MINISTERO GIUSTIZIA – Decreto ministeriale 17 settembre 2013
Regole procedurali di carattere tecnico-operativo per la distruzione delle schede cartacee, ai sensi dell’articolo 38 del decreto 25 gennaio 2007
Art. 1
Ambito di applicazione
1. Il presente decreto stabilisce le regole tecnico-operative per procedere alla distruzione delle schede cartacee e dei fogli complementari, nonché dei registri cartacei ed altra documentazione prevista dalla previgente disciplina in materia di casellario giudiziale, ai sensi del regio decreto del 18 giugno 1931, n. 778 e relativo decreto ministeriale del 6 ottobre 1931 e del modello 1-MEC, utilizzato per la redazione automatizzata della scheda, ai sensi del decreto del Ministero della giustizia emanato in data 30 novembre 1988.
2. Col presente decreto sono stabilite inoltre le regole per procedere all’eliminazione degli archivi elettronici istituiti presso gli uffici locali, sui quali sono conservate le copie delle schede in formato elettronico elaborate in base alle informazioni presenti sul sistema dimesso.
Art. 2
Definizioni
1. Ai fini dell’applicazione del presente decreto, se non diversamente ed espressamente indicato:
a) «T.U.» è il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313;
b) «casellario giudiziale» è l’insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi riferiti a soggetti determinati;
c) «ufficio iscrizione» è l’ufficio presso l’autorità giudiziaria che ha emesso il provvedimento giudiziario soggetto a iscrizione o a eliminazione, così come definito nel T.U.;
d) «ufficio locale» è l’ufficio presso il tribunale e presso il tribunale per i minorenni, così come definito nel T.U. Nella fase transitoria ed in attesa dell’adozione del regolamento di cui all’art. 7, comma 4 del decreto legislativo 25 luglio 2006, n. 240, ufficio locale è l’ufficio costituito nell’ambito delle procure della Repubblica presso i Tribunali ordinari, già denominato casellario locale;
e) «ufficio centrale» è l’ufficio presso il Ministero della giustizia, così come definito nel T.U.;
f) «SIC o sistema» è il sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti, dell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, dell’anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato;
g) «sistema dismesso» è il sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale vigente al momento della migrazione dell’intera banca dati dei soggetti e dei provvedimenti giudiziari nel nuovo sistema;
h) «scheda cartacea o scheda» è il modello previsto dal regio decreto 18 giugno 1931, n. 778 e dal decreto ministeriale del 6 ottobre 1931, sul quale si riportavano manualmente per estratto i provvedimenti giudiziari iscrivibili nel casellario giudiziale, e che veniva trasmesso all’ufficio locale competente in base al luogo di nascita;
i) «Modello 1-MEC» è la scheda cartacea prevista dal decreto del 30 novembre 1988, pubblicato sulla G.U. 296 del 19 dicembre 1988, per la redazione automatizzata della scheda per il casellario giudiziale. Tale modello riproduce fedelmente quanto contenuto nel sistema informativo dismesso;
j) «foglio complementare» è il modello previsto per comunicare all’ufficio locale i provvedimenti giudiziari e le notizie concernenti l’esecuzione.
Art. 3
Modalità di distruzione delle schede cartacee
1. Gli uffici locali procedono alla distruzione delle schede cartacee, dei fogli complementari e della documentazione di cui alla previgente disciplina in materia di casellario giudiziale entro il 31 dicembre 2014, secondo le disposizioni impartite dal dirigente amministrativo, in accordo con il Capo dell’ufficio, osservando i seguenti criteri:
a) la distruzione è preceduta da idonei controlli finalizzati alla verifica della corrispondenza dei dati delle schede cartacee con quelli contenuti nella banca dati del SIC e secondo le modalità indicate all’art. 4. Tali controlli non sono previsti i per i modelli 1-MEC in quanto prodotti autonomamente dal sistema e per tale motivo ne rispecchiano fedelmente il contenuto;
b) le operazioni di distruzione devono avvenire senza oneri per l’amministrazione, utilizzando qualunque mezzo idoneo allo scopo e devono essere condotte osservando tutte le cautele necessarie per impedire l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati, adottando misure di sicurezza idonee a salvaguardare la riservatezza dei dati personali.
2. Per le operazioni di controllo e di distruzione delle schede è nominata apposita commissione. Per la distruzione delle schede la commissione tiene conto anche della valutazione dei risultati dei controlli a campione di cui all’art. 4.
3. L’eventuale impossibilità di procedere alla distruzione entro il termine stabilito al primo comma, dovrà essere segnalata all’Ufficio del casellario centrale.
Art. 4
Controlli da compiere per la verifica della corrispondenza delle schede cartacee con i dati contenuti nella banca dati del SIC
1. La distruzione è preceduta da controlli a campione finalizzati alla verifica della corrispondenza delle schede cartacee, giacenti presso ciascun ufficio locale, con le informazioni contenute nella banca dati del SIC.
2. I controlli devono interessare almeno il 10% delle schede e dei fogli complementari presenti in ciascun ufficio, di cui:
a) per il 50% il controllo consiste nel raffronto di tutti i dati contenuti nelle schede cartacee con i dati presenti nel SIC; la metà delle schede controllate riguarda soggetti aventi più di un provvedimento giudiziario a loro carico;
b) per il 40%, il controllo delle schede cartacee è limitato ai soli dati anagrafici;
c) per il restante 10% il controllo riguarda i fogli complementari non annotati sulle schede cartacee.
3. Ulteriori controlli, effettuati su un campione fornito dall’ufficio centrale, devono interessare i dati presenti sulle banche dati del SIC, dei quali:
a) il 10% è riferito al raffronto dei dati non oggetto di migrazione, ai sensi dell’art. 35, comma 3, decreto 25 gennaio 2007, con quelli presenti sulle schede;
b) il 10% riguarda il controllo sulle iscrizioni che il sistema propone di eliminare.
4. I dati oggetto di controllo di cui al comma precedente possono essere individuati tramite le funzionalità indicate all’art. 5. Il mancato riscontro della scheda cartacea, rilevato durante tali controlli, deve intendersi come risultato positivo.
5. Sul SIC e sul sito intranet del casellario è pubblicato il riepilogo delle schede cartacee e dei fogli complementari giacenti presso ciascun ufficio locale, desunto dai dati presenti sul sistema, con le relative percentuali del numero dei casi oggetto di controllo.
Art. 5
Controlli – Funzionalità disponibili sul sistema
1. Per i controlli di cui all’art. 4, comma 3, sono disponibili sul sistema due nuove funzionalità denominate:
«distruzione schede cartacee – provvedimenti non migrati»;
«distruzione schede cartacee – iscrizioni da eliminare».
2. Le funzionalità consentono la visualizzazione di un elenco, in ordine alfabetico, dei soggetti aventi provvedimenti che non sono stati migrati nel nuovo sistema o che risultano da eliminare, ai sensi dell’art. 5, comma 2 del T.U.
Art. 6
Modalità di risoluzione degli errori riscontrati durante i controlli
1. Per gli errori riscontrati durante i controlli di cui all’art. 4, l’ufficio locale provvede:
a) in relazione ai controlli di cui al comma 2, lettere a), b) ad aggiornare i dati sul SIC non corrispondenti al contenuto presente sulla scheda cartacea;
b) in relazione ai controlli di cui al comma 3, lettere a) e b) a comunicare all’ufficio del casellario centrale gli estremi dei provvedimenti che devono essere oggetto di ripristino.
Art. 7
Verbale delle operazione di distruzione delle schede
1. Le operazioni di distruzione sono riportate in apposito verbale nel quale, in particolare, sono indicati: i risultati dei controlli a campione per verificare la corrispondenza tra schede e dati sul SIC, le modalità di distruzione, le misure minime di sicurezza adottate per garantire la riservatezza dei dati, il numero di schede distrutte.
2. Una copia del verbale, sottoscritto dai componenti della commissione e dalla società o personale che ha provveduto alla distruzione, viene trasmesso all’ufficio del casellario centrale.
Art. 8
Casi particolari di conservazione delle schede e dei fogli complementari relativi a provvedimenti che sul sistema risultano ancora in lavorazione, da validare o provvisori
1. Gli uffici locali provvedono alla conservazione delle schede cartacee e dei fogli complementari relativi a provvedimenti, che sul SIC risultano ancora in lavorazione, da validare o provvisori. La conservazione è assicurata fino a quando non si sia provveduto alla definizione di tali situazioni.
2. I provvedimenti di cui al primo comma sono individuabili tramite le seguenti funzionalità disponibili sul sistema:
«provvedimenti in lavorazione»;
«provvedimenti da validare»;
«provvedimenti provvisori».
3. Le funzionalità consentono una visualizzazione sequenziale dei provvedimenti o una puntuale ricerca per data di un determinato provvedimento.
Art. 9
Altre disposizioni
1. Gli uffici locali provvedono altresì alla distruzione dei registri cartacei previsti dalla previgente disciplina: Repertorio Alfabetico di Controlleria (Mod. 31), Registro dei certificati (Mod. 37), registro delle rettificazioni (Mod.32) e di altri eventuali altri registri di comodo. Detti registri sono sostituiti dai registri informatizzati sul SIC, consultabili on line, denominati:
a) Registro delle attività: consente agli uffici, attraverso l’utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti che compiono le attività di acquisizione, modifica o cancellazione dei dati, della data e della tipologia delle stesse;
b) Registro dei certificati e delle visure: consente agli uffici, attraverso l’utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti che compiono le attività di certificazione e visura dei dati;
c) Registro delle rettificazioni: consente agli uffici, attraverso l’utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti per i quali è stata avviata, ai sensi dell’art. 130 c.p.p, la procedura di correzione di errore materiale, o è stata sollevata questione concernente i certificati o le iscrizioni sul sistema informativo ai sensi dell’art. 40 del T.U. del casellario.
2. Gli estratti dei provvedimenti giudiziari emessi dai Giudici di Pace non ancora collegati al SIC, dalla magistratura di sorveglianza, dal Pubblico Ministero e dalle autorità giudiziarie militari e trasmessi per competenza agli uffici locali, ai sensi dell’art. 18 del decreto 25 gennaio 2007, appena iscritti nella banche dati del SIC possono essere distrutti, sempre secondo le modalità stabilite dal dirigente amministrativo, fatto salvo quanto disposto al comma 3.
3. Non sono oggetto di distruzione l’archivio cartaceo delle schede e dei fogli complementari relative, nonché gli estratti di cui al comma precedente, concernente i soggetti nati all’estero o per i quali non è stato accertato il luogo nascita, attualmente conservati presso l’ufficio locale di Roma.
4. Restano salve le disposizioni relative alla conservazione per cinque anni delle istanze relative alle richieste di certificati e visure presentate dai cittadini o dalle amministrazioni pubbliche, le comunicazioni dei Comuni relative ai decessi, limitatamente ai soggetti per i quali si è proceduto all’iscrizione sul SIC dei dati relativi al decesso e di quelle relative ai cambiamenti di cognome e nome.
Art. 10
Modalità di distruzione degli archivi elettronici istituiti presso gli uffici locali
1. Gli uffici locali procedono alla distruzione degli archivi informatici nei quali sono conservate le copie delle schede in formato elettronico, elaborate in base alle informazioni presenti sul sistema dimesso, entro il termine del 31 dicembre 2014, secondo le disposizioni impartite dai dirigenti amministrativi in accordo con il Capo dell’ufficio.
2. Per procedere alla distruzione degli archivi elettronici, conservati presso gli uffici locali sono osservate le disposizioni contenute nel provvedimento garante per la protezione dei dati personali del 13 ottobre 2008 «Rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (Raae) e misure di sicurezza dei dati personali» pubblicato sulla G.U. n. 287 del 9 dicembre 2008.
Art. 11
Compiti dell’Ufficio centrale
1. L’ufficio centrale provvede periodicamente e attraverso appositi strumenti di controllo al costante monitoraggio sull’andamento delle procedure di distruzione delle schede.
2. Al temine delle operazioni di distruzione delle schede da parte di tutti gli uffici locali, l’ufficio del casellario centrale provvede alla distruzione delle schede (Modello B), delle schedine (modello n. 9) ed altra documentazione prevista dalla previgente disciplina.
Art. 12
Modalità per la correzione di errori riscontrati nei provvedimenti giudiziari dopo la distruzione delle schede
1. A promuovere la correzione degli errori sui dati presenti nel sistema, rilevati dopo la distruzione delle schede, provvede senza ritardo l’ufficio locale, anche a seguito di segnalazione di terzi. L’ufficio locale, limitatamente alle iscrizioni di sua competenza, dopo aver acquisito il provvedimento originale, procede secondo le modalità di seguito indicate:
a) se il contrasto deriva da errori materiali di inserimento dei dati nel sistema, provvede direttamente, previa svalidazione, alla loro modifica. La procedura per la correzione degli errori sul sistema è indicata nell’art. 16 decreto 25 gennaio 2007;
b) se riscontra dati mancanti o incompleti, lo segnala all’autorità competente alla correzione, e in particolare, al giudice penale ai sensi dell’art. 130 c.p.p., al giudice civile o amministrativo ai sensi dell’art. 288, secondo comma, c.p.c., o all’autorità amministrativa che ha emesso il provvedimento. Per la richiesta di correzione viene usato il modello n. 9, allegato alla circolare prot. n. 2660 (CAS) del 29 maggio 2007;
c) se riscontra contrasti tra il provvedimento da iscrivere e quelli già iscritti nel sistema, dopo aver verificato che il contrasto non derivi da errori materiali di inserimento dei dati nel sistema, ovvero da errori sanabili mediante le procedure di cui sopra, effettua la segnalazione al pubblico ministero competente ai fini della risoluzione delle questioni concernenti l’iscrizione, ai sensi dell’art. 40 del T.U. Per la segnalazione viene usato il modello n. 10, allegato alla circolare prot. n. 2660 (CAS) del 29 maggio 2007.
Art. 13
Norma finale
1. Il presente decreto è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. Le disposizioni del presente decreto hanno efficacia dal 1° ottobre 2013.
——
Provvedimento pubblicato nella G.U. 23 settembre 2013, n. 223.
