Prova della posizione unionale delle merci (Proof of union status – Pous) – Circolare n. 7 del 27 marzo 2024 dell’Agenzia delle Dogane

Prova della posizione unionale delle merci (Proof of union status – Pous)

A far data dal 1° marzo 2024, è operativa la prima fase del sistema elettronico transeuropeo “PoUS – Proof of Union Status” (NOTA 1), sviluppato e gestito dai Servizi tecnici della Commissione Europea, per la prova della posizione unionale delle merci e la gestione dei documenti T2L/T2LF, in sostituzione della precedente procedura cartacea.

Tale sistema assicura lo scambio standardizzato di informazioni tra operatori economici e autorità doganali e tra le autorità doganali dei diversi Stati Membri al fine di provare la posizione unionale di merci, trasportate da un punto all’altro del territorio doganale che lasciano temporaneamente tale territorio senza scalo fuori da tale territorio.

Il PoUS semplifica notevolmente la gestione delle prove dello status unionale delle merci, assicurando la facile consultazione di dati e documenti da parte delle Autorità doganali di tutti gli Stati Membri e ottimizzando la tracciabilità e la trasparenza delle informazioni, con l’ulteriore beneficio della riduzione dei rischi e dei costi associati alle frodi non rilevate con le procedure cartacee e la possibilità di migliorare il monitoraggio della posizione doganale delle merci nell’ambito di diverse procedure doganali.

1. Soggetti abilitati alla emissione del documento T2L/T2LF (convalida o registrazione)

Le richieste presentate dagli operatori economici per il rilascio dei documenti attestanti la posizione doganale delle merci sono, in linea generale, soggette a convalida da parte dell’Ufficio doganale competente.

La richiesta di convalida può essere presentata dal soggetto che emette le prove di posizione unionale ovvero da altro soggetto (casa di spedizione, società di trasporti, spedizioniere doganale, ecc.) che ritiene soddisfacenti tali prove.

Tale interpretazione è corroborata dalla lettura dell’articolo 128, par. 4 del regolamento delegato che prevede la possibilità di rilasciare alla persona interessata (NOTA 2) una semplificazione, al soddisfacimento di determinate condizioni, nella procedura di emissione dei documenti T2L e T2LF. In tali casi si parla di “emittente autorizzato”.

A differenza dei soggetti non in possesso di una tale autorizzazione, gli emittenti autorizzati non richiedono la convalida documenti T2L e T2LF ma la mera registrazione.

Con riguardo alle condizioni da soddisfare per il rilascio della semplificazione di cui al richiamato articolo 128 (NOTA 3), si richiama la lettera b) del paragrafo 3 bis che, testualmente, recita:

“il richiedente rilascia regolarmente la prova della posizione doganale di merci unionali oppure le autorità doganali competenti sanno che il richiedente è in grado di soddisfare i requisiti stabiliti nel codice e nel presente regolamento per l’uso di tali prove”

Come già evidenziato, pertanto, l’emittente autorizzato può essere la persona che rilascia le prove della posizione doganale delle merci unionali (NOTA 4) ovvero una persona che, in base ad una valutazione dell’autorità doganale, è in grado di soddisfare i requisiti stabiliti dalla normativa doganale unionale per l’uso di tali prove, pur non essendo colui che le ha emesse.

In conclusione, il richiedente (Applicant) è il soggetto che emette le prove ovvero il soggetto che si assume con la dogana la responsabilità sull’utilizzo di tali prove.

Il rappresentante (Representative) è il soggetto, indicato dal richiedente, che ne cura le formalità con la dogana (NOTA 5).

Se il richiedente è emittente autorizzato, la registrazione dei documenti T2L e T2LF sarà automatica, salvo che la dogana non ritenga di dover intervenire nel tempo prestabilito (NOTA 6).

Se il richiedente non è emittente autorizzato, l’emissione dei documenti T2L e T2LF richiederà una convalida obbligatoria preceduta dagli eventuali controlli doganali.

2. Rilascio delle decisioni ACP

Con riferimento all’individuazione dell’ufficio doganale competente a ricevere la domanda per il rilascio della qualifica di emittente autorizzato “ACP”, si precisa che le intervenute modifiche regolamentari, nell’identificarlo nell’ “autorità doganale competente a prendere la decisione dello Stato membro in cui le merci sono state inizialmente caricate su un mezzo di trasporto per la spedizione e in cui sono disponibili tutte le informazioni necessarie sulle merci ” (cfr. art.128 par. 3 RD) non pregiudicano l’applicazione in ambito nazionale del principio generale, finora seguito, basato sull’art. 22, par. 1, terzo comma, CDU che attribuisce la competenza a ricevere la domanda per la qualifica di emittente autorizzato ACP all’ufficio doganale sito nel luogo in cui è tenuta o è accessibile la contabilità principale del richiedente a fini doganali e in cui dovrà essere effettuata almeno una parte delle attività oggetto della decisione.

Stante il chiaro disposto del nuovo articolo 200bis del RE (NOTA 7) circa la validità territoriale della decisione ACP, tale ufficio doganale avrà cura di specificare nell’autorizzazione rilasciata, con validità nazionale ed in relazione all’operatività presso tutti gli uffici doganali nazionali responsabili per la registrazione della prova della posizione doganale di merci unionali indicati dal richiedente, le prescrizioni necessarie per il rispetto delle specifiche condizioni (indicate nell’ art. 128, nuovo par. 3 ter RD):

a) le scritture sono messe a disposizione delle autorità doganali a fini di controllo e conservate per almeno tre anni;

b) i criteri (NOTA 8) adottati dall’emittente autorizzato per stabilire l’utilizzo corretto delle prove;

c) il termine e le modalità che l’emittente autorizzato deve rispettare per informare l’ufficio doganale competente al fine di permettere al medesimo di effettuare eventuali controlli necessari prima della partenza delle merci, di cui si è sopra detto.

Sia pure in assenza di espressa disposizione di carattere transitorio e nelle more di eventuali ulteriori indicazioni da parte dei competenti Servizi unionali, in considerazione della finalità delle modifiche regolamentari in esame – tese al rafforzamento delle condizioni per il rilascio dell’autorizzazione in questione in correlazione all’introduzione del sistema elettronico PoUS (NOTA 9)

– si segnala l’opportunità di un graduale adeguamento delle ACP già rilasciate per la verifica del rispetto delle suindicate condizioni.

3. Il procedimento elettronico

Gli operatori economici trasmettono le richieste di convalida o di registrazione (nel caso di emittente autorizzato) dei dati indicati sui documenti T2L/T2LF compilando l’apposito modulo elettronico sul portale a questi dedicato PoUS – STP.

Successivamente, il sistema PoUS gestisce la richiesta, verificandone la coerenza con i dati memorizzati nei sistemi ad esso collegati ed assicurando, in tal modo, la gestione tempestiva di eventuali inconvenienti legati ad errori di compilazione.

Il funzionario doganale accede quindi al portale dedicato PoUS – BO al fine di convalidare (o respingere) la richiesta della prova della posizione unionale e fissare il periodo di validità del T2L/T2LF. L’operatore economico riceve la conferma della convalida o della registrazione della prova, unitamente al MRN e a tutti i dati complementari, direttamente sul portale PoUS – STP, al cui interno può consultare e tenere traccia dello stato dei documenti convalidati/registrati.

Per le spedizioni di merci unionali destinate verso i territori fiscali speciali dell’Unione europea, si utilizza ai fini dichiarativi il tracciato B4 (Dichiarazione per la spedizione di merci nell’ambito degli scambi con territori fiscali speciali) con il codice CO mentre per l’attestazione della posizione unionale delle merci si utilizza il T2LF attraverso il sistema unionale PoUS. L’MRN della dichiarazione B4 deve essere indicato nel manifesto al fine di chiudere il movimento. L’MRN del T2LF sarà presentato attraverso le modalità informatiche previste dal PoUS all’atto della reintroduzione delle merci nel territorio fiscale speciale.

Tra i documenti a supporto della dichiarazione B4 sarà indicato il T2LF utilizzando il codice certificato C620.

3.1 Richieste di registrazione da parte di emittenti autorizzati

Nel caso di richieste di registrazione provenienti da emittenti autorizzati, il sistema PoUS dà indicazione del tempo utile per lo svolgimento dei controlli da parte del funzionario doganale, scaduto il quale il T2L/T2LF è automaticamente registrato senza ulteriori interventi.

3.2 Rilascio dell’MRN

Successivamente agli eventuali controlli e alla convalida/registrazione del documento T2L/T2LF, il PoUS emette un MRN con validità temporale predefinita pari a 90 giorni.

Laddove l’operatore economico abbia richiesto un periodo di validità più lungo, spetterà al funzionario doganale approvare (ovvero rifiutare) il periodo di validità indicato nella richiesta.

In caso di mancata approvazione dell’estensione del periodo di validità, si applica il periodo di validità predefinito di 90 giorni.

4. Controlli

4.1 Controlli prima della convalida/registrazione

Tenuto conto che, allo stato attuale, il sistema PoUS non risulta interconnesso con il sistema di analisi dei rischi in uso all’Agenzia (CDC), la valutazione sulla necessità o meno di effettuare controlli al momento della convalida/registrazione rientra nell’autonomia decisionale del funzionario che gestisce l’operazione.

In particolare, i controlli possono consistere:

– nel controllo dei dati indicati sui documenti T2L/T2LF e degli eventuali allegati. Nel caso di errori o omissioni rilevati dal funzionario il sistema PoUS invia una notifica all’operatore economico, con la quale sono evidenziati i documenti necessari e i motivi dell’integrazione richiesta. L’operatore economico può caricare l’ulteriore documentazione direttamente tramite PoUS o recapitarli direttamente al funzionario doganale con ogni altro mezzo utile (ad esempio via e-mail). In tal caso, il funzionario provvede all’inserimento dei dati e/o documenti mancanti nel sistema PoUS.

– nel controllo fisico delle merci. Anche in detta ipotesi il sistema invia una notifica all’operatore economico.

Considerato che la procedura di cui trattasi afferisce a documentazione doganale scortante merci unionali, nelle more del collegamento al CDC i controlli, all’atto della partenza, salvo diversa indicazione del direttore dell’Ufficio, debbono essere disposti solo in presenza di specifiche segnalazioni o richieste pervenute da altri soggetti istituzionali agli atti dell’Ufficio.

4.2 Adempimenti a carico del funzionario dell’Ufficio di presentazione

Poiché, come già precisato, il sistema PoUS non risulta allo stato interconnesso con il sistema di analisi dei rischi in uso all’Agenzia (CDC), l’Ufficio doganale presso il quale sono presentate merci unionali scortate dai documenti T2L/T2LF, effettuerà controlli solo in presenza di specifiche segnalazioni o richieste pervenute da altri soggetti istituzionali agli atti dell’Ufficio nonché sulla base dell’analisi dei rischi locale, al fine di verificare il corretto utilizzo della procedura.

4.3 Esito dei controlli

Qualora, a seguito dei controlli documentali o fisici, vengano accertate difformità non sanabili (ad esempio, le merci presentate in dogana sono diverse da quelle dichiarate), i relativi esiti debbono essere registrati nel sistema, insieme all’indicazione dei motivi delle difformità riscontrate e si deve provvedere a respingere la richiesta di convalida/registrazione: la decisione è notificata all’operatore economico tramite il sistema.

Le Direzioni territoriali vorranno vigilare sul corretto e uniforme adempimento, da parte dei dipendenti Uffici, delle presenti istruzioni non mancando di segnalare alla Scrivente eventuali difficoltà concernenti la loro applicazione.

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Note:

(1) Nota ADM – DODT prot. 138087 del 01.03.2024 “PoUS – Proof of Union Status: avvio del nuovo sistema per la prova della posizione unionale delle merci. Istruzioni per l’accesso”.

(2) La locuzione “persona interessata” non è diversamente o dettagliatamente specificata e quindi deve essere interpretata in modo estensivo anche a soggetti non proprietari delle merci da indicare nel documento T2L/T2LF.

(3) Articolo modificato con regolamento UE 2024/634.

(4) L’elenco dei mezzi di prova ammessi è contenuto agli articoli 199 e seguenti del Regolamento di esecuzione 2447/2015.

(5) Vale la regola generale stabilita al paragrafo 1 dell’articolo 18 CDU: “Chiunque può nominare un rappresentante doganale”.

(6) Vedi lettera c) del paragrafo 3 ter dell’articolo 128.

(7) Art. 200bis Rilascio di mezzi di prova da parte di un emittente autorizzato. L’agevolazione per il rilascio di un mezzo di prova da parte di un emittente autorizzato di cui all’art.128 del regolamento delegato (UE) 2015/2446 si applica solo ai mezzi di prova della posizione doganale di merci unionali rilasciati nello Stato membro che ha autorizzato il rilascio di tali mezzi di prova.

(8) Ovvero le modalità stabilite dall’emittente autorizzato per giustificare la corretta emissione ed il corretto utilizzo delle prove.

(9) Cfr. considerando 3 del regolamento delegato (UE) 2024/634 e art.128RD come ora modificato.