Il fascicolo informatico
E’ formato dalla segreteria della Commissione tributaria con le modalità tecnico-operative che verranno individuate attraverso la futura emanazione dei decreti del Ministero dell’economia e delle finanze previsti dall’art. 3, comma 3 del decreto 163/13; al suo interno si troveranno:
le attestazioni rilasciate dal S.I.Gi.T ed ogni altro atto e documento informatico acquisito dal SI.Gi.T. nonché le copie informatiche degli atti e dei documenti cartacei prodotti e acquisiti dalla segreteria.
Il fascicolo informatico sostituisce il fascicolo d’ufficio a condizione che contenga anche tutti gli atti e documenti cartacei prodotti e acquisiti dalla segreteria.
Il fascicolo informatico consente ai giudici tributari e agli altri soggetti abilitati al SI.Gi.T. ed esonera le segreterie delle Commissioni tributarie dal produrre e rilasciare copie su supporto cartaceo degli atti e dei documenti informatici ivi contenuti ai soggetti abilitati alla consultazione.
Nel caso di richiesta delle parti di ottenere copia autentica degli atti contenuti nel fascicolo informatico, l’ufficio di segreteria della Commissione tributaria, previo pagamento delle spese, provvede all’invio della copia stessa tramite PEC.
La procura alle liti
La procura alle liti o l’incarico di assistenza e difesa conferiti, congiuntamente all’atto cui si riferiscono, su supporto informatico e sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale dal ricorrente, sono trasmessi dalle parti, dai procuratori e dai difensori attraverso la posta elettronica certificata.
La procura alle liti o l’incarico di assistenza e difesa redatta come sopra deve essere autenticata, dal difensore mediante apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale.
Se la procura alle liti o l’incarico di assistenza e difesa sono conferiti su supporto cartaceo, le parti, i procuratori e i difensori trasmettono congiuntamente all’atto cui si riferiscono, la copia per immagine su supporto informatico della procura o dell’incarico, attestata come conforme all’originale ai sensi dell’articolo 22 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, mediante sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale del difensore.
Posta elettronica certificata
L’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata contenuta nel ricorso introduttivo o nell’istanza di reclamo e mediazione notificati tramite PEC, equivale ad elezione di domicilio digitale ai fini delle comunicazioni e notificazioni telematiche; eventuali variazioni di tale indirizzo, da effettuarsi con le modalità tecnico-operative che verranno stabilite una volta emanati i decreti di cui all’art. 3, comma 3, produrranno effetti dal decimo giorno successivo a quello in cui siano state notificate alla segreteria della Commissione tributaria e alle parti costituite.
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 7, comma 1 e 2, per i professionisti iscritti in albi e elenchi, l’indirizzo PEC indicato nel primo atto difensivo deve coincidere con quello comunicato ai rispettivi ordini o collegi e pubblicato, a cura di questi ultimi, nel registro pubblico INI-PEC.
E’ importante evidenziare quanto disposto dall’art. 7, comma 6 il quale prevede che, in caso di errata indicazione dell’indirizzo di PEC negli atti difensivi, potrà comunque essere utilizzato il registro pubblico INI-PEC.
Pec e decorrenza dei termini processuali
Qualunque comunicazione o notificazione dei documenti informatici, tramite PEC, si considera effettuata, ai fini della decorrenza dei termini processuali per il mittente, al momento dell’invio al proprio gestore attestato dalla relativa ricevuta di accettazione e, per il destinatario, al momento in cui la comunicazione o notificazione dei documenti informatici e’ resa disponibile nella casella di posta elettronica certificata (tale momento coincide con la ricevuta di avvenuta consegna) mentre il deposito dei documenti informatici presso la segreteria della Commissione tributaria si intende eseguito al momento attestato dalla ricevuta di accettazione rilasciata dal S.I.Gi.T.
Notificazione non telematiche
Nel caso di notificazioni eseguite a mezzo di ufficiale giudiziario ai sensi degli articoli 137 e ss. del codice di procedura civile, gli atti da notificare vanno trasmessi all’indirizzo di posta elettronica certificata dell’Ufficio Notificazioni Esecuzioni e Protesti (UNEP) pubblicato sull’indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni (IPA).
Notificazione e deposito di atti
Il ricorso e gli altri atti del processo tributario, nonche’ quelli relativi al procedimento attivato con l’istanza di reclamo e mediazione, sono notificati utilizzando la PEC secondo quanto stabilito dall’articolo 5 del decreto 163/13 mentre il deposito presso la segreteria della Commissione tributaria dei medesimi atti, unitamente alle relative ricevute della PEC, avviene esclusivamente mediante il S.I.Gi.T. così come, con la stessa modalità, devono essere depositati le controdeduzioni e gli altri atti del processo tributario.
La costituzione in giudizio e il deposito degli atti successivi
La costituzione in giudizio del ricorrente, nel caso di notifica del ricorso tramite PEC, avviene con il deposito mediante il S.I.Gi.T del ricorso, della nota d’iscrizione a ruolo e degli atti e documenti ad esso allegati, attestato dalla ricevuta di accettazione rilasciata dal S.I.Gi.T. recante la data di trasmissione.
Successivamente alla costituzione in giudizio del ricorrente, il S.I.Gi.T. rilascia, altresì, il numero di iscrizione del ricorso nel registro generale.
Il resistente si costituisce in giudizio depositando atti e documenti con le stesse modalità previste per la costituzione del ricorrente.
Per la costituzione nel giudizio di appello valgono le modalità sopra descritte.
Formazione dei documenti digitali ed apposizione della firma digitale
Al fine di inviare gli atti ed i documenti allegati occorre creare gli stessi in formato digitale si suggerisce di utilizzare il formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, come già richiesto per il deposito dell’atto principale. Pertanto, prima di apporre la propria firma digitale sul documento informatico da trasmettere tramite il PTT, è necessario convertire e salvare ogni singolo documento nel formato PDF/A, utilizzando l’apposita funzione presente nella maggior parte degli editori di testo in commercio (con licenza libera o di tipo proprietario).
L’utilizzo del formato PDF/A permette di superare possibili anomalie che altrimenti verrebbero riscontrate nel corso della trasmissione; inoltre, garantisce la completa “gestione” e successiva “conservazione” dei documenti informatici inviati.
Per maggiori informazioni è possibile consultare alcuni esempi di modalità di conversione (Guida conversione file, PDF – 1583 KB).
La firma digitale prevista per il deposito degli atti è di tipo CAdES, che aggiunge l’estensione P7M a quella originaria del file (es. *.pdf.p7m). Oltre alle funzionalità di base della firma del singolo documento, è possibile utilizzare la firma massiva o multipla, per firmare contemporaneamente più documenti. Questa soluzione permette di selezionare un gruppo di documenti o gli stessi presenti all’interno di un’intera cartella e di firmarli con un’unica operazione.
In caso di firma digitale del documento da parte di più soggetti l’estensione P7M è aggiunta al nome del file tante volte quante sono le firme apposte al documento (es *.pdf.p7m.p7m).
A proposito del nome del file, si raccomanda di mantenere l’estensione PDF anche nel documento successivamente firmato (es. Ricorso.pdf.p7m).
E’ possibile visualizzare un esempio di procedura per l’apposizione della firma digitale singola e massiva/multipla (Guida firma digitale, PDF – 323 KB).
Atti e documenti depositati in formato cartaceo
Gli atti e documenti depositati in formato cartaceo sono acquisiti dalla Segreteria della Commissione tributaria che provvede ad effettuarne copia informatica e ad inserirla nel fascicolo informatico, apponendo la firma elettronica qualificata o firma digitale ai sensi dell’articolo 22, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
Le modalità di acquisizione di copia informatica degli atti e documenti cartacei fornita dalle parti processuali o dagli altri soggetti autorizzati verranno individuate attraverso la futura l’emanazione dei decreti del Ministero dell’economia e delle finanze previsti dall’art. 3, comma 3 del decreto 163/13.
Il verbale di udienza
Il verbale di udienza, viene redatto come documento informatico, ed e’ sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale da chi presiede l’udienza e dal segretario.
Nei casi in cui e’ richiesto, le parti procedono alla sottoscrizione delle dichiarazioni o del processo verbale apponendo la propria firma elettronica qualificata o firma digitale.
Qualora non sia possibile procedere alla sottoscrizione digitale il verbale viene redatto su supporto cartaceo, sottoscritto nei modi ordinari e acquisito al fascicolo informatico dalla segreteria della commissione tributaria.
Redazione e deposito dei provvedimenti
Ai fini della formazione delle sentenze, dei decreti e delle ordinanze, redatti come documenti informatici sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale la trasmissione dei documenti tra i componenti del collegio giudicante avviene tramite il S.I.Gi.T. ed il segretario di sezione sottoscrive, apponendo la propria firma elettronica qualificata o firma digitale, i citati provvedimenti trasmessi tramite il S.I.Gi.T. e provvede al deposito della sentenza.
Pagamenti telematici
Per il pagamento del contributo unificato e degli altri diritti e spese in via telematica bisognerà attendere l’emanazione sia del regolamento previsto dal comma 1 dell’art. 19 sia del decreto del Ministero dell’economia e delle finanze previsti dall’art. 3 comma 3 del decreto 163/13.
La parte che abbia utilizzato in primo grado le modalità telematiche di pagamento di cui ai commi precedenti e’ tenuta ad utilizzare le medesime modalità per l’intero grado del giudizio nonché per l’appello, salvo sostituzione del difensore.
