MINISTERO LAVORO E POLITICHE SOCIALI – Circolare 25 luglio 2018, n. 13 – Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali n. 61 del 23 maggio 2018 di adozione dello strumento di supporto, rivolto alle micro, piccole e medie imprese, per la valutazione dei rischi sviluppato secondo il prototipo europeo OiRA, dedicato al settore “Uffici”

Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali n. 61 del 23 maggio 2018 di adozione dello strumento di supporto, rivolto alle micro, piccole e medie imprese, per la valutazione dei rischi sviluppato secondo il prototipo europeo OiRA, dedicato al settore “Uffici”

Quadro Normativo

– Decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni “Attuazione dell’articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123 in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.”

– Decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 151 “Disposizioni di razionalizzazione e semplificazione delle procedure e degli adempimenti a carico di cittadini e imprese e altre disposizioni in materia di rapporto di lavoro e parti opportunità, in attuazione della legge 10 dicembre 2014, n. 183.”

– Regolamento Europeo 4 maggio 2016, n. 679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati

– Decreto attuativo del Ministro del lavoro e delle politiche sociali del 23 maggio 2018 di adozione dello strumento OiRA applicato al settore “Uffici”

PREMESSA

OiRA (Online Interactive Risk Assessment) è il software di valutazione interattiva dei rischi online realizzato dall’Agenzia europea per la salute e la sicurezza sul lavoro (Eu-Osha) impostato secondo le previsioni e le logiche delle direttive europee in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, con lo scopo di fornire un sostegno concreto alle medie, piccole e microimprese nella valutazione dei rischi nei luoghi di lavoro nell’elaborazione e redazione del relativo Documento di valutazione dei rischi (NOTA 1) attraverso un percorso guidato.

A seguito della sottoscrizione il 30 agosto 2013 del “Memorandum of Understanding” tra l’Agenzia europea per la salute e la sicurezza sul lavoro e il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, è stata formalizzata l’adesione dell’Italia al progetto OiRA ed a seguire è stato costituito un gruppo di lavoro tripartito composto da rappresentanti delle istituzioni coinvolte (NOTA 2), delle organizzazioni sindacali dei lavoratori (NOTA 3) e dei datori di lavoro (NOTA 4) con l’obiettivo di adattare il citato software alle caratteristiche della legislazione italiana e fornendo in tal senso, alle piccole, medie e microimprese, uno strumento online per la valutazione dei rischi per le attività di ufficio, nonché per la predisposizione del relativo Documento (DVR).

In attuazione dell’articolo 29, comma 6-quater5, del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni, con il quale si dispone l’individuazione di strumenti di supporto per la valutazione dei rischi, tra cui gli strumenti informatizzati secondo il prototipo OiRA, il tool realizzato è stato approvato dalla Commissione consultiva permanente per la salute e sicurezza sul lavoro nell’ambito della seduta del 3 maggio 2018 ed adottato con il decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali in data 23 maggio 2018.

STRUMENTO DEDICATO AD ATTIVITÀ DI UFFICIO

Lo strumento, rivolto alle micro, piccole e medie imprese dei settori privati e pubblici, ha l’obiettivo primario di supportare, attraverso un percorso guidato, il datore di lavoro nella valutazione dei rischi per le attività di ufficio attraverso l’identificazione dei pericoli e l’individuazione delle misure di prevenzione e protezione, a tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, per giungere alla redazione del Documento di valutazione dei rischi (DVR), valido ai sensi degli articoli 17 e 28 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81. Il citato Documento dovrà essere stampato al termine del processo valutativo previsto dallo strumento.

ACCESSO Lo strumento è reso disponibile gratuitamente, a decorrere dalla data di emanazione della presente circolare accedendo, tramite collegamento al sito internet dell’Agenzia europea per la salute e sicurezza sul lavoro (EU-OSHA), al seguente link tool uffici, secondo le indicazioni fornite nel sito stesso. Per una migliore fruibilità dell’applicativo si consiglia di utilizzare il browser Chrome per la navigazione.

È possibile accedere alla pagina anche dal sito internet istituzionale del Ministero del lavoro e delle politiche sociali http://www.lavoro.gov.it e dell’Inail https://www.inail.it

CAMPO DI APPLICAZIONE

Lo strumento si applica per le attività di ufficio delle aziende dei settori privati e pubblici in cui siano presenti lavoratori rispondenti alla definizione di cui all’articolo 2 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, con le limitazioni previste all’articolo 3.

Le attività prese in esame che più frequentemente vengono svolte nel lavoro di ufficio sono:

– utilizzo del videoterminale e dei suoi accessori per immissione ed elaborazione dati,

– attività di segreteria,

– rapporti con i clienti e fornitori,

– archiviazione dei documenti (funzionale all’attività di ufficio).

Sono escluse dall’applicazione del presente strumento le mansioni di “archivista” e “magazziniere” e quanto non espressamente previsto nei moduli specifici. Qualora in azienda siano presenti mansioni e/o rischi non strettamente legati all’attività di ufficio e quindi non contemplati nel presente strumento, il Datore di Lavoro dovrà provvedere ad integrare il Documento di valutazione dei rischi (DVR).

Lo strumento si applica ugualmente ad attività nelle quali è presente un rischio di incendio basso o medio, ai sensi del d.P.R. 10 marzo 1998, articolo 2, comma 4, ma che non rientrano nel campo di applicazione del d.P.R. n. 151 del 2011 (si applica, ad esempio, ad uffici con meno di 300 persone contemporaneamente presenti, tra lavoratori e pubblico, nei quali i quantitativi di carta, conservati negli eventuali depositi o archivi non superano i 5.000 kg, e nei quali le centrali termiche, se presenti, hanno potenzialità termica non superiore a 116 kW).

Nel caso in cui l’attività rientri nel campo di applicazione del citato d.P.R. n. 151 del 2011, oltre alle misure espressamente previste dallo strumento, è necessario rispettare anche gli adempimenti previsti dal medesimo decreto del Presidente della Repubblica relativi alla presentazione dei Progetti ai Comandi dei Vigili del Fuoco, alla Segnalazione Certificata di Inizio Attività, al rinnovo periodico di conformità antincendio, agli obblighi connessi con l’esercizio dell’attività, non specificati nello strumento.

Inoltre, lo strumento non considera i rischi da vibrazioni, da atmosfere esplosive, da campi elettromagnetici, da radiazioni ottiche artificiali in quanto, da un punto di vista delle esposizioni, non sono significativi per le attività di ufficio.

Infine, lo strumento non tratta la valutazione e la gestione del rischio da scariche atmosferiche, espressamente prevista dalla normativa tecnica.

Per quanto concerne la formazione dei lavoratori, dei dirigenti, dei preposti e dei datori di lavoro che svolgono il ruolo di Responsabili del Servizio di Prevenzione e Protezione, lo strumento prende in considerazione, ai sensi degli Accordi Stato-Regioni del 22 dicembre 2011 in materia, il rischio medio e il rischio basso nella definizione dei contenuti e del monte ore dei percorsi formativi.

Tale scelta si giustifica se si considera che gli uffici e le pubbliche amministrazioni rientrano nelle tipologie di rischio innanzi richiamate, secondo l’individuazione delle macrocategorie di rischio e corrispondenze Ateco 2002-2007, di cui all’allegato II ai predetti Accordi.

IL PROCESSO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI CON INDIVIDUAZIONE DELLE MISURE DI PREVENZIONE E PROTEZIONE ADOTTATE

La valutazione dei rischi è un obbligo non delegabile del datore di lavoro e deve essere effettuata in collaborazione con il Responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP), il Medico competente, ove previsto, e previa consultazione del Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), ove presente.

Lo strumento è strutturato in diversi moduli in cui vengono affrontati i principali rischi e le problematiche relative al lavoro di ufficio (ambienti di lavoro, l’utilizzo di video terminali, stress lavoro correlato, movimentazione manuale dei carichi, etc.).

Il percorso di valutazione prevede una parte relativa all’identificazione dei pericoli/criticità presenti nella propria realtà lavorativa, nonché aspetti che riguardano l’organizzazione del lavoro e intende guidare il datore di lavoro nella valutazione dei rischi correlati ai pericoli identificati secondo tutti i requisiti previsti dalla legislazione vigente. In tal senso vengono individuate tutte le necessarie misure di prevenzione e protezione adottate dal datore di lavoro nonché il programma delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza. Al termine del percorso, l’applicativo genera il relativo Documento di valutazione dei rischi.

In relazione alla specifica attività lavorativa, il datore di lavoro ha pertanto la possibilità di personalizzare, nell’ambito dello strumento oggetto delle presenti istruzioni, la propria valutazione del rischio aggiungendo delle misure che non sono state previste ed eventualmente modificando quelle preesistenti, per quanto concerne le misure di miglioramento.

Lo strumento può essere utilizzato da aziende di nuova costituzione, che si stanno accingendo ad elaborare e redigere il Documento di valutazione dei rischi, secondo quanto previsto all’articolo 28, comma 3-bis, del d.lgs. n. 81/2008 e successive modificazioni, nonché da imprese che hanno già effettuato la valutazione dei rischi e redatto il relativo Documento.

Il Documento, che la procedura elabora a conclusione della valutazione dei rischi deve essere munito, anche tramite le procedure applicabili ai supporti informatici di cui all’articolo 53 del d.lgs. n. 81/2008, di data certa o attestata dalla sottoscrizione del documento medesimo da parte del datore di lavoro, nonché, ai soli fini della prova della data, dalla sottoscrizione del responsabile del servizio di prevenzione e protezione, del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza o del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza territoriale e del medico competente, ove nominato.

A garanzia della protezione dei dati sensibili inseriti nel software OiRA, si rappresenta che per nessuna circostanza i dati personali in chiaro saranno usati per elaborazioni di dati e che per eventuali studi statistici verranno utilizzati esclusivamente dati aggregati e anonimizzati, come dichiarato al punto 8 del richiamato “Memorandum of Understanding”.

STRUTTURA

Lo strumento è articolato in moduli e sottomoduli che ricalcano, per quanto possibile, la struttura del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81 e sono di seguito elencati:

1. Aspetti organizzativi che si compone dei seguenti sottomoduli:

1.1 Documentazione aziendale;

1.2 Figure della Prevenzione;

1.3 Formazione di RSPP, ASPP, RLS e addetti primo soccorso e prevenzione incendi;

1.4 Formazione e aggiornamento per lavoratori, preposti, dirigenti e DL che svolge i compiti di RSPP (solo per il rischio basso);

1.5 Formazione e aggiornamento per lavoratori, preposti, dirigenti e DL che svolge i compiti di RSPP (solo per il rischio medio);

1.6 Informazione dei lavoratori;

1.7 Sorveglianza sanitaria;

1.8 Gestione contratti di appalto, d’opera o di somministrazione

1.9 Gestione delle emergenze;

2. Luoghi di lavoro

3. Incendio

4. Attrezzatture di lavoro:

4.1. Dispositivi per connessioni elettriche temporanee

4.2. Apparecchiature informatiche e da ufficio

4.3. Scale portatili

5. Impianto elettrico

6. Sostanze pericolose: rischio chimico

7. Rischio biologico:

7.1 Condizioni igieniche ed ambientali dei locali

7.2 Impianti di condizionamento

8. Movimentazione manuale dei carichi

8.1 Attività di sollevamento e trasporto di carichi pari o superiori a 3kg (compilare se l’attività è presente)

8.2 Attività di sollevamento e trasporto di carichi inferiori a 3kg (compilare se presente attività di movimentazione ad elevata frequenza)

8.3 Attività di traino o spinta (compilare se l’attività è presente)

9. Attrezzature munite di video terminali

10. Stress Lavoro correlato

11. Rumore

12. Rischi aggiuntivi

GESTIONE NEL TEMPO DELLA PREVENZIONE AZIENDALE

Lo strumento consente, tramite il processo di valutazione dei rischi con l’individuazione e l’adozione delle misure di prevenzione e protezione aziendali, di mantenere nel tempo i livelli di prevenzione raggiunti e svolgere le correlate azioni d’interesse:

– monitoraggio nel tempo sulla corretta adozione delle misure di prevenzione individuate e riportate nel documento e nel piano di azione;

– rielaborazione della valutazione dei rischi e del relativo documento in occasione di modifiche del processo produttivo o della organizzazione del lavoro significative ai fini della salute e della sicurezza dei lavoratori, o in relazione al grado di evoluzione della tecnica, della prevenzione o della protezione o a seguito di infortuni significativi o quando i risultati della sorveglianza sanitaria ne evidenzino la necessità. A seguito di tale rielaborazione, le misure di prevenzione devono essere aggiornate;

– programmazione della prevenzione, mirata ad un complesso che integri “in modo coerente nella prevenzione le condizioni tecniche produttive dell’azienda nonché l’influenza dei fattori dell’ambiente e dell’organizzazione del lavoro”.

ASSISTENZA AGLI UTENTI

Nell’area “SUPPORTO” del portale www.inail.it sono a disposizione per la consultazione da parte dell’utenza le Faq, e il video tutorial per l’utilizzo del software.

È inoltre possibile rivolgere i propri quesiti all’indirizzo supporto-oira@inail.it

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Note:

(1) Articoli 17 e 28 del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81.

(2) Ministeri del lavoro e delle politiche sociali, della salute e delle politiche agricole alimentari e forestali, Inail, Istituto superiore di sanità, Consigliera nazionale di parità, Gruppo Tecnico Interregionale salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.

(3) Cisl, Cgil, Uil, Ugl.

(4) Confagricoltura, Confapi, Confartigianato, Confcommercio e Assicc, Confcooperative, Confindustria, Confsal, Cna, Legacoop.

(5) Come modificato dal decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 151.