PEC: valore legale, vantaggi e modalità di conservazione ed utilizzo a fini legali

La PEC  (posta elettronica certificata) ha lo stesso valore legale della raccomandata, i due sistemi di comunicazione offrono infatti la piena prova sia dell’invio che del ricevimento.

La Pec  offre, oltre, la piena prova dell’invio e del ricevimento della comunicazione, anche del suo contenuto (testo del messaggio che viene certificato dal Gestore della casella di posta elettronica certificata). Per cui il mittente, in eventuali contestazioni del destinatario,  potrà fornire dimostrazione anche del contenuto del suo l’oggetto.

Il limite della PEC (posta elettronica certificata) è quello di non poter dimostrare il testo di eventuali allegati ma solo la loro presenza (salvo che questi siano stati firmati con la firma elettronica). Pertanto coloro che inviano una Pec con una comunicazione allegata al suo interno (per esempio file formato pdf oppure word) non saranno in grado di fornire la piena prova del contenuto di tale allegato, ma solo quella della sua spedizione. Una possibile soluzione del problema è quella di inserire il testo dell’allegato nel corpo della email, in quanto come sopradetto la PEC certificherà anche tale contenuto. Qualora l’allegato sia  necessariamente per via del suo aspetto formale, in tal caso si può ben scrivere una formula di questo tipo: «Si riporta, qui di seguito, il testo del messaggio contenuto nel file allegato, di cui si chiede comunque l’apertura» e dopo si dovrà ricopiare il testo dell’allegato.

Tuttavia, in una eventuale causa, per fornire la prova della spedizione della PEC è necessario produrre la stampa dell’email in formato Pdf con firma digitale se si tratta di allegato, le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec, il certificato di firma digitale del notificante, il certificato di firma del Gestore Pec.

Ecco che allora la conservazione delle ricevute di spedizione e consegna della Pec è essenziale per poterne dimostrare l’invio anche a distanza di molto tempo. Ecco alcuni suggerimenti utili:

– Per i messaggi Pec inviati: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).

– Per i messaggi Pec ricevuti: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).

In presenza di un documento allegato al messaggio Pec firmato digitalmente, per evitare che alla scadenza del certificato (che non ha durata superiore a tre anni) la sottoscrizione perda i requisiti legali e venga declassata, è opportuno portare in conservazione il messaggio Pec e i relativi allegati sottoscritti digitalmente, al fine di “allungare” la vita del menzionato certificato e di questi ultimi.

Non è corretta la conservazione delle Pec secondo le seguenti forme:

• l’archiviazione semplice delle Pec nel proprio computer o server. In questo caso non è garantito il valore legale in quanto non si è in presenza di conservazione a norma;
• la stampa su carta e l’archiviazione fisica del documento. La tradizionale conservazione della stampa del documento Pec non garantisce la conformità all’originale informatico.

Dimostrazione della spedizione 

Secondo il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Commercialisti, durante il giudizio, il professionista deve allegare al fine di dimostrare l’invio ed il ricevimnto di un documento tramite PEC la seguente procedura:

• la stampa dell’atto notificato in formato Pdf con firma digitale, se si tratta di allegato,
• le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec,
• il certificato di firma digitale del notificante,
• il certificato di firma del gestore di Pec.

Per quel che concerne le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec è possibile, inizialmente, produrre in giudizio anche con semplici stampe fatte dal computer. ÈPur trattandosi di  riproduzioni meccaniche e quindi facilmente contestabili. La Corte di Cassazione ( Cass. sent. n. 10326/14 del 13.05.2014; Cass. sent. n. 11445/2011; Cass. sent. n. 24814/05, Cass. sent. n. 12206/93; Cass. sent. n. 12715/98, Cass. sent. n. 8219/96, Cass. sent. n. 12206/93 ) ha più volte detto che la contestazione non può essere generica, ma va giustificata. Per cui secondo gli Ermellini non è sufficiente una generica contestazione ma necessita anche dire per quali ragioni questa risulta “falsificata”. Ad ogi buon conto sulla certificazione di invio della Pec è contenuto il codice identificativo del messaggio; per cui, in caso di dubbi, il giudice potrà chiedere al Gestore di fornire il certificato in originale o in copia autentica.

La prassi corrente dei tribunali si sta orientando nel consentire la prova dell’invio delle Pec con la semplice stampa, fatta dal proprio computer, delle due email ricevute dal Gestore.

Regole per l’invio e la conservazione

Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Commercialisti ha elaborato un vademecum sull’uso corretto della Posta elettronica certificata a cui rinviamo per  ogni maggiore chiarimento. Alla fine del vademecum vengono riportate 10 semplici regole da tenere a mente per un utilizzo corretto della Pec che di seguito si indicano:

1) accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”.

Il soggetto che invia una comunicazione  mediante la Pec deve accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella «completa» che comprende due file il primo file «postacert.eml», contenente il messaggio originale completo di testo ed eventuali allegati, ed il secondo file «daticert.xml» che contiene l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio). Il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Commercialisti sconsiglia la ricevuta breve che è formata dal file «daticert.xml» e da un estratto del messaggio originale, o di quella sintetica che è composta dal solo dal file «daticert.xml».

2) ricordarsi che l’esito dell’invio del messaggio, positivo o negativo che sia, viene comunicato al mittente entro 24 ore;

3) verificare sempre che la propria casella di pec sia capiente. A tal fine è bene scaricare giornalmente i messaggi in arrivo, quelli nel cestino e nella casella “inviati”;

4) non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegati, di solito pari a 30 megabytes complessivi. Tale ipotesi si verificare nel caso in cui il contratto con il proprio gestore prevede possibilità di estensione dello spazio, per chi è solito ricevere allegati pesanti, come ad esempio commercialisti, architetti e ingegneri;

5) non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (per esempio: non è possibile comunicare un proprio indirizzo in qualità di commercialista di fiducia come domicilio digitale di un impresa; non è possibile altresì indicare lo stesso indirizzo in relazione a diverse società);

6) se la Pec contiene un allegato è necessario sottoscriverlo sempre con firma digitale, specie se si tratta di istanze e dichiarazioni presentate alla pubblica amministrazione. In generale, gli allegati che necessitano di firma, devono essere sottoscritti con firma digitale in quanto la Pec è esclusivamente una modalità di invio e non ha valore di sottoscrizione dei documenti;

7) allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec:

1. A) la stampa dell’atto notificato in formato pdf con firma digitale, se si tratta di allegato;
2. B) le ricevute di accettazione e consegna completa della pec;
3. C) il certificato di firma digitale del notificante;
4. D) il certificato di firma del gestore di pec;

8) adottare sistemi di conservazione della Pec e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute. In particolare:

1. Per le pec inviate: conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio);
2. Per le pec ricevute: conservare la busta di trasporto con il file “postacert.eml” e il file “daticert.xml”;

9) ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le pec con allegati sottoscritti con firma digitale: solo cosi è possibile mantenere il valore legale di scrittura privata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione (quest’ultimo, di norma, non ha durata superiore a tre anni);

10) comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo pec all’ordine di appartenenza: tutte le pubbliche amministrazioni, comprese l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo INI-PEC del professionista.