Abstract
Guida completa e aggiornata alle nuove Istruzioni UIF del 18 dicembre 2025 (in vigore dal 1° luglio 2026) per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette (SOS). Analisi approfondita dei principi di collaborazione attiva, degli assetti organizzativi per professionisti e intermediari, dell’uso di sistemi automatizzati con validazione umana e degli adempimenti pratici per la tracciabilità del “non sospetto” e l’utilizzo del portale Infostat-UIF.
Sommario
1. Premessa Metodologica, Domanda di Ricerca e Inquadramento Dogmatico
2. Anatomia e Portata Dogmatica delle “Istruzioni UIF per la Rilevazione e la Segnalazione delle Operazioni Sospette”
3. La Struttura del Processo Valutativo: Dall’Anomalia al Vaglio Ragionato
4. Protocolli Operativi e Modalità Pratiche di Adempimento nel Nuovo Regime
5. Gli Assetti Organizzativi e il Ruolo del Referente SOS
6. L’Uso degli Strumenti Automatizzati e la Portata dell’Intervento Umano
7. Il Problema della Tracciabilità del “Non Sospetto” e la Funzione Difensiva
8. Il Perimetro Sanzionatorio e il Distacco dai Sistemi Extracontestuali
9. Il Portale Infostat-UIF: Tensioni Interpretative e Operatività
10. Considerazioni Conclusive
1. Premessa Metodologica, Domanda di Ricerca e Inquadramento Dogmatico
L’analisi del quadro regolamentare in materia di antiriciclaggio introdotto dalle Istruzioni dell’Unità di Informazione Finanziaria per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette, emanate con provvedimento del 18 dicembre 2025 (pubblicate in G.U. n. 302 del 31 dicembre 2025 ed entrate in vigore il 1° luglio 2026 in sostituzione del precedente provvedimento del 4 maggio 2011), impone al giurista un rigoroso sforzo di delimitazione dogmatica. La transizione dal vecchio impianto al nuovo corpus normativo — strutturato dogmaticamente in tre parti dedicate rispettivamente ai principi della collaborazione attiva, agli assetti organizzativi e alle modalità tecniche di trasmissione tramite il portale Infostat-UIF — non si risolve in una mera operazione di aggiornamento di flussi telematici, ma intercetta il nodo della discrezionalità valutativa del soggetto obbligato.
Il presente contributo si colloca all’interno dell’evoluzione del sistema antiriciclaggio nazionale, oggi fortemente influenzato dal recepimento dei principi sovranazionali del nuovo AML Package europeo (in particolare Regolamenti UE 2024/1624 e 2024/1620 istitutivo dell’AMLA, e Direttiva UE 2024/1640), e si pone in linea di continuità con i precedenti indicatori di anomalia emanati il 12 maggio 2023. In questo scenario, la domanda di ricerca fondamentale attorno a cui ruota l’indagine può essere così formulata:
Le nuove Istruzioni UIF trasformano il procedimento di rilevazione e valutazione del sospetto in un vero e proprio obbligo di motivazione formale del non-invio della SOS, e quale portata giuridica riveste l’intervento umano richiesto a fronte dell’utilizzo di strumenti automatizzati di filtraggio?
La risposta che si intende argomentare è che non si configura un obbligo di motivazione provvedimentale formale per ogni singola anomalia scartata, bensì un rigoroso obbligo organizzativo e documentale di rendere ricostruibile l’iter logico-valutativo, valorizzando la tracciabilità quale presidio probatorio a tutela del destinatario.
2. Anatomia e Portata Dogmatica delle “Istruzioni UIF per la Rilevazione e la Segnalazione delle Operazioni Sospette”
Il Provvedimento del 18 dicembre 2025 rappresenta il tassello di chiusura e di coordinamento dell’intera architettura di prevenzione primaria del sistema antiriciclaggio italiano. Adottato in forza dei poteri regolamentari attribuiti all’Unità di Informazione Finanziaria dagli articoli 6, comma 4, lettera d), e 35, comma 3, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231, esso persegue la finalità primaria di assicurare la tempestività, la completezza e la riservatezza delle segnalazioni, superando i limiti strutturali di un provvedimento (quello del 2011) concepito in un contesto economico e tecnologico radicalmente differente.
Dal punto di vista sistematico, il testo si compone di disposizioni preliminari, volte a perimetrare le definizioni e i destinatari ex articolo 3 del D.Lgs. 231/2007 (intermediari bancari e finanziari, professionisti, operatori non finanziari, prestatori di servizi di gioco e compro oro), e si sviluppa in tre direttrici fondamentali:
La Parte Prima (Principi e Regole della Collaborazione Attiva): codifica analiticamente le fasi sequenziali che governano il comportamento del soggetto obbligato (dall’individuazione dell’anomalia all’esame critico e alla decisione finale), disciplinando altresì la gestione delle operazioni sospette non concluse o rifiutate, i meccanismi di sospensione delle operazioni disposti dall’Autorità e i flussi di ritorno informativi finalizzati a restituire al mercato un riscontro qualitativo sull’utilità delle segnalazioni trasmesse.
La Parte Seconda (Assetti Organizzativi): interviene sul versante interno degli operatori non soggetti a supervisione di settore, tipizzando i requisiti, le incompatibilità e le funzioni del responsabile SOS e imponendo l’adozione di procedure formalizzate di controllo.
La Parte Terza (Modalità Tecniche e Portale Infostat-UIF): regola la trasmissione telematica dei flussi informativi e l’interazione digitale con l’Authority.
Il pregio dogmatico di tali Istruzioni risiede nell’aver ancorato l’obbligo di segnalazione a uno standard di qualità informativa. La SOS non è più lo strumento attraverso cui riversare sulla Banca d’Italia un volume indifferenziato di transazioni anomale per finalità puramente cautelari o difensive, ma diventa l’espressione di un giudizio di sintesi motivato, in cui convergono elementi oggettivi (tracce finanziarie, scostamenti quantitativi) ed elementi soggettivi (comportamenti del cliente, anomalie nel conferimento dell’incarico o nella gestione del rapporto).
3. La Struttura del Processo Valutativo: Dall’Anomalia al Vaglio Ragionato
Il fulcro delle Istruzioni risiede nella rimodulazione del nesso logico che lega l’intercettazione di un’anomalia alla trasmissione della Segnalazione di Operazione Sospetta (SOS). La UIF ribadisce un principio cardine: la rilevazione di un indicatore di anomalia (soggettivo od oggettivo) non genera un obbligo di segnalazione automatica o meramente cautelativa. Al contrario, si apre uno spazio ermeneutico in cui il destinatario degli obblighi è tenuto a compiere un esame ragionato, depurato da automatismi segnaletici.
La sequenza logico-giuridica si articola in momenti distinti:
Individuazione: intercettazione di elementi di discontinuità, anomalie comportamentali, scostamenti rispetto al profilo economico-patrimoniale o utilizzo di schemi tipizzati negli indicatori emanati dalle autorità. Rientrano nell’alveo dell’analisi — ove presentino caratteri di spiccata anomalia e potenziale finalità elusiva — anche le operazioni rifiutate, tentate o interrotte, purché emergano concreti motivi di sospetto all’esito del vaglio valutativo.
Esame e Contestualizzazione: momento centrale della due diligence interna, in cui il soggetto obbligato valuta la genesi economica e la coerenza logica dell’operazione rispetto alla complessiva posizione del cliente.
Valutazione Decisionale: ponderazione finale circa la sussistenza di motivi di sospetto idonei a fondare l’obbligo di segnalazione, che conduce alternativamente all’inoltro della SOS o alla decisione di escludere la sussistenza di profili illeciti.
4. Protocolli Operativi e Modalità Pratiche di Adempimento nel Nuovo Regime
L’effettività delle nuove disposizioni UIF richiede agli operatori economici, ai professionisti e agli intermediari l’adozione di rigorosi protocolli di compliance. La traduzione pratica dei comandi regolamentari impone di strutturare l’attività quotidiana secondo passaggi verificabili:
Formalizzazione delle Policy Interne di Rilevazione: L’ente o lo studio professionale deve dotarsi di procedure scritte che disciplinino l’intero ciclo di vita dell’anomalia. La policy deve definire chi intercetta il dato, quali filtri (anche informatici) vengono impiegati e con quali criteri temporali si attiva il vaglio di secondo livello.
Gestione dei Sistemi Algoritmici e Validazione Umana: L’impiego di software di filtraggio transazionale o di motori basati sull’intelligenza artificiale deve essere mappato. La prassi operativa richiede che l’operatore non si limiti ad archiviare l’allarme generato dal software, ma compia un’attivazione intellettuale diretta a verificare la concreta fondatezza dello scostamento statistico, redigendo un sintetico riscontro logico.
Tracciamento Documentale del “Non Sospetto”: Operativamente, ogni qualvolta un’anomalia segnalata dai sistemi interni o emersa durante l’incarico venga archiviata senza dar luogo a SOS, il destinatario deve adottare modalità organizzative idonee a conservare una traccia delle valutazioni compiute, anche sintetica o mediante rinvio alla documentazione esaminata, ferma restando la libertà di individuare lo strumento organizzativo più proporzionato alla propria struttura. In tale scheda vanno annotati i dati identificativi del cliente, l’operazione esaminata e gli elementi fattuali (es. riscontro della congruità della provvista, documentazione giustificativa esibita) che hanno consentito di escludere i motivi di sospetto. Tale registro informatico o cartaceo costituisce lo scudo probatorio in sede ispettiva.
Configurazione del Canale Infostat-UIF: Gli operatori devono verificare la corretta profilazione dei soggetti abilitati all’accesso al portale telematico della UIF. Sebbene non vi sia un termine perentorio generalizzato di censimento d’ufficio, l’operatività tecnica e la disponibilità delle credenziali devono essere costantemente mantenute attive per garantire la tempestività in caso di insorgenza di un sospetto.
Piani di Formazione Mirata: La formazione periodica del personale non deve risolversi nella rilezione astratta delle norme di legge, ma deve focalizzarsi sull’analisi di casi pratici, sull’uso corretto degli indicatori di anomalia e sulle modalità con cui redigere la traccia documentale dell’iter valutativo.
5. Gli Assetti Organizzativi e il Ruolo del Responsabile SOS
La Parte Seconda delle Istruzioni delimita con precisione il proprio ambito di applicazione, rivolgendosi unicamente ai destinatari non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore, per i quali restano ferme le rispettive normative speciali.
All’interno di tale perimetro, la disciplina definisce la figura e le attribuzioni del responsabile SOS:
Se il destinatario è persona fisica, il ruolo coincide con la persona stessa.
Se il destinatario è diverso da persona fisica, la funzione è assunta dal legale rappresentante o da un suo delegato in possesso di requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità.
Il delegato non può essere un soggetto esterno al destinatario o al proprio gruppo di appartenenza; può coincidere con il responsabile della funzione antiriciclaggio (ove presente), ma è rigorosamente incompatibile con il ruolo di responsabile della revisione interna.
Nelle strutture associate o nelle società tra professionisti (STP) è ammessa la previsione di un unico responsabile SOS, ferma restando la responsabilità individuale di ciascun professionista per gli adempimenti di propria pertinenza.
Il responsabile SOS opera all’interno di una procedura formalizzata, coadiuvato da strutture operative e sottoposto ai controlli di conformità della funzione antiriciclaggio, mantenendo l’autonomia valutativa nella decisione finale.
6. L’Uso degli Strumenti Automatizzati e la Portata dell’Intervento Umano
Il rapporto tra l’innovazione tecnologica — segnatamente l’impiego di algoritmi e sistemi di selezione basati su parametri quantitativi e qualitativi, inclusi quelli basati sull’intelligenza artificiale — e l’obbligo di collaborazione attiva costituisce un banco di prova fondamentale.
Le Istruzioni stabiliscono che i sistemi automatizzati eventualmente impiegati debbano fondarsi su dati oggettivi e verificabili, essere accompagnati da adeguate valutazioni e prevedere l’intervento umano per controllare ed eventualmente validare le anomalie evidenziate. Da ciò si desume che:
Le Istruzioni non vietano l’automazione del processo di rilevazione e filtraggio iniziale.
La disposizione impone dunque che l’output algoritmico non sia assunto quale esito autosufficiente del processo segnaletico, ma sia sottoposto a un’attività di controllo e, ove necessario, di validazione con intervento umano.
Il vero problema dogmatico non risiede nella liceità dell’uso tecnologico, bensì nella verifica dell’intensità dell’intervento umano affinché la decisione del responsabile SOS possa dirsi realmente autonoma a fronte di flussi transazionali massivi filtrati da algoritmi.
7. Il Problema della Tracciabilità del “Non Sospetto” e la Funzione Difensiva
Una delle questioni interpretative più rilevanti riguarda la gestione delle anomalie che non sfociano in una segnalazione. Le Istruzioni richiedono che il processo valutativo sia ricostruibile a posteriori, conservando traccia scritta o documentale dell’iter logico-valutativo, comprese le ragioni ritenute sufficienti per escludere i motivi di sospetto.
Sul piano dogmatico, è necessario chiarire che:
Non sussiste un obbligo generalizzato di redigere una motivazione provvedimentale formale per ogni singola anomalia scartata.
Sussiste un obbligo organizzativo e documentale di tracciabilità, finalizzato a consentire alle autorità di controllo di verificare ex post le ragioni della decisione di non procedere alla segnalazione.
La conservazione della traccia documentale del “non sospetto” costituisce pertanto lo strumento di autotutela difensiva del destinatario: la tracciabilità non si esaurisce in una mera formalità di compliance, ma assurge a presidio probatorio della correttezza e della diligenza del processo decisionale in sede ispettiva.
8. Il Perimetro Sanzionatorio e il Distacco dai Sistemi Extracontestuali
L’analisi delle conseguenze giuridiche connesse alla violazione delle disposizioni impone rigore dogmatico, evitando sovrapposizioni tra differenti plessi normativi:
Regime sanzionatorio AML (D.Lgs. 231/2007): L’inosservanza dell’obbligo di segnalazione è assoggettata al regime sanzionatorio dell’art. 58 del D.Lgs. 231/2007 (sanzione base amministrativa pecuniaria di 3.000 euro, elevata nei casi gravi, ripetuti o sistematici da 30.000 a 300.000 euro). L’art. 55 del medesimo decreto resta circoscritto a specifiche fattispecie penali (quali la violazione del divieto di comunicazione o la falsificazione di dati nell’adeguata verifica), non configurando una norma incriminatrice generale dell’omessa SOS.
Rapporto con il D.Lgs. 231/2001: La mera violazione degli obblighi procedimentali di segnalazione non si traduce automaticamente in un illecito dipendente da reato ex D.Lgs. 231/2001. Tuttavia, un eventuale reato presupposto di riciclaggio o autoriciclaggio (art. 25-octies) può attivare, in presenza dei requisiti soggettivi e oggettivi dell’ente, la responsabilità amministrativa della persona giuridica. Il Modello Organizzativo (MOGC) rappresenta un elemento di gestione del rischio, ma non costituisce uno scudo protettivo generalizzato avulso dall’effettiva osservanza della normativa di settore.
9. Il Portale Infostat-UIF: Tensioni Interpretative e Operatività
Sul versante degli adempimenti tecnici, l’operatività del portale Infostat-UIF a far data dal 1° luglio 2026 ha generato una riflessione interpretativa in merito alla registrazione dei soggetti obbligati.
Da un lato, il testo delle Istruzioni suggerisce l’opportunità di provvedere alla registrazione a prescindere dalla rilevazione concreta di sospetti; dall’altro, i chiarimenti e i comunicati ufficiali rilasciati in concomitanza con l’avvio del regime hanno evidenziato che il 1° luglio non costituisce un termine perentorio di censimento generalizzato a pena di sanzione automatica. Si registra dunque una tensione interpretativa tra la formulazione precettiva e l’indicazione operativa successivamente fornita dalla UIF, volta a escludere che la mancata registrazione, in assenza dei presupposti operativi e di concreti flussi SOS, possa integrarsi di per sé in una violazione sanzionabile.
10. Considerazioni Conclusive
Le Istruzioni UIF del 18 dicembre 2025, in vigore dal 1° luglio 2026, confermano l’evoluzione del sistema di prevenzione verso modelli di analisi sostanziale e tracciabile. La risposta alla domanda di ricerca evidenzia che il superamento degli automatismi non impone un irrigidimento formale di stampo provvedimentale sul non-invio, ma richiede rigore organizzativo, centralità del vaglio umano e conservazione documentale dell’iter valutativo. Solo attraverso la padronanza di questi strumenti il professionista e l’intermediario possono assolvere agli obblighi di collaborazione attiva tutelando la propria posizione dogmatica e professionale.
Guida operativa
Il Sistema Antiriciclaggio e la Compliance Strategica alla Luce del Provvedimento UIF del 18/12/2025
Il Provvedimento dell’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) del 18 dicembre 2025 (efficace dal 1° luglio 2026) ridefinisce radicalmente gli obblighi di collaborazione attiva per intermediari e professionisti. Di seguito viene analizzato in modo sistematico e approfondito ogni pilastro del provvedimento per offrire un quadro operativo e difensivo completo.
1. Il Processo di Analisi e la Tracciabilità (Audit Trail)
Il provvedimento supera definitivamente la logica puramente quantitativa basata sul superamento di soglie automatiche di denaro contante o di movimentazione. Il baricentro dell’obbligo di segnalazione si sposta interamente sulla valutazione qualitativa, olistica e contestuale del profilo economico del cliente.
Le Tre Fasi Sequenziali dell’Iter
L’analisi interna delle anomalie si sviluppa attraverso un percorso logico rigoroso suddiviso in tre momenti distinti:
Fase di Individuazione: Corrisponde all’intercettazione iniziale di uno scostamento comportamentale, transazionale o economico rispetto al profilo ordinario del cliente, spesso guidata dai benchmark contenuti negli indicatori di anomalia emanati dall’UIF.
Fase di Esame Approfondito: Si tratta di un’analisi critica e mirata che mette in relazione il soggetto, i titolari effettivi, le controparti, la natura dell’operazione e l’eventuale antieconomicità o illogicità palese della condotta. In questa fase si verifica la coerenza tra l’operazione esaminata e la storia economica o l’attività dichiarata.
Fase di Decisione Finale: Costituisce la deliberazione conclusiva che sfocia alternativamente nell’invio della Segnalazione di Operazione Sospetta (SOS) oppure nell’archiviazione motivata del caso.
La Gestione delle “False Partenze” e l’Audit Trail
Un pilastro fondamentale del provvedimento è l’obbligo giuridico di documentare e conservare per iscritto l’intero percorso valutativo, incluse le posizioni che non portano all’invio della segnalazione.
Il Registro delle Archiviazioni: Se un’operazione anomala viene esaminata ma si decide di non procedere con la SOS, occorre redigere una giustificazione formale e argomentata che dimostri le ragioni logiche e giuridiche per cui il sospetto è stato escluso.
Il punto chiave (La tracciabilità delle “false partenze”):
I soggetti obbligati sono tenuti a documentare e conservare per iscritto tutte le valutazioni effettuate, comprese quelle che non portano all’invio della segnalazione. Se un’operazione anomala viene esaminata ma si decide di non segnalarla, occorre giustificare formalmente le ragioni che hanno portato a escludere il sospetto. Questo registro serve a dimostrare ex post agli organi di controllo la diligenza e la correttezza del vaglio compiuto.
Il Valore Difensivo Ex Post: Questo registro documentale costituisce il principale scudo difensivo per il professionista o l’intermediario. In sede di ispezione da parte degli organi di controllo (Guardia di Finanza o autorità di vigilanza), serve a dimostrare la diligenza, la professionalità e la correttezza del vaglio compiuto, evitando contestazioni per omessa o tardiva segnalazione.
2. Governance Interna e il Ruolo del “Referente SOS”
Il provvedimento incide profondamente sugli assetti organizzativi, dettando linee guida specifiche e flessibili anche per i professionisti (commercialisti, consulenti del lavoro, notai, avvocati) e gli operatori non finanziari non soggetti a una stretta sorveglianza da parte delle autorità di vigilanza di settore.
Il Principio di Proporzionalità
Gli adempimenti organizzativi non sono rigidi né standardizzati per tutti i soggetti obbligati, ma vanno calibrati in base a parametri specifici quali:
Le dimensioni della struttura operativa.
La complessità delle operazioni trattate.
La natura dell’attività svolta (distinguendo nettamente tra lo studio professionale singolo e l’associazione professionale strutturata o la Società tra Professionisti).
L’Identificazione del Referente SOS
Viene formalizzata e valorizzata la figura del referente per le segnalazioni di operazioni sospette, con specificità organizzative ben delineate:
Nello studio individuale: Il ruolo coincide direttamente con la persona fisica destinataria dell’obbligo di legge.
Nelle strutture societarie o associate: Il ruolo coincide con il legale rappresentante oppure con un soggetto specificamente delegato all’interno della governance.
Le Funzioni: Il referente gestisce i flussi informativi interni, filtra le segnalazioni provenienti dai collaboratori ed è l’interlocutore istituzionale e punto di contatto ufficiale con l’UIF.
Operatività per Studi Associati e STP
Nel caso di professionisti operanti in studio associato o in Società tra Professionisti (STP), il provvedimento chiarisce che la segnalazione può essere inoltrata direttamente per conto dell’entità collettiva all’interno della quale è maturata la prestazione professionale, semplificando il coordinamento interno.
3. Innovazione Tecnologica: Intelligenza Artificiale e Canali Telematici
L’integrazione di strumenti digitali avanzati viene sdoganata dal provvedimento, ma sottoposta a rigorosi confini giuridici ed etici per evitare derive automatizzate prive di controllo umano.
Il Ruolo Ancillare dell’Intelligenza Artificiale
L’uso di software evoluti e algoritmi di machine learning per scandagliare i dati e intercettare anomalie transazionali è espressamente consentito e incoraggiato per migliorare l’efficienza della compliance. Tuttavia, vengono fissati paletti inderogabili:
Funzione di Supporto: L’algoritmo ha una funzione puramente ancillare e di supporto all’analisi umana.
Responsabilità Umana: La validazione finale del sospetto e l’assunzione della responsabilità giuridica dell’invio competono inderogabilmente ed esclusivamente all’operatore umano.
Divieto di Automazione Massiva: Sono espressamente vietati i flussi di invio massivo e automatico privi di filtro critico e di ponderazione discrezionale. Affidarsi ciecamente a un sistema automatizzato espone al grave rischio di sanzioni per omessa verifica o, specularmente, per l’invio di segnalazioni seriali prive di fondamento informativo.
Canale Telematico Infostat-UIF
La trasmissione formale delle SOS deve avvenire esclusivamente attraverso il portale dedicato Infostat-UIF, attenendosi scrupolosamente alle nuove specifiche tecniche e alle modalità di compilazione guidata previste dall’autorità.
Networking e Cooperazione Informativa
Viene introdotta la facoltà per i soggetti obbligati di scambiarsi informazioni sulle anomalie riscontrate quando si trovano di fronte a schemi operativi seriali o comuni, agendo sempre nel rispetto rigoroso dei vincoli di segretezza e riservatezza imposti dalla normativa antiriciclaggio.