Malfunzionamento del server RT – Trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi – Articolo 2 decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127 – Risposta n. 247 del 6 maggio 2022 dell’Agenzia delle Entrate

Agenzia delle Entrate – Risposta n. 247 del 6 maggio 2022

Malfunzionamento del server RT – Trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi – Articolo 2 decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127

Con l’istanza di interpello specificata in oggetto, e’ stato esposto il seguente

QUESITO 

[ALFA], nel prosieguo istante, fa presente quanto qui di seguito sinteticamente riportato.

L’istante opera con svariati punti vendita nel settore della grande distribuzione commerciale ed «assolve l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati delle operazioni giornaliere mediante l’utilizzo di Server RT installati nei propri punti vendita.».

In particolare, il «Server RT – allocato presso il singolo punto vendita – rappresenta sempre il primo punto in cui vengono raccolti i dati dei corrispettivi relativi alle operazioni documentate dal singolo punto cassa. Il processo di emissione e stampa del documento commerciale e di memorizzazione dello stesso all’interno del Server RT è asincrono e si estrinseca nei seguenti passaggi:

1. il punto cassa emette e stampa il documento commerciale;
2. il punto cassa registra i dati gestionali del documento commerciale (utili alle successive registrazioni contabili e gestionali) e contestualmente genera il file XML con i dati del documento commerciale che dovrà essere inviato al Server RT;
3. il componente software [ZETA], eseguito sul punto cassa, invia al Server il documento commerciale;
4. se il Server RT è collegato e correttamente funzionante, lo stesso:
   1. riceve il documento commerciale trasmesso dal [ZETA];
   2. esegue un controllo di correttezza formale e sostanziale del documento commerciale; se il controllo è positivo il Server memorizza il documento commerciale e notifica al [ZETA] la corretta memorizzazione. Se il controllo è negativo rigetta il documento commerciale, non lo memorizza, e notifica al [ZETA] l’anomalia;

1. il componente [ZETA], eseguito sul punto cassa, recepisce l’esito del controllo effettuato dal Server; se il controllo ha esito positivo non vengono effettuate altre azioni. Se il controllo ha esito negativo il Server non memorizza il dato e il [ZETA] registra l’anomalia con salvataggio del file XML di “eccezione” sul Server di negozio salvando su un database i relativi dati. Questi ultimi sono poi stampanti su apposito tabulato quando il punto vendita chiude la distinta incassi e sono successivamente inviati in conservazione sostitutiva unitamente al tabulato stesso;
2. se, invece, il Server non è collegato e correttamente funzionante o se viene inviato dal Server un codice di errore per il quale il [ZETA] è programmato per ritentare l’operazione quest’ultimo:
   1. rileva il mancato collegamento al Server o il mancato funzionamento del Server e archivia temporaneamente i file sul punto cassa;
   2. ritenta la trasmissione al Server fintantoché quest’ultimo non è collegato o correttamente funzionante; al verificarsi di queste condizioni vengono eseguiti gli step di cui al punto 4 supra.

Al momento della chiusura giornaliera dei punti cassa il Server RT, se correttamente funzionante, elabora i dati contenuti nella memoria permanente di riepilogo (ossia i soli dati dei documenti commerciali memorizzati), predispone e sigilla elettronicamente un file .xml contenente i dati consuntivi dei corrispettivi memorizzati nel corso della giornata lavorativa e lo trasmette al sistema dell’Agenzia delle Entrate in modo sicuro e tale da garantirne l’inalterabilità.

L’esito della trasmissione ed il numero di protocollo assegnato alla stessa dall’Agenzia sono successivamente registrati nei dati gestionali, affinché il punto vendita possa eseguire la quadratura e la chiusura della distinta incassi.».

L’istante evidenzia che i «predetti adempimenti potrebbero risultare di impossibile attuazione qualora l’operatività dei Server RT sia impedita da malfunzionamenti, guasti tecnici o rotture dovute, ad esempio, a i) calamità naturali quali allagamenti dei punti vendita, terremoti o ii) altre forme di rottura o di discontinuità energetica o informatica propria delle componenti hardware e software del Server RT, che impediscono tout court la memorizzazione e la trasmissione dei dati delle operazioni giornaliere. […]

Al verificarsi di tali eventi, i singoli punti cassa smettono di trasmettere i documenti generati ai Server RT “danneggiati”, i quali non sono in grado di memorizzarli né trasmetterli all’Agenzia delle Entrate durante il periodo di inattività.

Analoghi problemi di trasmissione interessano anche i dati delle operazioni giornaliere effettuate fino al momento del danneggiamento dei Server RT in quanto tali dati, pur risultando correttamente memorizzati sui Server, non sono inviati all’Agenzia delle Entrate. In tale ultimo caso, la tipologia di guasto verificatasi impedisce altresì l’estrazione dai medesimi Server dei file .xml contenenti i dati dei corrispettivi giornalieri memorizzati.».

In tali eventualità, in relazione «ai dati non memorizzati/trasmessi da Server RT interessati dalle rotture e dai danneggiamenti descritti», l’istante «è in grado di porre in essere tutti gli adempimenti richiesti dal provv. dir. del 28 ottobre 2016 e dalla prima “fase” della descritta procedura di emergenza di cui alle Specifiche tecniche ad oggi vigenti. A fronte del verificarsi dei descritti eventi la Società ha, infatti:

1. richiesto tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato che ha provveduto alla riparazione/sostituzione del Server RT danneggiato;
2. modificato in “Fuori servizio” lo stato del Server RT danneggiato e
3. provveduto ad annotare su un apposito registro di emergenza i dati delle operazioni effettuate durante il periodo di inattività dei Server RT.

Copia del predetto registro di emergenza è stata archiviata dalla Società in conservazione sostitutiva.

Non è invece attuabile la fase di trasmissione manuale dei corrispettivi prevista dalla descritta “procedura di emergenza” di cui alle Specifiche tecniche, in quanto l’enorme mole di dati generati da ogni singola cassa del punto vendita interessato dalle rotture in un breve lasso di tempo impedisce il loro caricamento manuale secondo le specifiche dettate dall’Agenzia. A ben vedere, infatti, le descritte modalità di trasmissione risultano di pressoché impossibile attuazione pratica per un’impresa come [ALFA] che, all’interno dei singoli punti vendita, possiede fino ad oltre […] punti cassa.».

L’istante aggiunge che «i descritti obblighi di memorizzazione e trasmissione possono essere impediti da ulteriori problematiche di carattere tecnico che, pur non rendendo necessaria la messa in stato di “Fuori servizio” dei Server RT, compromettono il corretto scambio di informazioni tra i punti cassa e i Server stessi così impedendo la corretta memorizzazione e trasmissione dei dati.».

Alla luce di quanto sopra e del quadro sanzionatorio legislativamente previsto (cfr. gli articoli 6 ed 11 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471), «l’istante chiede:

A) se per “trasmissione con dati incompleti o non veritieri“, fattispecie richiamata in tutte le disposizioni sanzionatorie applicabili alle violazioni in materia di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi telematici, debbano intendersi anche quelle trasmissioni con dati parziali o errati per le quali il contribuente ha posto in essere le procedure alternative e/o di segnalazione di anomalia in conformità alle specifiche tecniche e ai chiarimenti resi dall’Agenzia delle Ciò in considerazione del fatto che le stesse specifiche tecniche ammettono la possibilità che nel processo di trasmissione dei dati si possano verificare errori a causa di malfunzionamenti imputabili sia ai singoli punti cassa, che ai server RT che ad elementi terzi non imputabili agli RT stessi, prevedendo apposite procedure per la gestione di detti errori, ma ad oggi non vi sono chiarimenti in merito alla sanzionabilità di tali fattispecie;

B) se la (ri)trasmissione dei dati non trasmessi da Server RT “Fuori servizio” costituisca una facoltà per la Società esercente. In caso di risposta positiva al quesito si chiede di confermare che:

B.1) le omesse e parziali/errate trasmissioni dei dati dei corrispettivi giornalieri, memorizzati mediante annotazione nel registro di emergenza, dovute a rotture e malfunzionamenti dei Server RT “Fuori Servizio”, non costituiscano violazioni sanzionabili;

C) se la (ri)trasmissione dei dati parzialmente o erroneamente trasmessi da Server RT non “Fuori servizio” a causa di anomalie tecniche dei punti cassa costituisca una facoltà per la Società esercente. In caso di risposta positiva al quesito si chiede di confermare che:

C.1) le omesse e parziali/errate trasmissioni dei dati dei corrispettivi giornalieri, memorizzati mediante annotazione nel registro di emergenza, dovute a rotture e malfunzionamenti dei punti cassa, non costituiscano violazioni sanzionabili;

D) di confermare che, nel caso in cui si ritenga sussistere in capo all’esercente un obbligo di (ri)trasmettere i dati non trasmessi dai Server RT “Fuori servizio”:

D.1) questi ultimi possano essere trasmessi anche “massivamente” e non già analiticamente mediante la menzionata procedura di emergenza di cui alle Specifiche tecniche;

D.2) alle omesse trasmissioni dovute a rotture di Server RT tempestivamente messi “Fuori servizio” sia applicabile la sanzione fissa di Euro 100 di cui all’art. 11, comma 2-quinquies del lgs. n. 471/1997 qualora la Società abbia provveduto comunque:

• a registrare correttamente nei registri IVA i dati delle operazioni giornaliere effettuate durante il periodo di inattività dei Server RT e, conseguentemente, a far concorrere i corrispettivi alla liquidazione dell’IVA nel corretto periodo di competenza,
• ad annotare sul registro di emergenza i relativi dati,
• a conservare in archiviazione sostitutiva i dati dei documenti commerciali emessi durante il periodo di inattività dei Server;

E) di confermare che, nel caso in cui si ritenga sussistere in capo all’esercente un obbligo di ritrasmettere i dati parzialmente o erroneamente trasmessi da Server RT non “Fuori servizio” a causa di anomalie tecniche imputabili ai punti cassa:

E.1) troverebbe in ogni caso applicazione solo la sanzione fissa di Euro 100 qualora la Società abbia annotato nel registro di emergenza le operazioni non memorizzate e non trasmesse;

E.2) non siano in ogni caso mai sanzionabili:

• le parziali/errate trasmissioni di importi irrisori e di arrotondamenti;
• le parziali/errate trasmissioni i cui dati parzialmente omessi/errati sono stati ritrasmessi nei successivi 12 giorni seppur con alcuni scostamenti;
• le duplici trasmissioni dei medesimi ».

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE 

In sintesi, l’istante reputa che in riferimento al quesito:

• sub A), «non costituiscono violazioni sanzionabili le trasmissioni con dati parziali o errati dovuti a malfunzionamenti dei Registratori Telematici o ad elementi terzi non imputabili agli RT stessi, in relazione alle quali il contribuente abbia correttamente “gestito” l’errore tramite le modalità descritte dalle specifiche tecniche, finalizzate ad informare preventivamente l’Agenzia delle Entrate delle problematiche tecniche intercorse.»;

• sub B), «non sussiste in capo al contribuente un obbligo di trasmissione dei dati non trasmessi dal Server RT al momento della chiusura giornaliera dei punti cassa qualora tale trasmissione sia stata ostacolata da circostanze oggettive, quali malfunzionamenti o danneggiamenti che abbiano determinato la messa in stato di “Fuori servizio” dei server. […]

Nel caso in cui sia confermata l’inesistenza in capo alla Società di un obbligo di trasmettere i dati dei corrispettivi omessi e parzialmente/erroneamente trasmessi a causa di rotture e malfunzionamenti, l’istante ritiene che la mancata trasmissione dei dati dei corrispettivi annotati su apposito registro di emergenza ma non trasmessi a causa dei descritti eventi straordinari non costituisca una violazione sanzionabile.»;

• sub C), trovino applicazione le «conclusioni raggiunte nella soluzione prospettata al quesito sub B)», mentre nel «caso di eventi anomali che non hanno comportato la messa in “Fuori servizio” dei registratori di cassa ma hanno in ogni caso impedito la corretta trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri si ritengono applicabili le medesime conclusioni raggiunte nella soluzione prospettata al quesito sub 1)»;
• sub D.1), ove «si ritenga sussistere in capo all’esercente un obbligo di (ri)trasmissione dei dati non trasmessi dai Server “fuori servizio” […] i dati non trasmessi dai medesimi Server RT “Fuori servizio” possano essere (ri)trasmessi anche attraverso il caricamento massivo degli stessi mediante gli strumenti predisposti dalla descritta procedura di emergenza anziché con le modalità richieste per l’inserimento dei dati nell’interfaccia grafica del portale “Corrispettivi” cui fa rimando la predetta procedura.»;
• sub D.2), «qualora si ritenga sussistente un obbligo di (ri)trasmissione dei dati dei corrispettivi non memorizzati/trasmessi a causa della rottura e/o del danneggiamento di Server RT “Fuori servizio”, l’unica sanzione eventualmente applicabile alla Società sia quella fissa di Euro 100,00 di cui all’art. 11, comma 2-quinquies, d.lgs. n. 471/1997 dal momento che, come descritto in parte narrativa […], la Società ha memorizzato i dati delle operazioni giornaliere in apposito registro di emergenza conservato in archiviazione sostitutiva unitamente agli .xml dei documenti commerciali, richiesto tempestivamente l’assistenza del proprio tecnico e ha fatto confluire i dati delle operazioni giornaliere nella corretta liquidazione IVA di competenza.». In aggiunta, stante il principio del c.d. “favor rei” ex articolo 3, comma 3, del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 472, «l’istante ritiene che l’applicazione della predetta sanzione anche a violazioni eventualmente commesse anteriormente al 1° gennaio 2021 non sia preclusa dal fatto che, ai sensi dell’art. 1, comma 1115, della legge di bilancio 2021, le “nuove” disposizioni sanzionatorie “si applicano a decorrere” da tale data.»;
• sub E.1), allorché «si ritenga sussistere in capo all’esercente un obbligo di (ri)trasmettere i dati dei corrispettivi erroneamente/parzialmente trasmessi da Server non “Fuori servizio” a causa di inconvenienti tecnici, […] applicabile la sola sanzione fissa pari a Euro 100 – da assumere con le riduzioni di cui all’art. 13, del d.lgs. n. 472/1997 in caso di ravvedimento operoso – qualora i suddetti dati siano stati annotati nel registro di emergenza della Società e siano correttamente confluiti nella liquidazione IVA di competenza.»;
• sub E.2), «ove si ritenessero in ogni caso sanzionabili le parziali/errate trasmissioni dovute ad anomalie tecniche, non costituiscono violazioni punibili quelle:

1. di importo irrisorio per corrispettivi inferiori o uguali ad Euro 1,00. Le violazioni in questione assumono, infatti, natura meramente formale e, di conseguenza, non sono punibile ai sensi dell’art. 6, co. 5-bis, del d.lgs. n. 472/1997 […]. Quanto sopra vale a maggior ragione per il caso in cui le parziali/errate trasmissioni riguardino corrispettivi di valore pressoché nullo (pari ad Euro 0,05, in eccesso o in difetto). I corrispettivi non trasmessi parrebbero, infatti, paragonabili a meri arrotondamenti relativi ad operazioni correttamente comunicate […];
2. i cui dati parzialmente omessi/errati sono stati ritrasmessi nei successivi 12 giorni seppur con alcuni scostamenti. Si tratta a ben vedere dei casi in cui i dati originariamente non trasmessi siano ritrasmessi dall’esercente nel rispetto del termine di 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (seppur in modo parziale) cui si ritengono applicabili le medesime conclusioni raggiunte in relazione al punto a) che precede;
3. i medesimi dati sono trasmessi due volte. […] Nel caso in cui non si ritenga condivisibile la soluzione qui prospettata, l’istante ritiene che la sanzione applicabile debba essere determinata secondo quanto rilevato al 9.1 che precede. [i.e. soluzione al quesito E.1), ndr.]».

PARERE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE 

Va in primo luogo ricordato che la scrivente ha affrontato in molteplici documenti, sia di prassi, sia di risposta a specifiche istanze dei contribuenti su casi personali, il problema dell’erronea memorizzazione e connessa trasmissione dei dati relativi ai corrispettivi giornalieri di cui all’articolo 2, comma 1, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127, indicando quali siano i principi esistenti in materia, nonché i corretti comportamenti da tenere anche in ipotesi di malfunzionamenti di varia natura.

In particolare, nei più recenti interventi, richiamato il punto 5 del provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate prot. n. 182017 del 28 ottobre 2016 – che ha dato attuazione all’articolo 2 del d.lgs. n. 127 appena citato e a mente del quale «In caso di mancato o irregolare funzionamento, per qualsiasi motivo, del Registratore Telematico, l’esercente richiede tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato e, fino a quando non ne sia ripristinato il corretto funzionamento ovvero si doti di altro Registratore Telematico regolarmente in servizio, provvede all’annotazione dei dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su apposito registro da tenere anche in modalità informatica. Nelle specifiche tecniche allegate al presente provvedimento sono disciplinate le casistiche di guasto, dismissione, furto e cessione a qualsiasi titolo del Registratore Telematico» – si è precisato che una corretta tenuta del registro di emergenza consente di far fronte al mancato/irregolare funzionamento dell’apparecchio nel rispetto degli obblighi di certificazione.

Come logico, tale «regola vale anche per le casse ed i server RT che ne raccolgono i dati.

Ciò nel presupposto – la cui verifica fattuale esula dalla presente sede – che l’architettura dei citati apparecchi consenta di mantenere separata e certa evidenza dei corrispettivi relativi al periodo di mancato/irregolare funzionamento, non diversamente da quanto avviene per l’ordinario utilizzo del registro di emergenza.

Tirando le fila di quanto sopra, fermo restando che la memoria dei singoli punti cassa ed il registro di emergenza, anche laddove tenuto in modalità informatica, sono due strumenti concettualmente diversi – e che non vi è necessità di ricorrere al secondo laddove l’operazione sia documentata con un mezzo diverso, alternativo alla memorizzazione elettronica ed invio telematico dei corrispettivi (i.e., tipicamente, la fattura) – ai fini della massima semplificazione degli adempimenti si ritiene che, nel rispetto delle ulteriori previsioni normative in essere – quali la tenuta di un’ordinata contabilità, la richiesta di intervento di un tecnico abilitato per la riparazione dei guasti, il corretto versamento delle imposte, ecc. – la prima [la memoria del singolo punto cassa ndr] possa essere utilizzata in luogo del secondo.

Resta infine facoltà dell’esercente di procedere alla trasmissione telematica dei dati memorizzati nei singoli punti cassa, utilizzando la procedura di cui al punto 2.8.2 delle Specifiche Tecniche allegate al provvedimento del 28 ottobre 2016 e successive modifiche.» (così, da ultimo, la risposta a consulenza giuridica n. 3, pubblicata il 14 febbraio 2022 nell’apposita sezione del sito dell’Agenzia, www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/normativa-e-prassi/risposte-agli-interpelli).

Volendo ulteriormente sintetizzare, deve dunque dirsi che:

1. a fronte del malfunzionamento del registratore telematico o del server RT – intendendosi come tale qualsiasi anomalia che riguardi una sua componente (si pensi, ad esempio, alla singola cassa collegata ad un server RT) o l’intero apparato, rendendolo non in grado di memorizzare e trasmettere nei termini dati completi e corretti al Sistema AE – lo stesso va posto nello stato “Fuori Servizio” (si vedano, anche, le specifiche tecniche allegate al provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate prot. n. 182017 del 28 ottobre 2016). Stato che consente all’Amministrazione di avere contezza di un problema in essere e di motivare eventuali mancate o tardive memorizzazioni e trasmissioni, totali o parziali, dei dati;
2. nell’ipotesi del punto 1) e ferme restando le generali previsioni in materia (in primis, tra le altre, la tempestiva richiesta di intervento di un tecnico specializzato), la corretta tenuta del registro di emergenza rende non obbligatoria la trasmissione (o ritrasmissione) dei dati dei corrispettivi relativi alle operazioni effettuate nel periodo di malfunzionamento tramite la procedura di emergenza messa a disposizione dall’Amministrazione finanziaria ovvero la certificazione dei corrispettivi con strumenti alternativi come le fatture. Tale trasmissione può comunque avvenire su base volontaria avvalendosi della richiamata procedura di emergenza;
3. la memoria dei singoli punti cassa può essere utilizzata in luogo del registro di emergenza;
4. qualora siano state rispettate le prescrizioni dei punti precedenti e, come già indicato in altre occasioni, liquidata in maniera corretta l’imposta – fatte salve specifiche ulteriori violazioni – non trovano applicazione le sanzioni di cui agli articoli 6, comma 2-bis, 11 comma 2-quinquies e 12, comma 2, del decreto legislativo 18 dicembre 1997 n. 471.

Con particolare riferimento all’ipotesi in cui, pur a fronte della corretta liquidazione dell’imposta e dell’utilizzo del registro di emergenza, in presenza di un malfunzionamento il registratore telematico/server RT non sia stato posto “fuori servizio” ed abbia proceduto alla memorizzazione/invio di dati incompleti o comunque non veritieri – escludendo che possano ritenersi tali quelli frutto di arrotondamento legislativamente consentito (cfr., ad esempio, l’articolo 13-quater del decreto-legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni dalla legge 21 giugno 2017, n. 96) o di corretto invio/re-invio entro i dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione – va precisato che la sanzione applicabile è sempre quella dell’articolo 11, comma 2- quinquies, del d.lgs. n. 471 del 1997, ossia «euro 100 per ciascuna trasmissione».

In riferimento ai comportamenti tenuti prima dei chiarimenti resi nella presente sede, si ricorda che è sempre possibile che gli Uffici competenti ai fini del controllo, esaminando il caso concreto, valutino l’eventuale presenza di cause di non punibilità in applicazione della legislazione vigente.