CNCE – Comunicato 02 luglio 2018
Tutela privacy dati personali – trattamento dati lavoratori iscritti
In relazione ai quesiti pervenuti da alcune Casse Edili in merito alla gestione dei dati relativi agli operai presenti in Cassa Edile e all’iscrizione sindacale degli stessi, la scrivente significa quanto segue.
Il Regolamento europeo per la tutela dei dati personali, diventato operativo lo scorso 25 maggio, non presenta novità di rilievo in merito alle problematiche sollevate rispetto alla precedente normativa, se non quella di definire le informazioni relative all’appartenenza sindacale come “dati particolari” rispetto alla precedente definizione di “dati sensibili”.
Rimane, quindi, impregiudicato il fatto che la Cassa Edile/Edilcassa possa fornire i nominativi dei lavoratori iscritti unicamente all’Organizzazione di appartenenza, al fine di adempiere alla funzione di raccolta delle contribuzioni, delegata all’Ente bilaterale attraverso la sottoscrizione di un’apposita convenzione da parte delle parti sociali territoriali.
Resta ferma, in base a specifica richiesta, la possibilità che la Cassa, al fine di un controllo complessivo sul rispetto degli adempimenti contrattuali in merito alle denunce e ai versamenti contributivi, fornisca agli amministratori dell’ente, previa sottoscrizione della lettera di incarico allegata alla presente, l’elenco nominativo dei lavoratori iscritti alla Cassa stessa, (nelle forme che gli stessi riterranno più opportune), nell’ambito delle finalità proprie della Cassa appositamente indicate nelle informative fornite dall’Ente Titolare e opportunamente aggiornate.
A tal proposito si fornisce un modello di informativa ulteriormente aggiornata che le Casse potranno utilizzare per garantire una corretta conformitàal Regolamento.
Allegato 1
Atto di autorizzazione e istruzioni all’incaricato del trattamento dei dati personali
Gent.ma/mo
Premesso che Lei è amministratore in servizio presso la Cassa Edile/Edilcassa di ____________________, quale Titolare del trattamento di dati personali e che le prestazioni contrattuali a lei assegnate comportano il trattamento di dati personali, richiamata l’informativa a Lei fornita in data _______/facilmente recuperabile anche sulla rete aziendale al seguente collegamento ___________________ ai sensi e per gli effetti del Regolamento Europeo 2016/679 sul trattamento dei dati personali (GDPR), artt. 4, 29, 32 e 39, Lei è autorizzato/a al trattamento dei dati per le finalità strettamente pertinenti all’esecuzione della funzione di amministratore ed esclusivamente in relazione ai seguenti archivi/banche dati:
– Banca dati lavoratori (NOTA 1)
In quanto autorizzato al trattamento dei dati, Lei potrà effettuare le seguenti operazioni del trattamento:
– Verifica complessiva del rispetto degli adempimenti contrattuali in merito alle denunce e ai versamenti contributivi.
Per l’esecuzione della Sua attività quale incaricato al trattamento, Lei dovrà attenersi alle norme di legge, alla presente istruzione, nonché alle misure contenute nel Documento Unico Privacy e/o al Regolamento UE 2016/679.
Inoltre Lei ha l’obbligo di informare immediatamente il Titolare del Trattamento in caso di istruzioni non conformi alla normativa sulla protezione dei dai personali.
Lei è altresì tenuto ad effettuare la formazione specifica in materia dei protezione dei dati con le modalità che le saranno comunicate.
Si precisa che gli obblighi sopradescritti fanno parte integrante e sono da Lei dovuti in base al all’atto di nomina ad amministratore dell’Ente Titolare.
La presente autorizzazione/istruzione ha efficacia fino alla risoluzione dalla carica di amministratore per qualsiasi causa, oppure fino a revoca da parte del Titolare del trattamento.
I dati di contatto del Responsabile del Trattamento sono ____________________
I dati di contatto del DPO sono _________________
A titolo di trasparenza, si chiede di firmare copia della presente comunicazione e di restituirla all’Ufficio ______________
Data __/__/____
Firma. ______________________________
—
(1) con riferimento al trattamento dei dati delle imprese si specifica che questi non sono soggetti al Regolamento UE 2016/679
Allegato 2
Informativa Privacy ai lavoratori iscritti alla Cassa
Informativa ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 e 14, REG. UE 2016/679
CASSA EDILE/EDILCASSA DI ___________________________________
Gentile Signore/a ______________________________________________
per ottemperare agli obblighi di cui al REG. UE 2016/679, La invitiamo a prendere atto della informativa ai sensi dell’art. 13 del REG. UE 2016/679 ed a confermare la presa in visione dell’informativa sul trattamento dei dati, firmando e restituendo il presente documento.
1. Finalità del trattamento cui sono destinati i dati
Il trattamento dei dati personali forniti è finalizzato all’assolvimento dei compiti propri riconosciuti alla Cassa dalle parti sociali contraenti CCNL, tra cui il pagamento delle prestazioni economiche a Lei spettanti, relative agli istituti contrattuali ed extra contrattuali di riferimento.
I Suoi dati sono inoltre necessari per il calcolo, nei vari periodi lavorativi, delle ore effettivamente lavorate, al fine di computare le relative provviste, ovvero i ratei mensili di accantonamento.
Infine, i Suoi dati e quelli del suo nucleo familiare, sono necessari per l’erogazione di diversi servizi di carattere assistenziale, ad esempio:
___________________________________
___________________________________
___________________________________
Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono obbligatori e necessari per l’espletamento dell’attività assistenziale e previdenziale offerta dalla Cassa Edile.
Le basi giuridiche che giustificano il trattamento dei Suoi dati sono:
– il contratto collettivo di lavoro a Lei applicato dall’impresa;
– l’interesse legittimo della Cassa Edile/Edilcassa;
– l’esplicito consenso (solo per ulteriori finalità diverse da quelle indicate al punto 1).
2. Modalità del trattamento e periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere gli incaricati al trattamento dei dati.
Il trattamento potrà anche essere effettuato da terzi che forniscono specifici servizi elaborativi, amministrativi o strumentali necessari per il raggiungimento delle finalità di cui sopra.
I dati forniti verranno conservati per tutta la durata dell’iscrizione e per un periodo successivo di 8 anni dalla cessazione dell’iscrizione alla Cassa.
3. Natura dei dati personali
Costituiscono oggetto di trattamento i Suoi dati personali, che verranno utilizzati per le finalità indicate a punto 1.
I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente a:
– i suoi dati identificativi e anagrafici;
– dati relativi al Suo nucleo familiare;
– dati relativi di natura economica e commerciale (ordini, solvibilità, dati bancari e finanziari,dati contabili e fiscali, etc.)
– dati particolari di cui all’art.9 RGDP.
4. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati
In relazione alle finalità suindicate ai punti, 1 e 2 i dati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti (indicare tutti gli esterni, compreso il nome delle società terze, individuati nel registro, ad esempio:)
– Istituti di Previdenza (INPS, INAIL e PREVEDI)
– Istituti bancari, istituti postali (nome)
– Fornitori di materiale e servizi previdenziali e assistenziali (nomi)
– Società assicurative (nome)
– Altre Casse Edili/Edilcasse e organismi di coordinamento
– Altri Enti paritetici di categoria
– Associazioni costituenti le Casse
– Società di revisione contabile
– Legali e altri consulenti esterni della Cassa Edile/Edilcassa
– Società fornitrice convenzionata con la Cassa
– Altro (specificare)
5. Diritti di cui agli artt. 15, 16, 17 18, 20, 21 e 22 del REG. UE 2016/679
La informiamo che nella Sua qualità di interessato, Lei ha, oltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, i diritti qui sotto elencati, che potrà far valere rivolgendo apposita richiesta al Titolare del trattamento e/o al responsabile del trattamento, come indicati al punto 6.
Art. 15-Diritto di accesso
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento.
Art. 16 – Diritto di rettifica
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
Art. 17 – Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio)
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali (ovviamente nei limiti previsti dall’art. 7 del regolamento).
Art. 18 – Diritto di limitazione del trattamento
L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
Art. 20 – Diritto alla portabilità dei dati
L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti.
Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.
Art. 21 – Diritto di opposizione
L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.
Art. 22 – Diritto di non essere sottoposto a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione
L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
6. Intenzione di trasferire i dati all’estero (solo eventuale)
La informiamo che è intenzione, da parte del titolare del trattamento di trasferire i Suoi dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale.
Tale trasferimento,in Paesi extra UE, potrà avvenire solo in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o, nel caso dei trasferimenti di cui all’articolo 46 o 47, o all’articolo 49, secondo comma, in caso sussista il riferimento alle garanzie appropriate o opportune e i mezzi per ottenere una copia di tali dati o il luogo dove sono stati resi disponibili.
7. Revoca del consenso al trattamento
Le è riconosciuta la facoltà di revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati personali, scrivendo a _____________________@________________it oppure telefonando al ________________________
Al termine di questa operazione i Suoi dati personali saranno rimossi dagli archivi nel più breve tempo possibile.
Se desidera avere maggiori informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali, ovvero esercitare i diritti di cui al precedente punto 7, può scrivere a_____________________@________________it oppure telefonanre al ________________________
Prima di poterLe fornire, o modificare qualsiasi informazione, potrebbe essere necessario verificare la Sua identità e rispondere ad alcune domande.
Una risposta sarà fornita al più presto.
8. Estremi identificativi del titolare e del responsabile del trattamento dati
Il titolare del trattamento è la Cassa Edile/Edilcassa di __________________________________ con sede in _____________________________ via ____________________________________ n. _______
L’elenco aggiornato dei responsabili incaricati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare del trattamento.
LUOGO, DATA
Titolare del trattamento
Cassa Edile/Edilcassa ______________________
DICHIARAZIONE DI RICEVUTA DELL’INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Io sottoscritto _______________________________________________ dichiaro di avere ricevuto le informazioni di cui all’art. 13 del REG. UE 2016/679, in particolare riguardo ai diritti a me riconosciuti dal REG. UE 2016/679, e di acconsentire al trattamento dei miei dati, anche particolari, per le finalità summenzionate. (conferimento obbligatorio per svolgere l’attività della Cassa)
Luogo, data
Firma______________________________
Io sottoscritto ______________________________ dichiaro di avere ricevuto le informazioni di cui all’art. 13 del REG. UE 2016/679, in particolare riguardo ai diritti a me riconosciuti dal REG. UE 2016/679, e di acconsentire al trattamento dei dati relativi al mio nucleo familiare/anche per il soggetto minorenne, per le finalità di cui ai punti; (conferimento facoltativo – solo per chi riceve assistenza anche familiare)
Luogo, data
Firma_______________________________