Linee Guida sull’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese, di cui all’art. 6-quater del CAD – Agenzia per l’Italia Digitale – Determinazione 07 luglio 2022 n. 191

AGID – Determinazione 07 luglio 2022 n. 191

Linee Guida sull’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese, di cui all’art. 6-quater del CAD.

Determina

1. di approvare e adottare l’allegato testo delle “Linee guida sull’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese”, di cui all’art. 6-quater del CAD;

2. di pubblicare la presente determinazione e l’allegato testo delle Linee guida sul sito istituzionale, nella sezione “Amministrazione Trasparente”;

3. di autorizzare la pubblicazione del comunicato di adozione delle suddette Linee guida sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana.

Allegato

LINEE GUIDA dell’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese Versione 2.0 del 7 luglio 2022

Sommario

1. Introduzione e riferimenti normativi
2. Indice dei domicili digitali

 2.1. Sistema informativo

 2.2. Registrazione

2.3. Elezione e gestione del domicilio digitale

2.3.1. Ciclo di vita del domicilio digitale e aggiornamento dell’INAD

2.3.2. Certificazione e storicizzazione delle operazioni sul domicilio digitale

2.4. Consultazione

2.5. Estrazione dei dati

2.6. Accessibilità e standardizzazione

2.7. Sicurezza dei sistemi e dei dati

 2.8. Disponibilità del servizio

3. Acquisizione dall’INI-PEC dei domicili digitali dei relativi professionisti
4. Allineamento dei domicili digitali tra INAD e ANPR
5. Verifica dei domicili digitali e relative modalità
6. Implementazione tecnologica
7. Ambito di utilizzo del domicilio digitale
8. Trattamento dei dati personali
9. Disposizioni finali
10. Introduzione e riferimenti normativi

Le presenti Linee Guida, adottate ai sensi dell’articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i. recante il “Codice dell’Amministrazione digitale” (di seguito CAD) e della Determina AgID n. 160 del 2018 recante il “Regolamento per l’adozione di linee guida per l’attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale”, stabiliscono le modalità di realizzazione e gestione operativa dell’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di iritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese (di seguito indicato con l’acronimo INAD) nonché le modalità di accesso allo stesso.

L’INAD, ai sensi dell’articolo 6-quater del CAD, è realizzato e gestito dall’AgID (di seguito anche “Gestore INAD”) che vi provvede avvalendosi di InfoCamere S.c.p.A. quale struttura informatica delle Camere di commercio già deputata alla gestione dell’indice nazionale dei domicili digitali dei professionisti e delle imprese di cui all’articolo 6-bis del CAD (di seguito INI-PEC).

Le presenti Linee Guida sono redatte sulla scorta della seguente normativa di riferimento:

– CAD: articoli 1, comma 1, lettera n-ter, 3-bis, 6, 6-quater, 6-quinquies, 14-bis, 50, 64, 64-bis e 71;

– Regolamento (UE) 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE (di seguito Regolamento eIDAS);

– Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR);

– Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. recante “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito Codice privacy);

– Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 recante “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” (di seguito TUDA);

– Decreto-legge 16 luglio 2020, n. 76, recante “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale”, convertito in legge, con modificazioni, dall’articolo 1, comma 1, legge 11 settembre 2020, n. 120;

– Legge 14 gennaio 2013, n. 4 recante “Disposizioni in materia di professioni non organizzate”;

– Decreto-legge 6 novembre 2021, n. 152 recante “Disposizioni urgenti per l’attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR) e per la prevenzione delle infiltrazioni mafiose”: articolo 27, comma 1, lettere a) e c).

2. Indice dei domicili digitali

L’INAD è l’elenco pubblico contenente i domicili digitali, eletti ai sensi dell’articolo 3-bis, commi 1-bis e 1-ter del CAD dalle persone fisiche nonché dai professionisti e dagli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese.

Il domicilio digitale è l’indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (di seguito PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del CAD.

Possono eleggere il proprio domicilio digitale mediante registrazione nell’INAD:

1. a) le persone fisiche che abbiano compiuto il diciottesimo anno di età e che abbiano la capacità di agire;
2. b) i professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013 (di seguito Professionisti);
3. c) gli enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC (di seguito Enti).

Fino all’adozione del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui all’articolo 3-bis, comma 3-bis del CAD, resta ferma in capo al titolare del domicilio digitale eletto la facoltà di chiederne la cessazione, salvo nell’ipotesi nel prosieguo evidenziata ai sensi dell’art. 6-quater, comma 2 del CAD.

2.1. Sistema informativo

L’INAD, anche attraverso il punto di accesso telematico attivato presso la Presidenza del Consiglio dei ministri di cui all’articolo 64-bis, comma 1, del CAD, rende disponibili a chiunque:

– gli indirizzi costituenti i domicili digitali dei soggetti che li hanno eletti;

– le funzioni necessarie per la gestione del proprio domicilio digitale;

– le funzioni necessarie per la gestione del domicilio digitale nel caso di decesso del titolare dello stesso ovvero nel caso di estinzione dell’Ente ai sensi dell’articolo 27 c.c.;

– le funzioni necessarie per la gestione del domicilio digitale nel caso di impossibilità sopravvenuta del titolare di avvalersi dello stesso;

– le istruzioni per accedere all’assistenza.

Le persone fisiche, di cui al precedente Capitolo 2, terzo periodo, lett. a), possono usufruire delle funzioni di cui al secondo punto del precedente periodo anche per il tramite dei servizi resi – direttamente alle stesse persone fisiche o presso gli uffici di anagrafe comunale – dall’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR), ai sensi dell’articolo 3-bis, comma 1-ter, secondo periodo del CAD.

2.2. Registrazione

I soggetti di cui al capitolo 2, terzo periodo, lettere a), b) e c), che intendono eleggere il proprio domicilio digitale, devono preventivamente registrarsi all’INAD accedendo tramite il relativo portale web e identificandosi mediante uno dei seguenti strumenti:

– il sistema pubblico di identità digitale (SPID) di cui all’articolo 64 del CAD, di livello almeno significativo;

– la carta d’identità elettronica (CIE) di cui agli articoli 64 e 66 del CAD;

– la carta nazionale dei servizi (CNS) di cui all’articolo 66 del CAD.

Per gli Enti la registrazione deve essere effettuata dal legale rappresentante o da un suo delegato.

In caso di elezione del domicilio digitale mediante l’ANPR da parte di un soggetto – di cui al precedente capitolo 2, terzo periodo, lett. a) – che non risulta registrato in INAD, la registrazione nell’INAD è effettuata d’ufficio ed è conclusa con la notifica, presso il domicilio digitale dell’interessato, delle istruzioni per accedere alle funzionalità di cui al successivo paragrafo 2.3.

In fase di registrazione, l’INAD:

– con riferimento alle persone fisiche di cui alla lettera a) del terzo periodo del capitolo 2:

– acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale, mediante il sistema di identificazione utilizzato;

– richiede e acquisisce l’indirizzo e-mail di contatto;

– con riferimento ai Professionisti di cui alla lettera b) del terzo periodo del capitolo 2: – acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale, mediante il sistema di identificazione utilizzato; – richiede e acquisisce l’indirizzo e-mail di contatto; – richiede e acquisisce la professione esercitata e la dichiarazione sostitutiva resa ai sensi del TUDA, attestante l’esercizio dell’attività professionale di cui alla legge n. 4/2013;

– con riferimento agli Enti di cui alla lettera c) del terzo periodo del capitolo 2:

1. se la registrazione è effettuata dal legale rappresentante:

– acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale del legale rappresentante, mediante il sistema di identificazione utilizzato;

– richiede l’inserimento della denominazione, del codice fiscale e dell’indirizzo e-mail di contatto dell’Ente, acquisendoli;

– richiede la dichiarazione sostitutiva, resa ai sensi del TUDA, attestante la qualità di legale rappresentante dell’Ente, acquisendola;

1. se la registrazione è effettuata da un delegato del legale rappresentante:

– acquisisce automaticamente il nome, il cognome e il codice fiscale del delegato, mediante il sistema di identificazione utilizzato;

– richiede l’inserimento del nome, del cognome e del codice fiscale del legale rappresentante, acquisendoli;

– richiede l’inserimento della denominazione, del codice fiscale e dell’indirizzo e-mail di contatto dell’Ente, acquisendoli;

– richiede e acquisisce l’atto di delega sottoscritto dal legale rappresentante mediante una delle firme di cui all’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo del CAD, con cui il legale rappresentante, oltre a conferire espressa delega all’elezione e alla gestione del domicilio digitale, dichiara, ai sensi del TUDA, la propria qualifica all’interno dell’Ente.

I dati personali trattati dall’INAD in fase di registrazione sono unicamente quelli essenziali per l’identificazione e il contatto del soggetto e, in particolare:

– in caso di persona fisica: nome, cognome, codice fiscale e indirizzo e-mail di contatto;

– in caso di Professionista: nome, cognome, codice fiscale, professione esercitata e indirizzo e-mail di contatto;

– in caso di Ente: nome, cognome e codice fiscale del legale rappresentante e, eventualmente, altresì del suo delegato, esclusivamente per dare seguito alle comunicazioni derivanti dall’utilizzo dell’INAD e non a fini di pubblicazione.

La registrazione degli Enti è soggetta alle seguenti verifiche automatizzate:

– la corretta associazione del codice fiscale dell’Ente con quello del suo legale rappresentante, tramite i servizi applicativi offerti dall’Anagrafe Tributaria;

in particolare i servizi applicativi prevedono che, a fronte dell’invio dei predetti codici fiscali, il servizio comunichi il valore relativo a un “Si” o un “No” relativo alla loro associazione; • l’assenza dell’Ente nell’indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti (INI-PEC) di cui all’articolo 6-bis del CAD; • l’assenza dell’Ente nell’indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (IPA) di cui all’articolo 6- ter del CAD.

Nel caso in cui l’Ente risulti già presente in uno dei predetti indici di cui agli articoli 6-bis e 6-ter del CAD o qualora il controllo effettuato presso l’Anagrafe tributaria abbia dato esito negativo, non ne è consentita la registrazione all’INAD e, conseguentemente, è preclusa la possibilità di eleggere il domicilio digitale in INAD.

La registrazione dei Professionisti nell’INAD è soggetta alla verifica, condotta in modalità automatizzata, dell’assenza del soggetto all’interno dell’INI-PEC.

Nel caso in cui il Professionista risulti già presente nell’INI-PEC, non gli è consentita la registrazione all’INAD e, conseguentemente, gli è preclusa la possibilità di eleggere, in tale sistema, il domicilio digitale in qualità di professionista, ferma restando, in ogni caso, la facoltà di registrazione nell’INAD in qualità di persona fisica.

2.3. Elezione e gestione del domicilio digitale

Completata la registrazione, i soggetti di cui al capitolo 2, terzo periodo, lettere a), b) e c) o i delegati di cui al paragrafo 2.2, terzo periodo, terza alinea, lett. b) utilizzano le funzionalità rese disponibili dall’INAD per:

– eleggere il domicilio digitale, mediante indicazione di un indirizzo di PEC o di recapito certificato qualificato del quale siano titolari;

– modificare il domicilio digitale eletto;

– cessare il domicilio digitale eletto; come di seguito indicato, tuttavia, la cessazione volontaria non è consentita a coloro che risultano contemporaneamente iscritti nell’INI-PEC in qualità di professionisti, ai sensi dell’art. 6-quater, comma 2 del CAD;

– visualizzare il domicilio digitale eletto;

– modificare l’indirizzo e-mail di contatto;

– modificare o eliminare l’attività professionale esercitata;

– inserire la delega eventualmente conferita dal legale rappresentante dell’Ente alla gestione del domicilio digitale a uno o più soggetti. In caso di conferimento di delega, l’INAD richiede atto di delega sottoscritto mediante una delle firme di cui all’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo del CAD, con cui il legale rappresentante, oltre a conferire espressa delega all’elezione e alla gestione del domicilio digitale, dichiara, ai sensi del TUDA, la propria qualifica all’interno dell’Ente;

– revocare la delega di cui al punto precedente;

– visualizzare i dati acquisiti dall’INAD nel processo di registrazione di cui al paragrafo 2.2;

– visualizzare le informazioni relative al proprio utilizzo dell’INAD;

– visualizzare le informazioni storiche relative all’elezione, modifica e cessazione del proprio domicilio digitale.

L’accesso alle funzionalità rese disponibili dall’INAD è assicurato anche tramite il punto di accesso telematico attivato presso la Presidenza del Consiglio dei ministri di cui all’articolo 64-bis, comma 1, del CAD.

Secondo quanto previsto dall’articolo 16, comma 2, del D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, il domicilio digitale non può essere eletto presso un servizio di posta elettronica certificata gestito da una pubblica amministrazione.

Un indirizzo PEC o di recapito certificato qualificato non può essere contemporaneamente domicilio digitale di due o più codici fiscali.

Per quanto concerne l’elezione del domicilio digitale, solo i Professionisti hanno facoltà di eleggere nell’INAD sia un domicilio digitale professionale sia un domicilio digitale personale. La distinzione tra i due domicili digitali appartenenti al medesimo soggetto è resa evidente all’interno dell’INAD sia all’interessato, al momento dell’elezione del domicilio, sia agli utenti al momento della consultazione dell’INAD.

Resta ferma, in ogni caso, la facoltà di eleggere al di fuori dell’INAD un domicilio speciale per determinati atti o affari, ai sensi dell’articolo 47 c.c.

Il domicilio eletto dalle persone fisiche può essere utilizzato anche per le comunicazioni aventi valore legale a loro dirette nella qualità di tutori, curatori, procuratori o altre forme di rappresentanza di altre persone fisiche, previste dalla legge.

2.3.1. Ciclo di vita del domicilio digitale e aggiornamento dell’INAD

Le fasi del ciclo di vita del domicilio digitale sono le seguenti:

– elezione: dichiarazione del domicilio digitale mediante indicazione di un indirizzo di PEC o di un indirizzo elettronico di recapito certificato qualificato;

– modifica: cessazione del domicilio digitale in uso e contestuale elezione di un nuovo domicilio digitale, fermo restando che l’INAD manterrà, ai soli fini probatori, le informazioni storiche relative ai domicili cessati, nei tempi e nei modi di cui al paragrafo 2.3.2;

– cessazione volontaria: cessazione del domicilio digitale in uso da parte del titolare senza elezione di un nuovo domicilio digitale, fermo restando che l’INAD, a fini probatori, manterrà le informazioni storiche relative a elezione, modifica e cessazione del domicilio cessato, nei tempi e nei modi di cui al paragrafo 2.3.2; la cessazione volontaria, tuttavia, non è consentita a coloro che risultano contemporaneamente iscritti nell’INI-PEC in qualità di professionisti, ai sensi dell’art. 6-quater, comma 2 del CAD;

– cessazione d’ufficio: cessazione d’ufficio del domicilio digitale con le modalità descritte al capitolo 5, fermo restando che l’INAD manterrà, ai soli fini probatori, le informazioni storiche relative ai domicili cessati, nei tempi e nei modi di cui al paragrafo 2.3.2;

– cessazione in casi particolari: cessazione del domicilio digitale per l’intervenuto decesso del titolare persona fisica, anche in qualità di Professionista, o per l’intervenuta estinzione dell’Ente ai sensi dell’articolo 27 c.c., fermo restando che l’INAD manterrà, ai soli fini probatori, le informazioni storiche relative ai domicili cessati, nei tempi e nei modi di cui al paragrafo 2.3.2.

Le fasi di elezione, di modifica o di cessazione del domicilio digitale prevedono:

– la richiesta telematica al Gestore INAD concernente l’elezione, la modifica o la cessazione del domicilio digitale;

– la pubblicazione e/o l’aggiornamento del domicilio digitale in INAD a cura del Gestore.

Le richieste concernenti l’elezione, la modifica o la cessazione volontaria del domicilio digitale sono consentite, alle persone fisiche di cui al precedente Capitolo 2, terzo periodo, lett. a), anche per il tramite dei servizi resi dall’ANPR.

La richiesta telematica di elezione o modifica avviene mediante:

– “autenticazione”: accesso del titolare del domicilio o, nel caso degli Enti, del legale rappresentante o di un suo delegato, mediante uno degli strumenti di identificazione di cui al paragrafo 2.2, primo capoverso;

– “richiesta”: presentazione della richiesta di elezione o modifica nell’INAD dell’indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o presso un servizio elettronico di recapito certificato qualificato da utilizzare come domicilio digitale; – “validazione”: conferma della richiesta di elezione o modifica del domicilio digitale. In particolare, il Gestore INAD verifica l’esistenza e lo stato dell’indirizzo elettronico indicato presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o l’esistenza, lo stato e la titolarità dell’indirizzo elettronico eletto presso un servizio elettronico di recapito certificato qualificato. A tale verifica è vincolato l’esito della validazione, che è comunicato al richiedente presso il domicilio digitale qualora l’esito sia positivo. In caso di esito negativo la comunicazione è messa a disposizione del titolare del domicilio in un’apposita sezione del suo profilo INAD ed è inviata all’indirizzo e-mail di contatto fornito in fase di registrazione all’INAD.

La richiesta telematica di cessazione volontaria del domicilio digitale consiste nelle seguenti fasi:

– “autenticazione”: identificazione del richiedente mediante uno degli strumenti di cui al precedente paragrafo 2.2, primo capoverso;

– “richiesta”: presentazione, mediante procedura online, dell’istanza di cessazione del domicilio digitale;

– “validazione”: presa in carico della richiesta di cessazione del domicilio digitale da parte del Gestore INAD, il quale verifica la presenza di tale domicilio all’interno dell’INAD nonché l’assenza del suo titolare nell’INI-PEC; in caso di esito positivo di tali verifiche, il Gestore INAD comunica che, decorsi 30 (trenta) giorni dalla richiesta di cessazione, il domicilio digitale sarà cancellato e che sarà data ulteriore comunicazione dell’esito dell’operazione e del relativo riferimento temporale al titolare del domicilio in un’apposita sezione del suo profilo INAD, con inoltro altresì all’e-mail di contatto dell’istante. Nel corso dei 30 giorni non sarà possibile inoltrare ulteriori richieste al Gestore INAD relativamente al proprio domicilio digitale.

Con specifico riferimento alla figura del Professionista, è altresì prevista – come sopra indicato al paragrafo 2.3 – la facoltà del medesimo di modificare o eliminare la propria attività professionale o le proprie attività professionali indicate nell’INAD.

Qualora il Professionista non svolga più alcuna attività professionale e, pertanto, proceda all’eliminazione di tale indicazione, l’INAD procede alla cessazione del domicilio digitale e della posizione associata al Professionista, mantenendo, ove già presente, la differente posizione dello stesso soggetto quale persona fisica.

Per quanto concerne la cessazione volontaria del domicilio digitale di un Ente, questa avviene mediante la richiesta telematica di cessazione del domicilio digitale presentata al Gestore INAD dall’ultimo legale rappresentante dell’Ente o da un suo delegato, nei modi descritti per il caso di cessazione volontaria di una persona fisica.

Fatto salvo quanto previsto dall’articolo 2-terdecies del Codice privacy e anteriormente all’entrata in funzione dell’interoperabilità con l’ANPR, che determinerà la possibilità di verifica dell’intervenuto decesso del titolare di un domicilio eletto o della sua intervenuta incapacità di agire, la fase di cessazione del domicilio digitale per l’intervenuto decesso del titolare o per l’impossibilità sopravvenuta da parte dello stesso di avvalersene avviene mediante:

– la richiesta telematica di cessazione del domicilio digitale, eletto in qualità di persona fisica e/o di Professionista, presentata al Gestore INAD dall’erede del titolare del domicilio ovvero dal suo tutore o curatore;

– l’aggiornamento dell’INAD a cura del Gestore.

La suddetta richiesta telematica di cessazione del domicilio digitale consiste nella:

– “autenticazione”: identificazione del richiedente mediante uno degli strumenti di cui al paragrafo 2.2, primo capoverso;

– “richiesta”: presentazione, mediante procedura online, dell’istanza di cessazione del domicilio digitale corredata dalla dichiarazione sostitutiva, ai sensi del TUDA, concernente l’avvenuto decesso o l’intervenuta incapacità di agire del titolare del domicilio digitale nonché la qualità personale del dichiarante in relazione allo stesso titolare. Nella richiesta, oltre alle generalità acquisite automaticamente mediante il sistema di identificazione utilizzato, sono indicati il domicilio digitale da cancellare e il domicilio digitale a cui l’istante intende ricevere ogni comunicazione relativa alla stessa richiesta;

– “validazione”: conferma della presa in carico da parte del Gestore INAD della richiesta di cessazione del domicilio digitale, previa verifica della presenza di tale domicilio nell’Indice INAD, della regolarità della richiesta e della eventuale documentazione a corredo che non sia nella disponibilità della pubblica amministrazione, con successiva comunicazione dell’esito dell’operazione e del relativo riferimento temporale inviata al domicilio digitale dell’istante e messa a disposizione di quest’ultimo in un’apposita sezione del suo profilo INAD.

In relazione alla intervenuta estinzione dell’Ente ai sensi dell’articolo 27 c.c., l’INAD provvede alla verifica periodica automatizzata, tramite i servizi applicativi offerti dall’Anagrafe Tributaria; in particolare tali servizi applicativi prevedono che, a fronte dell’invio del codice fiscale dell’Ente, il servizio comunichi il valore relativo a un “Sì” o un “No” sulla base del riscontro della presenza dell’Ente nell’Anagrafe Tributaria.

Ogni richiesta telematica al Gestore INAD può essere annullata dal richiedente prima della validazione.

Le operazioni relative alla presentazione della richiesta telematica al Gestore INAD sono tracciate e conservate, ai soli fini probatori, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e con le tempistiche indicate al successivo paragrafo 2.3.2.

L’INAD è aggiornato quotidianamente mediante la pubblicazione, entro le ore 01:00, di tutte le informazioni relative alle richieste telematiche validate entro le ore 23:59 del giorno precedente. Durante la fase di aggiornamento, l’INAD non è utilmente consultabile.

All’esito positivo della pubblicazione del domicilio digitale eletto o modificato, l’INAD invia una comunicazione a tale domicilio digitale recante l’esito dell’operazione e il relativo riferimento temporale. In caso di cessazione d’ufficio di cui al successivo capitolo 5, la comunicazione recante l’esito dell’operazione e il relativo riferimento temporale è messa a disposizione del titolare del domicilio in un’apposita sezione del suo profilo INAD, consultabile anche dopo la cessazione del domicilio digitale, ed è inviata all’indirizzo e-mail di contatto fornito in fase di registrazione all’INAD.

2.3.2. Certificazione e storicizzazione delle operazioni sul domicilio digitale Al fine di dare evidenza delle operazioni effettuate durante le fasi di elezione, modifica e cessazione del domicilio digitale, anche d’ufficio e in casi particolari, viene generata, ai soli fini probatori, la tracciatura di tali operazioni, mediante registrazione su supporto informatico:

– della modalità di identificazione dell’utente per le operazioni richieste;

– della data e dell’ora di accesso all’INAD;

– della data, dell’ora e del tipo di operazione effettuata (elezione, modifica, conferimento e revoca della delega, cessazione volontaria e cessazione in casi particolari) e del domicilio digitale a cui è riferita l’azione;

– della data e dell’ora di validazione o annullamento della richiesta telematica al Gestore INAD.

I dati della tracciatura sono associati al soggetto richiedente e inviati in conservazione. Considerando le finalità del domicilio digitale, i dati sono disponibili per dieci anni dalla trasmissione al sistema di conservazione, a garanzia di eventuali esigenze probatorie nell’ordinario termine di prescrizione dei diritti.

2.4. Consultazione

La consultazione online dell’INAD, tramite interfaccia web ai sensi dell’articolo 6- quinquies del CAD, è consentita a chiunque senza necessità di autenticazione.

L’accesso ai dati contenuti nell’INAD avviene attraverso l’uso di uno dei seguenti parametri di ricerca:

– codice fiscale: consente di ottenere il domicilio digitale ad esso corrispondente al momento della consultazione e, in caso di domicilio digitale eletto in qualità di Professionista, anche l’attività professionale esercitata, in una scheda di dettaglio;

– domicilio digitale, codice fiscale e data: consentono di verificare se, alla data indicata, il domicilio digitale era associato al codice fiscale indicato.

2.5. Estrazione dei dati

Per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali, i soli soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, lettere a) e b) del CAD possono accedere ai medesimi criteri di selezione e ricerca disponibili al generico utente che consulti l’INAD senza autenticazione di cui al paragrafo 2.4 ed altresì alle estrazioni multiple di domicili digitali relativi ad elenchi di codici fiscali forniti dai medesimi soggetti richiedenti mediante i meccanismi di cooperazione applicativa nel rispetto delle Linee Guida sull’interoperabilità. Le API di integrazione sono rese disponibili sul portale INAD e potranno essere integrate e/o modificate nel tempo. L’accesso a tali funzionalità è a titolo gratuito e prevede l’autenticazione dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, lettere a) e b) del CAD.

Con particolare riferimento alle estrazioni multiple effettuabili dai soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, lettere a) e b) del CAD, si specifica che:

– i domicili digitali devono essere acquisiti nel momento stesso in cui si intende utilizzarli, al fine di assicurare la qualità del dato, nel rispetto del principio di esattezza;

– tali domicili, soprattutto quando rientrano all’interno di veri e propri elenchi, devono essere cancellati subito dopo essere stati utilizzati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione, considerato che la prova circa l’effettiva esistenza di un dato domicilio digitale in un dato momento è conservata dal Gestore dell’INAD.

2.6. Accessibilità e standardizzazione

Ai sensi dell’articolo 71, comma 1-ter del CAD, le presenti Linee Guida sono dettate in conformità ai requisiti tecnici di accessibilità di cui all’articolo 11 della legge 9 gennaio 2004, n. 4, alle discipline risultanti dal processo di standardizzazione tecnologica a livello internazionale e alle normative dell’Unione europea.

2.7. Sicurezza dei sistemi e dei dati

La gestione della sicurezza è effettuata dal Gestore INAD per il tramite di InfoCamere S.c.p.A., mediante procedure atte a garantire la sicurezza fisica, logica e organizzativa dei sistemi informatici nonché mediante misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza dei dati personali adeguato al rischio, ai sensi dell’articolo 32 del GDPR.

Ai sensi dell’articolo 35 del GDPR, il Gestore INAD effettua e rivede periodicamente la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali, a cui le presenti Linee guida fanno espresso riferimento per l’individuazione delle misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza dei dati personali trattati nell’INAD adeguato al rischio.

La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali è messa a disposizione di InfoCamere S.c.p.A., che il Gestore INAD nomina responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi e per gli effetti dell’articolo 28 del GDPR.

Secondo quanto disposto dall’articolo 60 del CAD e coerentemente con il Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione, AGID ha inserito l’INAD nelle basi di dati di interesse nazionale e, pertanto, ne garantisce il pieno utilizzo secondo standard e criteri di sicurezza e di gestione adeguati.

2.8. Disponibilità del servizio

L’INAD è disponibile tutto l’anno, per 23 ore giornaliere su 24. Le sue funzionalità sono sospese nella fascia oraria dalle 00.00 alle 01.00, al fine di consentire l’aggiornamento del sistema.

Per garantire le attività di manutenzione dell’infrastruttura, in ogni caso, possono essere fissati periodi di interruzione programmata, oggetto di tempestiva comunicazione.

3. Acquisizione dall’INI-PEC dei domicili digitali dei relativi professionisti

L’articolo 6-quater, comma 2 del CAD prevede che il domicilio digitale dei professionisti iscritti nell’INI-PEC sia inserito anche nell’INAD quale domicilio digitale in qualità di persone fisiche, fermo restando il diritto di eleggerne uno diverso.

A tal fine, il Ministero per lo Sviluppo Economico, avvalendosi del Gestore di INIPEC, rende disponibili al Gestore dell’INAD gli indirizzi e i nominativi dei professionisti presenti nell’INI-PEC, tramite servizi informatici le cui specifiche tecniche sono definite in fase di sviluppo dell’INAD.

L’inserimento nell’INAD degli indirizzi elettronici presenti nell’INI-PEC consta delle seguenti fasi:

1. recupero, tramite i suddetti servizi, dei domicili digitali e dei nominativi dei professionisti inseriti nell’INI-PEC, messi a disposizione dal Gestore dell’INIPEC al Gestore dell’INAD;
2. inserimento provvisorio nell’INAD per 30 giorni, senza pubblicazione, dei domicili digitali e dei relativi nominativi. Nel caso di professionisti iscritti a più ordini o collegi professionali è inserito nell’INAD l’ultimo domicilio digitale cronologicamente dichiarato nell’INI-PEC.

Il Gestore INAD, eventualmente in accordo con il Gestore dell’INI-PEC, provvede a fornire ai professionisti iscritti in INI-PEC le istruzioni utili al completamento della procedura di registrazione all’INAD, necessaria all’abilitazione delle funzioni di gestione del proprio domicilio, previste al paragrafo 2.3. Il Gestore INAD, con le stesse modalità, rende altresì l’informativa sul trattamento dei dati personali.

Qualora, entro 30 giorni dall’inserimento provvisorio di cui al precedente punto 2, il professionista non abbia usufruito della propria facoltà di modifica del domicilio digitale trasmesso dall’INI-PEC, il Gestore INAD provvede alla pubblicazione di quanto al richiamato punto 2.

Qualora il professionista abbia optato per la modifica del domicilio digitale, al fine di eleggerne uno personale in INAD diverso da quello presente in INI-PEC, il Gestore INAD procede alla cancellazione del domicilio digitale inizialmente trasmesso dall’INI-PEC.

Il recupero dei domicili digitali e dei relativi nominativi dall’INI-PEC avviene al momento della costituzione dell’INAD e, successivamente, con cadenza quotidiana in riferimento alle sole nuove iscrizioni nell’INI-PEC, al fine di garantire la corrispondenza tra gli indirizzi elettronici dei professionisti iscritti nell’INI-PEC e gli indirizzi dell’INAD, diversi da quelli modificati ai sensi dell’articolo 6-quater, comma 2, del CAD.

4. Allineamento dei domicili digitali tra INAD e ANPR

Al fine di garantire l’allineamento costante dei domicili digitali presenti in INAD e in ANPR ai sensi dell’art. 6-quater, comma 3 del CAD:

– l’ANPR riceve, tramite i propri servizi, richieste di elezione, modifica e cessazione volontaria del domicilio digitale da parte delle persone fisiche di cui al Capitolo 2, terzo periodo, lett. a) e le inoltra costantemente all’INAD, comprensive del riferimento temporale della richiesta. L’ANPR assicura la cancellazione di tali dati immediatamente a valle dell’inoltro;

– l’INAD registra d’ufficio l’interessato e, qualora non vi siano cause ostative, pubblica il domicilio digitale eletto o modificato o lo cancella, a seconda della richiesta ricevuta;

– l’evidenza della pubblicazione del domicilio digitale sull’INAD è trasferita su base quotidiana dall’INAD all’ANPR. INAD e ANPR delineano e implementano meccanismi per assicurare il costante allineamento delle informazioni relative ai domicili digitali presenti in entrambi i database, assicurando la protezione dei dati sin dalla progettazione e per impostazione predefinita ai sensi dell’art. 25 del GDPR e nel rispetto scrupoloso dei principi di cui all’articolo 5 del GDPR.

L’INAD costituisce, in ogni caso, la base dati di primario e specifico riferimento in merito al domicilio digitale delle persone fisiche.

5. Verifica dei domicili digitali e relative modalità

La responsabilità in ordine alla veridicità ed esattezza dei dati presenti all’interno dell’INAD è posta in capo al soggetto che ha effettuato la relativa comunicazione.

Per la corretta gestione dell’INAD, ai sensi dell’articolo 3-bis, comma 1-bis, secondo periodo del CAD e dell’articolo 60, comma 3-bis, lettera f-septies del CAD, il Gestore effettua controlli sia in fase di elezione del domicilio sia periodicamente.

A tal fine, i Gestori PEC e i Gestori dei servizi elettronici di recapito certificato qualificato italiani, accreditati presso AGID, rendono disponibili al Gestore INAD, rispettivamente, i servizi che consentano di verificare l’esistenza e lo stato degli indirizzi PEC e l’esistenza, lo stato e la titolarità dell’indirizzo elettronico eletto presso un servizio elettronico di recapito certificato qualificato. Relativamente alla verifica di domicili digitali associati ad Enti, in ogni caso, il riscontro della titolarità esula dai controlli realizzati dal Gestore.

Ogni verifica è svolta esclusivamente per il perseguimento delle finalità individuate nelle presenti Linee Guida, nel rispetto dei principi di limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati di cui all’articolo 5 del GDPR.

Per quanto concerne il perimetro della verifica, si specifica quanto segue:

– la platea degli interessati coinvolti è ovviamente limitata ai soli titolari dei domicili digitali presenti in INAD;

– i gestori PEC e il gestore INAD agiscono, nell’ambito delle verifiche in oggetto, quali titolari autonomi del trattamento;

– la trasparenza di tale trattamento di dati personali è garantita attraverso le informazioni chiare ed esaustive rese agli interessati in sede di esplicazione delle condizioni di servizio dell’INAD e della relativa informativa sul trattamento dei dati personali.

Qualora il Gestore INAD, in fase di verifica periodica o a seguito di segnalazione, rilevi un domicilio digitale non più utile alle finalità dell’INAD, lo rende evidente nell’INAD e informa il soggetto interessato mediante comunicazione, messa a disposizione in un’apposita sezione del suo profilo INAD e inviata all’indirizzo email di contatto fornito in fase di registrazione, invitando lo stesso a ripristinare il corretto funzionamento dell’indirizzo elettronico o a modificarlo. Trascorsi, senza esito, 30 giorni dalla predetta comunicazione, il Gestore INAD procede alla cessazione d’ufficio del domicilio digitale dall’INAD e informa il soggetto interessato con le modalità di cui al paragrafo 2.3.1.

Lo stato di un domicilio digitale non più valido è determinato dal Gestore INAD sulla base delle evidenze fornite dai Gestori PEC e dai Gestori dei servizi elettronici di recapito certificato qualificato in relazione alle seguenti possibili fattispecie:

– indirizzo non valido anche per la cessazione o il mancato rinnovo, alla scadenza, del servizio da parte del relativo titolare;

– casella inibita alla ricezione.

In caso di contestazione in ordine alla titolarità del domicilio digitale, il Gestore INAD può disporre la temporanea cessazione del domicilio digitale dall’INAD, sino alla definizione della contestazione.

6. Implementazione tecnologica

Il Gestore INAD definisce e aggiorna, nella valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali, le specifiche tecniche e le soluzioni tecnologiche per la messa in produzione dell’INAD nel rispetto delle presenti Linee Guida, fornendo per tempo adeguata informativa ai soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, lettere a) e b) del CAD.

Alla luce di tali aggiornamenti, sono periodicamente revisionate le misure di sicurezza individuate, ai sensi dell’articolo 32 GDPR, nella medesima valutazione d’impatto svolta dal Gestore ai sensi dell’art. 35 del GDPR. InfoCamere S.c.p.A., in qualità di responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, è tenuta ad applicare tali misure di sicurezza.

7. Ambito di utilizzo del domicilio digitale

L’utilizzo del domicilio digitale è disciplinato dagli articoli 3-bis, 6 e 6-quinquies del CAD.

I domicili digitali presenti nell’INAD sono utilizzabili per l’invio di comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera n-ter) del CAD.

8. Trattamento dei dati personali

Ai sensi del combinato disposto di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera e) e paragrafo 3, lettera b) del GDPR nonché di cui all’articolo 2-ter del Codice privacy, il trattamento dei dati personali all’interno dell’INAD è effettuato dal Gestore INAD, in qualità di titolare, nell’adempimento delle attribuzioni di legge individuate dagli articoli 3-bis, 6 e 6-quater del CAD nonché dalle presenti Linee Guida aventi natura di fonte normativa con valenza erga omnes.

Alla luce dell’articolo 6-quater, comma 1 del CAD, il Gestore INAD designa InfoCamere S.c.p.A. quale responsabile del trattamento dei dati personali, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 28 del GDPR.

L’informativa completa sul trattamento dei dati personali di cui agli articoli 13-14 del GDPR è diffusa attraverso tutti i canali utilizzabili ai fini dell’elezione del domicilio digitale.

9. Disposizioni finali

Le presenti Linee Guida, ai sensi dell’articolo 71 del CAD e degli articoli 5 e 8 del Regolamento allegato alla citata Determina AgID n. 160/2018: œ divengono efficaci il giorno successivo a quello della loro pubblicazione sul sito istituzionale di AgID e di tale pubblicazione è data notizia nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana;

– possono essere soggette a revisione.