tutte le parti e dai legali, per propria sottoscrizione e per autentica di firma delle parti, il mediatore appone la propria firma digitale ed invia alle parti e ai legali via pec o via email il verbale sottoscritto da tutti.

– Per la firma dell’eventuale accordo si segue la stessa procedura indicata per la firma del verbale con l’accortezza che, in tal caso, il verbale e l’accordo costituiscono un unico documento ai fini dell’esecutività dell’accordo prevista dell’art. 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.