MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO – Circolare 17 gennaio 2019, n. 3712/C – Istanza di cancellazione dal Registro delle imprese da parte di imprese che non hanno comunicato l’indirizzo di posta elettronica certificata societarie – Art. 5, comma 2 del D.L. n. 179/2012 e art. 16 del D.L. n. 5/2012 (ndr: art. 16 del D.L., n. 185/2008)

Istanza di cancellazione dal Registro delle imprese da parte di imprese che non hanno comunicato l’indirizzo di posta elettronica certificata societarie – Art. 5, comma 2 del D.L. n. 179/2012 e art. 16 del D.L. n. 5/2012 (ndr: art. 16 del D.L., n. 185/2008)

La Camera di commercio di Bari con la nota n. 68418 del 27.12.2018 rappresentava quanto appresso riportato: << (…) si chiede se quanto stabilito con la circolare n.ro 3664/C del 2 dicembre 2013, debba continuarsi regolarmente ad applicare dall’Ufficio del Registro delle imprese. In particolare ci si riferisce all’interpretazione da darsi in merito all’applicazione dell’articolo 5, comma 2, del D.L. n.179 del 2012, ed al relativo procedimento consequenziale che prevede la sospensione di tutte le domande di iscrizione presentate all’ufficio da parte delle imprese individuali, che risultino prive di un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, valido ed attivo, eccezion fatta per quelle che richiedano la loro cancellazione dal Registro delle Imprese.

Tanto in virtù di quanto stabilito dalla Suprema Corte di Cassazione, con due distinte pronunce, le Ordinanze n.ro 16365 e n.ro 30532, pubblicate rispettivamente il 21/6/2018 e il 26/11/2018 che, tra l’altro, hanno evidenziato il medesimo principio ovvero quello secondo il quale ” … ogni imprenditore, individuale o collettivo, iscritto al registro delle imprese è tenuto a dotarsi di indirizzo di posta elettronica certificata… e che … tale indirizzo costituisce l’indirizzo pubblico informatico che i predetti hanno l’onere di attivare, tenere operativo e rinnovare nel tempo sin dalla fase di iscrizione nel registro delle imprese e finanche per i dodici mesi successivi alla eventuale cancellazione di esso” Pertanto è opportuno conoscere se l’eccezione evidenziata nella richiamata circolare debba essere confermata, non solo relativamente alle istanze di cancellazione presentate dalle imprese individuali, ma anche da quelle collettive >>.

In merito ai quesiti proposti dalla Camera di commercio di Bari si precisa quanto segue.

Per quanto riguarda l’obbligo per le imprese individuali di munirsi di indirizzo di posta elettronica certificata il comma 2 dell’art. 5 del D.L. n. 179/2012 dispone che “Le imprese individuali attive e non soggette a procedura concorsuale, sono tenute a depositare, presso l’ ufficio del registro delle imprese competente, il proprio indirizzo di posta elettronica certificato. L’Ufficio del Registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa individuale che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’art. 2630 del codice civile, sospende la domanda fino ad integrazione della domanda con l’indirizzo di posta elettronica certificata e comunque per quarantacinque giorni; trascorso tale periodo, la domanda si intende non presentata.”

Per quanto riguarda, invece, le società il comma 6 bis dell’art. 16 del D.L. n. 5/2012 (ndr: comma 6 bis dell’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185) prevede che ” Le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro delle imprese(…). Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore comunicano al registro delle imprese il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (…)

L’Ufficio del Registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societario che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, in luogo dell’irrogazione della sanzione prevista dall’art. 2630 del codice civile, sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di posta elettronica certificata.”

Nella circolare n. 3666 (ndr: circolare n. 3664/C del 2 dicembre 2013) era stata adottata un’interpretazione in base alla quale la sanzione per mancata comunicazione dell’indirizzo pec prevista dall’art. 5,comma 2 del D.L. n. 179 del 2012 e consistente nella sospensione temporanea della richiesta di iscrizione nel Registro delle imprese, non fosse applicabile nel caso di presentazione di istanza di cancellazione dell’impresa individuale dal Registro delle imprese.

La motivazione in base alla quale tale interpretazione è stata adottata risiede nel fatto che il richiamato art. 5, comma 2 prevede che l’obbligo di iscrizione della pec sia a carico delle imprese individuali attive escludendo, quindi, le imprese che hanno concluso il loro ciclo vitale e, conseguentemente, hanno avanzato istanza di iscrizione di cancellazione .

Con riguardo al primo quesito posto dalla Camera di Bari e cioè se la circolare n. 3664 debba continuarsi regolarmente ad applicare, la risposta è affermativa anche se non si può non osservare, che allo stato attuale, essendo trascorsi molti anni dall’insorgenza dell’obbligo di comunicare la pec, non dovrebbe più prospettarsi l’ipotesi di un’impresa che ancora non abbia comunicato il proprio indirizzo pec. Si consideri che le nuove imprese assolvono all’obbligo al momento della prima iscrizione e che quelle già iscritte alla data di entrata in vigore del d.l. n.185 del 2008 per le società e del d.l. n. 179 del 2012 rispettivamente dovevano iscrivere la pec entro il 29 novembre 2011 ed entro il 30 giugno 2013.

Con riguardo al secondo quesito e cioè se l’interpretazione fornita dalla Scrivente con riguardo alla presenza del requisito della attività dell’impresa ai fini dell’applicazione della sanzione si precisa che anche per le imprese costituite in forma collettiva, il legislatore parallelamente a quanto previsto per le individuali, ha previsto la sanzione della sospensione dell’iscrizione in caso di mancanza della comunicazione dell’indirizzo pec ( comma 6 bis). Tuttavia non ha richiesto esplicitamente il requisito dell’attività della gestione della società. Pertanto adottando un’interpretazione letterale anche se l’oggetto dell’istanza è la richiesta di cancellazione dal Registro delle imprese in caso di mancata comunicazione dell’indirizzo pec l’iscrizione dell’istanza viene sospesa.

La conseguenza sarebbe, però, che il Registro delle imprese certificherebbe che l’impresa è in vita anche quando di fatto non lo è.

Nonostante l’ostacolo costituito dal fatto che la norma non specifica che l’obbligo di comunicare la pec sussista solo nel caso di imprese attive, secondo il parere della Scrivente, in via teleologica, le conclusioni cui si è giunti per le imprese individuali e cioè che si procede in ogni caso all’iscrizione dell’istanza di cancellazione presentata da un’impresa individuale anche nel caso in cui l’impresa in questione non abbia comunicato l’indirizzo pec, possano ritenersi estensibili anche alle società.

Si ritiene, infatti, che il requisito della vigenza dello stato di attività dovrebbe restare, anche per le società, un presupposto imprescindibile per l’applicazione della sanzione. Negare l’iscrizione dell’istanza di cancellazione creerebbe una falsa rappresentazione dello stato reale di quelle imprese che, benché di fatto non più operative, continuerebbero a risultare, falsamente, attive, pur avendo manifestato la volontà di cancellarsi dal Registro delle imprese. Nonostante l’avvenuta violazione dell’obbligo di legge inerente la comunicazione della pec, può ritenersi prevalente, soprattutto in funzione dell’affidamento dei terzi, l’interesse a che il Registro delle imprese dia atto della reale situazione nella quale versa l’impresa.

Si aggiunga che in ogni caso la Camera, seppure negasse l’iscrizione in via temporanea, dovrebbe provvedere alla stessa attuando la procedura d’ufficio, di fronte al perpetuarsi del comportamento omissivo, per il fatto di essere venuta a conoscenza della notizia della cessazione dell’attività, a seguito della presentazione dell’istanza. Infatti l’iscrizione della cessazione dell’attività di impresa è obbligatoria e ad essa la Camera deve, comunque, provvedere d’ufficio, ai sensi dell’art. 2190 munendosi di un decreto del Giudice del Registro. Resta salva, ovviamente, l’applicazione della sanzione  pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c.

Concludendo, anche per motivi di omogeneità di adozione del criterio interpretativo, la Scrivente ritiene sostenibile la necessità di procedere in ogni caso all’iscrizione delle istanze di cancellazione dal Registro delle imprese sia per le imprese individuali che per quelle societarie anche in carenza dell’indirizzo pec.

Tutto quanto sopra enunciato non sembra in conflitto con quanto espresso dalla Corte di Cassazione nelle ordinanze citate dalla Camera di commercio di Bari. In quei pronunciamenti la Suprema Corte sembra ribadire che alla pec occorre riconoscere la sostanziale funzione di recapito informatico delle imprese ed inoltre conferma il carattere di ufficialità della pec affermando il principio che l’indirizzo di posta elettronica certificata deve accompagnare l’impresa sin dal momento della iscrizione dell’impresa stessa nel registro delle imprese e deve permanere in stato di validità anche nei dodici mesi successivi alla cancellazione dell’impresa stessa dal predetto registro per esigenze inerenti l’eventuale notifica di atti.

Il carattere di ufficialità è conferito alla pec al momento dell’iscrizione nel registro delle imprese il quale, grazie alla funzione pubblicitaria che svolge assicura l’affidamento nei terzi sulla sua esattezza. Alle Camere di commercio è rimesso il compito di curare al meglio la funzione pubblicitaria delle notizie e degli atti iscritti e depositati nel registro e quindi anche dell’indirizzo di pec comunicato dall’impresa che diventa un recapito sostanzialmente assimilabile alla sede legale. In capo all’impresa grava la responsabilità della validità dell’indirizzo pec comunicato per tutto il periodo in cui l’iscrizione permane, mentre alla Camera di commercio non spetta alcun compito di verifica ma è tenuta a provvedere tempestivamente all’iscrizione.