Whistleblowing o segnalazione interna di illeciti: obbligo dei datori di lavoro e non solo

Il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 ha recepito la Direttiva comunitaria n. 2019/1937 relativa alla tutela delle persone, siano venute a conoscenza  nel loro contesto lavorativo, che abbiano segnalato la violazioni del diritto dell’Unione e/o del diritto nazionale e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato (whistleblowing).

Attualmente è in vigore il D. Lgs. n. 165/2001 applicabile agli enti della pubblica amministrazione e alle imprese fornitrici della PA

La suddetta norma, whistleblowing, riguarda tutti i datori di lavoro, sia pubblici che privati, è prevede (ai sensi degli art. 2, 3 e 24) l’obbligo di istituzione del canale di segnalazione interna: 

• per le aziende che hanno impiegato, in media nell’ultimo anno, più di 249 dipendenti devono adeguarsi a partire dal 15 luglio 2023; 
• per le aziende che hanno impiegato, in media nell’ultimo anno, almeno 50 dipendenti devono adeguarsi a partire dal 17 dicembre 2023; 
• per le aziende che non raggiungendo il limite dei 50 dipendenti, svolgano attività che ha ad oggetto i servizi e prodotti finanziari, la prevenzione del riciclaggio; ma anche imprese che rientrano nell’ambito di applicazione del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, e adottano modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, sono obbligate ad adottare le misure di adeguamento entro il 17 dicembre 2023.

Ai fini del calcolo della media dei lavoratori dipendenti, dovrebbero applicarsi la normativa generale, per cui:

• i lavoratori a tempo parziale sono computati “pro-quota” secondo le indicazioni dell’art. 9 del D.L.vo n. 81/2015, mentre per quelli a tempo determinato secondo la previsione dell’art. 27 del D.L.vo n. 81/2015
• i lavoratori intermittenti, con le modalità stabilite dall’art. 18 del D.L.vo n. 81/2015.

In cosa consiste l’obbligo per le aziende

Ai sensi dell’art. 4 del D. Lgs. n. 24/2023 i soggetti, sia del settore pubblico che privato, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015, devono procedere all’attivazione di propri canali di segnalazione. I suddetti canali devono garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. 

La segnalazione dell’irregolarità potrà essere fatta con qualsiasi mezzo e forma. 

Nei casi in cui la segnalazione sia stata inoltrata non al soggetto interessato ka stessa sarà trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Inoltre la gestione del canale di segnalazione deve essere affidata ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero e’ affidata a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

L’oggetto della denuncia sono tutti i comportamenti illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile lesivi sia di un interesse pubblico che di uno privato.

La tutela del segnalante deve essere prevista oltre che durante il rapporto di lavoro, il periodo di prova anche dopo la risoluzione del rapporto di lavoro.

Gestione del canale di segnalazione interna

Ai sensi dell’articolo 5 del d.lgs. n. 24/2023  la persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali e’ affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:
a) rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
b) mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
c) danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
d) forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
e) mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonche’ sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazione esterne.

Tutte le informazioni sulle modalità e le procedure per le segnalazioni di illeciti devono essere esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro. Qualora i soggetti del settore pubblico e privato, destinatario della normativa in commento, siano dotati di un proprio sito internet devono procedere alla pubblicazione delle suddette informazioni anche in una sezione dedicata del suddetto sito.

Gestione del canale di segnalazione esterna

Ai sensi dell’articolo 7 del d.lgs. n. 24/2023 il soggetto a cui è affidato il compito di istituire e gestire il canale di segnalazione esterna è l’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC). La quale deve garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonche’ del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La stessa riservatezza viene garantita anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da quelli indicati nel primo periodo o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle segnalazioni, al quale viene in ogni caso trasmessa senza ritardo.

Sulla base del contenuto dell’articolo 6 del D. Lgs. n. 24/2023 la persona segnalante potrà procedere ad una segnalazione esterna qualora, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) non e’ prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non e’ attivo o, anche se attivato, non e’ conforme a quanto previsto dall’articolo 4;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Tutele

L’articolo 17 del D.L.vo n. 24/2023 stabilisce il divieto di qualsiasi atto ritorsivo nei confronti di chi segnala le presunte irregolarità. Il comma 4 dell’articolo in commento prevede un elenco non esaustivo di atti ritorsivi e di seguito si elencano:
a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e) le note di merito negative o le referenze negative;
f) l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
n) l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
o) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
p) l’annullamento di una licenza o di un permesso;
q) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

L’onere della prova, nei contenziosi, di dimostrare che tali atti sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione è a carico di chi le ha poste in essere.

Soggetti tutelati

Il decreto legislativo n. 24/2023 (whistleblowing) è destinato a tutelare coloro che segnalano violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, in qualità di:

• dipendenti o collaboratori, 
• lavoratori subordinati e autonomi, 
• liberi professionisti 
• ed altre categorie come volontari e tirocinanti anche non retribuiti, 
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tra i soggetti tutelati rientrano anche i cosiddetti “facilitatori”, colleghi, parenti o affetti stabili di chi ha segnalato.

Sanzioni e rinunce e transazioni

L’art. 21 del d. lgs. n. 24/2023 dispone che l’ANAC (Autorità per l’anti corruzione) è il soggetto che irroga sanzioni  qualora accerti violazioni in tema di segnalazione e di mancata istituzione di canali di segnalazione. 

In particolare è previsto che:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione e’ stata ostacolata o che si e’ tentato di ostacolarla o che e’ stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12;
b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non e’ conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonche’ quando accerta che non e’ stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
c) da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all’articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

L’art. 22 stabilisce che “Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dal presente decreto non sono valide, salvo che siano effettuate nelle forme e nei modi di cui all’articolo 2113, quarto comma, del codice civile.”