MINISTERO FINANZE – Decreto ministeriale 11 novembre 2020 – Individuazione delle regole tecnico-operative per lo svolgimento e la partecipazione all’udienza a distanza ex art. 16, comma 4, del decreto-legge n. 119/2018 e art. 27 del decreto-legge 28 ottobre 2020, n. 137

Individuazione delle regole tecnico-operative per lo svolgimento e la partecipazione all’udienza a distanza ex art. 16, comma 4, del decreto-legge n. 119/2018 e art. 27 del decreto-legge 28 ottobre 2020, n. 137

Articolo 1

Ambito di applicazione

1. Il presente provvedimento individua le regole tecnico-operative per lo svolgimento delle udienze pubbliche o camerali attraverso collegamenti da remoto, al fine di consentire l’attivazione delle udienze a distanza, così come previsto dall’art. 16, comma 4, del decreto legge 23 ottobre 2018, n. 119, convertito con modificazioni dalla Legge 17 dicembre 2018, n. 136 e dall’articolo 27 del decreto legge 28 ottobre 2020, n. 137.

Articolo 2

Collegamento da remoto e strumenti di videoconferenza

1. Le udienze a distanza si svolgono mediante collegamenti da remoto utilizzando il programma informatico Skype for Business.

2. I collegamenti sono effettuati con il programma di cui al comma 1, tramite dispositivi che utilizzano esclusivamente infrastrutture e spazi di memoria collocati all’interno del sistema informativo della fiscalità (SIF) del Ministero dell’Economia e delle Finanze, nei limiti delle risorse e apparati assegnati ai singoli uffici.

3. I dispositivi utilizzati per i collegamenti da remoto rispettano le caratteristiche tecniche e di sicurezza indicate nelle “Linee guida tecnico-operative” di cui all’articolo 5.

Articolo 3

Svolgimento delle udienze a distanza

1. La partecipazione all’udienza avviene a distanza mediante un collegamento audiovisivo da remoto con modalità tali da assicurare la contestuale, effettiva e reciproca visibilità delle persone collegate e la possibilità di udire quanto viene detto, a garanzia della partecipazione e del contraddittorio.

2. La decisione del Presidente di svolgere l’udienza a distanza è comunicata alle parti a mezzo posta elettronica certificata, ai sensi dell’articolo 16-bis del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546. Prima dell’udienza, l’ufficio di segreteria della Commissione tributaria invia una seconda comunicazione all’indirizzo di posta elettronica di cui al periodo precedente contenente il link per la partecipazione all’udienza a distanza e l’avviso che l’accesso all’udienza tramite tale link comporta il trattamento dei dati personali come da informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679. Il link è diverso per ciascuna udienza, strettamente personale e non cedibile a terzi, fatta eccezione per l’eventuale difensore delegato.

3. In caso di mancato funzionamento del collegamento da remoto, il Presidente sospende l’udienza e, nel caso in cui sia impossibile ripristinare il collegamento, rinvia la stessa disponendo che ne venga data comunicazione alle parti con le modalità previste dal comma 2.

Articolo 4

Processo verbale

1. Il verbale di udienza, redatto come documento informatico, è sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale dal Presidente o dal giudice monocratico e dal segretario dell’udienza.

2. Qualora non sia possibile procedere con la sottoscrizione digitale di cui al comma 1, il segretario procede ad effettuare copia informatica del verbale sottoscritto con firma autografa e ad inserirla nel fascicolo informatico d’ufficio, previa apposizione della propria firma digitale.

Articolo 5

Linee guida tecnico-operative e trattamento dei dati personali

1. Le specifiche tecniche funzionali alla partecipazione dei difensori o delle parti che si difendono in proprio, sono individuate nelle Linee guida tecnico-operative, pubblicate sul sito internet dedicato alla Giustizia Tributaria del Ministero dell’Economia e delle Finanze e aggiornate in base all’evoluzione normativa e tecnologica.

2. L’informativa relativa al trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 è pubblicata sul sito indicato al comma 1.

Articolo 6

Entrata in vigore

1. Il presente provvedimento entra in vigore dalla data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

2. Il presente decreto è, altresì, pubblicato nei siti istituzionali del Ministero dell’Economia e delle Finanze ed è comunicato alle Commissioni tributarie di ogni ordine e grado.