Nuovo Sistema InIt – Rilascio in esercizio delle funzionalità del nuovo sistema ERP della Ragioneria Generale dello Stato: riferimenti e adempimenti preliminari per la formazione del bilancio di previsione 2025-2027 – MINISTERO delle FINANZE – Circolare n. 14 del 29 marzo 2024

MINISTERO delle FINANZE – Circolare n. 14 del 29 marzo 2024

Nuovo Sistema InIt – Rilascio in esercizio delle funzionalità del nuovo sistema ERP della Ragioneria Generale dello Stato: riferimenti e adempimenti preliminari per la formazione del bilancio di previsione 2025-2027

1. Premesse

1.1. Contenuto della presente Circolare

Nel corso del 2023, nell’ambito del cosiddetto “Rilascio 3” del Programma InIt, sono state messe in esercizio, tra l’altro, le funzionalità riguardanti la formulazione delle proposte per il bilancio di previsione 2024-2026. Tali funzionalità sono state oggetto di una prima applicazione “pilota” che ha coinvolto due soli Ministeri (il Ministero della Difesa e il Ministero dell’Economia e delle Finanze) e il Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato (RGS), più specificatamente l’Ispettorato generale del Bilancio (IGB) e tutti gli Uffici Centrali di Bilancio (UCB) (NOTA 1).

Alla luce di questa esperienza “pilota” è stato possibile migliorare il sistema InIt in vista del suo utilizzo esteso a tutti i Ministeri per la formazione del bilancio di previsione 2025-2027.

A tal fine, con la presente circolare, si intende fornire alcune anticipazioni circa le nuove funzionalità messe a disposizione delle Amministrazioni e degli UCB, a seguito dell’applicazione “pilota” dello scorso anno, nonché indicazioni puntuali sugli adempimenti preliminari necessari in vista dell’apertura della fase di formazione del bilancio di previsione 2025-2027.

Il contenuto della Circolare è schematicamente riepilogato nella seguente Tabella 1.

Tabella 1 – Schema riepilogativo dei contenuti della Circolare

2. Principali novità introdotte nel 2024

2.1. Il flusso approvativo della Scheda Proposte

Una delle novità, introdotte già lo scorso anno in occasione della citata applicazione “pilota”, è rappresentata dal concetto di “Proposta”. Nel sistema InIt, per “Proposta” si intende un raggruppamento di variazioni di entrata o di spesa (anagrafiche e/o contabili) legate da una relazione logica (es.: variazioni che si propongono con riferimento ad una stessa materia, variazioni che si compensano, variazioni accomunate dal fatto che riguardano l’attuazione di un provvedimento dell’amministrazione, etc.), il cui esame ed eventuale successiva approvazione segue lo stesso iter. In virtù di questa novità le schede del sistema InIt messe a disposizione delle Amministrazioni non sono più schede per Capitolo (di spesa o di entrata) bensì schede per Proposta, la quale può essere costituita da variazioni afferenti ad una pluralità di capitoli, legate tra di loro, per l’appunto, da una relazione logica.

Le Proposte, come in passato, sono compilate da parte delle Amministrazioni e sottoposte agli UCB, in seguito ad un processo interno di validazione.

In base alle indicazioni raccolte a seguito della menzionata applicazione “pilota”, si è ravvisata la necessità di introdurre la possibilità di adottare un nuovo flusso approvativo interno all’Amministrazione (di seguito anche flusso) che prevede più livelli di validazione rispetto al processo standard che si è sempre adottato e che resta attualmente ancora disponibile.

In occasione, dunque, dell’apertura della fase di formazione del bilancio di previsione 2025-2027 viene data alle Amministrazioni la facoltà di scelta del modello approvativo interno da utilizzare sul sistema InIt, previa comunicazione all’Ispettorato Generale del Bilancio (IGB) con le modalità ed entro i termini indicati nella presente circolare (cfr. § 6). Si precisa che le Amministrazioni che non comunicheranno la volontà di avvalersi del nuovo flusso con più livelli di validazione, manterranno il flusso approvativo standard.

Al fine di agevolare tale scelta, nei paragrafi che seguono vengono descritti rispettivamente:

– Il flusso approvativo standard;

– Il flusso caratterizzato da più livelli di validazione;

– I profili che possono assumere i diversi utenti nell’ambito dei due diversi flussi.

2.1.1. Descrizione del flusso approvativo standard

Il Compilatore inserisce una o più Proposte nel sistema InIt e le invia alla validazione scegliendo il Validatore tra quelli proposti dal sistema.

Nel caso in cui la Proposta consista in una rimodulazione verticale tra autorizzazioni di Fattore Legislativo (ai sensi dell’art. 23, comma 3, lettera a) della Legge 31 dicembre 2009, n. 196) che trova compensazione nell’ambito dello stesso CDR, il profilo abilitato a tale scopo è quello del Rimodulatore del CDR: tale figura, per l’appunto, è quella deputata ad inserire il suddetto tipo di Proposta che, ai fini della successiva validazione, deve essere inviata al Responsabile del CDR.

Nel caso in cui la Proposta consista in una rimodulazione verticale tra autorizzazioni di Fattore Legislativo che trova compensazione tra CDR diversi, la figura deputata alla compilazione della Proposta stessa è quella del Coordinatore dei CDR che ne effettua anche, contestualmente, la validazione.

Le Proposte validate sono rese disponibili al Responsabile del CDR che può dichiarare concluse le operazioni di Proposta per il suo CDR inibendo la possibilità di compilazione e validazione di nuove Proposte.

L’operazione di chiusura del CDR è facoltativa.

In ogni caso, i dati delle Proposte validate vengono resi disponibili al Responsabile dell’Amministrazione per la chiusura definitiva di tutti i CDR e di conseguenza la chiusura dell’Amministrazione. Laddove il Responsabile dell’Amministrazione non effettui la chiusura dell’Amministrazione, il sistema, alla data che sarà comunicata con la Circolare RGS relativa alle Previsioni di bilancio per l’anno 2025 e per il triennio 2025 –2027 di prossima emanazione, chiude automaticamente tutte le Proposte validate e le rende disponibili all’UCB competente per la validazione.

Si precisa che, qualora il Responsabile dell’Amministrazione intenda avvalersi della facoltà di chiusura anticipata dell’Amministrazione, le Proposte validate saranno comunque rese disponibili all’UCB competente secondo il calendario descritto nella succitata circolare.

Il flusso, con relativi profili coinvolti, è rappresentato in Figura 1

(Figura 1)

2.1.2. Descrizione del flusso approvativo con più livelli di validazione

Come già evidenziato, in occasione della formazione del bilancio di previsione 2025-2027 viene reso disponibile, alle Amministrazioni che ne faranno richiesta entro i termini indicati più avanti nella presente circolare, un flusso approvativo che prevede due livelli aggiuntivi di validazione rispetto a quello standard descritto nel paragrafo precedente. In grassetto si evidenziano le principali differenze tra i due flussi.

Il processo relativo alla compilazione delle Proposte e alla loro validazione di I livello da parte di una figura con il ruolo di Validatore rimane identico a quello standard illustrato nel paragrafo precedente.

Successivamente il processo prosegue nel modo seguente.

Il Responsabile del CDR provvede a verificare tutte le Proposte validate al I livello che può a sua volta validare o respingere. Una volta terminata la fase di validazione di II livello, il Responsabile del CDR deve procedere obbligatoriamente alla chiusura del CDR.

Il Coordinatore dei CDR è deputato a svolgere la validazione di III livello, validando o meno tutte le Proposte che risultano validate a seguito della chiusura dei CDR, prima della chiusura definitiva dell’Amministrazione da parte del Responsabile dell’Amministrazione. Anche in questo caso, laddove quest’ultimo non effettui la chiusura dell’Amministrazione, il sistema, alla data prevista dalla Circolare RGS relativa alle Previsioni di bilancio per l’anno 2025 e per il triennio 2025 – 2027 di prossima emanazione, chiude automaticamente tutte le Proposte validate e le rende disponibili all’UCB competente per la validazione.

Si precisa che, qualora il Responsabile dell’Amministrazione intenda avvalersi della facoltà di chiusura anticipata dell’Amministrazione, le Proposte validate al III livello saranno comunque rese disponibili all’UCB competente secondo il calendario descritto nella succitata circolare.

Il flusso, con relativi profili coinvolti, è rappresentato in Figura 2

(Figura 2)

2.1.3. I profili per la fase di Scheda Proposte

Nel nuovo sistema InIt, relativamente alla fase cosiddetta di Scheda Proposte in capo alle Amministrazioni, sono previsti i profili riportati in Tabella 2; ove necessario nella tabella viene esplicitato in che modo le prerogative di un determinato ruolo si differenziano tra i due flussi approvativi sopra descritti (in grassetto le differenze).

Tabella 2 – Schema riepilogativo dei profili InIt per la fase di Scheda Proposte – Amministrazioni

In estrema sintesi, gli step del flusso di Proposta sono:

1. Compilazione della Proposta;
2. Invio della Proposta compilata alla validazione;
3. Validazione della Proposta al I livello (validatore semplice);
4. Validazione della Proposta al II livello (responsabile del CDR);
5. Validazione della Proposta al III livello (coordinatore dei CDR);
6. Chiusura del CDR (Responsabile del CDR);
7. Chiusura dell’Amministrazione (Responsabile dell’Amministrazione).

I primi tre step e gli ultimi due sono comuni a entrambi i flussi mentre gli step 4 e 5 si riferiscono esclusivamente al flusso con più livelli di validazione.

2.2. Ulteriori funzionalità

La menzionata applicazione “pilota” dello scorso anno ha consentito, per la fase di previsione 2025-2027, di aggiungere alle consuete funzionalità di variazione anagrafica e contabile, ulteriori funzionalità a supporto dell’operatività sia dell’Amministrazione che dell’UCB. Di seguito se ne menzionano alcune tra le più significative.

2.2.1. Funzionalità per le Amministrazioni

Viene data la possibilità ad ogni attore del processo, tramite apposita interrogazione, di verificare lo stato di avanzamento delle Proposte nell’ambito del flusso approvativo scelto.

Inoltre, sono messi a disposizione, per tutta la fase di formulazione delle Proposte, i fascicoli documentali a sostegno di ogni Proposta. A questi si aggiungono i fascicoli documentali organizzati a livello di CDR e di Amministrazione. In particolare, in quest’ultimo fascicolo, viene data la possibilità di inserire una o più relazioni di accompagnamento alle Proposte per il bilancio di previsione, durante tutta la fase di inserimento delle Proposte e anche dopo la chiusura della fase stessa, purché in tempo utile per la validazione da parte dell’UCB.

2.2.2. Funzionalità per gli UCB

È reso possibile per l’UCB di intervenire direttamente sul sistema InIt per effettuare la modifica di una Proposta e/o l’inserimento di nuove Proposte, di intesa con la coesistente Amministrazione.

È reso disponibile su InIt il Prospetto delle Discussioni e l’UCB ha la facoltà di inserimento e/o modifica delle note anche dopo la chiusura della fase di validazione, purché in tempo utile per la successiva fase di discussione con l’IGB.

Infine, è reso possibile per i Direttori dell’UCB l’inserimento a sistema della relazione di accompagnamento alle proposte nel fascicolo documentale anche dopo la chiusura della fase di validazione, purché in tempo utile per la successiva fase di discussione con l’IGB.

3. Servizio di assistenza rivolto alle Amministrazioni e agli UCB

Nell’ambito del Programma InIt, sin dalle sue fasi iniziali, è stato attribuito un ruolo centrale nel processo di assistenza alle figure dei cosiddetti “Referenti InIt” istituiti presso le amministrazioni, ivi inclusi i “Gestori delle utenze” e i “Referenti informatici”.

Nel confermare anche in questa circostanza il ruolo strategico dei suddetti Referenti (cfr. successivo § 3.1), in aggiunta la RGS mette a disposizione un servizio di assistenza dedicato alle Amministrazioni e agli UCB, accessibile secondo le modalità meglio specificate nei paragrafi seguenti.

In sintesi, il servizio di assistenza prevede i seguenti canali:

– Sistema di ticketing, messo a disposizione sul portale Area RGS, raggiungibile anche dal sistema

InIt (cfr. § 3.2);

– Aule virtuali, sia con calendarizzazione standard che attivabili su richiesta dell’utente (cfr. § 3.3).

3.1. Referente InIt

La figura del Referente InIt, introdotta con la Circolare RGS del 19 marzo 2021, n. 9 è stata ulteriormente circostanziata dalla successiva Circolare RGS del 2 luglio 2021, n. 19 recante “Aggiornamento degli elenchi delle figure di riferimento del Programma InIt presso le Amministrazioni centrali”.

Con quest’ultima circolare, è stato meglio definito il ruolo dei Referenti InIt (così come pure dei Gestori delle Utenze e dei Referenti informatici), evidenziando anche come tali figure svolgano il proprio ruolo per conto della propria amministrazione e non del singolo Ufficio di appartenenza. La circolare ha definito un processo mediante il quale ciascuna Amministrazione ha designato i propri Referenti, nonché un processo da adottare per il loro aggiornamento nel tempo.

Ciò premesso, come già avvenuto in occasione di ogni nuovo rilascio di funzioni del sistema InIt, è strategica l’attività di ricognizione e aggiornamento delle liste dei Referenti InIt, identificati presso le Amministrazioni e gli UCB, in considerazione del fatto che con il rilascio di nuove funzioni va valutato se le competenze attualmente possedute dai Referenti InIt debbano essere ampliate e/o integrate.

È opportuno quindi procedere con l’eventuale aggiornamento e/o integrazione della lista dei Referenti da parte di ciascuna Amministrazione, restando entro il limite massimo di 15 unità. Tali Referenti costituiranno il primo riferimento interno all’Amministrazione per fornire supporto – soprattutto di tipo amministrativo-contabile – durante la fase delle Schede Proposte e saranno, pertanto, destinatari di una specifica iniziativa di formazione.

Ai fini dell’aggiornamento/integrazione della lista dei Referenti, un elenco precompilato in formato Excel è reso disponibile dalla RGS sulla base della situazione di fatto rilevata alla data odierna. L’elenco

precompilato sarà inviato a ciascuna Amministrazione per il tramite del coesistente UCB. Il file Excel dovrà essere compilato in ogni suo campo, integrato e aggiornato a cura di ciascuna Amministrazione, e restituito alla RGS per il tramite dell’UCB che provvederà ad inoltralo all’indirizzo init.comunicazione@mef.gov.it , secondo il calendario indicato al successivo paragrafo 6.

Allo stesso modo, gli UCB potranno richiedere l’aggiornamento/integrazione dei propri Referenti InIt, inviando direttamente i file Excel compilati con le modalità di cui sopra.

In merito all’incremento rilevato nell’utilizzo di caselle postali condivise (es: referenteinit@amm.it), tenuto conto dell’esigenza dell’amministrazione di accentrare le richieste, si rammenta la necessità di avere a disposizione dei nominativi reali di referenti univocamente individuati, pur potendo utilizzare un unico indirizzo e-mail condiviso nella comunicazione con gli utenti.

Infine, qualora si intendesse aggiornare e/o integrare l’elenco dei Gestori delle Utenze e dei Referenti informatici, si rinvia al processo indicato nella circolare RGS del 2 luglio 2021, n. 19.

3.2. Sistema di ticketing

Come da esperienza consolidata, anche per il nuovo sistema InIt viene messo a disposizione un servizio di assistenza tramite il sistema di ticketing disponibile sul portale Area RGS e raggiungibile anche dal sistema InIt, alla sezione “Utilità”, tramite la funzione “Vai alla Pagina Ticket di Assistenza”.

Per richiedere assistenza è necessario inserire nell’apposito modulo, oltre ai dati di contatto (mail, telefono, amministrazione), le informazioni di ambito (Contabilità di Stato), argomento (Contabilità finanziaria – Previsione) e problematica (es. Proposte – Spese), ai fini di circoscrivere la tematica e la funzione oggetto della richiesta.

In merito alla descrizione testuale del problema ed eventuali allegati, che rappresentano l’oggetto della segnalazione, si raccomanda di inserire il maggior livello possibile di dettaglio, al fine di consentire un intervento efficace ed efficiente da parte dell’assistenza.

Si informa che i dati di contatto inseriti nel suddetto modulo potranno essere utilizzati per permettere al gruppo di lavoro dell’assistenza di contattare l’utente e fornire o richiedere maggiori dettagli o, eventualmente, invitare quest’ultimo ad un’aula virtuale dedicata (si veda paragrafo successivo).

3.3. Aule virtuali

All’apertura della fase di formazione del bilancio di previsione, che verrà comunicata con la Circolare RGS relativa alle Previsioni di bilancio per l’anno 2025 e per il triennio 2025 – 2027, le Amministrazioni e successivamente gli UCB avranno a disposizione aule virtuali, presidiate dall’assistenza operativa, secondo due diverse modalità:

– Aule “open”: attivate secondo un calendario predefinito, comunicato per tempo agli utenti, sono dedicate a supportare gli utenti per problematiche o difficoltà riscontrate nell’utilizzo delle funzioni di carattere operativo;

– Aule “su richiesta”: a fronte di specifiche richieste di supporto da parte dell’Amministrazione o dell’UCB tramite sistema di ticketing, possono essere organizzate dall’assistenza aule individuali o di gruppo.

4. Utenze e profili

Con riferimento agli adempimenti connessi alle utenze e ai profili delle Amministrazioni e degli UCB sull’applicativo InIt User, in data 18/03/2024 è stata inviata agli attuali Gestori delle Utenze una comunicazione tramite l’indirizzo e-mail erp.rgs@mef.gov.it, a cui si rimanda per un maggior livello di dettaglio.

Le Amministrazioni che sono già state coinvolte nell’applicazione “pilota” dello scorso anno avranno un processo semplificato, descritto nel prosieguo della presente circolare.

Per le restanti Amministrazioni, si rende necessaria una fase di caricamento iniziale degli utenti nell’applicativo InIt User ad opera dei Gestori delle Utenze, per far sì che gli utenti possano ricevere le comunicazioni relative alla fase di formazione del bilancio e possano accedere ai documenti formativi e informativi resi disponibili sulla specifica sezione riservata del portale Area RGS.

Si precisa, infine, che le funzionalità per il censimento di ulteriori utenti nel sistema InIt User saranno rese disponibili ai Gestori delle Utenze una volta aperta la fase di formazione per le Amministrazioni.

4.1. Utenze e profili per le funzioni relative al Bilancio di Previsione 2025-2027

4.1.1. Amministrazioni:

I Gestori delle Utenze delle Amministrazioni che sono già state coinvolte nell’applicazione “pilota” dello scorso anno (il Ministero della Difesa e il Ministero dell’Economia e delle Finanze), i cui utenti sono già stati profilati sul sistema, possono utilizzare le funzioni nell’Area COBI – Bilancio dell’applicativo InIt User per procedere con eventuali modifiche e/o integrazioni.

I Gestori delle Utenze delle altre Amministrazioni devono trasmettere le informazioni degli utenti attraverso la compilazione di un apposito template Excel, disponibile nella funzione ‘Gestione Pre-live:

Inserimento Massivo’ dell’applicativo InIt User. Il template è suddiviso in una sezione anagrafica utente (Amministrazione, Nome, Cognome, E-mail e Codice Fiscale) ed una sezione funzionale (Profilo, CDR, Posizione Finanziaria di gestione 2024). Una volta compilato, tale template deve essere caricato sull’applicativo tramite detta funzione.

Per agevolare la compilazione, tramite le funzioni di ‘Gestione Pre-live’, è possibile esportare in formato Excel le utenze già presenti a sistema, trasferirle sul nuovo succitato template predisposto per la previsione 2025-2027 e ricaricare il file modificato.

L’attività predetta deve essere completata entro il 19/4/2024, per consentire agli utenti l’accesso alla sezione dedicata di Area RGS.

In prossimità dell’apertura della fase di formazione del bilancio di previsione 2025-2027, l’applicativo InIt User provvederà in modo automatico a rendere operative le utenze su InIt, definendo i coni di visibilità per il 2025 sulla base delle abilitazioni esistenti per il 2024.

Dal 20/04/2024, non potranno più essere utilizzate le funzioni di ‘Gestione Pre-live’. Per eventuali modifiche e/o integrazioni, i Gestori delle Utenze potranno utilizzare le funzioni nell’Area COBI – Bilancio dell’applicativo InIt User.

4.1.2. Uffici Centrali di Bilancio

Per la fase di formazione del bilancio di previsione 2025-2027, i profili previsti per gli UCB, con le relative funzionalità, sono:

Tabella 3 – Schema riepilogativo dei profili InIt per la fase di Scheda Proposte – UCB

I “Direttori UCB” possono comunicare modifiche e/o integrazioni relative alle utenze, inviando comunicazione all’indirizzo init.utenze@mef.gov.it, entro e non oltre la data del 30/04/2024.

5. Uffici RGS di riferimento

Il passaggio da una molteplicità di sistemi ad un unico sistema integrato comporta una riconfigurazione delle responsabilità presso gli Uffici RGS. Inizialmente – e per il periodo di convivenza tra il sistema InIt e i sistemi legacy – restano immutate le responsabilità attuali sui sistemi legacy, mentre le responsabilità sul nuovo sistema sono distribuite per centri di competenza.

Per il dettaglio degli Uffici della RGS di riferimento per il nuovo sistema InIt, si rimanda alla già citata circolare RGS del 3 febbraio 2023, n.7 recante “Nuovo Sistema InIt. Terzo rilascio in esercizio di funzionalità del nuovo sistema ERP della Ragioneria Generale dello Stato: nuove funzionalità per le entrate del bilancio

dello Stato e per la formazione del bilancio di previsione.”

6. Calendario

I tempi e le modalità degli adempimenti preliminari rappresentati nella presente circolare sono riepilogati nella tabella seguente:

Tabella 4 – Calendario degli adempimenti preliminari rappresentati nella presente circolare

Si confida nella consueta collaborazione delle Amministrazioni centrali e degli Uffici riscontranti.

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Note:

(1) Cfr. Circolare RGS n. 7 del 3 febbraio 2023 – “Nuovo Sistema InIt. Terzo rilascio in esercizio di funzionalità del nuovo sistema ERP della Ragioneria Generale dello Stato: nuove funzionalità per le entrate del bilancio dello Stato e per la formazione del bilancio di previsione” e Circolare RGS n. 21 dell’11 maggio 2023 – “Previsioni di bilancio per l’anno 2024 e per il triennio 2024 – 2026 e Budget per il triennio 2024 – 2026. Proposte per la manovra 2024”.

(2) La posizione finanziaria costituisce uno dei segmenti di cui si compone l’unità elementare di registrazione della contabilità finanziaria nel sistema InIt. Si tratta, in definitiva, degli elementi anagrafici chiave associati a ciascun capitolo/articolo di entrata o capitolo/pg di spesa che restano le unità minime del bilancio per la gestione e la rendicontazione (ai sensi dell’articolo 25 della legge 31 dicembre 2019, n.196). Per ulteriori dettagli, si rimanda alla nota tecnica n.1 allegata alla circolare RGS dell’11 maggio 2023, n. 21.