In materia di antiriciclaggio va posta particolare attenzione all’adeguata verifica della clientela, a tal proposito si consigli la lettura delle linee guida del CNDCEC, si sostanzia nei seguenti adempimenti:
- Identificazione del cliente;
- Identificazione del titolare effettivo;
- Controllo costante.
Di seguito si illustrerà sinteticamente i principali adempimenti previsti ed in particolare l’identificazione del titolare effettivo. Per un approfondimento si consigli la lettura del nostro articolo sul tema di adeguata verifica
IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE
Al momento in cui è conferito l’incarico, in presenza del cliente, sarà necessario:
- raccogliere i dati del cliente;
- acquisire il documento;
- fare una fotocopia del documento (o, almeno, annotare gli estremi);
- acquisire il documento dal quale risulti l’esistenza del potere di legale rappresentante quando il cliente è una società.
IDENTIFICAZIONE TITOLARE EFFETTIVO
Il titolare effettivo è:
- la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un attività;
- nel caso di entità giuridica, persona o persone fisiche che, in ultima istanza possiedono o controllano tale entità (più del 25% della partecipazione al capitale), oppure ne risultano beneficiari.
Contestualmente all’identificazione del cliente:
- acquisire dichiarazione, sottoscritta dal cliente, contenente i dati necessari per l’identificazione del titolare effettivo;
- conservare la copia o i riferimenti dei documenti dei titolari effettivi;
- raccogliere l’ulteriore documentazione ritenuta necessaria ai fini dell’identificazione del titolare effettivo.
Ai fini dell’adempimento degli obblighi antiriciclaggio imposti dal D.Lgs. n. 231/2007 è sempre necessario ricordare che:
– l’identificazione del titolare effettivo deve avvenire contestualmente all’identificazione del cliente (pertanto va fatta al momento del conferimento dell’incarico);
– il titolare effettivo non può essere individuato autonomamente dal professionista, in quanto, ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs. 231/2007, l’obbligo di identificazione del titolare effettivo è in capo al cliente. Pertanto, in ogni caso, il professionista deve chiedere al cliente di sottoscrivere apposita dichiarazione;
– l’identità del titolare effettivo deve essere verificata mediante un documento d’identità. Sarà necessario annotare gli estremi del documento e conservarli per 10 anni dalla fine della prestazione professionale;
– se, sulla base dell’indice di rischio attribuito al cliente e della sua prudente valutazione, il professionista lo ritenga opportuno, potrà promuovere autonome verifiche facendo ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti, conoscibili da chiunque. Potrà anche chiedere ulteriori informazioni al cliente, ma non dovrà, né potrà condurre indagini, interrogatori, perquisizioni, o qualsiasi altra attività riservata agli organi di polizia e alle altre autorità preposte;
– i dati identificativi del titolare effettivo non devono essere registrati, né nel registro cartaceo della clientela, né, ovviamente, in quello informatico;
– l’art. 55, comma 2, D.Lgs. n. 231/2007 espressamente prevede che “salvo che il fatto costituisca più grave reato, l’esecutore dell’operazione che omette di indicare le generalità del soggetto per conto del quale eventualmente esegue l’operazione o le indica false è punito con la reclusione da sei mesi a un anno e con la multa da 500 a 5.000 euro”.
CONTROLLO COSTANTE
Analisi delle transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto, in modo da verificare che le stesse siano compatibili con la conoscenza che si ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio.
Effettuare una prima richiesta scritta con impegno del cliente a comunicare la variazione dei dati ivi indicati.
Durante il rapporto professionale:
- programmare richieste periodiche di aggiornamento dei dati e programmare scadenze entro le quali aggiornare i dati;
- prevedere eventuali incontri con il cliente quando si presentano situazioni di criticità (entrata nella fascia di rischio alta);
- istruire il personale di studio in modo che possa fornire elementi utili alla valutazione del profilo di rischio;
- annotare le informazioni acquisite nel corso degli incontri preparatori e nello svolgimento delle diverse prestazioni.
