Sottoscrizione, trasmissione telematica, condivisione e conservazione delle dichiarazioni fiscali – Risposta 23 dicembre 2020, n. 619 dell’Agenzia delle Entrate

Interpello articolo 11, comma 1, lettera a), legge 27 luglio 2000, n. 212 – sottoscrizione, trasmissione telematica, condivisione e conservazione delle dichiarazioni fiscali

Con l’istanza di interpello specificata in oggetto, è stato esposto il seguente

Quesito

[ALFA], nel prosieguo istante, fa presente quanto qui di seguito sinteticamente riportato.

L’istante – che, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322, opera anche come intermediario abilitato nella trasmissione in via telematica delle dichiarazioni fiscali all’Agenzia delle entrate – intende adottare una nuova procedura di trasmissione e conservazione dei documenti che si articolerebbe nelle seguenti fasi:

«1. [ALFA] rilascia al cliente l’impegno a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione al momento dell’assunzione dell’incarico per la sua predisposizione. A tal proposito, si precisa che l’impegno alla trasmissione potrà essere rilasciato con riferimento a molteplici modelli dichiarativi da trasmettere per conto dello stesso cliente, come previsto dall’art. 3, comma 6-bis, d.P.R. 322/1998.

2. l’Istante procede alla compilazione della dichiarazione su modello conforme mediante software, utilizza l’apposita procedura di controllo al fine di verificarne la coerenza con le istruzioni rilasciate dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e riscontrare eventuali difformità da correggere;

3. [ALFA] sottoscrive la dichiarazione esclusivamente attraverso la procedura di autenticazione del file telematico mediante apposizione della firma elettronica basata sul certificato emesso dall’Agenzia delle Entrate (c.d. “firma Ade” [l’istante specifica che «si tratta di una firma elettronica basata sul certificato emesso dall’Agenzia delle Entrate ed associata al codice fiscale del soggetto censito sui sistemi dell’Agenzia delle Entrate come intermediario autorizzato», ndr.]) ;

4. l’Istante, dopo avere svolto il controllo e l’autenticazione del file telematico, trasmette la dichiarazione attraverso i canali telematici messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate e verifica l’esito della trasmissione attraverso la consultazione della ricevuta resa disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate (nell’area riservata all’Istante);

5. entro i trenta giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiarazione, l’Istante condivide con il contribuente e/o sostituto d’imposta:

– copia in formato .pdf della dichiarazione trasmessa, per mezzo posta elettronica ordinaria ovvero certificata. A tal proposito, si precisa che [ALFA] non apporrebbe alcuna firma autografa sulla dichiarazione inviata al contribuente e/o al sostituto di imposta successivamente alla presentazione della dichiarazione, come chiarito dalla Risposta ad istanza di interpello n. 518/2019; e

– copia in formato .pdf della comunicazione di ricezione della dichiarazione rilasciata dall’Agenzia delle Entrate;

6. infine, l’Istante conserva copia della dichiarazione inviata su supporto informatico, nel rispetto delle regole di conservazione elettronica disciplinate dal combinato disposto degli articoli 2, decreto ministeriale 17 giugno 2014, e dell’art. 71, d.lgs. n. 82/2005 (cd. “CAD”)».

Alla luce della normativa e della prassi in essere, [ALFA] chiede di chiarire se «la procedura di sottoscrizione, trasmissione telematica, condivisione e conservazione delle dichiarazioni fiscali prospettata dall’Istante, come sopra descritta» ed in particolare «la sottoscrizione della dichiarazione da parte dell’intermediario esclusivamente mediante la c.d. “firma Ade” apposta in sede di autentica del file telematico, sono conformi alle disposizioni previste dall’art. 3, d.P.R. n. 322/1998 ed alle istruzioni ministeriali per la compilazione dei modelli dichiarativi».

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

In sintesi, l’istante ritiene «che la procedura di sottoscrizione, trasmissione telematica, condivisione e conservazione delle dichiarazioni sopra prospettata sia in linea con le disposizioni ed i chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate in materia» e che «l’apposizione della firma autografa da parte dell’intermediario sulla copia redatta su modello ministeriale della dichiarazione non è necessaria in quanto estranea all’iter di controllo, autenticazione ed invio telematico della dichiarazione».

Parere dell’Agenzia delle entrate

In merito all’articolo 3 del d.P.R. n. 322 del 1998, recante “Modalità di presentazione ed obblighi di conservazione delle dichiarazioni”, la scrivente ha riassunto in molteplici documenti, sia di prassi, sia di risposta a specifiche istanze dei contribuenti su casi personali, quali siano i principi esistenti in materia ed i corretti comportamenti da tenere.

In particolare, nei più recenti interventi – si veda la risposta n. 518, citata anche dall’istante, pubblicata il 12 dicembre 2019 nell’apposita sezione del sito dell’Agenzia, www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/normativa-e-prassi/risposte-agliinterpelli alla quale si fa rinvio per tutti i dettagli del caso ivi compresa l’indicazione dei documenti di prassi in materia – è stato precisato, tra l’altro, che:

a) l’impegno, eventualmente cumulativo, a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle entrate i dati contenuti nella dichiarazione, è rilasciato al contribuente o al sostituto di imposta contestualmente alla ricezione della stessa o all’assunzione dell’incarico professionale (sottoscritto dal cliente) per la sua predisposizione;

b) la sottoscrizione da parte dell’intermediario del riquadro relativo all’impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi, precede l’invio telematico e, dunque, non è richiesta successivamente alla presentazione della dichiarazione;

c) conseguentemente, la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall’intermediario;

d) gli obblighi di conservazione sono differenziati in ragione dei soggetti coinvolti, dovendo contribuenti e sostituti d’imposta conservare l’originale sottoscritto (unitamente ai documenti rilasciati dall’incaricato di predisporre/trasmettere la dichiarazione) e gli incaricati conservare la copia della dichiarazione trasmessa. Sono valide, a questo fine, sia modalità analogiche sia elettroniche, fermo restando che, trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione solo digitale implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia, in primis il decreto legislativo 5 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale o “C.A.D.”).

Alla luce di quanto sopra, si ritiene condivisibile qualunque procedura che si conformi ai principi espressi.

Resta fermo che, nel caso di specie, la sottoscrizione della dichiarazione da parte dell’intermediario unicamente mediante la c.d. “firma Ade” (i.e. la firma elettronica basata sul certificato emesso dall’Agenzia delle entrate) apposta in sede di autentica del file da trasmettere all’amministrazione finanziaria è conforme alle procedure attualmente in uso per adempiere agli obblighi disposti dall’articolo 3 del d.P.R. n. 322 del 1998.