Con l’emanazione dell’Autorizzazione n. 4/2016 del 15 dicembre 2016, il Garante per la protezione dei dati personali ha provveduto al rinnovo della Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti avente validità fino al 24 maggio 2018, tenuto conto che a decorrere dal 25 maggio 2018 sarà applicabile il Regolamento (UE) 2016/679.
Il documento in commento individua quali destinatari i liberi professionisti iscritti in albi o in elenchi professionali. Il Garante ha stabilito come regola generale che trova applicazione per tutte le Autorizzazioni, che l’inizio o la prosecuzione di suddetto trattamento deve avvenire attraverso sistemi informativi e programmi informatici configurati in modo da escludere il trattamento di dati personali identificativi ogni qual volta il fine per il quale il trattamento avviene è raggiungibile anche attraverso il ricorso a dati anonimi oppure con modalità tali da permettere l’identificazione dell’interessato solo in caso di necessità.
Privacy le regole per i liberi professionisti
Ambito di applicazione.
L’autorizzazione è rilasciata ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata; con equiparazione degli esercenti la professione di avvocato. La predetta autorizzazione è estesa anche ai sostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista.
I soggetti esclusi dall’autorizzazione 4/2016 sono:
a. esercenti le professioni sanitarie e dagli psicologi, dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n. 2/2016;
b. la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti sopra indicati, alla quale si riferisce l’autorizzazione generale n. 1/2016;
c. soggetti privati che svolgono attività investigative, giornalisti, pubblicisti e praticanti giornalisti.
Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.
Gli Interessati sono i soggetti cui i dati trattati si riferiscono: i clienti; i terzi, ove ciò sia strettamente indispensabile per l’esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.
Si ribadisce che il trattamento di tali dati deve avvenire nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza, rispetto agli incarichi conferiti.
Allorchè siano trattati dati personali sensibili atti a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, ciò dovrà avvenire in ottemperanza alle prescrizioni contenute nella autorizzazione generale n. 2/2016.
Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili, da parte del professionista, può avvenire in presenza dei seguenti fini:
a. per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo;
b. per lo svolgimento da parte del difensore delle investigazioni difensive. Ricorrendo tale ipotesi, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere deve essere di rango pari a quello dell’interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile;
c. per l’esercizio del diritto di accesso ai dati e ai documenti amministrativi.
Modalità di trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto all’incarico conferito dal cliente.
Inoltre, debbono essere applicate le misure di sicurezza regolamentate attraverso il Codice in materia di protezione dei dati personali e dell’All. B al codice stesso.
Resta inoltre fermo l’obbligo di informare l’interessato e di acquisirne, ove necessario, il consenso scritto.
In relazione al trattamento svolto dall’’avvocato, questi può fornire l’informativa e le notizie che deve indicare ai sensi della disciplina sulle indagini difensive in un unico contesto, anche mediante affissione nei locali dello Studio e, se ne dispone, pubblicazione sul proprio sito Internet, anche utilizzando formule sintetiche e colloquiali.
Se i dati sono raccolti per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per le indagini difensive, l’informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso scritto, sono necessari solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità, oppure per altre finalità con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all’interessato di comprendere agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo professionista o un’associazione di professionisti, ovvero se ricorre un’ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti o di esercizio della professione in forma societaria.
Se il libero professionista decide di provvedere alla nomina di responsabili e incaricati del trattamento, colui che è stato nominato avrà accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione a lui richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati del trattamento preposti all’espletamento di compiti amministrativi.
Conservazione dei dati.
I dati sensibili possono essere conservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa comunitaria o nazionale e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli incarichi conferiti.
Occorre garantire il rispetto dei principi di stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati, da attuare attraverso un monitoraggio periodico dei dati; per cui i dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per l’indispensabilità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gli adempimenti.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono essere mantenuti se pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto a successivi incarichi.
Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente pertinenti all’espletamento dell’incarico conferito e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere comunicati solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.
Resta confermato il divieto di diffusione dei dati relativi allo stato di salute e alla vita.
