MINISTERO della GIUSTIZIA – Decreto ministeriale n. 195 dell’ 11 novembre 2025 – Regolamento recante la determinazione dei criteri e delle modalità di formazione e trasmissione telematica delle copie dei repertori e del registro somme e valori o della certificazione negativa e delle modalità di conservazione, ricerca e consultazione dei documenti e dei dati inseriti nell’archivio centrale informatico ai sensi dell’articolo 65 della legge 16 febbraio 1913, n. 89

Regolamento recante la determinazione dei criteri e delle modalità di formazione e trasmissione telematica delle copie dei repertori e del registro somme e valori o della certificazione negativa e delle modalità di conservazione, ricerca e consultazione dei documenti e dei dati inseriti nell’archivio centrale informatico ai sensi dell’articolo 65 della legge 16 febbraio 1913, n. 89

Capo I

Disposizioni generali

Art. 1

Definizioni

1. Ai fini del presente decreto si intende per:

a) «Ministero»: il Ministero della giustizia;

b) «legge notarile»: la legge 16 febbraio 1913, n. 89;

c) «CAD»: il Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;

d) «regolamento notarile»: il regio decreto 10 settembre 1914, n. 1326, recante il regolamento per l’esecuzione della legge 16 febbraio 1913, n. 89, riguardante l’ordinamento del notariato e degli archivi notarili;

e) «archivio centrale»: l’archivio centrale informatico di cui all’articolo 65 della legge n. 89 del 1913;

f) «dominio giustizia»: l’insieme delle risorse hardware e software, mediante il quale il Ministero della giustizia tratta in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura;

g) «dominio del notariato»: l’insieme delle risorse hardware e software, mediante il quale il Consiglio nazionale del notariato gestisce in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura;

h) «portale dei servizi telematici»: la piattaforma informatica che fornisce l’accesso o il collegamento ai servizi telematici resi disponibili dal dominio giustizia, secondo le regole tecnico-operative riportate nel decreto ministeriale 21 febbraio 2011, n. 44;

i) «sistema informatico»: il sistema informatico dell’archivio centrale informatico previsto dall’articolo 65 della legge n. 89 del 1913;

l) «area riservata ai soggetti legittimati»: la sezione del sistema informatico alla quale accedono singolarmente i soggetti legittimati all’invio dei fascicoli digitali, contenente tutti i documenti e i servizi forniti ai medesimi soggetti legittimati;

m) «area riservata all’amministrazione»: la sezione del portale dei servizi telematici nella quale sono resi disponibili i documenti e i servizi forniti ai soggetti abilitati interni;

n) «soggetti legittimati»: i soggetti legittimati alla sottoscrizione e trasmissione dei documenti contenenti gli adempimenti disciplinati dal presente decreto;

o) «soggetti abilitati interni»: il personale dell’amministrazione degli archivi notarili;

p) «accesso»: l’operazione che consente di consultare i dati e i documenti conservati nel sistema informatico mediante visualizzazione, download e stampa di dati e documenti informatici;

q) «elaborazione»: l’operazione di trattamento dei dati per monitoraggi, statistiche e ogni altra finalità consentita dalla legge;

r) «immissione:»: l’operazione di inserimento di dati e documenti nel sistema informatico per le finalità per cui esso è istituito;

s) «aggiornamento»: l’operazione di trattamento che consente di modificare o di cancellare i dati contenuti nel sistema informatico;

t) «interrogazione»: l’operazione di collegamento con il sistema informativo al fine di effettuare le operazioni di accesso, immissione e aggiornamento relative ai dati e ai documenti conservati nel sistema stesso;

u) «Ufficio centrale»: l’Ufficio centrale degli archivi notarili.

Art. 2

Oggetto del provvedimento

1. Il presente decreto determina, in attuazione dell’articolo 65, nono comma, della legge notarile e nel rispetto del CAD, le norme di attuazione delle disposizioni che riguardano le modalità di formazione e trasmissione telematica delle copie di cui all’articolo 65, quarto comma, della medesima legge notarile e la conservazione, la ricerca e la consultazione dei documenti e dei dati inseriti nell’archivio centrale informatico. Esso stabilisce altresì l’entrata in vigore delle disposizioni di cui al primo periodo e le date a partire dalle quali viene meno l’obbligo di eseguire i corrispondenti adempimenti presso gli archivi notarili distrettuali.

2. Con successivo decreto sono determinate le modalità di esecuzione dei versamenti previsti dall’articolo 65, quarto e quinto comma, della legge notarile.

Capo II

Fascicolo digitale, trasmissione dello stesso e infrastrutture informatiche

Art. 3

Fascicolo digitale

1. Il fascicolo digitale è formato dai soggetti di cui all’articolo 5 e contiene la copia autentica dei repertori o la certificazione negativa nel caso di mancanza di annotazioni nel mese precedente e la distinta riassuntiva dei dati repertoriali e delle somme dovute con l’indicazione degli estremi dell’avvenuto pagamento.

Con le medesime modalità avviene la trasmissione della copia trimestrale del registro somme e valori.

2. Il fascicolo digitale è formato secondo le specifiche tecniche stabilite dal capo del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del Ministero, che ne determinano anche la dimensione massima. Le specifiche tecniche definiscono inoltre i formati di documento ammessi. Il fascicolo è sottoscritto dal capo dell’archivio notarile mediante firma digitale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera s), del CAD oppure dai notai o dagli altri soggetti tenuti all’adempimento mediante la firma digitale ottenuta ai sensi dell’articolo 23-bis, comma 1, della legge notarile.

3. Il fascicolo digitale è trasmesso, alle scadenze previste dalla legge, al sistema informatico dell’archivio centrale, che si avvale delle infrastrutture del Ministero.

Art. 4

Infrastrutture informatiche

1. Costituiscono infrastrutture unitarie e comuni dell’archivio centrale le banche dati e i sistemi informatici, idonei alla conservazione degli atti, individuati con decreto del direttore generale dell’Ufficio centrale.

Art. 5

Soggetti legittimati all’invio del fascicolo digitale

1. I notai inviano il fascicolo digitale di cui all’articolo 3 con le modalità previste dalle specifiche tecniche stabilite dal capo del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del Ministero. L’invio di cui al primo periodo non avviene nei casi previsti dall’articolo 43 della legge notarile.

2. In tutti i casi in cui il notaio non può esercitare le proprie funzioni, il fascicolo digitale è trasmesso dal notaio depositario o delegato, dal coadiutore o da altro soggetto che lo sostituisce per legge.

3. Il capo dell’archivio notarile competente provvede all’invio nel caso di notaio deceduto o che ha cessato definitivamente dall’esercizio notarile e che non abbia curato gli adempimenti di cui all’articolo 65 della legge notarile.

Art. 6

Modalità di trasmissione telematica del fascicolo digitale

1. I soggetti legittimati inviano il fascicolo digitale di cui all’articolo 3 mediante le infrastrutture informatiche del dominio del notariato. Prima della trasmissione del fascicolo digitale all’ufficio centrale, il sistema consente al soggetto legittimato di sottoporre il contenuto del fascicolo a controlli formali finalizzati a verificarne la correttezza.

2. Il servizio di trasmissione all’area riservata dell’amministrazione è realizzato a cura del Consiglio nazionale del notariato, il quale garantisce la sicurezza della trasmissione dei dati e dei documenti contenuti nel singolo fascicolo digitale.

3. Il dominio del notariato consente al soggetto legittimato di accedere a un’area riservata per la trasmissione del fascicolo.

All’interno dell’area il soggetto legittimato può accedere esclusivamente ai documenti dallo stesso formati e alle ricevute associate a ciascun fascicolo trasmesso e può modificare i fascicoli informatici non ancora trasmessi. Il capo dell’archivio notarile può trasmettere il fascicolo digitale anche dal portale dei servizi telematici del dominio giustizia.

4. L’accesso all’area riservata ai soggetti legittimati avviene mediante un sistema IAM con autenticazione a più fattori e livello di garanzia almeno medio, con tracciamento degli accessi e delle operazioni. Le credenziali IAM sono rilasciate al notaio previa verifica della sua iscrizione a ruolo e identificazione a mezzo di documento di identità. Nella fase transitoria disciplinata dall’articolo 15, l’autenticazione e l’autorizzazione all’accesso sono gestite dal modulo IAM della Rete Unitaria del Notariato.

5. La ricezione del fascicolo digitale si intende perfezionata alla data in cui è generata dal sistema la ricevuta di accettazione nell’area riservata all’amministrazione, salvo quanto previsto dall’articolo 7, commi 9 e 10.

6. La trasmissione nell’area riservata all’amministrazione avviene in conformità alle specifiche tecniche stabilite dal capo del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del Ministero che determinano anche le modalità di interoperabilità tra il dominio giustizia e il dominio del notariato.

Art. 7

Controlli del sistema informatico e dell’archivio notarile distrettuale

1. Il sistema di formazione e trasmissione dei dati e dei documenti di cui all’articolo 65 della legge notarile garantisce l’esecuzione di controlli formali, automatizzati in tutto o in parte, su quanto trasmesso.

2. Se il controllo ha esito negativo il sistema segnala la presenza di anomalie. Queste ultime sono classificate come anomalie bloccanti, anomalie non bloccanti e anomalie lasciate al controllo dell’archivio notarile competente.

3. L’anomalia è bloccante nei seguenti casi:

a) fascicolo digitale non inviato secondo le modalità di cui all’articolo 6;

b) fascicolo digitale vuoto o corrotto;

c) fascicolo digitale che supera la dimensione massima consentita;

d) fascicolo digitale non sottoscritto con le modalità previste dall’articolo 3, comma 2, secondo periodo, o sottoscritto con firma basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso;

e) formato del fascicolo, o dei file contenuti nel medesimo, difforme dalle specifiche tecniche previste dall’articolo 3, comma 2;

f) struttura del fascicolo digitale con alberatura difforme dalle specifiche tecniche previste dall’articolo 3, comma 2;

g) fascicolo digitale sottoscritto da soggetto non legittimato;

h) fascicolo digitale che contiene dati nella distinta riassuntiva dei dati repertoriali e delle somme dovute e risulti vuoto in tutte le sezioni relative alle annotazioni repertoriali.

4. L’anomalia è non bloccante nei seguenti casi:

a) fascicolo digitale contenente una o più sezioni relative alle copie repertoriali, con indicazione di annotazioni, prive di dichiarazione di conformità;

b) fascicolo digitale, contenente la distinta riassuntiva dei dati repertoriali certificata negativa, con una o più sezioni relative alle copie repertoriali, mancanti di annotazioni, prive di attestazione negativa;

c) fascicolo digitale contenente la distinta riassuntiva dei dati repertoriali e delle somme dovute vuota o con difformità rispetto ai dati risultanti dalle sezioni relative alle copie repertoriali;

d) dati inseriti nel fascicolo digitale in formato difforme dalle specifiche tecniche previste dall’articolo 3, comma 2.

5. L’anomalia è lasciata al controllo dell’archivio notarile competente nei seguenti casi:

a) invio del fascicolo da parte di un soggetto diverso da quello che, all’esito del controllo automatizzato, ha sottoscritto il fascicolo;

b) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto non censito nel sistema;

c) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto non legittimato;

d) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto censito nel sistema, che invia in sostituzione di altro soggetto alla cui sostituzione non risulta legittimato;

e) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto censito nel sistema, che invia in sostituzione di altro soggetto non censito;

f) utilizzo di un certificato di firma digitale riferito a soggetto censito nel sistema, che invia in sostituzione di altro soggetto non più attivo.

6. Con provvedimento del direttore generale dell’Ufficio centrale possono essere individuate ulteriori anomalie rientranti nei casi di cui ai commi 3, 4 e 5. Le specifiche tecniche stabilite dal capo del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del Ministero possono individuare ulteriori anomalie di carattere informatico rientranti nei casi di cui ai commi 3 e 4.

7. Le anomalie e le segnalazioni generate nella fase di acquisizione del fascicolo sono comunicate dal sistema informatico mediante avvisi ai soggetti che hanno inviato i fascicoli e agli archivi notarili.

8. In presenza di anomalie bloccanti il fascicolo è irricevibile e il soggetto legittimato provvede all’invio di un nuovo fascicolo.

9. Se l’invio del fascicolo presenta anomalie non bloccanti lo stesso si considera accettato, ma il soggetto legittimato procede alla sua sostituzione ai sensi dell’articolo 9.

10. Nel caso di anomalie lasciate al controllo dell’archivio notarile competente l’avviso trasmesso dal sistema al soggetto che ha provveduto all’invio e all’archivio notarile contiene l’indicazione dell’anomalia riscontrata e comunica che l’acquisizione del fascicolo è sospesa in attesa della verifica dell’archivio. Se, nel caso di cui al primo periodo, risulta anche una anomalia non bloccante, l’avviso contiene anche l’indicazione della sussistenza di tale anomalia. L’archivio competente può forzare l’accettazione o, se verifica che l’anomalia rientra tra quelle bloccanti, rifiutare il fascicolo. Il capo dell’archivio comunica al sistema l’esito del controllo, secondo le modalità individuate con le specifiche tecniche di cui all’articolo 3, comma 2. Se l’esito è negativo, il sistema segnala un errore bloccante. Se l’esito è positivo, il fascicolo è accettato e la ricezione dello stesso si intende perfezionata alla data in cui era stata generata dal sistema la ricevuta relativa all’anomalia di cui al comma 5 nell’area riservata all’amministrazione. Se, all’esito dell’accettazione, permangono anomalie non bloccanti, il sistema continua a segnalarle e si applica il comma 9. Il notaio può altresì essere invitato a procedere all’invio di un nuovo fascicolo digitale in sostituzione del precedente e, in tal caso, il fascicolo inviato in sostituzione si considera trasmesso alla data in cui era stata generata dal sistema la ricevuta relativa all’anomalia di cui al comma 5 in relazione all’invio del primo fascicolo.

Art. 8

Ricevute del sistema informatico

1. Il sistema informatico, al termine dei controlli indicati all’articolo 7, genera le ricevute di accettazione e le comunicazioni di irricevibilità o la sospensione dell’acquisizione del fascicolo all’area riservata all’amministrazione, indicando le eventuali anomalie presenti secondo quanto previsto dallo stesso articolo 7.

2. Le ricevute di accettazione e le comunicazioni di irricevibilità sono sottoscritte con firma digitale.

3. La codifica delle ricevute, il formato dei file che le contengono, le informazioni che identificano l’accettazione del fascicolo, le segnalazioni generate dal sistema informatico, il motivo dell’eventuale esito negativo, gli avvisi inviati nel caso siano riscontrate anomalie non bloccanti o lasciate al controllo dell’archivio notarile competente, le modalità di trasmissione delle ricevute al soggetto che ha effettuato l’invio all’area riservata del dominio del notariato, sono individuate con decreto del direttore generale dell’Ufficio centrale.

Art. 9

Sostituzione del fascicolo

1. Se il soggetto legittimato individua degli errori successivamente alla trasmissione del fascicolo o nel caso che abbia ricevuto notizia di anomalie non bloccanti, trasmette senza indugio, con le modalità previste dall’articolo 6, un nuovo fascicolo digitale, che sostituisce integralmente il precedente e contiene tutti i documenti previsti dall’articolo 3, comma 1.

2. Il sistema informatico segnala all’archivio notarile le modifiche apportate rispetto al fascicolo precedentemente trasmesso.

Art. 10

Accesso all’area riservata all’amministrazione da parte dei soggetti abilitati interni

1. Il personale dell’archivio notarile distrettuale ha accesso al portale dei servizi telematici ed è autorizzato alla consultazione dei dati e dei documenti relativi al distretto notarile di competenza contenuti nel sistema informatico, allo scopo di:

a) effettuare il controllo degli adempimenti, della liquidazione delle tasse e dei contributi e degli importi versati dai notai del distretto notarile di competenza e gli altri controlli, anche ispettivi, demandati all’archivio dalla normativa vigente;

b) rilasciare, nei soli casi previsti dalla normativa vigente, duplicati, copie ed estratti analogici e informatici, anche per immagine, del fascicolo digitale di cui all’articolo 3;

c) rilasciare certificazioni;

d) procedere alle attività di immissione e aggiornamento dei dati e dei documenti previsti dalla normativa vigente;

e) effettuare ricerche di atti di ultima volontà, nel rispetto della normativa vigente;

f) estrarre dati ed inviarli nei casi previsti dalla normativa vigente.

2. Il personale dell’archivio notarile, su richiesta dell’utenza, effettua ricerche relative a singoli atti tra vivi e annotazioni del repertorio dei protesti rispetto all’intero territorio nazionale e ne fornisce l’esito. Per gli atti di ultima volontà la ricerca e la comunicazione del relativo esito è ristretta al distretto notarile di competenza.

3. Il capo dell’archivio notarile distrettuale comunica all’Ufficio centrale l’elenco dei dipendenti autorizzati ad accedere al sistema informatico per effettuare le operazioni di immissione e aggiornamento dei dati.

4. Nel caso di ispezioni ordinarie o straordinarie eseguite ai sensi degli articoli 129, comma 1, lettera b), e 132 della legge notarile, è consentito l’accesso al sistema informatico al capo della circoscrizione ispettiva o all’ispettore incaricato, previa comunicazione all’Ufficio centrale.

5. Il personale dell’Ufficio centrale provvede all’estrazione dei dati della statistica del notariato di cui all’articolo 78, settimo comma, del regolamento notarile e di quelli di cui all’articolo 4, comma 2, della legge notarile.

6. Il personale dell’Ufficio centrale accede ai dati del sistema informatico per funzioni conoscitive relative ai monitoraggi economici e finanziari dei distretti notarili collegati alle finalità istituzionali dell’Ufficio centrale e a quelle del Ministero della giustizia, per rilevazioni statistiche e per verifiche delle operazioni di accesso al sistema medesimo, anche al fine di accertarne la legittimità.

7. L’accesso al sistema avviene attraverso l’area riservata all’amministrazione del portale di erogazione dei servizi telematici dell’Amministrazione degli archivi notarili.

8. L’autenticazione per i soggetti abilitati interni avviene sul portale dei servizi telematici mediante i sistemi in uso presso il Ministero della giustizia e il dominio del notariato con forme di autenticazione gestiti tra i due domini. L’accesso del personale autorizzato dell’amministrazione degli archivi notarili è consentito anche dall’esterno del dominio giustizia.

9. Gli amministratori e il personale tecnico addetto alla gestione delle strutture informatiche del dominio giustizia accedono previa autenticazione e provvedono esclusivamente all’elaborazione dei dati di cui al comma 5 secondo le istruzioni comunicate dal direttore generale dell’Ufficio centrale e all’esecuzione di attività relative alla gestione attività di manutenzione e aggiornamento tecnologico, di sicurezza, tenuta e conservazione dei dati.

10. Il sistema informatico prevede la creazione di profili identificativi e autorizzativi dei soggetti abilitati differenziati per funzione, ai fini dell’espletamento delle attività di rispettiva pertinenza di questi ultimi, come individuate nel presente articolo.

11. Il sistema informatico registra tutte le operazioni effettuate dagli utenti abilitati garantendo l’integrità, disponibilità e la riservatezza dei dati registrati. I dati sono confermati in conformità alle regole tecniche dal capo del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del Ministero.

12. Con decreto del direttore generale dell’Ufficio centrale possono essere modificate le funzioni attribuite ai soggetti abilitati interni nel presente articolo, nel rispetto della normativa vigente.

Art. 11

Procedure di emergenza

1. Nel caso di irregolare funzionamento degli strumenti tecnologici necessari alla trasmissione e all’acquisizione del fascicolo digitale e all’emissione delle ricevute da parte del sistema informatico i soggetti legittimati provvedono a rinnovare l’invio informatico. Se l’irregolare funzionamento si verifica in prossimità della scadenza prevista dall’articolo 77 del regolamento notarile, il notaio può trasmettere all’archivio notarile distrettuale competente le copie mensili dei repertori e le copie trimestrali del registro somme e valori su supporto cartaceo, con l’utilizzo dei modelli vigenti.

2. Si considera irregolare funzionamento del servizio telematico del sistema informatico l’interruzione dello stesso per un periodo superiore alle ore tre nell’arco temporale giornaliero di disponibilità del sistema.

3. Anche nel caso in cui ricorra una causa, non dipendente dal servizio telematico, che impedisca la generazione o l’invio del fascicolo entro il termine previsto dall’articolo 77 del regolamento notarile, il notaio è autorizzato a trasmettere all’archivio notarile distrettuale competente le copie mensili dei repertori e le copie trimestrali del registro somme e valori su supporto cartaceo, con le stesse modalità di cui al comma 1, fornendo dichiarazione e documentazione giustificativa dell’impossibilità della trasmissione del fascicolo digitale.

4. Nei casi previsti di trasmissione delle copie mensili dei repertori e delle copie trimestrali del registro somme e valori su supporto cartaceo il soggetto legittimato trasmette il fascicolo digitale alla cessazione del malfunzionamento di cui ai commi 1 e 2 o della causa dell’impedimento di cui al comma 3.

Art. 12

Modalità di invio in conservazione

1. I fascicoli sono trasmessi con modalità automatizzate su di un sistema di conservazione a norma strutturato nel rispetto degli articoli 43, comma 3 e 44 del CAD.

2. L’invio in conservazione dei fascicoli in sospeso è differito fino al momento della definizione del fascicolo.

3. I fascicoli sono inviati in conservazione unitamente all’esito dei controlli e alla ricevuta di accettazione.

4. I fascicoli sono conservati unitamente al seguente set minimo di metadati:

a) codice fiscale del pubblico ufficiale;

b) codice fiscale del sostituto (opzionale);

c) mese di riferimento;

d) anno di riferimento;

e) distretto notarile;

f) archivio notarile;

g) progressivo invio.

5. Ciascun fascicolo inviato in conservazione è marcato temporalmente.

Art. 13

Disponibilità dei servizi informatici

1. L’Ufficio centrale può sospendere il servizio telematico in relazione ad esigenze connesse all’efficienza e alla sicurezza del servizio stesso dandone tempestiva comunicazione mediante avviso pubblicato sul portale dei servizi telematici e con qualunque ulteriore mezzo idoneo.

Art. 14

Scarto di fascicoli digitali e ricevute

1. I fascicoli digitali acquisiti correttamente ma sostituiti ai sensi dell’articolo 9 possono essere eliminati, relativamente ai notai cessati dall’esercizio professionale o trasferiti in altri distretti notarili, dopo che i loro atti siano stati ritirati e sottoposti alla ispezione e verificazione a norma degli articoli 107 e 108 della legge notarile e dopo che sia stato accertato che i repertori non sono andati distrutti, danneggiati o non risultano comunque illeggibili.

2. I fascicoli digitali non acquisiti possono essere eliminati dopo almeno dieci anni dal loro invio.

3. Le ricevute che riportano l’acquisizione corretta del fascicolo digitale possono essere scartate dopo cinque anni dal loro invio. I fascicoli digitali contenenti le altre ricevute previste dall’articolo 8 e sostituiti ai sensi dell’articolo 9 possono essere scartati dopo almeno dieci anni dalla loro sostituzione.

Capo III

Fase transitoria, trattamento dei dati, disposizioni di attuazione e finanziarie

Art. 15

Fase transitoria

1. Fino alla completa realizzazione del sistema di trasmissione disciplinato dal presente decreto, la trasmissione digitale dei dati e documenti di cui all’articolo 65, quarto comma, della legge notarile all’Ufficio centrale avviene tramite una struttura informatica, dotata anche di un sistema di conservazione a norma strutturato nel rispetto degli articoli 43, comma 3 e 44 del CAD, predisposta dal Consiglio nazionale del notariato previa convenzione sottoscritta dallo stesso Consiglio nazionale con il Ministero della giustizia e l’Amministrazione degli archivi notarili.

2. Con provvedimento del direttore generale dell’Ufficio centrale è disciplinato il trasferimento dei documenti e dei dati di cui al presente decreto al sistema informatico.

3. I dati contenuti nella distinta riassuntiva dei dati repertoriali e dei versamenti mensili di cui all’articolo 65, primo comma, della legge notarile sono resi disponibili dalla struttura informatica di cui al comma 1 all’archivio notarile distrettuale competente, mediante interfacce dei sistemi dell’Amministrazione degli archivi notarili.

4. Nel caso di integrazione del versamento per errore che non si riferisce al contenuto della distinta, il soggetto che ha eseguito il versamento comunica all’archivio notarile competente l’esecuzione del pagamento integrativo e non si applica l’articolo 9.

5. L’anagrafica del personale dell’Amministrazione degli archivi notarili che accede alla struttura di cui al comma 1 per effettuare le operazioni di trattamento di cui agli articoli 10 e 12 è aggiornata dall’Ufficio centrale ed è resa disponibile alla struttura di cui al comma 1 con le modalità individuate nella convenzione prevista dallo stesso comma 1.

Art. 16

Trattamento dati

1. Il Ministero – Direzione generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili, l’Amministrazione degli archivi notarili, i notai e il Consiglio Nazionale del Notariato sono titolari dei trattamenti di dati personali effettuati, ciascuno per le attività di rispettiva competenza, ai fini della tenuta e gestione dell’archivio centrale informatico.

2. Il trattamento dei dati personali raccolti avviene in conformità al regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in ogni caso con adozione di tutte le misure necessarie a garantire il rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza nei confronti degli interessati, di limitazione della finalità, di minimizzazione dei dati, di limitazione della conservazione e di integrità e riservatezza e di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita.

3. Il trattamento dei dati personali di cui al comma 2 è effettuato per le sole finalità di rilevante interesse pubblico correlate alla tenuta e gestione dell’archivio centrale informatico.

È vietata la comunicazione o la diffusione a terzi dei medesimi dati indicati al comma 2, nonchè la messa a disposizione del pubblico.

4. Il Ministero – Direzione generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili, l’Amministrazione degli archivi notarili, i notai e il Consiglio Nazionale del Notariato si informano vicendevolmente di ogni violazione dei dati personali suscettibile di produrre effetto anche sui trattamenti dei quali gli altri soggetti sono responsabili.

5. I dati trattati ai sensi del presente decreto sono conservati dal Ministero per un periodo non superiore a dieci anni esclusivamente allo scopo di consentire lo svolgimento delle attività e i controlli previsti dal presente decreto e comunque fino alla definizione di eventuali contenziosi.

6. Le specifiche tecniche previste dal presente decreto sono adottate sentito il Garante per la protezione dei dati personali e prevedono un elevato livello di sicurezza delle procedure di autenticazione informatica per l’accesso, da parte dei soggetti legittimati e dei soggetti abilitati interni, ai sistemi e servizi informatici dei domini giustizia e notariato, il tracciamento dei relativi accessi e delle operazioni compiute, l’attivazione di specifici alert volti a rilevare comportamenti anomali o a rischio relativi alle operazioni eseguite, nonchè l’esecuzione di attività di controllo interno con cadenza almeno annuale, volte a verificare la legittimità e la liceità delle operazioni effettuate e l’integrità dei dati e dei sistemi utilizzati.

Art. 17

Disposizioni di attuazione

1. Con provvedimenti del direttore generale dell’Ufficio centrale, pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, sono fissate:

a) le date a decorrere dalle quali i soggetti legittimati, appartenenti ad uno o più distretti notarili individuati nello stesso provvedimento, inviano tanto il fascicolo digitale di cui all’articolo 3 quanto la copia mensile dei repertori e la copia trimestrale del registro somme e valori su supporto cartaceo, che deve pervenire all’archivio secondo le vigenti modalità;

b) le date a decorrere dalle quali i soggetti legittimati, appartenenti ad uno o più distretti notarili individuati nello stesso provvedimento, a seguito della progressiva attivazione del servizio telematico di cui al presente decreto, inviano unicamente il fascicolo digitale di cui all’articolo 3;

c) le date a decorrere dalle quali la consultazione dell’indice generale delle parti previsto dall’articolo 114, secondo comma, della legge notarile, dall’articolo 154, secondo e terzo comma, del regolamento notarile e dall’articolo 27 del regio decreto-legge 23 ottobre 1924, n. 1737, convertito dalla legge 18 marzo 1926, n. 562, è assicurata mediante il portale dei servizi telematici.

Art. 18

Clausola di invarianza finanziaria

1. Dall’attuazione delle disposizioni del presente decreto non devono derivare nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica. Le amministrazioni pubbliche interessate provvedono ai relativi adempimenti nell’ambito delle risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente.