MINISTERO delle IMPRESE e del MADE IN ITALY – Decreto ministeriale n. 159 del 17 settembre 2024
Regolamento di attuazione dell’articolo 4, comma 6 del decreto legislativo 25 novembre 2016, n. 219, relativo alla formazione e gestione del fascicolo informatico d’impresa
Art. 1
Definizioni
1. Ai fini del presente decreto sono adottate le seguenti definizioni:
a) «fascicolo»: il fascicolo informatico d’impresa di cui all’articolo 2, comma 2, lettera b), della legge 29 dicembre 1993, n. 580;
b) «SUAP»: lo sportello unico per le attività produttive, unico punto di accesso per il richiedente in relazione a tutte le vicende amministrative riguardanti la sua attività produttiva, che fornisce una risposta unica e tempestiva in luogo di tutte le pubbliche amministrazioni, comunque coinvolte nel procedimento, di cui all’articolo 38, comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, e all’articolo 2 del decreto del Presidente della Repubblica 7 settembre 2010, n. 160;
c) «camera di commercio territorialmente competente»: la Camera di commercio presso cui è iscritta o annotata la sede principale dell’impresa o del soggetto economico; nel caso di società o soggetto straniero quella presso cui è iscritta la sede secondaria o l’unità locale; nel caso abbia più sedi secondarie o più unità locali, è quella presso cui è iscritta la sede secondaria o l’unità locale designata come principale;
d) «CAD»: il Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
e) «d.P.R. 160/2010»: il decreto del Presidente della Repubblica 7 settembre 2010, n. 160, in attuazione dell’articolo 38, comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133;
f) «amministrazioni»: le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici territoriali, gli altri enti pubblici non economici, gli organismi di diritto pubblico;
g) «portale»: il sito web www.impresainungiorno.gov.it di riferimento per imprese e soggetti da esse delegati, che consente di ottenere informazioni e interoperare telematicamente con gli enti coinvolti nelle diverse fasi delle attività produttive e della prestazione di servizi, anche attraverso la Piattaforma Digitale Nazionale Dati di cui all’articolo 50-ter del CAD e le regole tecniche del Sistema pubblico di connettività;
h) «SCIA»: la segnalazione certificata di inizio attività di cui agli articoli 19 e 19-bis, commi 2 e 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241;
i) «comunicazione unica»: l’istituto di cui all’articolo 9 del decreto-legge 31 gennaio 2007, n. 7, convertito, con modificazioni, dalla legge 2 aprile 2007, n. 40, richiamato dall’articolo 5, comma 2, del d.P.R. 160/2010, e di cui all’articolo 25, comma 3, del decreto legislativo 26 marzo 2010, n. 59;
l) «attività»: attività economica o professionale, anche agricola, esercitata da un soggetto iscritto nel registro delle imprese oppure nel repertorio economico amministrativo (REA);
m) «REA»: il repertorio delle notizie economiche e amministrative di cui all’articolo 9 del decreto del Presidente della Repubblica 7 dicembre 1995, n. 581;
n) «registro delle imprese»: il registro delle imprese di cui all’articolo 2188 del codice civile e di cui all’articolo 8 della legge 29 dicembre 1993, n. 580;
o) «documenti»: i provvedimenti conclusivi di procedimenti amministrativi concernenti attività d’impresa adottati successivamente alla data di entrata in vigore del decreto legislativo 25 novembre 2016, n. 219; i provvedimenti, gli atti e i documenti di cui all’articolo 43-bis del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445: quelli di cui all’articolo 2, comma 2 del d.P.R. 160/2010, quelli relativi alle verifiche e ai verbali concernenti i controlli effettuati ai sensi dei decreti legislativi di cui all’articolo 27 della legge 5 agosto 2022, n. 118, nonchè, ai sensi della legislazione vigente, in relazione alla competenza delle singole Amministrazioni interessate, le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività di impresa e, ove previsto, i relativi elaborati tecnici e allegati e i documenti attestanti atti, fatti, qualità, stati soggettivi, nonchè gli atti di autorizzazione, licenza, concessione, permesso o nulla osta comunque denominati rilasciati dallo sportello unico o acquisiti da altre amministrazioni ovvero comunicati dall’impresa o dalle agenzie per le imprese, ivi comprese le certificazioni di qualità o ambientali e le verifiche eventualmente effettuate sull’attività e sui locali ad essa adibiti;
p) «metadati»: i dati associati a un documento informatico, a un fascicolo informatico o a un’aggregazione documentale, di cui alle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, Glossario Allegato 1, adottate dall’Agenzia per l’Italia digitale (d’ora in poi AgId);
q) «documento informatico»: il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera p), del CAD, formato secondo le modalità previste dalle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate dall’Agenzia per l’Italia digitale ivi inclusa la modalità di formazione tramite «generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati» e compresi i metadati;
r) «duplicato informatico»: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera i-quinquies, del CAD;
s) «soggetti pubblici»: le amministrazioni di cui alla lettera f), l’Autorità giudiziaria e tributaria, i gestori e concessionari di pubblici servizi;
t) «impresa»: i soggetti che esercitano attività economicamente rilevanti, iscritti al REA, diversi dal soggetto economico di cui alla lettera z);
u) «soggetti privati»: tutti i soggetti diversi dall’impresa di cui alla lettera t), dal soggetto economico di cui alla lettera z) e dai soggetti pubblici di cui alla lettera s);
v) «piattaforme o portali interoperabili»: tutti i portali e le piattaforme informatiche diversi da quello di cui alla lettera g), che danno seguito all’interscambio e all’interazione con il fascicolo, nel rispetto delle disposizioni del CAD e delle specifiche tecniche per l’interoperabilità definite dall’Agenzia per l’Italia digitale;
z) «soggetto economico»: i soggetti esercitanti attività economicamente rilevanti, non costituiti in forma di impresa, iscritti al REA;
aa) «decreto interministeriale 12 novembre 2021»: il decreto del Ministero dello Sviluppo Economico 12 novembre 2021, “Modifica dell’allegato tecnico del decreto del Presidente della Repubblica 7 settembre 2010, n. 160, in materia di specifiche tecniche e di riordino della disciplina sullo sportello unico della attività produttive (SUAP)”;
bb) «regolamento GDPR»: il regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016;
cc) «codice in materia di protezione dei dati personali»: decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
dd) «Ministero»: Ministero delle imprese e del Made in Italy, come definito dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 e dal decreto-legge 11 novembre 2022, n. 173, convertito, con modificazioni, dalla L. 16 dicembre 2022, n. 204;
ee) «Ministro»: Ministro delle imprese e del Made in Italy, come definito dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300 e dal decreto-legge 11 novembre 2022, n. 173, convertito, con modificazioni, dalla L. 16 dicembre 2022, n. 204.
Art. 2
Finalità e accesso al fascicolo informatico d’impresa
1. Il fascicolo è l’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente tutti i documenti, come definiti dall’articolo 1, comma 1, lettera o), di ciascuna impresa e di ciascun soggetto economico.
2. Il fascicolo, unico per ciascuna impresa iscritta o annotata nel registro delle imprese e per i soggetti economici iscritti nel REA, è tenuto dalla camera di commercio territorialmente competente unitamente al REA ed è a questo informaticamente collegato.
3. Per le loro finalità istituzionali i soggetti pubblici hanno accesso al fascicolo informatico e acquisiscono, direttamente e senza oneri economici, tutti i dati e documenti relativi all’attività dell’impresa. Non richiedono all’impresa l’attestazione di atti, fatti, notizie, autocertificazioni e certificazioni presenti nel fascicolo oppure l’esibizione di documenti conservati nello stesso.
Ai sensi dell’articolo 18 della legge 7 agosto 1990, n. 241, i soggetti pubblici possono richiedere alle imprese e ai soggetti economici i soli elementi necessari per la ricerca dei dati e documenti.
4. L’acquisizione dei dati e dei documenti contenuti nel fascicolo da parte delle amministrazioni avviene attraverso l’interoperabilità tra sistemi informatici e fascicolo mediante i servizi resi disponibili dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati di cui all’articolo 50-ter del CAD.
5. L’impresa o il soggetto economico ha diritto di accesso gratuito e senza limiti alla consultazione del proprio fascicolo.
6. I soggetti privati diversi dai soggetti di cui al comma 5 possono acquisire, tramite interrogazione puntuale del fascicolo, i dati e i documenti relativi all’esercizio dell’attività di ciascuna impresa iscritta o annotata nel registro delle imprese, o di ciascun soggetto economico iscritto nel REA, con le limitazioni e previa corresponsione dei diritti di segreteria di cui all’articolo 7.
Art. 3
Alimentazione del fascicolo informatico d’impresa
1. Il fascicolo è alimentato, per quanto di rispettiva competenza, dal SUAP e dai responsabili del procedimento delle amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 1, lett. f) nonchè dalle amministrazioni che effettuano i controlli ai sensi dei decreti legislativi di cui all’articolo 27 della legge 5 agosto 2022, n. 118.
2. I soggetti di cui al comma 1 trasmettono alla camera di commercio territorialmente competente il duplicato informatico dei documenti relativi all’attività di impresa, come definiti dall’articolo 1, comma 1, lettera o), ai fini dell’inserimento nel fascicolo, con le modalità di cui all’articolo 4.
3. I documenti di cui al comma 2 sono acquisiti nel fascicolo in ordine cronologico e sono integrati d’ufficio dal REA con tutte le informazioni e i documenti da questo a qualunque titolo detenuti, rilevanti ai fini dell’attività d’impresa.
Art. 4
Tempi e modalità di trasmissione
1. Salvo quanto previsto ai commi 2 e 3, la trasmissione con modalità informatiche di cui all’articolo 3, comma 2, avviene entro cinque giorni decorrenti:
a) dalla data in cui il provvedimento è stato comunicato al soggetto interessato, ovvero ha acquisito efficacia secondo la normativa ad esso applicabile;
b) nei casi di SCIA, dalla scadenza del termine previsto dall’articolo 19, commi 3 e 6-bis, della legge 7 agosto 1990, n. 241;
c) per i procedimenti per i quali è previsto un silenzio significativo, dalla scadenza del termine previsto all’articolo 20, comma 1, della legge 7 agosto 1990, n. 241, oppure di quello stabilito dalla normativa ad esso applicabile;
d) per i rimanenti documenti di cui all’articolo 1, comma 1, lettera o), dalla data di ricezione di ciascuno degli stessi da parte del SUAP.
2. I provvedimenti finali di cui all’articolo 4, comma 6, del decreto legislativo 25 novembre 2016, n. 219, adottati dalla data di entrata in vigore del decreto legislativo fino alla data di entrata in vigore del presente regolamento, sono trasmessi con modalità informatica, alla camera di commercio territorialmente competente per il loro inserimento nel fascicolo, entro trenta giorni dalla pubblicazione del decreto di cui all’articolo 9, comma 3.
3. I provvedimenti di cui al comma 2 che siano già stati trasmessi al REA competente sono inseriti d’ufficio nel fascicolo, entro lo stesso termine e con le medesime modalità.
4. La trasmissione di cui al presente articolo avviene in conformità alle specifiche tecniche adottate con i decreti di cui all’articolo 9, sulla base della tassonomia di cui all’articolo 5.
Art. 5
Tassonomia dei documenti
1. I documenti, trasmessi in duplicato informatico al fascicolo, sono classificati dai soggetti di cui all’articolo 3, comma 1, sulla base della tassonomia di cui all’allegato A al presente regolamento.
2. Le camere di commercio verificano costantemente l’adeguatezza della tassonomia e la sua rispondenza alle esigenze dei soggetti che conferiscono informazioni o consultano il fascicolo e per il tramite dell’Unioncamere trasmettono con cadenza almeno annuale una relazione al Ministero proponendo eventuali adeguamenti.
3. Le modifiche alla tassonomia di cui al comma 1 sono introdotte con decreto del Ministro, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza Unificata.
Art. 6
Conservazione dei documenti
1. Al fine di garantire la rappresentazione della situazione vigente, e la conservazione della memoria dello stato storico, i documenti trasmessi in duplicato informatico sono conservati nel fascicolo dalla camera di commercio territorialmente competente, a norma delle disposizioni sulla conservazione dei documenti contenute nel CAD e delle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate dall’AgId. Dopo il decorso del tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali essi sono trattati nel fascicolo informatico, sulla base del termine di cui all’articolo 7, comma 2, i documenti presenti nel fascicolo relativo ad una impresa individuale sono cancellati, mentre nei restanti casi i dati personali in essi presenti sono anonimizzati.
Art. 7
Consultazione dei privati
1. I privati di cui all’articolo 2, comma 6, consultano e acquisiscono i documenti presenti nel fascicolo, nel rispetto del regolamento GDPR e del codice in materia di protezione dei dati personali. Salve le disposizioni di cui agli articoli da 22 a 28, della legge 7 agosto 1990, n. 241, e fermo restando lo specifico regime di ostensibilità di ciascuno dei documenti presenti nel fascicolo, si applicano le esclusioni di all’articolo 5-bis, comma 1, lettere f) e g), e comma 2, lettere a) e c), del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33.
2. La consultazione di cui al comma 1 è consentita nel rispetto del termine individuato nella tassonomia di cui all’articolo 5 e comunque di quello eventualmente all’uopo indicato al momento della trasmissione del documento o del dato dai soggetti di cui all’articolo 3, comma 1.
3. I diritti di segreteria per gli adempimenti previsti dal presente articolo sono stabiliti, modificati e aggiornati con le modalità di cui all’articolo 18 della legge 29 dicembre 1993, n. 580.
Art. 8
Trattamento dei dati personali
1. La camera di commercio territorialmente competente è titolare del trattamento dei dati personali conservati nel fascicolo ai sensi dell’articolo 2, comma 2.
2. I SUAP e le amministrazioni di cui all’articolo 3, comma 1, sono titolari del trattamento dei dati personali effettuato per le operazioni di alimentazione del fascicolo ai sensi dell’articolo 3, comma 2.
3. Le amministrazioni di cui all’articolo 3, comma 1, e i privati di cui all’articolo 2, comma 6, questi ultimi nel rispetto delle disposizioni di cui all’articolo 7, sono titolari del trattamento dei dati personali acquisiti dal fascicolo ai sensi dell’articolo 2, commi 3 e 6.
4. I trattamenti dei dati di cui al presente articolo sono effettuati in conformità e nel rispetto delle disposizioni e dei principi di cui al regolamento GDPR e al codice in materia di protezione dei dati personali e hanno per oggetto i dati personali presenti nei documenti di cui all’articolo 2, comma 1.
5. I titolari del trattamento operano, anche con specifico riferimento alla gestione del fascicolo, adottando le idonee misure tecniche per garantire la sicurezza informatica, al fine di assicurare un livello di sicurezza dei dati personali adeguato al rischio di distruzione, perdita, modifica o accesso non autorizzato ai dati trattati, in conformità al regolamento GDPR e secondo quanto ivi stabilito all’articolo 32.
Art. 9
Cronoprogramma per l’applicazione delle disposizioni regolamentari
1. Le disposizioni del presente decreto si applicano ai SUAP conformi ai requisiti e alle prescrizioni di cui all’allegato tecnico al d.P.R. 160/2010, come modificato dal decreto interministeriale 12 novembre 2021, e sono attuate, con decreto del Ministro, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali, e la Conferenza Unificata, entro il 26 novembre 2025. I SUAP si rendono interoperabili con il fascicolo, mediante i servizi resi disponibili dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati di cui all’articolo 50-ter del CAD, entro centottanta giorni dall’adozione del decreto di cui al primo periodo.
2. Le disposizioni del presente decreto si applicano altresì alle amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 1, lettera f), e sono attuate con decreto del Ministro, da adottarsi, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza Unificata, entro centoventi giorni dalla emanazione del decreto di cui al comma 1, con il quale sono individuate le modalità di alimentazione. Le amministrazioni destinatarie del decreto di cui al presente comma si conformano ad esso entro centoventi giorni dall’entrata in vigore del provvedimento di cui al primo periodo.
3. Nel rispetto del principio della gradualità e proporzionalità, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e le amministrazioni coinvolte, con uno o più decreti del Ministro può essere esteso il novero dei soggetti abilitati al deposito nel fascicolo di dati, atti e documenti inerenti all’attività d’impresa, nel rispetto delle specifiche tecniche adottate con il decreto di cui al comma 1.
Art. 10
Invarianza di spesa
1. Dall’attuazione delle disposizioni di cui al presente decreto non derivano nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.
Allegato
(Testo dell’allegato)