PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI – Decreto 21 marzo 2013
Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell’art. 22, comma 5, del Codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni
Art. 1
1. Il presente decreto individua, ai sensi dell’art. 22, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi apposta e firmata digitalmente nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71, del decreto legislativo n. 82 del 2005.
2. I documenti di cui al comma 1 sono indicati nell’allegata Tabella A che forma parte integrante del presente decreto.
3. Resta ferma la facoltà per le pubbliche amministrazioni di conservare in originale analogico unico documenti diversi da quelli oggetto del presente decreto.
4. Dalla data di pubblicazione del presente decreto sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, viene meno per le pubbliche amministrazioni l’obbligo previsto dall’art. 22, comma 6 del decreto legislativo n. 82 del 2005 della conservazione dei documenti originali analogici unici diversi da quelli oggetto del presente decreto oppure, in caso di conservazione sostitutiva degli stessi, dell’attestazione della loro conformità all’originale con dichiarazione autentica di un notaio o di altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.
Allegato
Tabella A
| Documenti analogici originali unici per i quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. | |
| 1) Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali e interministeriali; 2) Atti amministrativi da adottarsi nella forma del decreto del Presidente della Repubblica, ai sensi della legge 12 gennaio 1991, n. 13; 3) Decreti dirigenziali e direttoriali. | |
| Ministero dell’economia e delle finanze | 1) Titoli del debito pubblico non dematerializzati; 2) atti e documenti conservati in unico originale presso i Servizi di pubblicità immobiliare; 3) planimetrie catastali; 4) mappe di impianto del catasto terreni e del catasto edilizio urbano; 5) atti di aggiornamento cartografico (tipi di frazionamento, particellari e mappali), anteriori al processo di informatizzazione. |
| Ministero delle politiche agricole e forestali | 1) Documenti relativi alla certificazione CITES emessi ai sensi dell’art. 10 del Regolamento (CE) 388/97; 2)licenze e permessi speciali di pesca. |
| Ministero degli affari esteri | 1) atti privati con valore notarile sottoscritti dai titolari delle sedi e degli uffici consolari; 2) stampati a valore di pertinenza. |
| Ministero dell’interno | A) In materia di tutela dei diritti civili, compresi quelli delle confessioni religiose, di cittadinanza, immigrazione e asilo: 1) delibere del Consiglio di amministrazione del Fondo Edifici di culto (FEC) e atti ad essa correlati, atti e provvedimenti relativi alle situazioni giuridiche dei beni oggetto del patrimonio del FEC, sia storici che correnti; 2) certificazioni della condizione di apolidia ai sensi dell’art. 17, del D.P.R. n. 572/1993 e nulla osta al riconoscimento della cittadinanza italiana, ai sensi dellalegge 14.12.2000, n. 379, nonché della legge 8.03.2006, n. 124. B) In materia di amministrazione generale, politiche del personale dell’Amministrazione civile e promozione e sviluppo delle relative attività formative: 1) atti e documenti della Biblioteca del Ministero dell’interno. C) In materia di difesa civile, politiche di protezione civile e di prevenzione incendi: 1 ) atti soggetti alla classificazione di segretezza e al segreto di Stato custoditi dalla Direzione Centrale per la Difesa Civile e le Politiche di Protezione Civile del Dipartimento dei W.F., del soccorso pubblico e della difesa civile. D) In materia di garanzia della regolare costituzione degli organi elettivi degli anti locali e del loro funzionamento, vigilanza sullo stato civile e sull’anagrafe: 1) atti e registri di stato civile redatti in doppio originale e conservati dalla prefettura competente oltre che dal Comune, fino alla realizzazione dell’archivio unico informatico presso ciascun Comune del Centro nazionale di raccolta dei supporti informatici contenente tutti i dati registrati egli archivi informatici comunali di cui all’articolo 10 del D.P.R n. 396/2000; E) gli atti soggetti alla classificazione di segretezza e al segreto di Stato; F) gli atti inerenti alla tutela della sicurezza dello Stato, dell’ordine e della sicurezza pubblica; H) atti relativi alla attività ispettiva e all’attività di vigilanza, anche su delega dell’Autorità giudiziaria, dell’Ufficio Centrale Ispettivo del Dipartimento dellapubblica sicurezza. |
| Ministero delle infrastrutture e dei trasporti | 1) certificati di bordo rilasciati ai sensi della Convenzione SOLAS 74. |
| Ministero per i beni e le attività culturali | 1) Piani paesaggistici e protocolli e disciplinari degli stessi |
| Documenti analogici originali unici per i quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo. |
| 1) Atti contenuti nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica; 2) atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria per i venti anni successivi; 3) Opere d’arte; 4) Documenti di valore storico-artistico, ivi compresi quelli in possesso delle Forze armate; 5) Documenti, ivi compresi quelli storico-demaniali, conservati negli archivi, nelle biblioteche e nelle discoteche di Stato, ivi compresi gli atti e documenti conservati nella biblioteca storica dell’ex Centro Studi Esperienze della Direzione Centrale per la Prevenzione e la Sicurezza Tecnica del Dipartimento del W.F., del soccorso pubblico e della difesa civile; 6) atti notarili; 7) atti conservati dai notai ai sensi della legge 16 febbraio 1913, n. 89, prima della loro consegna agli Archivi notarili; 8) atti conservati presso gli Archivi notarili. |
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Provvedimento pubblicato nella G.U. 6 giugno 2013, n. 131.